MANAJEMEN PENYIMPANAN OBAT

APOTEKER ISTN ANGKATAN XXXII KELAS B

KELOMPOK III :

DONA ALISA PURNAMA 16340043

LUCKY YANUAR DWIYANTI 16340047
THOMAS ALFA EDISON PELOAN 16340048
ASTRI SRI WAHYUNI 16340059
WALTER ROBIJALFAL 16340071
ALFRITA 16340073
LATAR BELAKANG

PENGENDALIAN TUJUAN MANAJEMEN

PERSEDIAAN PENYIMPANAN OBAT

1. Melindungi barang-barang yang tersimpan

dari kehilangan
2. Melindungi dari Kerusakan
3. Melindungi dari pencurian atau pemborosan

Pengendalian Persediaan/Tujuan Manajemen Penyimpanan Obat harus ditunjang oleh

Penggunaan Sistem Informasi yg Efektif
 8 Karakteristik dari Penyimpanan yang dikelola dengan Baik

1. Penyimpanan harus dibagi menjadi zona yg menyediakan berbagai

kondisi lingkungan dan derajat keamanan
2. Harus ada zona yg tepat untuk memenuhi setiap item yg akan disimpan
3. Penyimpanan harus diatur dalam setiap zona menurut beberapa sistem
yg teratur
4. Penyimpanan obat harus disimpan pada palet, dan sistem ini
membutuhkan jenis peralatan penanganan khusus
5. Pembenahan dan inspeksi, pembuangan stok yang kadaluarsa dan
rusak, dan pengelolaan keamanan harus dijaga.
6. Struktur manajemen harus didefinisikan secara jelas
7. Staf yg berkualitas, terlatih, disiplin dan dihargai
8. Meningkatkan efisiensi, staf harus memiliki fasilitas dan kondisi kerja yg
baik
 Sistem Manual versus Sistem Komputerisasi

Fungsi dan tugas dari kedua sistem diatas adalah sama penting antara lain :

 Input Data
 Penyimpanan Data
 Pengolahan Data
 Pengambilan Data; dan
 Penyebaran Data

Sistem Komputerisasi memungkinkan beberapa tugas yg harus diselesaikan

lebih cepat, akurat dan fleksibel
 Informasi Pengadaan

Hal yang penting dalam pengadaan adalah :

 Tanggal
 Tanggal pemesanan kepada pemasok
 Informasi pengiriman dan akhir
 Penerimaan barang
 Tanggal penerimaan barang
 Data laporan penerimaan barang
 Catatan Persediaan

 Pemasok
 Pelanggan
 Harga
 Kwitansi barang (stok)
 Masalah persediaan
 Kerugian persediaan
 Saldo persediaan
Kinerja Pemantauan dan Pelaporan

Pencatatan dan Sistem

Pelaporan: pengumpulan
data untuk pemantauan
rutin
Catatan Pasokan adalah
Informasi penting tentang
cara efektif sistem distribusi
yg dikelola

Laporan secara berkala

 Pesanan

Kumpulan
pesanan

Proses Pengiriman
Distribusi
Stock Dan
Dokumen
Menerima

Alokasi

Penyimpanan
Proses Penerimaan Obat dari Pemasok
 Dokumen Penyimpanan Obat

1. Faktur Pembelian: Barang yang diserahkan langsung ke CMS

diperiksa atau dikumpulkan dari gudang utama. Beberapa salinan
dokumen pengiriman pemasok dan faktur pemasok harus diterima
oleh CMS sebelum pemasok tiba, data ini dicacat diformulir
panduan atau komputerisasi untuk mengecek setiap pesanan
pembelian.
2. Kartu stok :
Penyimpanan stok obat Karakteristik Gudang
Penyimpanan Obat
Setelah obat/barang masuk dari
pemasok diperiksa, dan disetujui,
1. Kontrol Suhu
kemudian dipindahkan ke gudang
2. Tahan Api
Utk disimpan di tempat yg cocok.
3. Keamanan yg Tinggi
Stok dapat disimpan pada pallet
lantai, rak pallet, atau rak. Jika
berbentuk cairan atau setngah cair
dapat disimpan ditempat yg tepat
dan setiap item harus dicatat pada
kartu stok masing-masing item
obat/barang.
Lanjutan ....
Karakteristik Gudang Penyimpanan Obat

1. Kontrol Suhu
 Tabel Temperatur
No. Kategori
danA
Zona
Keamanan AmanB
Keamanan yang
C
Mudah terbakar
D
Korosiv
Normal tinggi

1 Suhu yang tdk

terpengendalian

2 +15 to + 25 – 30oc
(pengendalian kelembapan
)

3 0 to +8oc

4 -20oc

Dengan demikian, item kalsifikasi "2B" dalam skema ini akan disimpan di 15 0C sampai
250C -300C di tempat aman.
 2. Tahan Api

Barang-barang yang mudah terbakar, seperti alkohol dan eter, harus

disimpan diruangan atau bangunan khusus. Akan lebih baik jika
ditempatkan dalam bangunan terpisah, karena hal ini dapat
menurunkan resiko api menjalar ke penyimpanan utama secara
signifikan. Disitu harus dipasang “alat pencegah ledakan” pada dinding
atau atap.

3. Keamanan
Narkotika dan zat terlarang lainnya harus disimpan di ruang yang
aman atau di tempat yang aman. Idealnya, lampu peringatan merah
atau peringatan lonceng yang akan mengaktifkan ketika pintu
dibuka harus tetap dekat dengan penyimpanan. Kunci tempat
penyimpanan yang aman harus disimpan di tempat yang aman.
Masuk ke tempat penyimpanan atau gudang harus dikendalikan.
Tidak lebih dari dua petugas yang ditugaskan harus memiliki akses.
Biasanya, salah satu harus menjadi direktur penyimpanan, apoteker
paling senior, atau pemilik sarana apotek yang paling senior.
Tindakan pencegahan tersebut juga diperlukan untuk obat
nonnarkotik yang sering dicuri.
 Lokasi Penyimpanan Obat Klasifikasi Sistematika
di Gudang Penyimpanan Obat
1. Zona Tetap
Item harus jelas diatur dalam masing-
2. Zona Berpindah
masing zona penyimpanan. Hal ini
3. Zona Kombinasi
Memudahkanutk memuat pengendalian
stok, inventrisasi dan ketertiban.
 obat-obatan dan perlengkapan
Ditempat yg menggunakan prinsip zona
medis penting harus disimpan dan
tetap, obat dapat diatur secara fisik
diletakkan pada bagian yang baik
antara lain :
dari suhu dan keamanan.
 tempat penyimpanan dapat berupa
1. Kelas Terapi
gedung yg terpisah atau ruangan,
2. Sesuai Abjad
lemari terkunci, kulkas, frezeer, atau
3. Tingkat Penggunaan
ruang dingin.
4. Bentuk Sediaan
5. Penyimpanan Acak
6. Kode Komoditi
 Pengendalian Stok menggunakan
FIFO dan FEFO

Untuk menghindari penumpukan stok kadaluarsa dan barang yang rusak,

barang harus disimpan dan dikeluarkan pada FIFO atau FEFO. Sistem
pengendalian stok harus mencatat tanggal kadaluarsa.
 Kartu stok dan kartu catatan pasokan di cek terus
Stok Opname menerus setiap item persediaan. Di potik harus secara
teratur mengecek pasokan untuk memriksa bahwa
pasokan pada cacatan persediaan benar

 Menegakkan prosedur dan peraturan yang dirancang

untuk mencegah kerugian dan pemborosan
 Pastikan bahwa ukuran keamanan yang memadai
Kegunaan stok opname :
 Persediaan tambahan berupa evaluasi yang dapat
mengetahui barang yang cacat dalam sistem
pergudangan
 Memberikan evaluasi secara berkala kondisi
penyimpanan dan kecukupan fasilitas penyimpanan,
tata letak dan pengaturan stok.
 Mengidentifikasi kelebihan, expired dan persediaan
usang
 1. Pembersihan dan Pengendalian Hama
- Tempat penyimpanan harus rapi dan
memiliki petugas yang memadai untuk
dijadwalkan dalam pembersihan 2-3 kali
seminggu.

2. Inspeksi
PEM BENAHAN - Pengontrolan semua tempat penyimpanan yang
dilakukan setiap hari oleh Kepala Gudang obat
untuk menhindari terjadi pencurian, hama dan
kerusakan akibat air dan akibat kondisi iklim.
3. Pengurangan stok kadaluarsa atau rusak
- Obat yang telah kadaluarsa dan rusak harus
dipindahkan ke tempatkan yang aman untuk
menunggu waktu pemusnahan. Agar tidak terjadi
penumpukan obat dan kesalahan pengambilan
obat dari gudang
Lanjutan tentang Pembenahan

4. Pencegah Kebakaran
- Sampah yang mudah terbakar seperti karton dan kotak tidak
boleh ditumpuk didalam gudang
- Harus ada tanda “dilarang Merokok”
- Harus ada petunjuk untuk area yang diperbolehkan untuk
merokok
- Alat Pemadam Kebakaran secara teratur diperiksa dan
seluruh pegwai menerima pelatihan teknik pemadam
kebakaran dan tindakan darurat.

5. Keamanan
- Idealnya, kantor tempat penyimpanan harus memiliki jendela,
pintu masuk yang kompleks
- Tidak boleh ada kendaraan yang masuk sembarangan kecuali di
izinkan oleh petugas kepala gudang dan peggawai lain.
- Akses pejalan kaki ke gudang penyimpanan harus dikendalikan
dengan ketat
 Tempat
Beristirahat
Fasilitas staf

Pertolongan
Pertama

Fasilitas
Kebersihan
Tempat Penyimpanan Obat

Penempatan Palet-palet
Pada Rak Lantai

Blok Tumpukan Rak Palet

Palet