TUGAS 1 dan 2

MANAGEMEN LOGISTIK DAN FARMASI

RUMAH SAKIT

DISUSUN OLEH:

PANDE LUTHFHY RAHAYU

NIM: 1802011076

PROGRAM STUDI S2 ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
INSTITUT KESEHATAN HELVETIA
2019
TUGAS 1

Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan logistik ada beberapa faktor yg harus
diperhatikan. Lakukanlah identifikasi dan deskripsi hal tersebut pada Rumahsakit tempat
saudara bertugas!

Jawab :

Manajemen logistik merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan

pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam
upaya pencapaian tujuan organisasi.

Penyelenggaraan logistik senantiasa berkaitan dengan proses yang di dalamnya akan

melibatkan orang-orang/badan yang harus melakukan kegiatan/usaha secara efektif dan
efisien selama jangka waktu tertentu untuk tercapainya suatu sasaran yang ditetapkan.

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan
obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis
dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses
perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi,
tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan
secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.

Ada beberapa hal yang mesti ditentukan yaitu :

 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Yaitu kegiatan merumuskan rincian kebutuhan barang milik negara untuk menghubungkan
pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam
melakukan tindakan yang akan datang.

 Pengadaan

Yaitu kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga yang prosesnya

dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk
memperoleh barang/jasa.

 Penggunaan

Yaitu kegiatan yang dilakukan oleh pengguna barang dalam mengelola dan menatausahakan
Barang Milik Negara yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi satker Polri yang
bersangkutan.

 Pemanfaatan

Yaitu pendayagunaan Barang Milik Negara yang tidak dipergunakan sesuai dengan tugas
pokok dan fungsi Kementerian Negara/Lembaga dalam bentuk sewa, pinjam pakai, kerja
sama pemanfaatan, dan bangun guna serah/bangun serah guna dengan tidak mengubah status
kepemilikan.

 Pengamanan dan pemeliharaan

Yaitu kegiatan yang berkaitan dengan upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan
daya hasil barang milik negara serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai
batas waktu yang optimal.

 Penilaian

Yaitu suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada data/ fakta yang objektif
dan relevan dengan menggunakan metode/ teknik tertentu untuk memperoleh nilai barang
milik negara.

 Penghapusan

Yaitu tindakan menghapus Barang Milik Negara dari daftar barang dengan menerbitkan Surat
Keputusan dari pejabat yang berwenang untuk membebaskan Pengguna Barang dan/atau
Kuasa Pengguna Barang dan/ atau Pengelola Barang dari tanggung jawab administrasi dan
fisik atas barang yang berada dalam penguasaannya.

 Pemindahtanganan

Yaitu pengalihan kepemilikan Barang Milik Negara sebagai tindak lanjut dari penghapusan
dengan cara dijual, dipertukarkan, dihibahkan atau disertakan sebagai modal pemerintah.

 Penatausahaan

Yaitu rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan barang
milik negara sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

 Pembinaan, pengawasan dan pengendalian

Yaitu rangkaian kegiatan yang meliputi penetapan kebijakan teknis, pemantauan, penertiban,
melakukan pengauditan serta investigasi atas pelaksanaan siklus logistik/ pengelolaan barang
milik negara.

Identifikasi dan Deskripsi Manajemen Logistik Obat di Puskesmas

Agar tercapai tujuan ideal dari suatu pengobatan atau pelayanan kesehatan, idealnya obat
harus tersedia, artinya cukup dalam jumlah dan jenisnya. Kemudian obat itu harus ada setiap
saat, sehingga dapat diberikan kepada yang membutuhkan saat itu juga, dan pasien tidak
perlu menunggu lama, mengorbankan waktu hanya demi menunggu obat. Terakhir, dan yang
terpenting, obat itu harus terjamin mutunya dan harganya harus terjangkau. Jika obat ada
setiap saat dan lengkap, namun sudah kadaluwarsa, itu tidak ada artinya. Sama juga jika obat
generic yang disediakan sangat sedikit. Tentu hal ini akan sangat memberatkan pasien yang
kebanyakan adalah warga kurang mampu.
Manajemen Logistik obat di Puskesmas merupakan salah satu aspek penting dari Puskesmas
karena ketidakefisienan akan memberikan dampak negatif terhadap biaya operasional
Puskesmas, karena bahan logistik obat merupakan salah satu tempat kebocoran anggaran,
sedangkan ketersediaan obat setiap saat menjadi tuntutan pelayanan kesehatan maka
pengelolaan yang efesien sangat menentukan keberhasilan manajemen Rumah Sakit secara
keseluruhan. Tujuan manajemen Logistik obat adalah tersedianya obat setiap saat dibutuhkan
baik mengenai jenis,jumlah maupun kualitas secara efesien, dengan demikian manajemen
Logistik obat dapat dipakai sebagai sebagai proses penggerakan dan pemberdayaan semua
sumber daya yang dimiliki/potensial yang untuk dimanfaatkan dalam rangka mewujudkan
ketersediaan obat setiap saat dibutuhkan untuk operasional efektif dan efesien.
Ketidakcukupan obat-obatan disebabkan oleh berbagai faktor. Salah satu faktor yang sangat
menentukan yaitu faktor perencanaan/perhitungan perkiraan kebutuhan obat yang belum
tepat, belum efektif dan kurang efisien.

Permintaan / pengadaan obat juga merupakan suatu aspek dimana permintaan dilakukan
harus sesuai dengan kebutuhan obat yang ada agar tidak terjadi suatu kelebihan atau
kekurangan obat. Kelebihan obat atau kekosongan obat tertentu ini dapat terjadi karena
perhitungan kebutuhan obat yang tidak akurat dan tidak rasional, agar hal-hal tersebut tidak
terjadi maka pengelolaan obat puskesmas perlu dilakukan sesuai yang ditetapkan dan
diharapkan dimana dalam pengelolaan harus memperhatikan penerimaan, penyimpanan serta
pencatatan dan pelaporan yang baik.

Terjaminnya ketersediaan obat di pelayanan kesehatan akan menjaga citra pelayanan

kesehatan itu sendiri, sehingga sangatlah penting menjamin ketersediaan dana yang cukup
untuk pengadaan obat esensial, namun lebih penting lagi dalam mengelola dana penyediaan
obat secara efektif dan efisien.

Terjadinya ketidakcukupan obat atau penyediaan stok obat yang berlebihan merupakan suatu
masalah yang sering dijumpai di Puskesmas, dimana masalah tersebut bukan hanya
dipengaruhi oleh faktor dana tetapi juga dipengaruhi oleh proses pengelolaan obat yang
meliputi perencanaan, permintaan/pengadaan, pendistribusian dan penggunaan obat. Proses
pengelolaan akan berjalan efektif dan efisien bila ditunjang dengan sistem informasi
manajemen obat untuk menggalang keterpaduan pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam
pengelolaan obat.

Melihat dari beberapa permasalahan manajemen obat di atas, menunjukkan pentingnya

sebuah solusi dalam manajemen obat di puskesmas. Secara ringkas, solusi tersebut ada 6
macam, yaitu Seleksi obat, Penerapan Pedoman Pengobatan, Penggunaan obat rasional,
Seleksi supplier, Systematic cost reduction, dan Advokasi. Seleksi obat menjadi penting
karena hal ini yang menentukan obat mana yang baik diberikan kepada pasien di puskesmas
dan mana yang tidak.

Penggunaan obat secara rasional sangat penting untuk kesembuhan pasien dan efisiensi biaya
dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pengobatan. Hal ini penting untuk mencegah
pengeluaran dana yang berlebih, multifarmasi, dan polifarmasi. Pemilihan supplier obat juga
menjadi hal yang tidak kalah pentingnya. Karena supplier obat yang baik menentukan
kualitas obat yang didistribusikan. Kriteria supplier yang baik adalah yang masuk ke dalam
kriteria : Quality, Cost, Delivery, Flexibillity, Responsiveness. Biaya yang dikeluarkan oleh
puskesmas dalam upaya mengatur ketersediaan obat dan biaya pasien dalam mengeluarkan
dana untuk membeli obat juga harus dikurangi. Namun hal ini tidak berarti mengurangi
kualitas. Sebaliknya, kualitas harus ditingkatkan. Efisiensi di sini diartikan sebagai upaya
untuk menekan biaya-biaya yang tidak perlu dikeluarkan. Harapannya, semua upaya
kesehatan yang dilakukan dapat tepat sasaran dan dana tidak terbuang percuma. Terakhir,
untuk melancarkan dan memuluskan tujuan utama yaitu manajemen obat yang baik, perlua
adanya upaya advokasi ke pemerintah. Advokasi ini bisa bermacam-macam. Mulai dari dana,
SK, dan kebijakan lainnya.

Perencanaan Obat

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan
obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis
dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses
perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi,
tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan
secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.

Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang
tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan
farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu :

1. Mengenai dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan
dan sasaran.

2. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan
untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.

3. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.

4. Pertimbangan anggaran dan prioritas.

Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi :

1. Tahap Persiapan

Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis
dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini
dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan
meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi
yang terkait dengan masalah obat.

2. Tahap perencanaan

a. Tahap pemilihan obat : tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan
sesuai dengan kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan
atau dibeli

b. Tahap perhitungan kebutuhan obat : tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat
atau kelebihan obat. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat
diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu. Metode yang biasa
digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu :

- Metode konsumsi : Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual
dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat
tahun sebelumnya.

- Metode morbiditas : Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien,

kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada.

- Metode penyesuaian konsumsi : Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit,
konsumsi penggunaan obat.

- Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran

Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarkan biaya
per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama.

Sistem Distribusi Obat

Sistem distribusi obat di rumah sakit digolongkan berdasarkan ada tidaknya satelit/depo
farmasi dan pemberian obat ke pasien rawat inap. Berdasarkan ada atau tidaknya satelit
farmasi, sistem distribusi obat dibagi menjadi dua sistem, yaitu:

1. Sistem pelayanan terpusat (sentralisasi)

Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan pada suatu
tempat instalasi farmasi. Seluruh kebutuhan perbekalan unit farmasi disuplai langsung dari
pusat pelayanan farmasi tersebut.

2. Sistem pelayanan terbagi (desentralisasi). Berdasarkan distribusi obat bagi pasien rawat
inap, digunakan empat sistem, yaitu

a. Sistem distribusi obat resep individual atau permintaan tetap

b. Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang

c. Sistem distribusi obat kombinasi resep individual dan persediaan lengkap di ruang

d. Sistem distribusi obat dosis unit.

Alur mekanisme perencanaan penerimaan

Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat
yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk
program kesehatan yang telah ditetapkan. Tahapan persiapan dan pengadaan obat meliputi :

a) Tahap persiapan yang meliputi :

- Pembentukan Tim Terpadu : yang terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala Dinkes Dati II,
Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie. P3 Dinkes Dati II, Ka Puskesmas,
RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag. Kesra & perencanaan program), PT. Askes
Indonesia Dati II, Kantor Transmigrasi, dll.

- Penyiapan dan pengumpulan data :

 Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanan kesehatan /

Puskesmas
 Menyusun data 10 penyakit terbesar
 Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk tingkat
Puskesmas
 Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalan
 Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga patokan obat inpres tahun
lalu)

b) Pengadaan

Merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan.
Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup
sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
Langkah – langkah dalam pengadaan barang :

 Pemilihan metode pengadaan

 Pemilihan pemasok
 Pemantauan status pesanan
 Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
 Penerimaan dan pemeriksaan obat

Metoda pengadaan obat ada 4 macam, yaitu :

 Pelelangan umum
 Pelelangan terbatas
 Pemilihan langsung
  Pembelian / pengadaan langsung

Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat :

 Penyusunan rencana pemasukan obat

 Penerimaan obat
 Pemeriksaan mutu obat
 Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat
 Pencatatan harian penerimaan obat
 Pengisian formulir realisasi pengadaan obat

Mekanisme pertanggungjawaban

1. Pertanggungjawaban

- laporan berkala

- laporan pertanggung jawaban masa jabatan

2. Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan dan pelaporan obat yang
tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung pelaksanaan seluruh pengelolaan obat.

3. Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan obat di Puskesmas adalah
LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat ) dan kartu stok

Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya merupakan
rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan
yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan, di
Puskesmas dan Rumah Sakit.

Tujuan Pencatatan dan Pelaporan adalah tersedianya data mengenai jenis dan jumlah
penerimaan, persediaan, pengeluaran / penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh
rangkaian kegiatan mutasi obat.

1. Pencatatan dan Pengolahan Data Untuk Mendukung Perencanaan Pengadaan Obat.

a. Kartu Rencana Distribusi.

b. Perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK.

Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan dapat
didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat dalam gudang penyimpanan Gudang Farmasi.
2. Laporan Pengelolaan Obat.

Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung bertanggung jawab
kepada Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II, maka Gudang Farmasi memiliki kewajiban untuk
melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang dilaksanakan.

Laporan yang perlu disusun GFK terdiri dari :

 Laporan Mutasi Obat.

 Laporan Kegiatan Distribusi.
 Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran.
 Laporan Tahunan / Profile Pengelolaan Obat Dati II.

Manajemen logistik merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan

pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam
upaya pencapaian tujuan organisasi.

Penyelenggaraan logistik senantiasa berkaitan dengan proses yang di dalamnya akan

melibatkan orang-orang/badan yang harus melakukan kegiatan/usaha secara efektif dan
efisien selama jangka waktu tertentu untuk tercapainya suatu sasaran yang ditetapkan.

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan
obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis
dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses
perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi,
tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan
secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.