FARMASI INDUSTRI DISTRIBUSI

DISTRIBUSI

Cara Penyimpanan Produk di Gudang Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang Baik

Cara Penyimpanan Produk di Gudang Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang Baik

Majalah Farmasetika – Menurut Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) 2019 Pedagang Besar Farmasi
yang selanjutnya disingkat PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk
pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.

PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.

Dalam mendistribusikan produk hingga ketangan pelanggan, peran PBF dari mulai pengadaan hingga
pengiriman haruslah diperhatikan. Salah satunya dalam proses penyimpanan.

Proses penyimpanan bertujuan Untuk memastikan barang-barang di gudang, disimpan sesuai

dengan persyaratan yang ditentukan oleh Principal dan peraturan Pemerintah serta terjaga
kualitasnya. Proses penyimpanan yang dilakukan di gudang dan kontrol terhadap barang-barang
yang disimpan, fasilitas infrastruktur untuk penyimpanan seperti bangunan gudang,
suhu/kelembaban, material handling equipment, kartu barang dan stock opname.

Untuk mengetahui bagaimana suatu produk bisa sampai ketangan pelanggan dengan baik ada
beberapa hal yang harus diketahui prosesnya, salah satunya proses penyimpanan yang tepat dapat
menjadi titik penting dalam memelihara produk. Maka dari itu berikut adalah prosedur
penyimpanan produk di PBF menurut CDOB 2015 yaitu:

Daftar Isi

a. Infrastruktur Penyimpanan

b. Sistem Penyimpanan

c. Sistem Pencatatan

Kesimpulan

a. Infrastruktur Penyimpanan
Infrastrukur penyimpanan harus di perhatikan untuk menjamin kondisi penyimpanan di simpan di
tempat yang baik. Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk infrastruktur penyimpanan
diantaranya:

Area dan fasilitas didesign menjamin kondisi penyimpanan yang baik ( bersih, bebas banjir, bebas
sampah, debu, unggas, serangga, hama, kebocoran, pecahan, mikroorganisme, dan kontaminasi
silang). Pemeliharaan berkala dilakukan menjamin fasilitas dalam kondisi baik.

Melindungi barang yang disimpan di ruangan penyimpanan dari pengaruh perubahan temperatur
dan kelembaban (60 % – 80 %) Ukuran dan layout bangunan gudang harus sesuai dengan ijin PBF.
Bila ada perubahan sampaikan pada Dinas Kesehatan Provinsi setempat untuk mendapat perubahan
ijin PBF.

Infrastruktur dan peralatan yang tersedia di gudang cabang merujuk pada persyaratan minimum
yang ditetapkan oleh perusahaan.

Tempat penyimpanan produk rantai dingin perlu dilengkapi sistem alarm dan genset.

Memiliki sirkulasi udara yang baik dilengkapi dengan perlengkapan yang memadai untuk
penyimpanan barang yang memerlukan pengamanan dan penyimpanan khusus

Program pemeliharaan area dan fasilitas penyimpanan dibuat secara tertulis yang merinci frekuensi
pembersihan dan metode yang dipakai.

Dilakukan pengamanan fisik khusus untuk ruang penyimpanan maupun seluruh bangunan.

Kepala Logistik harus selalu mengontrol suhu dan kelembaban ruang penyimpanan, meliputi:

1. Penyimpanan barang-barang di gudang harus mengikuti ketentuan yang ditetapkan oleh Principal,
untuk menghindari kerusakan

2. Tempat penyimpanan dilengkapi peralatan pengatur suhu (AC), pengukur suhu, pencatat suhu
atau alat lain yang bisa mengidentifikasi suhu ruangan

3. Suhu ruang penyimpanan dilakukan proses validasi dan mapping temperatur. Thermometer
ditempatkan pada titik panas dan titik dingin serta didekat pintu suatu ruang penyimpanan.

4. Suhu harus diperiksa serta dimonitor tiga kali sehari dan dicatat pada kartu

5. monitor suhu untuk menjaga area penyimpanan tetap dalam suhu yang ditentukan.

6. Thermometer harus dikalibrasi berkala minimal setahun sekali

7. Pencatatan harus disimpan selama 5 tahun ditambah 1 tahun, atau sesuai dengan Peraturan
Pemerintah.

Kepala Logistik melakukan penataan dan identifikasi tempat penyimpanan dengan

mempertimbangkan:

Alur penyimpanan dan pengeluaran barang

Ketersediaan alat Rack, shelving, lemari, chiller/freezer dan flow rack

Jumlah jenis barang per kelompok tipe penyimpanan

Luas lorong antar rack/shelving/flow rack dapat digunakan untuk lalu lintas reach truck/hand
pallet/picker

Tempat berjalan dan tempat transit barang di area penerimaan barang maupun di area pengiriman.

Ruang Karantina untuk produk sub standard dan recall

b. Sistem Penyimpanan

Kepala Logistik harus menyimpan barang pada tempat yang sesuai dengan persyaratan dan suhu
penyimpanan yang telah ditentukan oleh pabrikan dan/atau peraturan pemerintah yang berlaku.
Untuk produk farma dan alkes disimpan dalam satu gudang dengan lokasi terpisah (dapat disimpan
dalam ruangan, rak, shelfing terpisah). Pemisahan dapat dilakukan dengan menggunakan
pembatasan rak (wiremesh, gypsum).

– Kepala logistik harus menyimpan barang di tempat dengan persyaratan dan suhu
yang sudah ditentukan oleh pabrikan dan peraturan pemerintah yang berlaku.
– Untuk produk farma dan alkes disimpan dalam satu gudang dengan lokasi terpisah.
Pemisahan menggunakan pembatasan rak (wiremesh, gypsum)
– Kepala Logistik harus memperhatikan petunjuk penyimpanan pada karton barang.

Definisi dari instruksi penyimpanan yang tertera pada karton mempunyai pengertian :

Do not store over 300C: Harus disimpan antara +20C s/d + 300C

Do not store over 250C: Harus disimpan antara +20C s/d + 250C

Do not store over 150C: Harus disimpan antara +20C s/d +150C

Penyimpanan harus berdasarkan kategori sebagai berikut:

Kategori suhu dingin : Penyimpanan disimpan di Cold Strorage

Kategori suhu sejuk : Disimpan diruang yang menggunakan AC

Kategori suhu kamar terkendali : Disimpan diruang AC, menggunakan pallet

Kategori suhu kamar : disimpan di ruang dan diatas pallet

Produk Psikotropika : disimpan pada ruangan atau lemari khusus terkunci dan pengawasan ketat

Produk dengan nilai harga mahal : disimpan pada ruangan atau lemari yang terjaga keamanannya

Produk beraroma keras : disimpan berjauhan dengan produk farmasi dan makanan seperti susu

Barang recall, barang rusak dan kadaluarsa : dipisahkan dari produk komersil lainnya

Kepala Logistik harus menyimpan barang-barang di rak yang sudah ditentukan dan diatas pallet (alas
penyekat) untuk menghindari kerusakan barang akibat kelembaban dan kotoran

Sistem penyimpanan harus memperhatikan sistem FEFO dan FIFO

Barang yang diterima disimpan dengan sistem FEFO (First Expired First Out) yaitu barang yang baru
diterima dengan tanggal kadaluarsa yang lebih panjang ditempatkan di belakang dibanding barang
yang tanggal kadaluarsanya lebih pendek. Kemudian barang yang tanggal kadaluarsanya lebih
pendek disalurkan terlebih dahulu dibanding yang tanggal kadaluarsanya panjang.

Penyusunan barang disesuaikan dengan kebutuhan, bila sudah masuk masa kadaluarsa maka
dikumpulkan sendiri, diberi tanda dan dimonitor. Barang yang fast moving ditempatkan di bagian
yang mudah dijangkau.

Barang harus terpisah berdasarkan jenis nya dan disimpan secara teratur untuk mencegah resiko
pencampuran dan untuk mempermudah pemeriksaan maupun pengambilan.

Penyimpanan stok dengan susunan yang rapi dan diusahakan terdapat jarak tiap urutan untuk aliran
udara. Barang yang disimpan pada long span shelving menggunakan divider sebagai pembatas

Barang yang harus disimpan dengan suhu tertentu harus langsung disimpan pada cold
storage/refrigerator/chiller setelah dikeluarkan dari sterofoam. Tidak boleh melebihi 30 menit sejak
dikeluarkan dari sterofoam.

Penyimpanan barang harus terhindar dari kondisi yang dapat merugikan kualitas misalnya : sinar
matahari langsung, debu, tetesan air, tikus/serangga lain, berdekatan dengan barang yang
menyebabkan terjadinya kontaminasi dan tersusun terlalu tinggi.

c. Sistem Pencatatan

Sistem pencatatan pada kartu gudang dilakukan oleh petugas gudang dengan memperhatikan: nama
barang, tanggal, nomor dokumen, kuantitas, expire date, bets. Pencatatan kartu gudang wajib
dilakukan untuk produk-produk yang disimpan pada lokasi yang tetap (flow rack, shelving, long span
shelving, strong room, gold room, cold room).

Alokasi untuk penempatan produk sesuai dengan karakteristik barang sebagai berikut:

1. Barang berat, kemasan botol, cairan diletakkan di bawah

2. Barang-barang kecil, mudah pecah seperti injeksi atau vial diletakkan ditempat yang mudah
diambil

3. Barang slow moving dapat diletakkan ditempat yang paling jauh dari jangkauan atau alur
pengambilan barang

4. Kelompok per prinsipal untuk memudahkan perhitungan. Buat list produk sesuai dengan ABC
sesuai dengan ketersediaan tempat sesuai dengan layout

Prioritaskan relokasi produk fast oving class karena hal ini sudah mencakup lebih dari 80% (delapan
puluh persen) transaksi

Barang berat/bulky tidak diletakkan di atas

Kesimpulan

Proses penyimpanan yang baik dan sesuai aturan dapat membantu produk sampai ke tangan
pelanggan dengan baik. Proses penyimpanan yang benar dapat mengurangi kesalahan pengambilan
produk, tercampurnya produk yang berbeda, dan mengurangi terjadinya ED produk sebelum tanggal
ED yang ditetapkan karena penyimpanan yang tidak tepat.