Kompetensi Dasar :

3.11 Menerapkan Persiapan Pengelolaan Kas Kecil

4.11 Mempersiapkan Pengelolaan Kas Kecil

A. Materi Pembelajaran

1. Persiapan pengelolaan kas kecil

a. Petugas pelaksana kas kecil
Minimal ada dua petugas dalam pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dana
kas kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang saja tidaklah cukup. Ketika
salah satu kasir meninggalkan kantor entah karena pergantian shif atau karena
cuti, hendaknaya masih ada petugas kas kecil yang menggantikannya . seorang
kasir kas kecil harus memenuhi criteria-kriteria sebagai berikut :
1) Menguasai dasar-dasar akuntansi
2) Mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil
3) Dapat bersikap konsisten dan jujur
4) Mampu mengoperasikan penggunaan spreadsheed sederhana (program
excel)
b. Penetapan batas saldo maksimal dan minimal kas kecil
Manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo
minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Nominal yang akan ditetapkan
disesuaikan dengan skala operasional perusahaan. Sekiranya perusahaan
menganggap perlu menggubah batasan saldo minimal dan saldo maksimal kas
kecil tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaknaya
diumumkan secara resmi dan disosialisasikan kepada semua fihak
diperusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap
depart emen di perusahaan didalam melakukan permintaan akan dana atau
pembelian barang
c. Pengisian kembali kas kecil
Setelah menentukan nilai batasan maksimal dan minimal kas ksecil , maka
financial controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir
umum (general cashier ) dengan menarik kas dari bank. Uang
diserahkan kepada kasir kas kecil. Setelah penghitungan fisik dana kas kecil
selesai sebaikknya dilakukan serah terima resmi, dimana kasir kas kecil
menandatangani tanda terima atas dana kas kecil yang diserahkan sekaligus
sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas kas kecil tersebut. Perihal
wajib yang harus ditaati oleh kasir kas kecil adalah batas maksimal dan
minimal kas kecil. Apabila suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan
yang signifikan, maka kasir kas kecil melakukan hal-hal sebagai berikut:
1) Mengajuakan permohonan pengisian kembali (dalam hal saldo
diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada financial controller
2) Melaporkan dan menyerahkan (dalam hal saldo diperkirakan akan
melewati batas atas yang ditentukan)
 d. Penggunaan dana kas kecil
Bagian yang memerlukan seharusnya mengajukan permohonan kas kecil
sebelum melakukan pembelian. Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan kas
kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah
mendapat persetujuan dari financial controller atau manajer keuangan.
e. Penghitungan fisik dan rekonsiliasi kas kecil
Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu setiap diawal pembukaan jam kerja
dan diakhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya dilakukan
penghitungan fisik. Setelah itu dilakukan pencocokan dengan catatan kas kecil
atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Apabila terjadi perbedaan
antara fisik dan catatan kas kecil yang ada maka perbedaan tersebut dilaporkan
kepada financial controller. Apabila sudah di approve maka mintalah book
keeper melakukan adjustment atas perbedaan tersebut

2. Peralatan Pengelolaan Kas kecil

a. Alat tulis/ ATK berupa ballpoint, pensil, penghapus, penggaris, dll
b. Alat hitung, alat hitung yang bias digunakan dalam kantor adalah kalkulator
c. Petty cash box, adalah alat yang berbentuk kotak yang digunakan untuk
penyimpanan uang
d. Stapler (hecht machine stapler) terdiri atas penjepret (stapler) dan pembuka isi
stapler

3. Dokumen Transaksi Kas Kecil :

a. Bukti kas masuk
Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang danakas kecil bahwa telah
menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian dana kas kecil .

BUKTI KAS MASUK

PT SARANA PRODUKSI JAYA Nomor: KM 001/SPJ/III/2019

BUKTI KAS MASUK

Diterima dari : Bendahara

Uang sejumlah : Delapan juta lima ratus lima puluh ribu rupiah

Untuk keperluan : Pengisian dana kas kecil

Rp. 8.550.000,00
Surabaya, 1 Maret 2019

Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,

ABWJ DNS
SVA
Ir. Raihan Baskoro Diana Sari, SE Ayu Putri
 Dierktur Bendahara Sekretaris

b. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah bukti tramsaksi yang dibuat oleh pemegang kas kecil bahwa telah
mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk kepeluan pembayaran

BUKTI KAS KELUAR

PT SARANA PRODUKSI JAYA Nomor: KK 001/SPJ/III/2019

BUKTI KAS KELUAR

Diserahkan kepada : Renita sari

Uang sejumlah : Enam ratus ribu rupiah

Untuk keperluan : membayar konsumsi rapat

Rp. 600.000,00
Surabaya, 4 Maret 2019

Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,

ABWJ SVA
RS
Ir. Raihan Baskoro Ayu Putri Renita Sari
Kepala Devisi Umum Sekretaris

c. Formulir pengajuan dana kas kecil

Formulir yang digunakan oleh pemegang dana kas kecil untuk mengajukan pengisian dana kas kecil.
Formulir pengajuan dana kas kecilini hanya digunakan untuk system imprest, yaitu pada
pembukuan kas kecil system dana tetap.

FORMULIR PENGAJUAN DANA KAS KECIL

Dana untuk bagian : Umum

Periode kas kecil : April 2019
Dana tetap kas kecil : Rp. 10.000.000,00
Saldo : RP. 1.526.000,00
Keterangan Jumlah
Pengisian Dana Kas kecil Delapan juta empat ratus tujuh
puluh empat ribu rupiah
Total Rp. 8.474.000,00
Di setujui oleh :…………………………. Di buat oleh :…………………………………
Tanggal :………………………… Tanggal :…………………………………