TUGAS

ADMINISTRASI KEUANGAN DAN LOGISTIK KESEHATAN

PERMASALAHAN LOGISTIK OBAT

DI PUSKESMAS ANTARA
KOTA MAKASSAR

OLEH :

WAYABULANI IDRIS (M012022037)

POLITEKNIK STIA LAN MAKASSAR

PROGRAM MAGISTER TERAPAN ADMINISTRASI KESEHATAN
MAKASSAR
2023
PENDAHULUAN

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan

perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif

dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-

tingginya di wilayah kerjanya. Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan

kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di

wilayah kerjanya dalam rangka mendukung terwujudnya kecamatan sehat.

Salah satu Tugas Puskesmas yang disebut dalam Permenkes 43

Tahun 2019 di Pasal 4 yaitu melaksanakan kebijakan kesehatan untuk

mencapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya sehingga

penerapan Manajemen Logistik perlu dioptimalkan agar tidak terjadi

kekosongan Logistik terutama obat-obatan di akhir bulan.

Manajemen Logistik berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan,

dan mengendalikan bagaimana mana tata cara penyimpanan barang

terutama obat-obatan yang sangat di butuhkan oleh pasien, pelayanan dan

informasi terkait dari awal hingga pada titik pasien menerima nya guna

memenuhi kebutuhan pasien.

Dalam mewujudkan kepuasan pasien sebagai tenaga kesehatan harus

memahami betul bagaimana manajemen logistik dan apa saja tujuan dari

manajemen Logistik itu supaya tidak terjadi kekosongan Logistik.

Tujuan dari manajemen logistik adalah tersedianya bahan logistik

setiap saat dibutuhkan, baik mengenai jenis, jumlah maupun kualitas yang

dibutuhkan secara efisien. Ketersediaan setiap saat dibutuhkan ini sering

dirancukan dengan istilah Just In Time, yang sebenarnya adalah salah satu
metode untuk mengendalikan penyediaan bahan dalam proses produksi

sesuai penahapannya. Dengan demikian manajemen logistik dapat dipahami

sebagai proses penggerakan dan pemberdayaan semua sumber daya yang

dimiliki dan atau yang potensial untuk dimanfaatkan, untuk operasional,

secara efektif dan efisien. Oleh karena itu untuk menilai apakah pengelolaan

logistik sudah memadai, menjadi sangat sederhana, yaitu dengan menilai

apakah sering terjadi keterlambatan dan atau bahan yang dibutuhkan tidak

tersedia, berapa kali frekuensinya, berapa banyak persediaan yang

menganggur (idle stock) dan berapa lama hal itu terjadi. Berapa banyak

bahan yang kadaluwarsa atau rusak atau tidak dapat dipakai lagi.

Menurut Hartono (2004) manajemen logistik sebagai suatu fungsi

mempunyai kegiatan-kegiatan yakni:

Perencanaan Kebutuhan

Fungsi perencanaan ini pada dasarnya adalah menghitung berapa besar

kebutuhan bahan logistik yang diperlukan untuk periode waktu tertentu,

biasanya untuk satu tahun. Menurut Hartono (2004) ada dua cara pendekatan

yang digunakan dalam perencanaan kebutuhan obat, yaitu:

Dengan mengetahui atau menghitung kebutuhan yang telah dengan nyata

dipergunakan dalam periode waktu yang lalu :

 Jumlah sisa/persediaan pada awal periode

 Jumlah pembelian pada periode waktu.

 Jumlah bahan logistik yang terpakai selama periode.

 Jumlah sisa bahan logistik pada akhir periode.

 Membuat analisis efisiensi penggunaan bahan logistik, dikaitkan dengan

kinerja yang dicapai.

 Membuat analisis kelancaran penyediaan bahan logistik, misalnya

frekuensi barang yang diminta "habis" atau tidak ada persediaan, jumlah

barang yang menumpuk, serta penyebab terjadinya keadaan tersebut.

Dengan melihat program kerja yang akan datang :

 Membuat analisa kebutuhan untuk dapat menunjang pelaksana kegiatan

pada periode waktuyang akan datang, yang berorientasi kepada program

pelayanan, pola penyakit, target kinerja pelayanan

 Memperhatikan kebijakan pimpinan mengenai standarisasi bahan,

ataupun kebijakan dalam pengadaan. (Untuk obat misalnya ada

formalarium, untuk pengadaan di RS dan puskesmas milik Pemerintah

diatur oleh Keppres

 Menyesuaikan perhitungan dengan memperhatikan persediaan awal, baik

meliputi jenis, jumlah maupun spesifikasi bahan logistic

 Memperhatikan kemampuan gudang tempat penyimpanan barang.

Penganggaran

Fungsi Penganggaran adalah menghitung kebutuhan logistik dengan

harga satuan(dapat berdasarkan harga pembeli waktu yang lalu atau menurut

informasi yang terbaru), sehingga akan diketahui kebutuhan anggaran untuk

pengadaan bahan logistic tersebut , karena bahan logistic itu beraneka ragam

jenis dan sifat nya, maka pengalokasian dalam rencana anggaran pun

biasanya terintegrasi dalam berbagai mata anggaran. Mengingat bahwa

bahan farmasi, obat-obatan dan alat medis habis pakai merupakan hal yang

sangat vital dalam pelayanan, dan mendapat porsi yang cukup besar dalam

penyediaan anggaran, maka pendalaman mengenai pengendalian bahan

farmasi dirumah sakit dan Puskesmas akan mendapat porsi yang lebih

banyak dalam perencanaan logistic rumah sakit dan puskesmas.

Pengadaan

Fungsi Pengadaan yaitu semua kegiatan yang dilakukan untuk

mengadakan bahan logistic yang telah direncanakan dengan baik melalui

prosedur: Pembelian, Produksi sendiri maupun dengan sumbangan dari pihak

lain yang tidak mengikat.

Penyimpanan

Fungsi penyimpanan ini sebenarnya termasuk juga fungsi penerimaan

barang yang sebetulnya juga mempunyai peran strategi. Kesalahan sering

terjadi adalah penerimaan barng yang mencocokkan dengan surat pengantar

barang (faktur barang), bukan terhadap surat perintah kerja/ surat pesanan.

Fungsi penyimpanan ini dapat diibaratkan sebagai jantung manajemen

logistik, karena sangat menentukan kelancaran pendistribusian. Oleh karena

itu maka teknik-teknik pengendalian persediaan perlu di ketahui dan dipahami

secara baik dan benar. Salah satu keuntungan dalam melakukan fungsi

penyimpanan tersebut itu adalah untuk menghindari kekosongan bahan (out

of stock).

Pendistribusian

Efisiensi pelaksanaan fungsi pendistribusian ini juga secara tidak

langsung akan mempengaruhi kecermatan dan kecepatan penyediaan, oleh

karena itu harus ditetapkan prosedur baku pendistribusian bahan logistik

meliputi: Siapa yang berwenang dan bertanggung jawab mengenai

kebenaran dan kewajaran permintaan bahan, baik mengenai jumlah,

spesifikasi maupun waktu penyerahan nya. Hal ini sangat penting agar tidak
terjadi pemborosan atau pengeluaran yang tidak perlu. Dan siapa yang

berwenang dan bertanggung jawab menyetujui permintaan dan pengeluaran

barang dari gudang. Di Puskesmas atau di Rumah sakit Pemerintah biasanya

penanggung jawab gudang sekaligus bertindak selaku Bendahara Barang.

Unit Apotek dan Gudang Farmasi di Puskesmas Antara Kota makassar

dikelola oleh satu tenaga apoteker dan dua asisten apoteker, dimana

penganggaran dan pengadaan masih dibawah pengelolaan Dinas Kesehatan

Kota Makassar. Pengelola Farmasi mengusulkan kebutuhan obat dan BMHP

ke Dinas Kesehatan secara periodik.

Permasalahan logistik Kesehatan di Puskesmas Antara dalam tiga

tahun terakhir adalah kekosongan obat karna Puskesmas tidak melakukan

pengadaan langsung tapi menunggu dropping obat dari Gudang Farmasi

Dinas Kesehatan, sehingga terkadang jenis dan jumlah obat yang diminta

tidak sesuai dengan obat yang datang.

PEMBAHASAN

Mengatasi kekosongan obat di puskesmas memerlukan pendekatan

yang holistik, melibatkan perbaikan dalam manajemen persediaan, sistem

distribusi, dan koordinasi dengan pemasok. Berikut beberapa langkah yang

dapat diambil :

1. Analisis dan Perbaikan Proses Manajemen Persediaan dengan

melakukan audit menyeluruh terhadap proses manajemen persediaan

obat di puskesmas dan identifikasi area-area di mana perbaikan dapat

dilakukan.(Ogunbanjo,et.al.2020)

2. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Persediaan dengan

memanfaatkan teknologi untuk memperbarui atau mengimplementasikan

 sistem informasi manajemen persediaan yang dapat membantu dalam

pemantauan dan manajemen stok obat.(IFRMA,2010)

3. Peningkatan Proses Pemesanan dan Pengadaan dengan memperbarui

proses pemesanan dan pengadaan untuk memastikan bahwa pesanan

obat dilakukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.

(Colling,R. 2006)

4. Penggunaan Model Just-in-Time (JIT) untuk mengurangi kelebihan stok

dan meningkatkan efisiensi dalam pengadaan obat.(Lin,C.2008)

5. Pelatihan untuk Tenaga Kesehatan staf puskesmas mengenai

manajemen persediaan, pemantauan stok, dan proses pemesanan.

(Koifman,S., et.al.2012)

6. Koordinasi dengan Pemasok obat untuk memasikan pasokan yang stabil

dan tepat waktu.(Carlsson,M.,et.al,2014)

7. Pengembangan Rencana Darurat dengan merencanakan langkah-

langkah darurat yang dapat diambil ketika terjadi kekosongan obat,

seperti pengadaan cepat dari sumber alternatif. (Lindell,M.K.,et.al,2003)

8. Keterlibatan Komunitas dalam proses pemantauan dan pelaporan

kekosongan obat sehingga dapat diambil langkah-langkah secara cepat.

(Cash, R.2011)

Adapun kekosongan obat ini disebabkan oleh terbatasnya anggaran untuk

obat dan logistik kesehatan lainnya.

Rekomendasi untuk mengatasi keterbatasan anggaran adalah :

1. Analisis Penggunaan Obat untuk mengidentifikasi tren penggunaan, pola

penyakit, dan kebutuhan obat yang paling krusial.(Dewar,D.M.2005)

2. Formularium dan Pemilihan Obat yang Efisien dengan menyusun

formularium yang memprioritaskan obat-obat esensial dan ekonomis dan

melakukan tinjauan berkala terhadap pemilihan obat untuk memastikan

efektivitas dan efisiensi. (Wonderling,D., et.al.2007)

3. Pengadaan yang Efisien dengan mengidentifikasi sumber pemasok yang

memberikan harga terbaik dan memanfaatkan sistem lelang dan

negosiasi untuk mendapatkan harga yang lebih murah.

(Christopher,M.2009)

4. Koordinasi dengan Program-Program Pemerintah dan Donatur untuk

mendapatkan dukungan tambahan atau obat dengan harga yang lebih

terjangkau.

5. Peningkatan Manajemen Persediaan dengan menerapkan praktik

manajemen persediaan yang efektif untuk menghindari kelebihan atau

kekurangan stok yang dapat mengakibatkan pemborosan atau

ketidaktersediaan obat.

6. Penggunaan Generik untuk harga yang lebih terjangkau tanpa

mengorbankan kualitas.

7. Promosi Penggunaan Obat yang Rasional untuk mengurangi pemborosan

dan meningkatkan efektivitas pengobatan.

8. Peningkatan Kepatuhan Pasien dengan cara meningkatkan pendidikan

pasien untuk meningkatkan kepatuhan mereka terhadap pengobatan,

sehingga mengurangi risiko pengobatan yang tidak efektif dan

pemborosan.

9. Pemantauan dan Evaluasi Terus-Menerus atas penggunaan anggaran

obat untuk mengidentifikasi potensi pemborosan dan membuat perbaikan.

10. Kemitraan dengan Industri Swastauntuk mendapatkan obat dengan harga

diskon atau melalui program bantuan obat.

KESIMPULAN

Ada sejumlah tantangan yang perlu diatasi untuk meningkatkan

efisiensi, ketersediaan, dan aksesibilitas obat dan peralatan medis di tingkat

puskesmas. Beberapa permasalahan tersebut melibatkan manajemen

persediaan yang tidak efektif, kurangnya sistem informasi yang terintegrasi,

proses pengadaan yang tidak efisien, serta keterbatasan anggaran.

Pentingnya mengatasi permasalahan ini tidak hanya terkait dengan

kesehatan masyarakat, tetapi juga dampaknya pada pelayanan kesehatan

dan kesejahteraan masyarakat secara keseluruhan.

Langkah-langkah untuk mengatasi permasalahan tersebut melibatkan

perbaikan dalam manajemen persediaan, penerapan sistem informasi yang

canggih, efisiensi dalam proses pengadaan, optimalisasi anggaran, dan

peningkatan kapasitas sumber daya manusia. Keterlibatan pemasok,

kolaborasi dengan pemerintah dan donatur, serta partisipasi aktif komunitas

juga menjadi faktor kunci dalam mencapai solusi yang berkelanjutan.

Dalam menghadapi tantangan ini, penting untuk merancang strategi

yang holistik, sesuai dengan konteks lokal, kebutuhan spesifik puskesmas,

dan dukungan dari semua pihak terkait. Kesadaran akan permasalahan

logistik kesehatan di puskesmas dan implementasi langkah-langkah yang

sesuai dapat membantu memastikan bahwa layanan kesehatan masyarakat

dapat diakses dengan lebih mudah, efisien, dan efektif.

DAFTAR PUSTAKA

Hartono .2004. Manajemen Logistik Kesehatan di Puskesmas danRumah

Sakit. Gajah Mada Univesity Press

Ogunbanjo,A., Rossouw,D. 2020 "Improving Inventory Management in Small

Business: A Case Study"

Information Resources Management Association.2010."Health Information

Systems: Concepts, Methodologies, Tools, and Applications"

Colling,Russell.2006. "Hospital and Healthcare Security"

Lin,Chinna. 2008 "Just-In-Time Manufacturing System: From Introduction to

Implement"

Koifman,S., Isabela Cardoso de Matos Pinto. 2012"Training in Health at the

Community Level: Experiences of the Family Health Program in Brazil" .

Carlsson,M., Taube,F.2014."Strategic Sourcing and Category Management:

Lessons Learned at IKEA" .

Lindell,M.K., Perry,R.W.2003."Emergency Planning Handbook"

Cash,Richard . 2003. "Community Participation and Empowerment in Primary

Health Care: International Perspectives"

Dewar,Diane M. 2011. "Essentials of Health Economics"

Wonderling,D., Dolan,P., Smith,P., 2009. "Introduction to Health Economics"

Christopher,Martin.2007. "Logistics & Supply Chain Management"