Manajemen Logistik Laboratorium Rumah Sakit

Manajemen logistik adalah suatu subsistem yang sangat vital di rumah sakit, kegiatannya
mencakup mulai dari pengadaan dan pengumpulan bahan, pengangkutan atau transportasi dari
pengumpulan bahan tersebut, penyimpanan bahan yang baru datang, penyiapan transportasi serta
masalah pembukuan dan pencatatan.

Manajemen logistik dalam lingkungan rumah sakit adalah suatu proses pengolahan secara
strtegis terhadap pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, serta pemantauan persediaan barang
(stock, material, supplies, inventory, etc) yang diperlukan bagi produksi jasa rumah sakit. Porsi Logistik
Rumah Sakit menurut Hutapea (1992) mengambil 12-15% dari working capital (modal kerja).

Jenis pemeriksaan laboratorium yang dibutuhkan di suatu rumah sakit tidak selalu sama,
tergantung dari beberapa faktor antara lain tergantung jumlah kasus yang dirawat, jenis tindakan yang
dapat dilakukan, dan lain sebagainya. Diperlukan pengelolaan sumber daya yang efketif dan efisien dalam
pelayanan laboratorium agar dapat menyediakan pelayanan laboratorium yang tepat waktu, tepat
ongkos, tepat sasaran, dan tepat mutu.

Salah satu pengelolaan di instalasi laboratorium klinik yang rawan terhadap ongkos adalah
reagen. Hal ini disebabkan reagen yang digunakan untuk pemeriksaan mempunyai batas waktu
penggunaan dan setiap reagen dalam satu kit harus digunakan pada jumlah tertentu. Padahal penentuan
besarnya anggaran atau alokasi anggaran persediaan berefek langsung terhadap kelancaran dan
kelangsungan pelayanan rumah sakit. Pendanaan anggaran persediaan yang terlalu besar dibandingkan
kebutuhan riil akan memperbesar beban anggaran rumah sakit dan memperbesar kerugian karena
kerusakan, turunnya kualitas, keusangan reagen sehingga hal tersebut pada akhirnya menambah beban
rumah sakit.

Tujuan Manajemen Logistik laboratorium

1. Tujuan operasional
Tersedianya barang/ material dalam jumlah yang tepat dan kualitasyang baik pada waktu yang
dibutuhkan.
2. Tujuan keuangan
Agar tujuan operasional tersebut tercapai dengan biaya yang rendah.
3. Tujuan keutuhan
Agar persediaan tidak terganggu oleh gangguan yang menyebabkan hilang/ kurang, rusak, dan
pemborosan
Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan
Perencanaan secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi dan memberi
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), mengapa (why) dan bagaimana (how).

Manfaat dari perencanaan yaitu sebgai pedoman agar terjadi efisiensi dan efektivitas pelaksanaan
kegiatan perusahaan/organisasi, melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin, serta
mengidentifikasi hambatan-hambatan yang mungkin timbul dalam kegiatan

 Mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman, pengukuran penyelenggaraan

bidang logistik.
 Penentuan kebutuhan merupakan perincian (detailering) dari fungsi perencanaan, bila mana perlu
semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan.

Tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab :

a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang
tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
g. Mengapa dibutuhkan (why) untuk memeriksa apakah keputusan yang diambil sudah tepat.

Perencanaan pengadaan alat & bahan merupakan proses kegiatan pemilihan jenis, jumlah dan harga alat
& bahan laboratorium yang sesuai dengan kebutuhan dengan mempertimbangkan anggaran yang
tersedia. Pada proses perencanaan yang menyusun perencanaan adalah bagian pengadaan, Adapun
proses perencanaannya adalah sebagai berikut :
1. memperhatikan data pemakaian pada setiap alat & bahan laboratorium.
2. melihat data atau jumlah stok akhir yang ada pada inventory laboratorium.
3. melakukan pengecekan pemakaian alat & bahan laboratorium yang ada di bagian analis.
4. menghitung buffer stock pada setiap kebutuhan alat & bahan laboratorium.
5. menghitung data pemakaian alat & bahan laboratorium pada periode sebelumnya.
6. menghitung estimasi pembelian alat & bahan laboratorium dengan mempertimbangkan sisa stok di
inventory laboratorium dan buffer stock.
7. menyusun daftar kebutuhan alat & bahan Laboratorium.

Fungsi penganggaran
Merupakan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar,
yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang
berlaku terhadapnya.

Anggaran mempunyai beberapa fungsi, antara lain sebagai alat perencanaan, alat pengendali manajemen
dalam rangka mencapai tujuan, alat kebijakan fiscal, alat koordinasi dan komunikasi, alat penilaian kinerja.
alat motivasi dan lain-lain.
Sumber Anggaran
Sumber anggaran di suatu rumah sakit beragam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik
pemerintah atau swasta.
 Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas,
Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit
 Rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur),
Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga

Berdasarkan hasil perencanaan kebutuhan alat & bahan laboratorium maka dilakukan estimasi
penganggaran dengan perhitungan jumlah item dikalikan harga satuan (jumlah item x harga satuan).
Harga satuan setiap alat dan bahan diperoleh dari Harga Perkiran Sendiri, yang diperoleh dari harga masa
lampau dan sumber lain yang relevan. Penganggaran alat & bahan laboratorium dapat membantu untuk
melancarkan jalannya pengadaan alat & bahan Laboratorium ABC Jakarta. Penganggaran yang disajikan
dibawah laboratorium diperoleh berdasarkan perencanaan yang sudah dibuat sebelumnya.
Fungsi Pengadaan
Pengadaan menurut Febriawati (2013:90) merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang
telah ditetapkan dan disetujui anggarannya dalam fungsi sebelumnya.

Tujuan pengadaan adalah

1. memperoleh barang dan layanan dari pemasok pada jumlah, harga, dan kualitas yang sesuai
kebutuhan,
2. memastikan perusahaan memperoleh pelayanan terbaik dari pemasok sehingga proses operasi di
perusahaan berjalan lancer,
3. mengidentifikasi pemasok yang mampu menyediakan barang dan layanan terbaik, dan membina
hubungan baik,
4. menjalin hubungan yang lebih dekat dengan pemasok saling memahani kebutuhan masingmasing.
5. negosiasi tehnis dan biaya pengadaan barang.
6. mempersiapkan kemungkinan akan kelangkaan barang, kenaikan harga, dan rencana pengembangan
produk baru organisasi.

Cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:

a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian ( hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b. Penyususnan dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
e. Evaluasi penawaran
f. Pengusulan dan penentuan pemenang
g. Masa sanggah
h. Penunjukan pemenang
i. Pengaturan kontrak
j. Pelaksanaan kontrak
Langkah-langkah pengadaan Laboratorium:

Keterangan alur pengadaan alat & bahan:

1. Bagian pengadaan mengumpulkan data stok alat & bahan dan kebutuhan Januari sd Maret 2017
2. Bagian pengadaan melakukan perencanaan pembelian alat & bahan laboratorium berdasrakan hasil
butir 1.
3. Bagian pengadaan mengirimkan surat permintaan penawaran ke pihak pemasok.
4. Pihak pemasok mengecek ketersediaan alat & bahan yang diminta pihak laboratorium. Jika alat &
bahan laboratorium stok sudah tersedia maka pihak pemasok akan memberikan informasi dan surat
penawaran kepada bagian pengadaan Laboratorium ABC dan jika tidak ada akan kembali ke proses
awal yaitu membuat surat permintaan penawaran kepada pemasok lain.
5. Pihak pemasok akan membuat surat penawaran yang berisi informasi tentang harga, jumlah stok dan
masa kadaluarsa setiap alat & bahan.
6. Setelah menerima surat penawaran dari pihak pemasok maka bagian pengadaan membuat purchase
order (PO) dan sekaligus melakukan pemilihan pemasok dan disampaikan kepada supervisor
laboratorium untuk dilakukan proses pemeriksaan
7. Supervisor Laboratorium melakukan pemeriksaan Purchase Order (PO).
8. Jika Purchase Order (PO) sudah disetujui oleh supervisor laboratorium akan dikembalikan kepada
bagian pengadaan dan jika Purchase Order (PO) tidak disetujui maka bagian pengadaan akan membuat
rencana purchase order (PO) yang baru dengan pemilihan pemasok yang lain.
9. Bagian pengadaan menerima Purchase Order (PO) yang sudah disetujui oleh supervisor laboratorium,
selanjutnya bagian pengadaan mengirim Purchase Order (PO) kepada pihak pemasok.
10.Bagian pemasok mempersiapkan semua alat dan bahan yang ada dalam Purchase Order (PO) .
11.Pemasok mengirimkan alat & bahan ke Laboratorium ABC Jakarta.
12.Bagian gudang menerima alat & bahan beserta dokumen surat jalan atau faktur yang sesuai dengan
Purchase Order (PO) ABC Jakarta, dan selanjutnya bagian gudang menyerahkan dokumen surat jalan
dan faktur yang asli kepada bagian finance.
13.Data barang & alat pada dokumen surat jalan yang sudah valid dimasukan kedalam program inventory,
14.Bagian gudang akan melakukan pendistribusian alat & bahan laboratorium kepada bagian analis pada
setiap minggu.
15.Bagian Finance memproses pembayaran kepada pihak pemasok sesuai dokumen yang diberikan oleh
gudang. Bagian finance biasanya melakukan pembayaran 30 hari sesuai masa jatuh tempo pada faktur
penjualan dari pihak pemasok
16.Pihak pemasok menerima pembayaran dari Bagian Finance

Fungsi penyimpanan dan penyaluran

Merupakan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi
sebelumnya untuk kemudian disalurkan.

Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:

a. Proses Administrasi
b. Proses penyampaian berita (data informasi)
c. Proses pengeluaran fisik barang
d. Proses angkutan
e. Proses pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

Fungsi pemeliharaan
Fungsi ini adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya
hasil barang inventaris

Fungsi penghapusan
 Fungsi ini berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggung jawaban yang
berlaku.
 Usaha untuk menghapus kekayaan (asset) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi,
dinyatakan sudah tua dari segi ekonomi meskipun teknis, kelebihan, hilang,susut, dan karena hal-
hal menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Alasan penghapusan barang antara lain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah,
tercecer atau tidak ditemukan
b. Teknis dan ekonomis: setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut
disebabkan beberapa faktor: kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan
efisiensi atau efektivitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut
ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut,
menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat
dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Fungsi pengendalian
Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang memiliki usaha untuk memonitor
dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik.

Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:

a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain
b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan
informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan
d. Melakukan supervise

Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana pengendalian:
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem informasi yang memadai
c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang cukup memadai

Persediaan yang terlalu besar dibandingkan dengan kebutuhan akan memperbesar biaya
penyimpanan, pemeliharaan, memperbesar kemungkinan kerugian karena kerusakan, turunnya kualitas,
dan keusangan. Demikian pula sebaliknya, adanya persediaan yang terlalu kecil akan mempunyai efek
menekan keuntungan karena kekurangan material sehingga laboratorium tidak beroperasi secara
maksimal. Persediaan optimum menyangkut kebijakan dan menentukan jumlah persediaan yang paling
ekonomis, dimana untuk mengambil kebijakan persediaan membutuhkan:
(1) Data dan informasi menyangkut jumlah permintaan yang meliputi jumlah dan jenis bahan atau reagen
untuk pelayanan laboratorium,
(2) Biaya persediaan, yang meliputi biaya selama proses persiapan, pengiriman pesanan, penerimaan
bahan, biaya prosessing dan
(3) Tenggat waktu (lead time) mulai dari proses pengadaan sampai dengan bahan atau reagen diterima.
Sistem persediaan optimum tersebut menyangkut kebijakan berapa banyak dan kapan melakukan
pemesanan barang
Dalam pengelolaan bahan baku ada 2 jenis biaya yang dipertimbangkan untuk menentukan jumlah
persediaan yang paling optimal. Adapun biaya variabel tersebut yang dimaksud adalah antara lain:
a. Biaya penyimpanan (holding costs / carrying costs) Mencakup semua biaya yang dikeluarkan
perusahaan untuk menyimpan dalam periode tertentu. Biasanya biaya ini ditunjukkan dengan
persentase atau harga beli persediaan. Adapun yang termasuk biaya penyimpanan sebagai berikut:
Sewa gedung, Biaya penurunan nilai perusahaanBiaya penyusutan teknologi, Biaya asuransi baik
kebakaran atau kehilangan, Biaya pajak, Biaya air dan listrik.

b. Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs / procurement costs)

Semua biaya yang dikeluarkan dalam proses pemesanan suatu barang. Biaya pesan bersifat variabel
atau berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pemesanan.
Yang termasuk di dalam biaya pesan antara lain meliputi: Biaya selama proses pemesanan, Biaya
pengiriman permintaan, Biaya penerimaan, pengecekan, penimbangan, Biaya telepon, Pengeluaran
surat menyurat, Biaya penempatan bahan ke dalam gudang.
c. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage cost) Adalah biaya yang timbul apabila persediaan
tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan
adalah: Biaya kehilangan penjualan, Biaya kehilangan pelanggan, Biaya pemesanan khusus, Biaya
ekspedisi, Selisih harga

Manajemen Reagensia
Reagensia laboratorium, tersedia dalam berbagai bentuk. Bentuk fisik suatu reagen akan
berimplikasi untuk penyimpanan dan distribusi. Masa simpan reagen dapat bervariasi. Variasi masa
simpan dan persyaratan penyimpanan berbagai jenis reagen harus menjadi pertimbangan penting ketika
memilih dan menyediakan tempat penyimpanan reagen. Tabel 3 menunjukkan ilustrasi umur simpan (di
bawah kondisi penyimpanan yang ideal), suhu penyimpanan, dan informasi kemasan dari kategori sampel
persediaan laboratorium.

Menilai Status Stok Barang

Tujuan menilai status stok barang adalah untuk menentukan berapa lama komoditas tersebut akan habis
digunakan. Rumus yang digunakan untuk menghitung status stok barang adalah:
  Stock on Hand adalah jumlah barang riil yang masih terdapat dalam penyimpanan. Jumlah
stock on hand dapat diperoleh dari catatan stok maupun menghitung secara langsung
stok barang yang masih tersedia.
 Average monthly consumption (AMC) merupakan rata-rata pemakaian barang setiap
bulan yang dihitung dalam minimal 3 bulan pemakaian.
 Month of stock merupakan perkiran waktu lamanya suatu barang akan habis terpakai.
Data month of stock, dapat digunakan untuk memperkirakan waktu melakukan
pembelian/penyediaan stok kembali dan menghidari kondisi kehabisan stok.

Penyimpanan
Penyimpanan yang baik memastikan integritas fisik dan keamanan produk dan pengemasannya
hingga dapat digunakan dalam kondisi optimal pada pelayanan laboratorium. Beberapa hal harus
diperhatikan dalam penyimpanan suatu barang, antara lain:
a. Umur simpan, suatu masa dimana suatu barang dapat disimpan tanpa memepengaruhi kegunaan,
keamanan, kemurnian, maupun potensi kerjannya.
b. Kemasan, yang menjadi perlindungan awal selama pengiriman dan penyimpanan. Kemasan harus
diberikan label yang berisi informasi mengenai barang termasuk tanggal kadauwarsa.
c. Inspeksi visual, yaitu proses pengecekan terhadap kemasan suatu produk untuk menemukan
kerusakan secara visual.
d. Kebutuhan ruang penyimpanan mencakup penggunaan ruang penyimpanan yang efektif.
e. Beberapa pedoman untuk penyimpanan reagen yang benar meliputi:
• Membersihkan dan mendesinfeksi gudang secara teratur.
• Simpan persediaan di gudang, gudang yang terang dan berventilasi baik, jauh dari sinar matahari
langsung.
• Amankan ruang penyimpanan dari penetrasi air.
• Pastikan bahwa peralatan keselamatan tersedia dan dapat diakses, dan bahwa personel dilatih
untuk menggunakannya.
• Simpan produk lateks dari motor listrik dan lampu berpendar.
• Sediakan penyimpanan dengan suhu yang sesuai
• Simpan produk yang mudah terbakar secara terpisah, menggunakan tindakan pencegahan
keamanan yang sesuai.
• Tumpukan karton dengan jarak setidaknya 10 cm (4 inci) dari lantai, berjarak 30 cm (1 kaki) dari
dinding dan tumpukan lainnya, dan tingginya tidak lebih dari 2,5 m (8 kaki).
• Simpan persediaan medis secara terpisah, jauh dari insektisida, bahan kimia, limbah lama,
persediaan kantor, dan bahan lainnya.
• Mengatur karton sehingga panah mengarah ke atas; memastikan bahwa label identifikasi, masa
kadaluwarsa, dan tanggal pembuatan terlihat.
• Simpan persediaan secara mudah diakses untuk First expired First out (FeFo), penghitungan, dan
manajemen umum.
• Pisahkan dan buang produk yang rusak atau kadaluarsa tanpa penundaan.