KEGIATAN BELAJAR 1

TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Menghitung
kebutuhan
perlengkapan
untuk
pelayanan
kebidanan
2. Melakukan analisa tahap dalam siklus pengelolaan manajemen
perlengkapan dan logistik
3. Mengelola sediaan (stok) dan logistic perlengkapan untuk
mendukung kelancaran pelayanan

URAIAN MATERI

Sarana dan perlengkapan pelayanan merupakan pendukung yang

sangat penting bagi terlaksananya pelayanan kebidanan kepada
klien/ pelanggan.
Untuk melaksanakan praktik kebidanan terdapat sejumlah
persyaratan minimal peralatan dan perlengkapan pelayanan
kebidanan yang diatur melalui peraturan pemerintah, yang
mencakup :
- Peralatan (steril dan tidak steril)
- Bahan habis pakai : Bahan habis pakai (BHP) adalah barangbarang berwujud, yang biasanya habis dikonsumsi dalam satu
atau beberapa kali pemakainan atau umur ekonomisnya
dalam kondisi pemakaian normal kurang dari satu tahun.
- Obat-obatan
- Formulir-formulir dan kelengkapan administrasi
Disamping perlengkapan standar diluar ketentuan diatas diperlukan
pula perlengkapan lain seperti stationary perlengkapan ruangan
dan sebagainya.

Secara umum penatalaksanaan system operasional dalam

pelayanan kebidanan menjadi persyaratan dalam praktik pelayanan
kebidanan seperti tercantum dalam peraturan mengenai registrasi
dan praktik kebidanan (Kep Menkes no 1464)

PENGERTIAN
LOGISTIK

MANAJEMEN

PERLENGKAPAN

DAN

Manajemen perlengkapan adalah suatu ilmu pengetahuan dan seni

serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan
pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta
penghapusan material atau alat-alat atau barang.
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni
serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan
pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta
penghapusan material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga
manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara
mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat
bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Melalui system operasional pelayanan dapat dilakukan secara
efektif dan efisien. Secara singkat system operasional dapat
diilustrasikan pada gambar dibawah ini

Unsur manajemen:
Man
Money
Material
Machine
Method

Fungsi manajemen:
Planning
Organizing
Actuating
Controlling

Fungsi logistic:
Fungsi perencanaan
Fungsi penganggaran
Fungsi Pengadaan
Fungsi penyimpanan
Fungsi penyaluran
Fungsi penghapusan
Fungsi Pengendalian

TUJUAN MANAJEMEN PERELNGKAPAN DAN LOGISTIK

Tujuan manajemen operasional dan logistic adalah untuk

memastikan bahwa :
1. Konsumen mendapat pelayanan secara akurat, tepat, cepat,
konsisten dan dengan kualitas yang baik
2. Pelayanan diberikan dengan biaya yang paling efisien
3. Konsumen puas dengan pelayanan yang diberikan
Pengelolaan alat kesehatan, BHP/ obat/ barang farmasi merupakan
satu segi manajemen pelayanan logistik yang penting karena
ketidak efisienan akan memberi dampak negative terhadap
pelayanan, baik secara medic maupun secara ekonomi.
Tujuan pengelolaan tersebut adalah agar bahan yang diperlukan
selalu tersedia setiap dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup dan
mutu yang terjamin, untuk mendukung pelayanan yang bermutu
(good quality care).
Secara umum, kegiatan pengelolaan logistik dimaksudkan untuk
mendukung efektifitas dan efisiensi organisasi dalam upaya
pencapaian tujuan organisasi. Sehubungan dengan hal itu,
pengelolaan perlengkapan dan logistik bertujuan untuk:
a. Mampu menyediakan bahan dan perlengkapan sesuai
dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat, dalam keadaan
dapat dipakai dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan
dengan harga yagn layak serta dengan memberikan pelayanan
yang baik.
b. Mampu menyediakan bahan dan perlengkapan informasi
berkaitan dengan keberadaan bahan dan perlengkapan yang
dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan
dan pengendalian logistik serta dapat digunakan sebagai
instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakantindakan manajemen logistik. Seperti pengadaan logistik,
distribusi dan penghapusan logistik. Informasi-informasi yang
dapat digunakan antara lain : jumlah optimum dari bahan yang
dipesan EOQ (economic order quantity)., kapan bahan dipesan
kembali Re Order Point (ROP), berapa persediaan pengaman
yang harus disediakan agar tidak terjadi kekurangan bahan,
kategori bahan (analisis ABC)
c. Mampu menyediakan perlengkapan yang siap pakai (ready for
use) ke bagian-bagian (unit kerja) sehingga menjamin

kelangsungan kegiatan melalui pengelolaan gudang dan

distribusi secara optimal.
d. Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis untuk
mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang
e. Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipasif
terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan
pengelolaan maupun penggunaan perelngkapan dan logistik
sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik
berkaitan finansial, tenaga, waktu material maupun pikiran juga
mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam
organisasi

FUNGSI MANAJEMEN PERELNGKAPAN DAN LOGISTIK

Fungsi manajemen logistik (Mustiksari: 2007)
a. Fungsi perencanaan
Fungsi perencanaan mencakup aktifitas dalam menetapkan
sasaran-sasaran,
pedoman-pedoman,
pengukuran
penyelenggaraan bidang logistik.
Penetuan kebutuhan merupakan perincian (detailerning) dan
fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang
mempengaruhi penetuan kebutuhan harus diperhitungkan.
b. Fungsi penganggaran
Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usahausaha untuk merumuskan perincian penetuan kebutuhan dalam
suatu skala standar, yakni skala mata uang dalam jumlah biaya
dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang
berlaku terhadapnya.
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha
untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu
skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah
biaya (Subagya & Mustikasari)
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi
perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk
disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang
tersedia.
Dengan
mengetahui
hambatan-hambatan
dan
keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran
tersebut merupakan anggaran yang reliable.

Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah

dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah
diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana
tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan
terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan
sangat membantu kegiatan.
Alokasi anggaran logistik pelayanan kesehatanadalah 40 % - 50
% dalam bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor,
cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan
instrumen.
c. Fungsi pengadaan
merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi
kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi
perencanaan, penentuan kebutuhan maupun penganggaran
d. Fungsi penyimpanan dan distribusi

Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan

dan penyaluran yang telah diadakn melalui fungsi-fungsi
terdahulu untuk kemudian disalurkan.
e. Fungsi pemeliharaan
Fungsi pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk
mempertahankan kondisi teknik, daya guna dan daya hasil
barang inventaris
f. Fugsi penghapusan
Fungsi ini yaitu berupa kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha
pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku.
g. Fungsi pemeliharaan dan pengendalian

Fungsi ini merupakan inti dari pengelolaan perlengkapan yang

meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan
pengelolaan logistik
Fungsi tersebut dapat dijabarkan bahwa :
Fungsi perencanaan :
1. Program perencanaan dan penentuan kebutuhan
2. Penganggaran
3. Pengadaan
Fungsi penggerakan :
4. Penyimpanan & penyaluran
Fungsi Pengawasan :
5. Pemeliharaan
6. Penghapusan

7. Pengendalian

SIKLUS MANAJEMEN PENGELOLAAN PERELNGKAPAN

DAN LOGISTIK
Siklus pengelolaan bahan logistik terdiri dari berbagai tahap dan
kegiatan yang seharusnya saling terkait antara satu dengan yang
lain. Ketidak terkaitan antara masing-masing tahap dan kegiatan
akan mengakibatkan tidak efisiennya system supplai dan
penggunaan barang yang ada. Siklus pengelolaan dan penggunaan
barang dapat digambarkan sebagai berikut.

Perencanaan kebutuhan

5. Penggunaan

Pengawasan & Pengendalian

4. Distribusi

2. Pengadaan

3.Penyimpanan

1. Tahap Perencanaan
Perencanaan meliputi kegiatan untuk menentukan jenis dan
spesifikasi bahan, satuan, jumlah bahan, harga bahan, kapan bahan
harus tersedia, sumber/tempat bahan akan diperoleh (pemasok)
pihak-pihak yang bertanggungjawab dan berwenang dalam
perencanaan bahan perencanaan dapat dilakukan dengan metode
Analisa ABC.
Adalah pembagian jenis barang dalam tiga katagori meunurut
prinsip Pareto.
Konsep ini mengatakan :

a) Kategori A : kurang lebih 10% dari jumlah barang mewakili

kurang lebih 70% dari nilai barang secara keseluruhan (barang
berharga tinggi)
b) Kategori B : kurang lebih 20% dari jumlah barang mewakili
kurang lebih 20% dari nilai barang secara keseluruhan (barang
berharga menengah)
c) Kategori C : kurang lebih 70% dari jumlah barang mewakili
kurang lebih 10% dari nilai barang keseluruhan (barang
berharga rendah)
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai
berikut:
a) Rencana jangka panjang (Long range)
b) Rencana jangka menengah (Mid range)
c) Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha
penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk
usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan
penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a) Rencana Pembelian
b) Rencana Rehabilitasi
c) Rencana Dislokasi
d) Rencana Sewa
e) Rencana Pembuatan.
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat
menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:
a) Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis
barang yang tepat
b) Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk
menentukan jumlah yang tepat
c) Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang
tepat
d) Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang
tepat
e) Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who)
untuk menentukan orang atau unit yang tepat
f) Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses
yang tepat
g) Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan
yang di ambil benar-benar tepat

Sarana peralatan dan perlengkapan pelayanan tersebut tentu saja

harus disediakan dan diadakan agar pelayanan dapat berjalan
lancar dan efektif, untuk pengadaan material beberapa hal yang
perlu diperhatikan :
Perencanaan material, yang mencakup :
1.

Biaya material
Biaya material dapat dibagi menjadi tiga kategori :
- Biaya pembelian material (harga material)
- Biaya pemesanan. Biaya pemesanan sangat tergantung
pada frekuensi pemesanan. Misalkan anda memesan vaksin
sekaligus untuk keperluan 6 bulan (hanya 1 kali saja) akan
berbeda dengan jika memesan seabanyak 3 kali masingmasing untuk 2 bulan
- Biaya peyimpanan. Biaya penyimpanan berkaitan dengan
sistem penyimpanan dan banyaknya material yang disimpan.
Biaya penyimpanan misalnya : untuk sewa gedung (bila ada),
tata usaha, risiko rusak, hilang, susut, kadaluarsa, fasilitas
penyimpanan.
Semakin sering anda memesan maka biaya pemesanan akan
semakin tinggi tetapi akan menghemat biaya penyimpanan.
Untuk itu perlu ditentukan jumlah pemesanan yang paling
optimum untuk mendapatkan biaya material yang paling minial.
Namun saat ini obat-obatan biaya material dapat ditekan dengan
pemesanan jangka panjang. Tetapi dengan delivery sesuai
kebutuhan sehingga tidak memerlukan tempat penyimpanan
yang besar.
2. Waktu pemesanan

Kapan sebaiknya waktu anda memesan material? Sangat

tergantung pada waktu tenggang yaitu jangka waktu dari saat
memesan sampai dengan barang yang dipesan diserahkan
kepada anda. Bila waktu tenggangnnya minimal maka waktu
pemesanan ini bisa diabaikan, tetapi untuk material yang
pemesanannya perlu waktu yang agak panjang, waktu
pemesanan ini harus diperhitungkan dengan baik agar kita tidak
kehabisan stock.
3. Jadwal material
Jadwal material diperlukan untuk memastikan barang/material
yang diperlukan ada pada saat dibutuhkan. Jadwal material
sebaiknya dibuat untuk material-material yang vital dan
penting.

b)

Cara lain untuk mengetahui kebutuhan bahan dalam manajemen

logistik yang mau disediakan menurut Ascobat ghani ( 1989)
mempertimbangkan beberapa komponen sebagai berikut :
Komponen biaya pelayanan, terdiri dari :
a) Biaya inventasi : 30,1%
Biaya operasional : 68,8%, terdiri dari :
Komponen gaji : 30,9%
Komponen obat & alkes : 16 %
Komponen makan : 13,8%
Menghitung kebutuhan perlengkapan dan logistik
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah validasi yaitu
1. Cek setiap jenis obat yang ada di pelayanan (ingat! Semua
jenis obat yang ada)
2. Berapa banyak yang digunakan selama waktu tertentu bisa
dalam Bulanan atau Triwulan sesuai dengan stok obat yang
dihabiskan di Puskesmas
3. Cek jumlah pasien yang diobati dan jumlah dosis yang
diberikan.
-Kunci manajemen logistik diantaranya penggunaan obat di
pelayanan kesehatan adalah perencanaan ke depan (forecasting)
terhadap pelayanan pengobatan untuk memprediksi kebutuhan
akan obat dan alat habis pakai. Untuk mendukung keberhasilan
kegiatan ini, perlu dilakukan validasi terhadap data obat dan
penggunaannya- (A.Mappatoba, 2008)
Ini penting karena jika ada perbedaan berarti ada yang terbuang
atau ada yang menggunakan obat tetapi lupa tercatat, ingat yang
terbuang atau tidak tercatat tetap dinyatakan sebagai obat yang
dikeluarkan. Dan juga penting untuk melakukan evaluasi
ketersediaan obat.
Setelah data tersebut lengkap, selanjutnya dapat dihitung
kebutuhan obat puskesmas untuk bulan-bulan berikutnya, sebagai
contoh perhitungan salah satu jenis obat seperti yang dapat
dijelaskan sebagai berikut :

Pemakaian Parasetamol pada Bulan Oktober 2008 sebanyak

1000 tablet, Sisa stok per 30 Oktober 2008 = 200 tablet

Tercatat hari kerja puskesmas selama 25 hari kerja

Maka pemakaian rata-rata adalah obat yang digunakan pada

bulan oktober dibagi dengan jumlah hari kerja yaitu = 1000 /
25 hr = 40 tablet

Perlu diperhatikan juga stok pengamanan obat yang selalu

harus tersedia bila terjadi peningkatan pasien, biasanya stok
pengaman berkisar 10 20 %. diambil saja 10 % jadi stok
pengaman adalah 10/100 x 1000 tablet = 100 tablet

Sering petugas kalau mau mengampra obat (mengambil obat

kegudang obat) biasanya waktu tunggu yang digunakan
adalah 2 3 hari, jadi kalau diambil 3 hari tunggu maka 3 x
40 tablet = 120 tablet ( Ingat ! bahwa penggunaan obat
diatas rata-rata 40 tablet perhari seperti perhitungan diatas)

Dan selanjutnya kebutuhan obat parasetamol untuk bulan

Nopember 2008 = (1000 + 100 + 120 ) sisa stok (200) =
1020 tablet

Contoh perhitungan obat ini berlaku juga untuk kebutuhan jenis

obat lainnya yang ada di Puskesmas atau berlaku juga pada klinikklinik pelayanan kesehatan swasta yang melakukan pengadaan
obat dan bahan/alat habis pakai setiap bulannya.
4. Tahap Pengadaan
Proses perencanaan material selanjutnya diikuti dengan proses
pengadaan yang meliputi :
- Mencari keterangan mengenai calon-calon supplier/ pemasok
(sebainya hindari kondis sumber tunggal dimana hanya ada 1
ssupplier saja supaya anda tidak tergantung)
- Meminta penawaran harga
- Memilih supplier
- Melakukan pemesanan
- Melacak pengiriman
- Menerima kedatangan material
- Memeriksa material (kuantitas dan kualitas)
- Menyimpan material
Pengadaan meliputi kegiatan-kegiatan untuk mengatur, cara
pengadaan bahan, prosedur pengadaan bahan dan aturan-aturan
yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan pengadaan bahan. Ada

beberapa metoda yang dapat digunakan pada tahap pengadaan

yaitu :
1) Pembelian
tanpa pemesanan, melakukan pembelian
langsung yaitu pembelian yang dilakukan oleh pegawai sendiri
yang telah ditunjuk secara langsung atang e pemasok tertentu
untuk melakukan pembelian sejumlah barang. Cara pembelian
seperti ini sering disebut dengan pembelian swakelola karena
cara pembalian direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri
oleh organisasi. Pembelian langsung biasayna dilakukan untuk
pembelian barang yang relative kecil, baik dari segi kuantitas
maupun nilai barang (harga pembelian dibawah lima juta)
2) Pembelian dengan pemesanan, metode ini harus melewati
prosedur yang relatif panjang dibandingkan dengan pembelian
langsung. Pembelian dengan pemesanan dilakukan dengan :
a) Penunjukan langsung yaitu pembelian dengan cara
melakukan pemesanan barang dengan menunjuk langsung
kepada satu pemasok tertentu. Untuk harga pembelian
antara lima juta rupian sampai dengan duapuluh lima juta
rupain
b) Pemilihan yaitu sebelum melakukan pembelian organisasi
melakukan pemilihan terhadap beberapa pemasok dengan
cara organisasi menerima surat penawaran barang dari
beberapa pemasok, dan setelah terjadi kesesuaian, baik dari
sisi teknis maupun harga dengan pemasok organisasi
melakukan pembelian. Untuk harga pembelian diatas Rp 25
juta.
Untuk mengetahui beberapa jumlah optimum yang harus dipesan
dapat menggunakan model EOQ (economic order quantity). Model
ini dapat dilaksanakan apabila kebutuhan-kebutuhan permintaan di
masa yang akan datang memiliki jumlah yang konsisten dan relatif
memiliki fluktuasi perubahan yang sangat kecil. 1 konsep-konsep
yang harus diperhatikan dalam model EOQ adalah :
1) Re Order Point (ROP)
Titik pemesanan yang harus dilakukan pada saat persediaan
mencapai titik minimum. ROP harus memperhatikan safety
stock atau persediaan pengaman dan lead time
2) Safety Stock (SS)
Persediaan pengaman apabila penggunaan melebihi perkiraan,
untuk menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan
(stock out). Adanya kebutuhan persediaan pengaman adalah
karena ketidak pastian mengenai pemakaian barang dan
pengisian
kembali
persediaan.
Persediaan
pengaman
merupakan proteksi terhadap dua jenis ketidak pastian yaitu

10

ketidak pastian pemakaian yang melebihi perhitungan dan

ketidakpastian mengenai keterlambatan (delays) dalam
pengisian kembali persediaan. 14
3) Lead time
Adalah jangka waktu mulai bahan dipesan sampai dengan
barang diterima/ datang.
3.

Tahap Penyimpanan
Sebelum proses penyimpanan kegiatannya adalah proses
penerimaan barang yang merupakan salah satu titik penting dalam
pengelelolaan sarana dan perlengkapan pelayanan. Sasaran
penerimaan barang yang efektif adalah untuk memastikan barang
yang diterima sesuai denga barang yang dipesan dan dibeli dalam 4
hal :
-

Kuantitas : barang yang diterima harus sama dengan yang

dipesa (tertera pada daftar slip penyerahan-faktur, invoice,
serta sama dengan yang tercantum dalam order pembelian
Kualitas : barang yang diterima haruslah sesuai dengan yang
tertera dalam spesifikasi pembelian yang telah ditetapkan
Harga ; harga yang tertera dalam slip penyerahan harus
sama dengan yang tercantum dalam order pembelian yang
telah dibuat sebelumnya
Pemasok : barang yang diterima harus berasal dari pemasok
yang sesuai dengan yang tercantum dalam order pembelian.

Untuk menjamin keempat hal diatas, maka langkah yang biasanya

dilakukan dalam proses penerimaan barang adalah :
- Menghitung ulang, menimbang ulang jumlah barang yang
diterima dan dicocokan dengan dokumen pemesanan
sebelumnya (order pembelian atau fraktuir)
- Memeriksa langsung setiap barang yang diterima untuk
melihat kondisi barang tersebut dibandingkan dengan mutu
barang yang seharusnya sesuai dengan spesifikasi standar
- Bila ada keragu-raguan pihak penerima atas mutu barang
yang
disampaikan,
dapat
menghubungi
pihak
yang
mengetahui persis spesifikasi standar
- Bila diantara barang-barang yang diterima terdapat barang
rusak atau mutunya tidak sesuai dengan yang dipesan, maka
pihak penerima harus mengembalikannnya ke pihak pemasok
(penjual) degnan membuat catatan pengembalian
- Barang-barang yang sudah bisa diterima dibuatkan slip
penerimaan barang (biasa disebut delivery slip) sebagai

11

tanda bukti bahwa barang tersebut telah diterima dengan

baik. Dengan adanya delivery slip pemasok telah berhak untuk
menagih pembayaran sesuai dengan term of payment yang
disepakati bersama
Tanggal penerimaan barang
Nomor referensi barang tersebut (dari katalog) dan tempat
pembelian
Nomor fraktur atau pernyataan pembelian

Setelah penerimaan barang selanjutnya tahap penyimpanan,

merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan
barang persediaan di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi
untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsifungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya
serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan
mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang.
Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan,
barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih
mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Faktor faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi
penyimpanan adalah:
a. Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu
menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi
udara yang baik.
b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang
disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat,
brankar, kursi roda dll.
Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.
c.

Pengaturan ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan,
penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.

d.

Prosedur/sistem penyimpanan
Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu
pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.

e.

Penggunaan alat bantu

f.

Pengamanan dan keselamatan

12

Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan

terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan
tindakan keamanan.
Penyimpanan disebut juga dengan kegiatan penggudangan,
merupakan kegiatan secara teratur yang dimulai dari datangnya
barang sampai permintaan untuk digunakan. Tujuan melakukan
kegiatan penyimpanan adalah :
1) Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik atau
dengan kata lain memudahkan pengendalian, penghitungan
dan pengeluaran
2) Menjaga keterlibatan administrasi penyimpanan dan keamana
barang
3) Melakukan penyimpanan logstik secara tepat sehingga yang ada
mudah dicek, ditemukan dan diambil
4) Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu
menjaga keamanan dan keselamatan barang
menghindari
pencurian atau pengembalian yang tidak terkontrol
5) Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang
dalam gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan tetapi
juga barang yang siap pakai (ready for use)
6) Menjaga kualitas barang, terutama untuk barang-barang yang
sensitif trehadap cuaca, cahaya, kelembaban, serta barangbarang yang memiliki waktu kadaluarsa tertentu. Beberapa
barang bahkan memerlukan tempat penyimpanan khusus.
Pengelolaan penyimpanan barang mencakup beberapa aspek :
- Tempat penyimpanan
Penyediaan tempat penyimpanan khusus seperti rak-rak
penyimpanan akan membantu efisiensi penyimpanan karena
dapat meminimalkan kerusakan dan kehilangan, serta
memudahkan pengeluaran barang
- Sistem penyimpanan
Bisanya sistem penyimpanan yang dipakai untuk kegunaan
pengeluaran barang adalah dengan sistem FIFO terutama
untuk barang-barang yang memiliki kadaluarsa. Sementara itu
sistem LIFO (barang yang terakhir masuk adalah barang yang
pertama kali keluar ) sering kali karena keterbatasan ruang
penyimpanan barang diusahakan sistem LIFO. Sebaiknya cara
penyimpanan barang diusahakan agar menggunakan sistem
FIFO, dan bisa menghindari sistem LIFO.
- Administrasi penyimpanan
Kartu stock : administrasi penyimpanan berupa pencatatan
tentang barang yang disimpan, menckup jenis barang, jumlah,

13

spesifikasi, lokasi penyimpanan, serta catatan mutasu stok

(menjelaskan tentang waktu dan jumlah penerimaan dan
pengeluaran masing-masing barang). Umumnya pencatatan
dilakukan dengan menggunakan kartu stock. Kartu stock
digunakan pada saat jenis barang yang harus disediakan
cukup banyak, serta jumlahnya juga cukup banyak, sehingga
sulit untuk memonitor bila hanya menggunakan pencatatan
sederhana.
Administrasi penyimpanan juga sebaiknya secara rutin
mencocokan jumlah barang yang tertera dalam catatan
dengan fisik barang, untuk memastikan bahwa barang
tersedia sesuai dengan yang tercatatat.
Dalam banyak situasi material bisa mencapai 50% atau lebih
dari seluruh biaya operasional. Oleh karenannya pengadaan
seharusnya jangan dipandang sepele. Banyak kebijakan
pengadaan yang dapat diambil untuk penghematan, misalnya
membeli sekaligus untuk mendapatkan diskon jumlah
(quantity discon). Atau usahakan agar dapat memesan
sekaligus tetapi pengiriman dilakukan bertahap disesuaikan
dengan pemakaian.
Untuk lebih jelasnya penyimpanan merupakan serangkaian kegiatan
pengurusan logistik dalam gudang, baik yang bersifat administrasi
maupun
operasional.
Secara
operasional
penyimpanan
serangkaian kegiatan mulai dari penerimaan, pencatatan,
pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan,
pengeluaran
dan
pendistribusian.
Secara
administrasi
penyimpanan harus melakukan pencatatan pada buku penerimaan
barang, buku, pengeluaran barang, kartu stok barang, formulir
permintaan barang dan formulir penyerahan barang
Administrasi penyimpanan dapat dijadikan instrumen pengawasan
dan pengendalian di dalam pengelolaan penyimpanan di setiap
organisasi. Dengan adanya sistem administrasi penyimpanan yang
benar, keberadaan logistik setiap saat dapat dicek, baik berkaitan
dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti pemasukan
dan pengeluaran, jumlah persediaan maupun nilai logistik yang ada
di gudang. Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi
yang baik dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi bahkan
dapat menghapuskan bentuk penyelewengan pengadaan logistik
maupun hilangnya logistik.
Metode yang dapat digunakan untuk pengeluaran barang dari
gudang :

14

1) FEFO (First Expiry First Out)

Metode FEFO mengeluarkan barang yang ED nya lebih pendek
dari barang yang ED nya lebih lama
2) FIFO (First in First Out)
Metode FIFO mengeluarkan barang tanpa tanggal kadaluarsa
sesuai urutan penerimaan atau apabila barang memiliki tanggal
kadaluarsa yang sama maka barang lama harus dikeluarkan
lebih dahulu.
metode ini berarti barang yang disimpan terlebih dahulu harus
dikeluarkan untuk digunakan terlebih dahulu. Cara ini
menghindari/ mencegah barang kadaluarsa.
3) LIFO (Last in, first out)/ Rata-rata tertimbang (weighted
average)
Terakhir masuk pertama keluar yang berarti bahwa persediaan
yang terakhir masuk adalah barang yang pertama kali keluar.
Setelah di pesan, diterima dicatat dan simpan, peralatan dapat
dikeluarkan untuk digunakan, terdapat tiga prosedur administrasi
yang berkaitan dengan pegneluaran peralatan :
-

Catatan di buku besar

Bila sebuah barang dimasukan dalam buku besar persediaan,
neraca barang-barang yang ada dalam persediaan diperhitungkan
dengan mengurangi jumlah yang dikeluarkan dari jumlah total
persediaan. Bila neraca menunjukkan titik rendah tertentu, inilah
waktunya untuk memesan peralatan baru, hal ini sangat penting
bila barang tidak dicatat dalam buku besar persediaan dan neraca
barang-barang yang ada dalam persediaan tidak diperhitungkan,
akan sangat sulit mengetahui kapan saatnya melakukan pemesanan
ulang.
Surat/ kupon pengeluaran barang yagn harus ditandatangani
Surang pengeluaran barang adalah formulir resmi yang mencatat
mengenai : tanggal pengeluaran, apa yang dikeluarkan, berapa
jumlahnya dan nomor halamannya dalam buku besar, dimana akan
digunakan, siapa yang bertanggung jawab, tanda tangan orang
yang bertanggung jawab atas penggunaannya.
Catatan inventaris dari bagian yang menerima dan menggunakan
peralatan
Inventaris adalah daftar barang-barang yang disimpan disuatu
tempat. Masing-masing bagian menyimpan inventaris atas
peralatan yang tidak habis pakai. Peralatan baru yang dikeluarkan
harus ditambahkan dalam inventaris yang digunakan setiap jangka
waktu tertentu untuk memeriksa persediaan peralatan yang
digunakan

15

2.

Tahap Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk
mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya
(Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang
antara lain:
a. Proses Administrasi
b. Proses penyampaian berita (data-data informasi)
c. Proses pengeluaran fisik barang
d. Proses angkutan
e. Proses pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah
penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai
tujuan yang diharapkan.
3. Tahap Penggunaan
Pada tahap penggunaan yang perlu diperhatikan adalah ketepatan
cara pemakaian. Ketepatan penggunaan barang dipengaruhi oleh :
a) Ketepatan indikasi
b) Ketepatan pemilihan
c) Ketepatan cara pemakaian
Pemakaian barang yang tidak memenuhi kriteria ketepatan indikasi,
ketepatan pemilihan dan ketepatan cara pemakaian dapat
dikategorikan tidak rasional.
Apabila suatu barang tidak jadi dipakai maka dilakukan suatu
mekanisme retur yaitu mengembalikan barang ke gudang atau ke
pemasok. Hal ini tentu akan mempengaruhi kuantitas yang dicatat
oleh bagian persediaan pada kartu persediaan.
4. Tahap pengendalian
Pengendalian atau pengawasan merupakan kegiatan untuk
menjamin tercapainya tujuan-tujuan yang telah ditetapkan, baik
tujuan yang bersifat spesifik berkaitan langsung dengan suatu
kegiatan operasional tertentu maupun tujuan organisasi secara
lebih luas.
Efektifitas dan efisien pengendalian sangan ditentukan oleh sistem
pengendalian persediaan itu sendiri dan harus memenuhi kriteriakriteria di bawah ini :
1) Akurat. Informasi yang tidak akurat dari sistem pengendalian
dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi

16

yang keliru atau bahkan menciptakan masalah baru yang

sebenarnya tidak perlu.
2) Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan
dievaluasi secepatnya agar segera dapat diambil tindakan
korektif apabila dieperlukan.
3) Objektif dan menyeluruh. Informasi harus bersifat apa
adanya dan lengkap
4) Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem
pengewasan harus memusatkan perhatian pada bidangbidang dimana penyimpangan dari standar paling sering
terjadi.
5) Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem
pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak sama
dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
Metode pengendalian barang
adalah kegiatan untuk
memperoleh informasi secara akurat atas pelaksanaan kegiatan
pengelolaan barang, guna pengambilan kebijakan secara tepat,
maka teknik pengendalian barang yang dapat digunakan adalah
:
1) Metode observasi/ control by observation

Merupakan kegiatan pengendalian dengan cara mengamati

secara langsung terhadap pelaksanaan kegiatan pengelolaan
BHP dan penggunaan/pemakaian perlegnkapan
maupun
terhadap kebenaran laporan
2) Metode laporan/ control by report

Merupakan metode pengendalian perlengkapan dengan cara

petugas yang diberi tanggung jawab dalam pelaksanaan
pengelolaan perlengkapan diminta untuk menyampaikan
pertanggungjawabannya dalam bentuk laporan, baik secara
lisan maupun tertulis, baik secara periodik maupun insidental
kepad apejabat yang memilili tanggung jawab yang lebih
tinggi dalam kegiatan pengelolaan perlengkapan. Laporanlaporan berkaitan dengan kegiatan operasional maupun
kegiatan pemakaian perlengkapan yakni laporan yang
berkaitan dengan pengadaan perlengkapan, penerimaan
perlengkapan, distribusi perlengkapan, laporan pemakaian
perlengkapan, dan laporan stok perlengkapan.
Selain dua metode diatas, juga perlu dilakukan perhitungan fisik
persediaan yang bertujuan untuk mencocokkan antara catatan

17

persediaan dengan persediaan yang secara fisik ada digudang.

Hasil perhitungan fisik persediaan gudang ini, digunakan untuk
meminta pertanggungjawaban bagain gudang mengenai
pelaksanaan fungsi penyimpanan dan pertanggungjawaban
bagian pencatatan persediaan mengenai keandalan catatan
persediaan yang diselenggrakannnya.
Metode pengendalian perlengkapan diatas sifatnya saling
melengkapi dan saling mendukung, serta harus ditetapkan
secara bersama-sama guna memperoleh data dan informasi
yang objektif dan akurat sehingga mampu meminimalkan
tindakan
penyimpangan
perlengkapan
maupun
untuk
pengambilan kebijakan logistik yang tepat.
Tahap pengendalian dan pengawasan juga termasuk sistem
persediaan. Sitem persediaan adalah serangkaian kebijakan dan
pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan
tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus
disediakan dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan 1. Dalam
organisasi persediaan sangan penting karena :
1) Adanya unsur ketidakpastian permintaan (permintaan yang
mendadak) dari bagian
2) Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier dan
3) Adanya unsru ketidakpastian tenggang waktu pemesanan
Tujuan persediaan
Tujuan persediaan adalah :
Mempertahankan
stabilitas
kelangsungan
operasional
pelayanan
Untuk memberikan pelayanan yang terbaik pada pasien
Untuk memperlancar kegiatan pelayanan
Mengatasi kemungkinan terjadinya stockout
Menghadapi fluktuasi harga
Menghindari risiko kesalahan barang yang dipesan
Menghilangkan risiko keterlambatan datangnya barang yang
dibutuhkan
Persediaan dibedakan menjadi beberapa:
1) Batch Stock/ Low inventory
Persediaan yang diadakan karena memiliki atau membuat
barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang
dibutuhkan saat itu. Mendapatkan keuntungan harga pada
harga pembelian efisien produksi dan penghematan biaya
akomodasi

18

2) Fluctuation stock
Persediaan yang diadakan untuk melengkapi fluktuasi
permintaan yang dapt diramalkan, berdasarkan pola
konsumen yang terdapat dalam suatu tahun untuk
menghadapi penggunaan atau penjualan (permintaan) yang
meningkat.
Dilihat dari jenis dan posisi produk dalam urutan pengerjaan produk
:
a. Persediaan bahan baku (raw material stock)
b. Persdiaan bagian produk atau parts yang dibeli (purchase
parts/ component stock)
c. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang
perelngkapan (supplier stock)
d. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses
(work in process/ progress stock)
e. Persediaan barang jadi (finished goods stock)
Sistem pencatatan persediaan yaitu :
1) Periodic system, yaitu pada setiap ahir periode dilakukan
perhitungan seca fisik dalam menentukan jumlah persediaan
akhir
2) Perpetual system atau juga disebut book inventories, yaitu
setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari pembelian
atau penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu administrasi
persediaannnya.
Persediaan diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari
persediaan tersebut terjamin kelancarannya. Persediaan dapat
didefinisikan sebagai suatu aktivitas yang meliputi barang
pemilik organisasi dengan maksud untuk dijual dalam suatu
periode usaha tertentu atau persediaan barang-barang yang
masih dalam proses pengerjaan proses produksi.
Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar
jalannya operasi organisaso yang harus dilakukan untuk
memproduksi barang-barang yang penyelenggaraan catatan
persediaan, namun setidak-tidaknya satu kali dalam satu tahun
diadalan perhitungan yang nyata. Sistem persediaaan berkala
jenisnya relatif sedikit dan harga pokoknya tinggi, seperti
peralatan kesehatan.
Tahap Penghapusan

19

Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari

pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan
yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antara
lain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana
alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada
manfaatnya.
Keadaan
tersebut
disebabkan
faktor-faktor:
Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan
efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak
boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang
ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena
susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi
spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:
a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur
Dalam aspek yuridis mencakup hal-ha: Pembentukan panitia
penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang
mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang
dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.
b. Aspek rencana pelaksana tehnis
Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana
tindak lanjut. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan
antaralain:
Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi
komponen-komponen yang masih dapat digunakan kembali
dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari
barang yang dihapus menjadi barang lain
Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam
rangka pemanfaatan langsung
Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi
kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)
Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau
dilelang
Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan
lingkungan

20

METODE PERAWATAN PERALATAN

Peralatan kedokteran pada hakekatnya dibagi dalam empat kategori
(elektronika, logam, gelas dan karet) maka perawatan dibagai
menjadi 4 bagian :
1.

2.

3.

Peralatan alat elektronika

Peralatan ini peka terhadap goncangan sehingga perlu dihindari dari
goncangan. Hindari penggunaan peralatan dari medan magnet yang
kuat agar sensitivitas meter tidak berubah. Alat elektronika tidak tahan
pada suhu diatas 250C sehingga pada waktu penggunaan suhu ruangan
sebaiknya berkisar antara 180C s.d 250C rata-rta pada temperatur 210C
Untuk menghindari suhu terlalu tinggi, pada alat perlu tempati kipas
angin disekitar sumber daya alat tersebut. Bersihkan dengan penyedot
debu
Perawatan alat dari bahan baku logam
Alat ini mudah berkarat, untuk menghindarinya harus disiman pada
temapat yang mempunyai temperatur tunggi > 37 0c dan lingkungan
yang kering kalau perlu memakai bahan silikon sebagai penyerap air
yang melekat, kemudian diolesi dengan minyak oli, minyak rem atau
parafin cair
Perawatan dari bahan baku gelas

Keuntungannya tahan terhadap reaksi kimia (pyrex), tahan

terhadapperubahan temperatur, koefesien mulai dari yang ,
tembus cahaya besar.
Kelemahan : mudah pecah terhadap teknik mekanik,mudah
umbuh jamur (mengganggu tembus sinar), mudah timbul goesan
saat dibersihkan.
Perawatan yang perlu di perhatikan :

Penyimpanan suhu berkisar (270 C- 370 C) dan diberi

tambahan lampu 25 watt
Tempat penyimpanan diberi silikon (zat higroskopis)

21

4.

Membersihkan debu dengan alkohol, aceton, kapas, sikat

halus dan popa angin untuk membersihkan debu dari
permukaan kaca.
Pada waktu pemasnasan tabung reaksi hendaknya
ditempatkan di atas kawat kasa atau boleh melakukan
pemanasan secara langsung asalkan bahan gelas terbuat
dari pyrek
Untuk perebusan : masukkan dalam air dingin kemudian
panaskan secara perlahan, pendinginan mendadak tidak
dianjurkan.
Membersihkan kotoran dengan air bersih, detergent,
larutan : belerang 25 ml, aquadest 75 ml, kalium dochromat
10 gr (rendam, bilas, dan keringkan).

Peralatan dari bahan baku karet

Sarung tangan mudah lengket dan meleleh

Cuci dengan sabun, keringkan, jemur dibawah sinar
matahari atau hembusan udara hangat
Kering taburi dengan talk lalu simpan

KESIMPULAN

TUGAS / LATIHAN
1
2
3

Sebutkan sarana dan prasarana yang harus ada dan dimiliki dalam
pelayanan kebidanan
Bagaimana kita mengetahui kebutuhan sarana dan perlengkapan
pelayanan ?
Hitung kebutuhan barang habis pakai, obat, perlengkapan/
peralatan dan sebagainya, sehingga tidak terjadai kehabisan stock
(stock out) ataupun barang terlalu berlebihan (over stock). Buat
perencanaan kebutuhan barang secara rutin misalnya satu bulan
sekali.

22

Daftar Pustaka
Aljian George W ( 1958 )Purchasing Hanbook 2 nd Edition, New
York,
Mc Graw Hill
Brahm, 1995. manajemen pelayanan kesehatan primer edisi 2. EGC,
Jakarta.
Gabriel JF. 1996. Fisika Kedokteran. EGC
Hadi Anwar, 2005, Pemahaman dan Penerapan ISO/IEC 17025: 2005
Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Pengujian dan
Laboratorium Kalibrasi, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
Subagya M S, ( 1994 ) Manajemen Logistik cetakan keempat
Jakarta : PT Gunung
Agung
YPKI, (2006), Manajemen Pelayanan Kebidanan Mandiri Panduan
Pengajar. YPKI, IBI, Kemenkes
Lampiran

23

24