a.

Sistem logistik
Pengelolaan informasi logistik memerlukan 3 informasi penting yaitu
1. stok obat dan BMHP atau ketersediaan di setiap tingkat pelayanan kesehatan
2. Rata-rata penggunaan obat dan BMHP dalam periode tertentu
3. Pengeluaran atau pengurangan dan penyesuaian jumlah obat dan BMHP akibat selain
penggunaan seperti kadaluarsa, kerusakan atau pencurian. Melalui sistem informasi
elektronik, hal-hal tersebut dapat dilakukan secara otomatis
Berdasarkan panduan dari USAID terkait dengan sistem informasi logistik, terdapat 4 faktor
yang perlu diperhatikan :
1. Proses bisnis manajemen logistik yang detail dan komitmen waktu dan sumber daya yang
dibutuhkan untuk meningkatkan proses bisnis sebelum atau selama penggunaan sistem
elektronik,
2. Adanya tim multidisiplin yang kuat, terdiri dari aspek manajerial, tenaga operasional dan
tenaga teknis,
3. Dukungan pimpinan dan kelembagaan yang berkesinambungan
4. Sumber daya yang dikelola secara berkesinambungan untuk menjalankan sistem
elektronik secara terus menerus.44

b. Siklus logistik

Siklus logistik berbentuk melingkar. Hal ini menandakan bahwa setiap aktivitas dipengaruhi oleh
aktivitas lainnya. Misalkan, seleksi produk bergantung pada pelanggan yang dilayani sehingga
setiap keputusan yang diambil akan mempengaruhi siklus logistik. Aktivitas yang terletak pada
pusat silklus logistik mewakili fungsi pendukung manajemen yang menginformasikan dan
memberikan efek pada elemen yang terdapat pada siklus logistik. Manajemen logistik
merupakan suatu siklus pengelolaan obat dan bahan medis habis pakai (BMHP) mulai dari
seleksi, pembelian, distribusi dan penggunaan. Instalasi farmasi pemerintah di tingkatpusat,
provinsi dan kabupaten/kota mempunyai peran penting dalam mendistribusikan obat dan BMHP
sampai ke fasilitas kesehatan dasar, termasuk mendistribusikan obat-obat program.
Siklus manajemen logistik digambarkan sebagai suatu siklus dimana setiap tahapan siklus
menunjukkan keterkaitan satu sama lainnya. Sebagai contoh bahwa pemilihan obat sangat
tergantung dari siapa yang dilayani. Selain itu, beban penyakit, jumlah pasien dan pelayanan
kesehatan masyarakat menjadi kunci penting untuk tahapan selanjutnya.
Aktivitas utama dalam siklus logistik meliputi “
1. Pelayanan konsumen : setiap orang yang bekerja dalam logistik harus mengingat bahwa
apa yang mereka seleksi, proses, simpan, dan distribusi bergantung pada kebutuhan
konsumen.
2. Pemilihan/Seleksi. Seleksi merupakan tahapan awal dalam perencanaan obat dan
BMHP. Seleksi bertujuan untuk menentukan jenis obat dan BMHP yang dibutuhkan
sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan dalam mencapai target pembangunan
kesehatan. Seleksi dalam siklus logistik dipertimbangkan berdasarkan target dan
kemampuan dalam pelaksanaan program kesehatan, ketersediaan anggaran dari berbagai
sumber anggaran yang sah dan ketersediaan.
3. Pengadaan. Pengadan berttujuan untuk :
a. Menyediakan obat dan BMHP dengan jenis, jumlah, dan spesifikasi sesuai dengan
kebutuhan.
b. Menjamin mutu obat dan BMHP, Obat dan BMHP dapat diperoleh pada saat
dibutuhkan
4. Penyimpanan. Penyimpanan diselenggarakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan. Tujuan penyimpanan obat dan BMHP
a. Memelihara mutu; menghindari penyalahgunaan dan penggunaan yang salah
b. Menjaga kelangsungan persediaan; serta memudahkan pencarian dan
pengawasan.
5. Distribusi. Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka mendistribusikan
obat dan BMHP kepada unit layanan/satuan kerja/fasilitas kesehatan dalam jenis dan
jumlah yang tepat. Selain itu, diperlukan penunjang penyimpanan dan distribusi yang
dapat memastikan mutu sepanjang jalur distribusi.
Jantung dari sistem logistik
Informasi merupakan motor penggerak siklus manajemen logistik. Tanpa informasi sistem
logistik tidak akan berjalan sempurna. Seorang manajer logistik akan mengumpulkan informasi
pada setiap aktivitas dalam siklus logistik dan menganalisisnya untuk tindakan kedepan.
Umumnya, pengelolaan logistik akan didukung oleh Sistem Informasi Manejemen Logistik
(SIML). SIML merupakan sebuah sistem untuk melakukan pencatatan dan pelaporan logistik
obat dan BMHP baik yang berbasis kertas atau elektronik. SMIL berfungsi untuk memberikan
pengambilan keputusan di rantai pasokan secara akurat, tepat waktu, dan tepat data, seperti
ketersediaan obat, pengurangan dan penyesuaian stok obat, penggunaan obat, permintaan,
masalah, status pengiriman, dan informasi tentang asset obat dan BMHP dapat dikelola oleh
SMIL.
Aktivitas lain yang terdapat pada jantung siklus logistik
 Organization and staffing
 Budget
 Supervision
 Monitoring dan Evaluasi. Monitoring dan evaluasi diselenggarakan secara periodik dan
teratur. Monitoring dan evaluasi sebagai bagian dari pengendalian mutu
pengelolaanbertujuan 3 memastikan setiap instalasi farmasi pemerintah
menyelenggarakan fungsi sesuai standar serta memenuhi persyaratan lokasi, bangunan,
prasarana, peralatan, dan sumber daya manusia. Dalam Setiap siklus manajemen logistik
terdapat dukungan manajemen meliputi sumber daya manusia, organisasi, anggaran,
manajemen mutu serta pencatatan pelaporan.
Monitoring Kualitas
Berfungsi untuk memastikan sistem logistik yang efektif dan efesien. Dalam siklus logistik,
monitorring kualitas muncul di setiap aktivitas logistik dimana monitoring ini tidak hanya
mengacu pada kualitas produk tetapi juga kualitas pekerjaan
Kebijakan dan kemampuan beradaptasi
- Kebijkaan : Regulasi dari pemerintah mempengaruhi elemen yang terdapat pada sistem
logistik.
- Kemampuan beradaptasi “ Sistem logistik harus didessain untuk mampu berdapatasi
seperti pada saat perubuhan akan produk ataupun pada perubahan dalam kebijakan
pendaan untuk aktivitas logistik
Referensi :
The USAID. (2011). The Logistics Handbook A Practical Guide for the Supply Chain Management of
Health Commodities 2nd Ed. John Snow, Inc.