Farmasi Rumah Sakit

“Managemen Penyimpanan Obat”

Dosen : Dra. Azizah Nuraini P.,MM.,Apt

Kelas A
Apoteker Angkatan XXXVIII

KELOMPOK :

Siti Zulaeha 19340010

Ayunita Utami 19340032
Wilda Harmita 19340038
Arsyadani Fauzi 19340036
Sella Destika 19340127
Latar Belakang

Rumah sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan diharapkan dapat memberikan

pelayanan yang cepat, lengkap dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat dengan
memenuhi prinsip kemanusiaan dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang
optimal melalui pemberian pelayanan kesehatan yang bermutu
Dalam Keputusan Menteri Kesehatan (Kepmenkes) RI Nomor
1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pelayanan
farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang pelayanan
kesehatan yang bermutu. Pembangunan di bidang pelayanan farmasi bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi pelayanan kesehatan.
Tujuan Managemen Obat

1. untuk melindungi barang-barang yang tersimpan dari kehilangan,

kerusakan, pencurian, atau pemborosan dan untuk mengelola
pergerakan pasokan dari sumber ke pengguna dengan efisien
mungkin.
2. untuk memastikan bahwa sistem distribusi selalu mengandung
barang yang tepat dalam jumlah yang benar.
 Manual vs Komputerisi

Manual Komputerisasi
Data pada penerimaan dan penyimpanan secara Semua data tersimpan dalam satu sistem yang
keseluruhan di catat dalam laporan penerimaan dan berbasis komputer
penyimpanan

Tidak fleksibel Lebih cepat, akurat, ekonomis, dan fleksibel

Tidak membutuhkan keahlian khusus dalam Membutuhkan keahlian khusus dalam pengoprasian
pembuatan

Sistem manual tetap digunakan sebagai back-up Dipercaya dapat mengatasi masalah pada
untuk mendukung system komputerisasi pengelolaan persediaan, namun data masih harus
dimasukkan, dimanipulasi, dan ditafsirkan oleh staf
yang terampil dan berpengetahuan luas.
Informasi pengadaan

Unit gudang medis menyediakan unit pengadaan dengan daftar jenis dan jumlah obat yang

dibutuhkan dan menginformasikan tentang pemasok, harga satuan, jumlah pesanan, tanggal

kedatangan yang diharapkan dari pengiriman, dan informasi penting lainnya.

Hal yang penting dalam waktu tunggu pengadaan (lead time) adalah :

1. Tanggal mulai pemesanan

2. Tanggal jatuh tempo kepada pemasok (untuk tender)
3. Surat informasi kredit
4. Informasi pengiriman dan tanggal
5. Tiba di gudang obat RS
6. Tanggal pembukaan gudang
7. Tangal penerimaan laporan
Catatan stok

1. Berisi informasi tentang pemasok, pelanggan, harga, penerimaan stok, kerugian stok dan
saldo stok. Data ini penting untuk perencanaan distribusi.
2. Mendokumentasikan semua transaksi yang berkaitan dengan suatu item dalam infentaris.
Ini mungkin berisi informasi tentang tingkat pemesanan ulang, interval pemesanan ulang,
jumlah pmesanan ulang, waktu tunggu dan perkiraan tingkat konsumsi.
3. Harus ada catatan stok (manual atau komputerisasi) untuk setiap item dalam persediaan.
Pemantauan dan pelaporan kinerja

1. Sistem pencatatan dan pelaporan harus dirancang dalam pengumpulan data untuk
pemantauan rutin terhadap catatan stok karena merupakan sumber informasi penting
tentang seberapa efektif system distribusi dikelola
2. Pelaporan memberikan bukti rinci bagaimana produk mengalir melalui sistem dan dapat
digunakan untuk mengidentifikasi maslaah yang terjadi hinga tindakan korektif dapat
dilakukan.
Komunikasi

1. Gudang medis harus memelihara komunikasi yang efektif dengan pemasok, dengan gudang
dan fasilitas kesehatan, dan dengan kementerian kesehatan.
2. Pertemuan berkala dengan staf fasilitas klien dapat membantu memastikan komunikasi
yang baik dan sistem pasokan yang lebih efektif.
 2. Arus stok dan dokumen

Penerimaan Penyimpanan Alokasi stok

Berita tertulis Susunan Pengambilan

dan pengiriman pesanan pesanan
Pemeriksaan barang yang di terima
 Daftar periksa inspeksi obat-obatan
TABLET KAPSUL PARENTERAL

1. Tablet tidak berubah ukuran 1. Kapsul berukuran sama 1. Larutan sudah jelas (larutan
2. Tablet tidak berubah bentuk 2. Kapsul tidak berubah bentuk harus bebas dari partikel yang
3. Tidak berubah warna 3. Kapsul tidak berubah warna tidak terlarut, dalam batasan
4. Tanda tablet identik 4. Tanda kapsul identik yang diizinkan).
5. Tidak ada cacat 5. Tidak ada cacat 2. Padat kering untuk digunakan
6. Tidak ada bau saat botol 6. Tidak ada kapsul kosong dalam suntikan seluruhnya bebas
tertutup dibuka 7. Tidak ada kapsul terbuka atau dari partikel asing yang terlihat.
7. Tidak ada bau setelah tablet pecah 3. Tidak ada wadah bocor (botol,
telah terpapar udara ruangan ampul) dan tanggal penerimaan
selama 20-30 menit
 3. Zonasi Stok di Dalam Gudang
(Suhu Dan Keamanan Tempat)
A B C D
Kategori
Keamanan Keamanan Mudah Korosif
Normal Tinggi Terbakar

Temperatur tidak
1    
terkendali
+15 sampai +25-30˚C
2  
(kelembaban terkontrol)
3 2 sampai +8˚C 
4 -20˚C 

KETERANGAN:
Keamanan Normal yaitu keamanan yang tidak terlalu ketat.
Keamanan Tinggi yaitu Keamanan penyimpanan dari kehilangan.
Suhu penyimpanan obat menurut
karakteristiknya :

1. Penyimpanan pada suhu kamar yang tidak terkontrol

2. Penyimpanan pada suhu terkontrol dan kelembaban yang terkontrol
3. Penyimpanan dingin
4. Penyimpanan aman
5. Mudah terbakar
Suhu penyimpanan obat menurut
karakteristiknya :

1. Penyimpanan Pada Suhu Kamar Yang Tidak Terkontrol

Banyak produk dapat disimpan dengan aman pada suhu yang tidak terkontrol. Namun, suhu di
bagian atas gudang dapat melebihi 40 ° C bahkan di daerah beriklim sedang Di iklim dingin, suhu
akan turun di bawah titik beku di gudang yang tidak dipanaskan. Suhu ekstrim seperti itu dapat
merusak beberapa barang.
2. Penyimpanan pada Temperatur Terkendali dan Kelembaban Terkontrol
Di daerah beriklim panas, perlu menyimpan banyak barang di kamar ber-AC. Dalam iklim
lembab, penurun berguna untuk mencegah kerusakan kelembaban. Dalam iklim dingin, gudang
mungkin perlu dipanaskan di musim dingin untuk melindungi produk yang rusak akibat pembekuan.
3. Penyimpanan Dingin
Potensi vaksin, serum, alat uji, dan banyak barang lainnya tergantung pada penyimpanan
dingin. Vaksin, khususnya, harus dijaga pada suhu yang dikontrol secara tepat dari awal pembuatan
hingga pelayanan akhir. Contohnya dry ice dan cold box.
Lanjutan.....

4. Pengawasan Ketat
Narkotika dan zat yang dikendalikan lainnya harus disimpan di ruang aman atau di
brankas. Idealnya, lampu peringatan merah atau bel peringatan yang akan aktif saat pintu
dibuka agar tetap dekat dengan gudang. Kunci ke gudang aman harus disimpan dalam
brankas.
5. Mudah terbakar
Zat mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dibangunan atau ruangan
khusus. Bangunan yang terpisah adalah terbaik karena sangat mengurangi risiko
kebakaran yang menyebar ke gudang utama. Gudang yang mudah terbakar harus
diperbaiki dengan baik dan tahan api. Contohnya APAR ( Alat Pemadam Api Ringan).
Persyaratan untuk rantai dingin yang
efektif
Cold Chain adalah pengelolaan vaksin sesuai dengan prosedur untuk
menjaga vaksin tersimpan pada suhu dan kondisi yang telah ditetapkan.

Tingkat dan Fungsi Staff Persediaan dan perlengkapan yang di butuhkan

Nasional Peralatan Rantai Dingin
• +4˚C ruangan dingin seperti unit kulkas, rekaman alarm thermometer
• -20˚C ruang freezer
• Freezer ice pack dan kotak dingin (Ice Box) kecuali jika pendingin
digunakan
• Catu daya stanby

Persediaan kerja dan keselamatan

• Vaksin dan peralatan suntik
• Alat tulis dan formulir
• Kartu monitor rantai dingin
• Peralatan rantai dingin

Transportasi dan bahan bakar

Tingkat dan Fungsi Staff Persediaan dan perlengkapan yang di butuhkan
Daerah/ Provinsi Peralatan Rantai Dingin
• +4˚C ruangan dingin seperti unit kulkas, rekaman alarm thermometer
• -20˚C untuk ruang freezer
• Freezer ice pack dan kotak dingin (Ice Box) kecuali jika pendingin
digunakan
• Catu daya stanby

Persediaan kerja dan keselamatan

• Vaksin dan peralatan suntik
• Alat tulis dan formulir
• Kartu monitor rantai dingin
• Peralatan rantai dingin

Transportasi dan bahan bakar

Kabupaten Peralatan Rantai Dingin
• Kulkas vaksin thermometer alarm
• Kotak dingin untuk sesi penjangkauan
• Vaksin pembawa

Persediaan kerja dan keselamatan

• Vaksin dan peralatan suntik
• Alat tulis dan formulir
Transportasi dan bahan bakar
Tingkat dan Fungsi Staff Persediaan dan perlengkapan yang di butuhkan
Fasilitas kesehatan Peralatan Rantai Dingin
• Kulkas vaksin thermometer alarm
• Kotak dingin untuk sesi penjangkauan
• Vaksin pembawa

Persediaan kerja dan keselamatan

• Vaksin dan peralatan suntik
• Alat tulis dan formulir
Transportasi dan bahan bakar
 4. Lokasi stok dalam suatu zona
Lokasi Tetap
• Sistem lokasi tetap tidak
fleksibel
• Jika item baru dipesan,
mungkin tidak ada tempat
penyimpanannya
• Meningkatnya resiko
pencurian
• Saat stok habis, lokasi
penyimpanan dikosongkan dan
dibiarkan kosong sampai
pengiriman barang sudah
diterima
Lokasi Tidak Tetap Lokasi kombinasi
• Sistem menggunakan ruang • Sistem lokasi kombinasi dari
yang tersedia secara efisien lokasi tetap dan lokasi tidak
• Unit pengadaan menyediakan tetap
informasi tentang jenis, • Setiap item diberi beberapa
volume dan berat barang ruang tetap untuk
masuk pemngembalian stok. Saat
• Petugas gudang menilai lokasi pesanan disipakan, staf barang.
mana yang akan kosong saat Sisa gudang diisi pada prinsip
stok baru tiba dan menetapkan lokasi tidak tetap.
lokasi yang sesuai
• Jika ruang yang tidak
mencukupi tersedia barang lain
bisa dipindahkan untuk
meciptakan lebih banyak
tempat
• Catatan lokasi pengendalian
stok diperbarui
5. Klasifikasi Stok

Di gudang yang menggunakan prinsip lokasi tetap. Item dapat diatur secara fisik dengan tujuh
cara :
1. Kategori terapeutik atau farmakologis
2. Indikasi Klinis
3. Sesuai Abjad
4. Tingkat Penggunaan
5. Bentuk Sediaan
6. Bin acak
7. Kode Komoditi
Lanjutan......
Kategori terapeutik atau farmakologis
Obat yang disimpan berdasarkan terapi farmakologinya
Indikasi klinis
Sebuah sistem yang berdasarkan indikasi klinis mirip dengan kategori terapeutik dan mungkin banyak digunakan
digudang kecil.
Sesuai abjad
Urutan abjad (dengan nama generik) juga menarik di gudang periferal yang menyimpan sedikit barang. Namun,
setiap perubahan dalam daftar obat nasional (esensial) atau dalam daftar tingkat penggunaan memerlukan
reorganisasi gudang itu sendiri dan sistem administrasi persediaan.
Tingkat penggunaan
Penyimpanan menurut tingkat penggunaan adalah cara yang jelas untuk mengorganisir peralatan obat dan
perlengkapan peralatan di gudang dengan tingkat yang lebih tinggi.
Bentuk sediaan
Obat disimpan berdasarkan bentuk sediaan ( tablet dan kapsul disimpan bersama, dengan area terpisah dengan
sediaan injeksi, krim dan salep).
Bin acak
Ruang penyimpanan yang unik yang dikenali oleh sebuah kode. Unit rak dapat dibagi secara vertikal dan horizontal.
Masing-masing dengan kode lokasi unik.
Kode komoditi
Pengkodean komoditas adalah sistem organisasi abstrak. Ia menawarkan fleksibilitas maksimum dan dapat
digunakan di gudang besar maupun gudang kecil.
6. Penyimpanan dan penanganan
stok
Ada 4 sistem dasar penyimpanan :
1. Rak
2. Palet lantai
3. Palet Bertumpuk Balok
4. Palet Rak

Pemilihan system bergantung pada faktor-factor berikut :

1. Jumlah produk untuk disimpan
2. Volume rata-rata setiap produk.
3. Tinggi Internal bangunan penyimpanan.
4. Ketersediaan lokal peralatan penanganan mekanik dan keterampilan untuk
menggunakan dan merawatnya.
Ilustrasi beberapa peralatan penyimpanan
dan penanganan yang khas
7. Pebenahan

Pembenahan untuk gudang termasuk pembersihan dan pengendalian hama, sistem pemeriksaan
rutin seperti suhu dan atap kebocoran, pembuangan stok, pencegahan terhadap kebakaran, dan
langkah-langkah keamanan yang ketat.
1. Pembersihan dan Pengendalian hama
2. Inspeksi/ pemeriksaan
3. Pembuangan stok kadaluarsa atau rusak
4. Tindakan pencegahan kebakaran
5. Keamanan
Lanjutan....
1. Pembersihan dan Pengendalian hama
Gudang harus dijaga tetap rapi dan harus dibersihkan dua atau tiga kali seminggu. Sebagian besar Gudang
memiliki personil yang memadai untuk pembersihan terjadwal dan peralatan pembersih yang memadai harus
tersedia.
2. Inspeksi/ pemeriksaan
Staf senior harus memeriksa penyimpanan secara teratur. Kepala gudang harus memastikan bahwa pegawai gudang
memeriksa rak dan palet setiap hari untuk mengetahui tanda-tanda pencurian, hama atau kerusakan air dan
kerusakan akibat kondisi iklim.
3. Pembuangan stok kadaluarsa atau rusak
Pembuangan atau stok kadaluarsa harus ditempatkan di area penyelamatan yang ditunjuk untuk menunggu
weweang pembuangan.
4. Tindakan pencegahan kebakaran
Barang yang mudah terbakar seperti karton dan kotak, tidak boleh ditumpuk di gudang.
5. Keamanan
Pengunjung harus melapor terlebih dahulu ke kantor pemilik gudang sebelum masuk dan tidak boleh masuk ke area
penyimpanan barang jika tidak izinkan.
Manajemen penyimpanan yang baik dan buruk
8. Organisasi dan managemen
gudang obat
1. Pelatihan staf dan prosedur manual penyimpanan obat

2. Pengawasan dan disiplin staf

3. Pengembangan karir
9. Fasilitas staf

1. Fasilitas kebersihan
Akomodasi sanitasi harus ditempatkan di sekeliling bangunan untuk memungkinkan ventilasi
alami dan menjaga saluran pembuangan di luar gedung.

2. Area istirahat staf

Tempat istirahat yang terpisah, dengan dapur, toilet dan dapur untuk mempersiapkan dan
menyimpan makanan, meningkatkan staf semangat dan mengurangi bahaya kebakaran dan risiko
hama di gudang.

3. Pertolongan pertama
Harus ada alat pertolongan yang memadai dan tersedianya pakaian untuk merawat pekerja
yang menderita luka di tempat kerja. Fasilitas cuci darurat harus disediakan jika ada anggota staf
yang berkontak dengan agen kosorif atau beracun
Kesimpulan

1. Tujuan utama pengendalian persediaan adalah mengelola pengadaan dan pergerakan stok
2. Karakteristik operasi penyimpanan yang dikelola dengan baik :
1. Gudang harus dibagi menjadi zona yang menyediakan berbagai kondisi lingkungan
dan tingkat keamanan
2. Harus ada zona yang tepat agar sesuai dengan setiap barang yang akan disimpan
3. Stok harus disimpan di palet di lantai pada rak palet, atau zona rak
4. Pembenahan yang baik, pembersihan dan inspeksi, pembuangan stok yang kadaluarsa
dan rusak, dan pengelolaan keamanan harus dijaga
5. Struktur manajemen harus di definisikan dengan jelas
6. Staf harus memenuhi syarat, terlatih, disiplin, dan dihargai
7. Untuk meningkatkan efisiensi, staf harus memiliki kondisi kerja yang baik dan
fasilitas.
TERIMAKASIH
Kartu pencatatan stok
Kartu stok
Permintaan sampel / bon pengeluaran