Manajemen Fasilitas Rekam

Medis

Dr. Endang Suparniati, M.Kes

LOGO
 Macam ruang yang dibutuhkan

1. Tempat pendaftaran pasien

2. Ruang penyimpanan file
3. Ruang proses pengolahan berkas RM
4. Ruang pengolahan data (pelaporan)
5. Ruang kepala unit kerja RM dan ruang
rapat
6. Ruang istirahat pegawai (wc dan kamar
mandi, tempat ibadah)
Tempat pendaftaran pasien
KARTU PASIEN
Contoh kartu pasien
 Sistim penomoran

 Untuk identifikasi di saryankes pasien

diberikan nomor rekam medis.
 Berikut adalah bbrp cara penomoran:
1. Serial numbering
 setiap kali datang diberi nomor baru

2. Serial numbering unit

 Setiap kali datang diberi nomor baru, berkas RM lama
digabung ke nomor baru

3. Unit numbering
 Pasien hanya diberi 1 nomor untuk semua pelayanan di
saryankes
 Ruang penyimpanan berkas
 Luas disesuaikan dengan
 jumlah berkas RM yang akan disimpan (dengan
perhitungan 5 tahun ke depan)
 Sistim penyimpanan (straight, terminal, midle digit)
 Cara penyimpanan  sentralisasi / desentralisasi
 Ukuran berkas RM
 Jenis Rak yang digunakan
 Lokasi
 Dekat dengan poliklinik dan unit gawat darurat
 Lingkungan
 Perhatikan pencahayaan, suhu dan kelembaban
 Rak
untuk penyimpanan berkas RM
manual / kertas
 Jumlah disesuaikan dengan
ukuran dan jumlah berkas RM
 Rak terbuka / tertutup , statis /
bergerak
 Tempat penyimpanan

Sentralisasi Desentralisasi
 RM pasien rawat jalan,  RM rawat inap disimpan
rawat inap & gawat di unit kerja RM,
darurat disimpan dalam 1 sedangkan RM rawat
lokasi unit kerja RM inap dan gawat darurat
 Duplikasi < disimpan di lokasi
 Alat dan ruang < pelayanan
 Lebih mudah dikontrol  Duplikasi >
 Alat dan ruang >
 Lebih sulit dikontrol
 Berkas Rekam Medis

1. Kertas
 Bahan kertas  disimpan minimal 5 tahun
sejak pasien terakhir datang ke saryankes
 Ukuran berkas standart (misalnya : A4)
 Ditetapkan format baku

2. Perlu pelindung berkas (folder)

 Diberi kode warna
 Sistim penyimpanan

 Straight numeric filing

 Diurutkan sesuai nomor urut rekam medis

 Terminal digit filing

 Nomor pasien dibagi 3 bag
 2 digit terakhir dipakai sebagai acuan pengelompokan
 Dikelompokkan menjadi 100 nomor (00 – 99)

 Midle digit filing

 Nomor pasien dibagi 3 bag
 2 digit terakhir dipakai sebagai acuan pengelompokan
 Dikelompokkan menjadi 100 nomor (00 – 99)
 Contoh

Straight Terminal Midle

46 – 45 – 24 46 – 45 – 24 46 – 45 – 96
46 – 45 – 26 47 – 45 – 24 46 – 45 – 97
48 – 45 – 24 46 – 45 – 98
46 – 45 – 27
46 – 45 – 28 49 – 45 – 24 46 – 45 – 99
46 – 45 – 29 50 – 45 – 24 46 – 46 – 00
51 – 45 – 24 46 – 46 – 01
46 – 45 – 30
46 – 45 – 31 52 – 45 – 24 46 – 46 – 02
 PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS

Diperhitungkan berdasarkan
 Jumlah kunjungan pasien baru dan lama
rawat jalan & gawat darurat
 Jumlah pasien masuk rawat inap
 Lembar lepas
Lama pasien dirawat
Jumlah tindakan / operasi
 Outguide

 Sebagai petunjuk keberadaan

berkas RM ketika tidak berada di
rak penyimpanan
 Folder outguide
– Bahan dipilih yang agak kaku
– Ukuran lebih panjang dari berkas
– Warna berbeda menyolok dari
sampul berkas RM
CONTOH OUT GUIDE
 ISI OUT GUIDE

KUNJUNGAN PASIEN
NOMOR REKAM MEDIS :

NAMA PASIEN :

TANGGAL :

POLIKLINIK / BANGSAL TUJUAN :

PINJAM REKAM MEDIS

NOMOR REKAM MEDIS :
NAMA PASIEN :
TANGGAL :
NAMA PEMINJAM :
KEPERLUAN :
TANDA TANGAN :
 Elektronik

 Sistim harus menjamin

 Kemudahan akses untuk pelayanan
 kemanan dari akses yang tidak berhak,
 Keamanann dari kerusakan sistim atau
bencana
 Autentifikasi
 Komputer
 Hard ware  jaringan, server, terminal
komputer
 Peralatan
 Mebelair
 Meja kursi, almari sesuai kebutuhan dan
jumlah SDM

 Alat tulis kantor

 Sesuai dengan banyak dan jenis kegiatan
maupun laporan yang harus dihasilkan.
LOGO