Sabtu, 28 Mei 2011

MANAJEMEN LOGISTIK PUSKESMAS DAN RUMAH SAKIT

02:54 Rafless bencoolen

Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan factor-faktor antara lain Man, Money,
Machine, Methode dan Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima factor tersebut akan
memberikan kepauasan kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah
terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima faktor tersebut

http://bahankuliahkesehatan.blogspot.com/

Tujuan dari manajemen logistik adalah tersedianya bahan logistik setiap saat dibutuhkan, baik mengenai jenis,
jumlah maupun kualitas yang dibutuhkan secara efisien.

Ketersediaan setiap saat dibutuhkan ini sering dirancukan dengan istilah Just In Time, yang sebenarnya adalah
salah satu metode untuk mengendalikan penyediaan bahan dalam proses produksi sesuai penahapannya.

Dengan demikian manajemen logistik dapat dipahami sebagai proses penggerakan dan pemberdayaan semua
sumber daya yang dimiliki dan atau yang potensial untuk dimanfaatkan, untuk operasional, secara efektif dan
efisien. Oleh karena itu untuk menilai apakah pengelolaan logistik sudah memadai, menjadi sangat sederhana,
yaitu dengan menilai apakah sering terjadi keterlambatan dan atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia, berapa
kali frekuensinya, berapa banyak persediaan yang menganggur (idle stock) dan berapa lama hal itu terjadi.
Berapa banyak bahan yang kadaluwarsa atau rusak atau tidak dapat dipakai lagi. Menurut Hartono (2004)
manajemen logistik sebagai suatu fungsi mempunyai kegiatan-kegiatan yakni :

a. Perencanaan Kebutuhan

Fungsi perencanaan ini pada dasarnya adalah menghitung berapa besar kebutuhan bahan logistik yang
diperlukan untuk periode waktu tertentu, biasanya untuk satu tahun. Menurut Hartono (2004 ) ada dua cara
pendekatan yang digunakan dalam perencanaan kebutuhan obat, yaitu :

1). Dengan mengetahui atau menghitung kebutuhan yang telah dengan nyata dipergunakan dalam periode
waktu yang lalu :

a) Jumlah sisa/persediaan pada awal periode

b) Jumlah pembelian pada periode waktu.

c) Jumlah bahan logistik yang terpakai selama periode.

d) Jumlah sisa bahan logistik pada akhir periode

e) Membuat analisis efisiensi penggunaan bahan logistik, dikaitkan dengan kinerja yang dicapai.

f) Membuat analisis kelancaran penyediaan bahan logistik, misalnya frekuensi barang yang di minta “habis”
atau tidak ada persediaan, jumlah barang yang menumpuk, serta penyebab terjadinya keadaan tersebut.

Metode ini sering disebut dengan metode konsumsi, yaitu melihat besarnya penggunaan periode lalu

2). Dengan melihat program kerja yang akan datang :

a) Membuat analisa kebutuhan untuk dapat menunjang pelaksana kegiatan pada periode waktu yang akan
datang, yang berorientasi kepada program pelayanan, pola penyakit, target kinerja pelayanan

b) Memperhatikan kebijakan pimpinan mengenai standarisasi bahan, ataupun kebijakan dalam pengadaan.
(Untuk obat misalnya ada formalarium, untuk pengadaan di RS dan puskesmas milik Pemerintah diatur oleh
Keppres
c) Menyesuaikan perhitungan dengan memperhatikan persediaan awal, baik meliputi jenis, jumlah maupun
spesifikasi bahan logistik

d) Memperhatikan kemampuan gudang tempat penyimpanan barang metode ini sering diistilahkan dengan
metode epidemiologi

Dalam perhitungan dilapangan, biasanya kedua metode ini dipergunakan secara simultan dalam arti untuk
saling melengkapi. Keracunan yang sering terjadi adalah istilah perencanaan kebutuhan disamakan dengan
perencanaan pengadaan, karena keduanya memang membuat perhitungan kebutuhan, hanya tujuannya berbeda.

Perhitungan kebutuhan diatas dilaksanakan secara berjenjang dan bertahap yaitu dimulai dari unit / satuan kerja
terkecil, kemudian sesuai dengan hierarki diteruskan ke atas melalui bidang /bagan untuk dikompilasi dan
dianalisa, menjadi suatu usulan /rencana kebutuhan rumah sakit atau puskesmas. Kebutuhan tadi dibuat dalam
bentuk matriks sehingga terlihat besar kebutuhan perjenis barang dan kapan harus disediakan (alokasi jumlah
dan waktu)

b. Penganggaran

Fungsi berikutnya adalah menghitung kebutuhan diatas dengan harga satuan ( dapat berdasarkan harga pembeli
waktu yang lalu atau menurut informasi yang terbaru), sehingga akan diketahui kebutuhan anggaran untuk
pengadaan bahan logistik tersebut. Karena bahan logistik itu beraneka ragam jenis dan sifatnya, maka
pengalokasian dalam rencana anggaranpun biasanya terintegrasi dalam berbagai mata anggaran. Mengingat
bahwa bahan farmasi, obat-obatan dan alat medis habis dipakai merupakan hal yang vital dalam pelayanan, dan
mendapat porsi yang cukup besar dalam penyediaan anggaran,maka pendalaman mengenai pengendalian bahan
farmasi di rumah sakit dan puskesmas akan mendapat porsi yang lebih banyak dalam perencanaan logistik
Rumah sakit atau Puskesmas.

Namun jika jumlah/besarnya anggaran melampaui perkiraan besarnya pendapatan, maka harus diadakan upaya
untuk meningkatkan pendapatan dan atau mengingatkan efisiensi, oleh karena itu perlu dilakukan analisa
kembali, belanja apa saja yang bisa di kurangi atau dihilangkan.

Contoh Penganggaran Logistik RS

c. Pengadaan

Fungsi berikutnya adalah pengadaan, yaitu semua kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan bahan logistik
yang telah direncanakan, baik melalui prosedur:

a) Pembelian

b) Produksi sendiri, maupun dengan

c) Sumbangan dari pihak lain, yang tidak mengikat

d) Konsinyasi, yaitu barang titipan dari supplier/rekanan untuk dijual,pembayaran dilakukan setelah barang
laku.

Khusus untuk pembelian, pada Rumah Sakit Pemerintah berlaku peraturan berdasarkan Keputusan Presiden No.
18 Tahun 2000, yaitu tenteng Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Dalam Keppres
ini diatur pengadaan barang melalui prosedur pengadaan langsung, pemilihan langsung, maupun dengan
pelelangan, yang pada pelaksanaan dilapangan kadang-kadang menimbulkan ketidak efesiensi, karena sesuatu
jenis barang harganya dapat berbeda tergantung cara pengadaannya. Akibatnya akan menyulitkan dalam
menyajikan dalam data akuntansi dan komputerisasi (sistem informasi akuntansi dan manajemen).

Penentuan kapan harus mengadakan, dalam jumlah berapa, dengan metode/cara apa barang diadakan sangat
menentukan berpengaruh dalam mewujudkan pengelolaan

d. Penyimpanan

Fungsi penyimpanan ini sebenarnya termasuk juga fungsi penerimaan barang, yang sebetulnya juga mempunyai
peran strategi. Kesalahan sering terjadi adalah penerimaan barang hanya mencocokkan dengan surat pengantar
barang (faktur barang), bukan terhadap surat perintah kerja / surat pesanan (phurchase order =PO). Secara garis
besar maka yang harus di cek kebenarannya adalah :
a) Kesesuaian dengan jenis, jumlah dan spesifikasi bahan serta waktu penyerahan barang terhadap surat pesan
(SP), surat perintah kerja (SPK) atau purchase order (PO).

b) Kondisi fisik bahan, apakah tidak ada perubahan warna, kemasan, bau noda dan sebagainya yang
mengindikasikan tingkat kualitas bahan.

c) Kesesuaian waktu penerimaan bahan terhadap batas waktu SP/PO.

Barang yang diterima tersebut kemudian dibuatkan berita acara penerimaan (BAP) barang, biasanya rangkap
tiga, dimana salah satu tembus disamping gudang sebagai dokumen pendukung.

Berdasarkan sifat dan kepentingan barang/bahan logistik ada beberapa jenis bahan logistik yang biasanya tidak
langsung disimpan di gudang,akan tetapi diterimakan langsung kepada pengguna. Yang penting adalah bahwa
mekanisme ini harus diatur sedemikian rupa sehingga tercipta internal check (saling uji secara otomatis) yang
memadai, yang ditetapkan oleh berwenang (Direksi).

Fungsi penyimpanan ini dapat diibaratkan sebagai jantung manajemen logistik, karena sangat menentukan
kelancaran pendistribusian. Oleh karena itu maka teknik-teknik pengendalian persediaan perlu diketahui dan
dipahami secara baik. Beberapa keuntungan melakukan fungsi penyimpanan ini adalah :

a) Untuk mengantisipasi keadaan yang fluktuatif, karena sering terjadi kesulitan memperkirakan kebutuhan
secara tepat dan akurat

b) Untuk menghindari kekosongan bahan (out of stock)

c) Untuk menghemat biaya, serta mengantisipasi fluktuasi kenaikan harga bahan

d) Untuk menjaga agar kualitas bahan dalam keadaan siap dipakai

e) Untuk mempercepat pendistribusian.

Fungsi penyimpanan ini disebut jantung dari manajemen logistik karena dari sini dapat diketahui apakah tujuan
manajemen logistik tercapai atau tidak. Sehingga salah satu indikator keberhasilan manajemen logistik adalah
pengelolaan gudang tempat penyimpanan. Harap diingat bahwa tujuan manajemen logistik adalah ketersediaan
bahan setiap dibutuhkan

Ada beberapa teori yang diberikan sebagai teori untuk mengendalikan persediaan ini, namun dalam
penerapannya harus hati-hati, karena suatu teori baru dapat diterapkan telah dipenuhi. Misalnya saja untuk
menerapkan teori pengendalian persediaan dipersyaratkan antara lain:

1). Kebutuhan bahan dapat diperkirakan dan dihitung dengan pasti.

2). Kesinambungan pemasok dapat dijamin.

3). Sistem informasi logistik yang terintegrasi dalm sistem informasi manajemen, memadai

4). Pengawasan intern (internal Auditor) berjalan dengan baik dan konsekuen

5). Membudayakan pelaksanaan kerja yang tertib dan sehat

6). Reward and punishment System yang konsisten dan konsekuen.

7). Tersedia gudang dan pngelolaan yang memadai.

8). Anggaran yang cukup.

Teori yang dikenal dalam pengendalian persediaan adalah ABC system.

Dengan ABC Index kritisnya, EOQ (Economic Order Quality), JIT (Just In Time), Kanban System, dan lain
sebagainya, namun teori ini dipergunakan dalam persediaan perusahaan yang memproduksi barang fisik.

Produk yang dihasilkan oleh rumah sakit adalah jasa, yang sifatnya intangibel , dan jasa pelayanan medik yang
diberikan tergantung dari jenis penyakit yang akan di obati. Dengan demikian menjadi sangat sulit untuk dapat
menebak pasien dengan kasus apa yang akan datang ke rumah sakit. Untuk jenis penyakit yang sama saja
obatnya berbeda tergantung jenis kelamin ,umur , keadaan pasien (kondisi umum) dan tergantung siapa
dokternya. Dengan demikian maka pengendalian persediaan obat dan bahan farmasi tidak dapat menerapkan
teori di atas secara konsekuen.

Oleh karena itu metode yang sering digunakan dalam pengendalian persediaan adalah dengan memperhatikan
sifat barang / obat apakah termasuk barang vital, Esensial atau Normal (VEN System), digabungkan dengan
apakah barang tersebut termasuk Fast atau Slow moving. Kombinasi kedua methode ini selama periode tertentu
kemudian dihitung kebutuhan atau penggunaannya akan diketahui jumlah rata-rata penggunaan perbulan, dan
juga fluktuasi permintaannya.

Dari perhitungan itu secara empiris, dapat ditetapkan berapa besar jumlah :

1). Persediaan minimal /jenis barang/bulan

2). Persediaan maksimal/jenis barang/bulan

3). Persediaan pengaman (iron stock/idle stock)

Untuk menghitung ini, yang perlu diperhatikan adalah berapa lama (duration) waktu peyediaan sejak pesanan
diterima rekanan/suplier sampai barang diterima oleh rumah sakit (ini disebut Lead Time) dan berapa
kebutuhan barang selama periode tersebut.

Dalam penyimpanan dikenal ada sistem FIFO (first in first out) dan LIFO (last in first out), namun dalam
kenyataan di lapangan, yang di praktekkan hanyalah sistem fifo, sedangkan methode lifo hanya dig unakan
dalam sistem akuntansi persediaan, karena ini akan berdampak pada perhitungan harga pokok penjualan dan
dalam penyusunan laporan rugi laba. Khusus untuk rumah Sakit seharusnya fifo juga harus di baca sebagai firs
expired first out (FEFO), mana yang mempunyai masa kadaluarsa pendek/singkat harus dikeluarkan terlebih
dulu, tidak tergantung kapan diterimanya digudang.

e. Pendistribusian

Efisiensi pelaksanaan fungsi pendistribusian ini juga secara tidak langsung akan mempengaruhi kecermatan dan
kecepatan penyediaan,oleh karena itu harus ditetappkan prosedur baku pendistribusian bahan logistik, meliputi:

1). Siapa yang berwenang dan bertanggung jawab mengenai kebenaran dan kewajaran permintaan bahan, baik
mengenai jumlah, spesifikasi maupun waktu penyerahannya. Hal ini sangat penting agar tidak terjadi
pemborosan atau pengeluaran yang tidak perlu.

2). Siapa yang berwenang dan bertanggung jawab menyetujui permintaan dan pengeluaran barang dari gudang.
Di Rumah Sakit Pemerintah biasanya penanggung jawab gudang sekaligus bertindak selaku Bendaharawan
Barang.

Pendistribusian bahan logistik selain dapat juga dilaksanakan berdasarkan per level metode, yaitu standarisasi
jumlah bahan logistik tertentu untuk ruang tertentu. Kemudian setiap hari petugas gudang mengecek beberapa
banyak bahan yang telah di gunakan, kemudian mengisi kembali agar jumlah bahan tetap.

f. Penghapusan

Penghapusan adalah proses penghapusan tanggung jawab bendahara barang atas bahan atau barang tertentu
sekaligus mengeluarkan dari catatan/pembukuan yang berlaku penghapusan barang diperlukan karena :

1). Bahan/barang rusak tidak dapat dipakai kembali

2). Bahan/barang tidak dapat didaur ulang atau tidak ekonomis untuk diatur ulang

3). Bahan/barang sudah melewati masa kadalursa (expire date)

4). Bahan/ barang hilang karena pencurian atau sebab lain

Penghapusan barang dapat dilakukan dengan :

1) Pemusnahan, yaitu dibakar atau dipendam/ditanam

2) Dijual/dilelang. Untuk RS Pemerintah, hasil penjualan dan pelelangan harus disetor ke kas negara.

Setelah penghapusan dilaksanakan, maka dibuat berita acara Penghapusan, yang tembusannya dikirim ke
instansi yang berkompeten.

B. Kerangka Berpikir

Terwujudnya keadaan sehat adalah kehendak semua pihak, tidak hanya oleh keluarga, kelompok dan bahkan
oleh masyarakat. Untuk dapat mewujudkan keadaan tersebut, salah satu diantaranya yang mempunyai peranan
cukup penting adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan. Salah satu unit pelayanan kesehatan yang utama
adalah puskesmas, dimana puskesmas adalah Unit pelaksana teknis dinas Kesehatan Kabupaten /Kota yang
bertanggung jawab terhadap pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya. puskesmas berperan
menyelenggarakan upaya kesehatan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat
bagi setiap penduduk agar memperoleh derajat kesehatan yang optimal.

Pelaksanaan pembangunan di bidang kesehatan, di selenggarakan melalui usaha-usaha penyediaan pelayanan

kesehatan yang lebih luas dan merata bagi seluruh masyarakat dimana salah satu program pelayanan kesehatan
yang bersifat upaya pengobatan ( kuratif) membutuhkan logistik seperti obat-obatan untuk kegiatan pelayanan
kesehatan baik di puskesmas pembantu, oleh karena itu sangat diperlukan penerapan manajemen sehingga
kebutuhan logistik dapat dipenuhi baik mengenai jenis, jumlah maupun kualitas yang dibutuhkan secara efisien
dengan kebutuhan di masing-masing unit pelayanan.

Ketersediaan setiap saat dibutuhkan ini sering dirancukan dengan istilah Just In Time, yang sebenarnya adalah
salah satu methode untuk mengendalikan penyediaan bahan dalam proses produksi sesuai pentahapannya.
Dengan demikian manajemen logistik dapat dipahami sebagai proses penggerakkan dan pemberdayaan semua
sumber daya yang dimiliki dan atau yang potensial untuk dimanfaatkan, untuk mewujudkan ketersediaan bahan
logistik, setiap saat dibutuhkan untuk operasional, secara efektif dan efisien. Oleh karena itu untuk menilai
apakah pengelolaan logistik sudah memadai, menjadi sangat sederhana, yaitu dengan menilai apakah sering
terjadi keterlambatan dan atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia, berapa kali frekuensinya, berapa banyak
persediaan yang menganggur (idle stock) dan berapa lama hal itu terjadi. Berapa banyak bahan yang kadaluarsa
atau rusak atau tidak dapat dipakai lagi. Menurut Hartono ( 2004 ) manajemen logistik sebagai suatu fungsi
mempunyai kegiatan-kegiatan yakni perencanaan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan,
pendistribusian dan penghapusan.

http://bahankuliahkesehatan.blogspot.com/2011/05/manajemen-logistik-puskesmas-dan-rumah.html