PENYIMPANAN dan

DISTRIBUSI
Tujuan Instruksional : Mahasiswa dapat menjelaskan
penyimpanan dan distribusi perbekalan farmasi di rumah
sakit

Pokok Bahasan :
✔Sistem penyimpanan obat
✔Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan obat
✔Sarana-prasarana penyimpanan
✔Sistem distribusi obat (sentralisasi, desentralisasi, floor stock dan lain-lain)
Apa yang Anda lihat??
 PENYIMPANAN

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara

dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada
tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan dari fisik
yang dapat merusak mutu obat (Dep Kes RI, 2008).

Penyimpanan obat di rumah sakit :

1. Gudang sentral

2. Depo-depo farmasi

3. Bangsal-bangsal

4. Emergency Kit
 Tujuan Penyimpanan

• Menjamin mutu tetap baik dan menjaga kelangsungan persediaan (selalu ada
stock)
• Memudahkan dalam pencarian
• Memudahkan pengawasan persediaan/stok dan barang kadaluarsa, yaitu
disusun berdasarkan FIFO (First In First Out) FEFO (First Expired First
Out)
Metode penyimpanan
Metode penyimpanan perbekalan farmasi dapat dibedakan berdasarkan:
1. bentuk sediaan, contoh: tablet, sirup, injeksi
2. suhu, contoh: suhu dingin 2-80C, sejuk 8-15⁰C, kamar : 15-25 ⁰C
3. farmakologi, contoh: cardiovaskuler, antibiotik, saluran
pernafasan, anti alergi dll
4. Abjad / alfabetis, contoh: A B C D E, dst
5. asuransi, contoh: BPJS,INHEALTH dll
6. narkotika, sitostatika, high alert
7. FIFO / FEFO
 Persyaratan Ruang Penyimpanan
Perbekalan Farmasi :
1. Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses
2. Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan
fasilitas lain.
3. Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.
4. Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan
sistem pengairan yang baik pula.
5. Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk
menampung barang yang ada.
6. Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan
penyalahgunaan serta hewan pengganggu.
 GUDANG SENTRAL

Fungsi Gudang Farmasi

•Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat
•Menerima, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan
perbekalan farmasi.
•Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan pelaporan
mengenai persediaan dan penggunaan perbekalan farmasi.
•Mengamati mutu dan khasiat obat yang disimpan.
Persyaratan Gudang
• Luas minimal 3x4 m²

• Ruang kering/ tidak lembab

• Ada ventilasi

• Pencahayaan cukup

• Lantai dari tegel/semen

• Dinding dibuat licin

• Pintu dengan kunci ganda

• Ada lemari khusus narkotika/psikotropika (Kepmenkes RI, 2010)

Bangunan gudang
Harus memperhatikan faktor2 :

1. Kemudahan bergerak : tidak boleh menggunakan sekat, arus

penerimaan dan pengeluaran barang dapat diatur secara letter L
atau U

2. Sirkulasi udara yang baik : Dapat dilakukan dengan

menggunakan rak atau pallet.

3. Kondisi penyimpanan khusus : Vaksin memerlukan cold chain

khusus dan dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik,
Narkotika disimpan di lemari khusus dan selalu terkunci, bahan
mudan terbakar (flammable) seperti eter /alkohol di simpan di
ruangan terpisah

4. Pencegahan terhadap bahaya kebakaran : dihindari penumpukan

kardus/karton. Tersedia tabung gas pemadam kebakaran
 Rak/shelves

Floor
pallet
 Pallet racks

Block-stacked
pallets
Kontrol penyimpanan

Kontrol penyimpanan obat:

Stock opname

Memantau stock dengan kartu stock

Pengelolaan obat yang memerlukan suhu tertentu : pencatatan

suhu penyimpanan, minimal tiap shift (pergatian petugas)
 SOP pencatatan suhu dan kelembaban ruang dan kulkas
PEMANTAUAN SUHU DAN KELEMBABAN RUANGAN PENYIMPANAN OBAT SERTA SUHU KULKAS

No. dokumen … No. Revisi … Halaman 1.1

Standar Prosedur Operasional Farmasi Tanggal terbit : Ditetapkan,

…
Direktur Utama
Pengertian Pemantauan suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan obat serta suhu kulkas adalah prosedur
yang dilakukan petugas farmasi dalam memantau dan mencatat suhu dan kelembaban ruangan
penyimpanan obat serta suhu kulkas di gudang farmasi dan unit pelayanan farmasi
Tujuan Menjaga suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan obat serta suhu kulkas selalu sesuai dengan
syarat penyimpanan perbekalan farmasi.
Kebijakan Pemantauan suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan obat serta suhu kulkas dilakukan setiap
hari pada pergantian shift kerja, yaitu :
a.Pukul 07.00
b.Pukul 14.00
c.Pukul 21.00
Prosedur 1. Petugas farmasi mengecek suhu ruangan pada thermometer ruangan, lalu member tanda
titik dengan tinta merah dan menarik garis pada Grafik Suhu Ruangan
2. Petugas farmasi mengecek kelembaban udara pada Hygrometer ruangan, lalu member
tanda titik dengan tinta merah dan menarik garis pada Grafik Kelembaban Ruangan.
3. Petugas farmasi mengecek sushu kulkas lalu member tanda titik dengan tinta merah dan
menarik garis pada Grafik Suhu Kulkas.
Unit terkait
Termomo Pencatan pada
ter Grafik
/hygromet Suhu/kelemba
er ruang ban
Indikator penyimpanan sediaan farmasi

1.Persentase kesesuaian data stok antara barang (fisik) dengan

kartu stok atau data komputer

2.Turn Over Ratio (TOR)

3. Sistem penataan gudang

4.Persentase nilai obat yang kadaluarsa atau rusak

5. Persentase stok mati (dead stock)

Indikator penyimpanan sediaan farmasi
Sampel counting : meneliti kesesuaian jumlah barang yg tercatat di komputer /
kartu stok dengan jumlah sesungguhnya di tempat penyimpanan.

dead stock : barang yg selama 3 bulan terakhir tidak dikeluarkan dari gudang
% stok mati = total stok mati x 100%
total stok pd tanggal catat
expired date : % barang ekspired = jumlah barang expired x 100%
total stok pada tanggal catat
TOR (turn over ratio) : rasio perputaran barang (modal) selama 1 semester atau
1 tahun.
TOR rendah, artinya banyak barang yg lama tersimpan di gudang, shg biaya
simpan lebih besar.
TOR terlalu tinggi, artinya mempunyai pengendalian persediaan yang
baik, biaya simpan minimal.

TOR = persediaan awal + pembelian – persediaan akhir

Persediaan rata-rata
Indikator penyimpanan sediaan farmasi

Stok akhir : parameter utk mengetahui pencapaian target

pengelolaan perbekalan farmasi dlm 1 tahun atau waktu
tertentu
% stok akhir = stok akhir Des 2005 x 100%
stok akhir Des 2004 + pembelian 2005

Analisa prospektif : analisa untuk menilai kinerja pelayanan

gudang thd beberapa permintaan. Dilakukan dg menganalisa
jumlah permintaan terlayani dan tidak terlayani
 DISTRIBUSI

Merupakan serangkaian kegiatan dalam rangka penyaluran obat-obatan dan

alat kesehatan untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien
rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.
Tujuan pendistribusian :
Tersedianya perbekalan farmasi di unit pelayanan secara tepat waktu, jenis
dan jumlah.
Hal – hal yang berpengaruh dalam sistem distribusi RS:
Jumlah Bed
Jenis Pelayanan Pasien
SDM
Lokasi
Kesepakatan
Berdasarkan ada atau tidaknya
satelit farmasi
1. Sistem pelayanan terpusat (sentralisasi)
adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang
dipusatkan pada satu tempat yaitu instalasi farmasi.

Seluruh kebutuhan perbekalan farmasi setiap unit disuplai

langsung dari pusat pelayanan farmasi tersebut.

Resep orisinil oleh perawat dikirim ke IFRS, kemudian resep itu

diproses dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada pasien.
 Keuntungan Permasalahan
Keuntungan Sentralisasi
1. Semua resep dikaji langsung oleh 1. Terjadinya delay time dalam
apoteker, yang juga dapat proses penyiapan obat permintaan
memberi informasi kepada dan distribusi obat ke pasien yang
Semua
perawat resep dikaji
berkaitan langsung
dengan obat olehcukup
apoteker, yang juga dapat
tinggi
memberi informasi kepada perawat berkaitan dengan obat
pasien
2. Jumlah kebutuhan personel di
pasien
2. Memberi kesempatan interaksi Instalasi Farmasi Rumah Sakit
profesional antara profesional
Memberi kesempatan interaksi meningkatantara
apoteker-dokter-perawat-pasien
apoteker-dokter-perawat-pasien 3. Farmasis kurang dapat melihat
3. Memungkinkan pengendalian data riwayat pasien (patient
yangMemungkinkan pengendalian yang
lebih dekat atas persediaan lebih dekat
records) atas
dengan persediaan
cepat
Mempermudah
4. Mempermudah penagihan
penagihan biaya
biaya 4. pasien.
Terjadinya kesalahan obat karena
pasien. kurangnya pemeriksaan pada
waktu penyiapan komunikasi.
Berdasarkan ada atau tidaknya
satelit farmasi
2. Sistem pelayanan terbagi (desentralisasi)
adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang mempunyai
cabang di dekat unit perawatan/pelayanan. (depo farmasi/satelit
farmasi)
Satelit-satelit farmasi langsung bisa melayani R/ dari bangsal.
Instalasi farmasi dalam hal ini bertanggung jawab terhadap
efektivitas dan keamanan perbekalan farmasi yang ada di depo farmasi.
Contoh: UGD, ICU, PICU NICU
 Keuntungan Keterbatasan
1. Obat dapat segera tersedia 1. Pengendalian inventarisasi obat
2. Pengendalian obat dan akuntabilitas dalam IFRS keseluruhan lebih sulit.
semua baik 2. Komunikasi langsung dalam IFRS
3. Apoteker dapat berkomunikasi keseluruhan lebih sulit karena
langsung dengan dokter dan perawat anggota staf berpraktek dalam lokasi
fisik yang banyak
4. Apoteker dapat mengkaji kartu
pengobatan pasien dan dapat 3. Lebih banyak alat yang diperlukan,
berbicara dengan penderita secara misalnya acuan (pustaka) informasi
efisien obat, laminar air flow, lemari
pendingin, rak obat, dan alat untuk
5. Informasi obat dari apoteker segera
meracik
tersedia bagi dokter dan perawat
4. Jumlah dan keakutan pasien
6. Waktu kerja perawat dalam
menyebabkan beban kerja distribusi
distribusi dan penyiapan obat
obat dapat melebihi kapasitas
berkurang
ruangan dan personal
 Berdasarkan distribusi obat
pasien rawat inap
A. Ward Floor Stock
Perbekalan farmasi dari Gudang farmasi langsung ke poli/bangsal

Suplai hampir semua obat-obatan, kecuali yang jarang dipakai atau

yang sangat mahal sekali, dapat berupa bahan dan alat habis pakai
untuk paket tindakan perawatan di bangsal/ di poli

Permintaan per bulan / minggu

Secara teknis dgn bon sementara atau melalui sistem.

Ward Floor Stock . . .
Alur sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang
Ward Floor Stock . . .
dokter menuliskan resep,
perawat menginterpretasikan resep tersebut dan mencatatnya
ke buku profil pengobatan penderita.
Apoteker hanya menerima permintaan obat dari perawat,
menyiapkan obat dalam bentuk dosis berganda, kemudian
menyampaikan persediaan ruahan obat ke unit pelayanan
penderita.
Perawat menyiapkan semua dosis pengobatan untuk diberikan
kepada penderita termasuk pencampuran sediaan intravena.
 Keuntungan Floor stock Kerugian Floor stock

1. Obat yang diperlukan segera tersedia 1. Kesalahan penggunaan obat meningkat

di ruang perawatan 2. Persediaan mutu obat tidak terkendali
2. Menghindari pengembalian obat krn ditempatkana di ruang perawat
yang tidak terpakai 3. Memperbesar kemungkinaan pencurian
3. Pengurangan penyalinan kembali obat
order obat 4. Kerusakan obat bertambah
4. Pengurangan jumlah personel IFRS 5. Penambahan modal fasilitas ruang
penyimpanan obat
6. Diperlukan waktu yang banyak untuk
perawat dalam penanganan obat
 Berdasarkan distribusi obat
pasien rawat inap

B. Individual Prescriptoin
merupakan sistem penyampaian obat kepada penderita secara individu
sesuai dengan resep yang ditulis oleh dokter, setiap resep dikaji dan
disiapkan oleh instalasi farmasi
Penyaluran lewat satelit-satelit ranap dan apotik rajal, resep berasal dari
dokter bangsal atau poli. Rawat Jalan menggunakan sistem ini.
 Individual Prescription . . .

*Rawat inap*

Pemeriksaan
Dokter
pasien di bangsal

Perawat:
menulis resep ke dalam Instalasi
Resep
profil pemberian obat Farmasi RS

Obat
Individual Prescriptoin . . .

*Rawat Jalan*

Pasien
Dokter Resep
di Poli umum

Obat Farmasi
 Keuntungan Kekurangan
1. Semua resep dikaji langsung oleh 1. Kemungkinan keterlambatan
apoteker sediaan obat
2. Memberi kesempatan 2. Jumlah kebutuhan personel IFRS
berinterakasi antara dokter, meningkat
perawat dan pasien 3. Memerlukan jumlah perawat dan
3. Memungkinkan pengendalian waktu perawat banyak untuk
yang dekat pada perbekalan di menyiapkan obat untuk penderita
IFRS 4. Terjadi kesalahan penyiapan obat
4. Mempermudah penagihanbiaya karena kurang pemeriksaan
ke pasien
Berdasarkan distribusi obat
pasien rawat inap
C. Unit Dose Dispensing

Merupakan suatu sistem

distribusi obat kepada penderita
rawat inap, yang disiapkan dalam
bentuk dosis tunggal, berisi obat
dalam jumlah yang telah
ditetapkan untuk satu kali
pemakaian.
Unit Dose Dispensing . . .

Metode Pelaksanaan UDD

Sistem Distribusi Obat Dosis Unit/UDD terpusat, semua obat

diserahkan dan disalurkan dari Farmasi Pusat

Sistem UDD yang didesentralisasi, Farmasi

didesentralisasikan ke farmasi cabang/satelit farmasi

Gabungan dari sistem UDD yang dipusatkan dan yang

didesentralisasi, Farmasi mempunyai farmasi cabang/ satelit
farmasi, tetapi hanya dosis obat untuk pertolongan pertama &
kasus darurat. Dosis berikutnya di Farmasi Pusat.
 Unit Dose Dispensing . . .
Alur sistem distribusi unit dosis
Unit Dose Dispensing . . .
Keuntungan sistem UDD:
Pelayanan pasien 24 jam/hari, hanya membayar obat yang diberikan
Semua obat disiapkan farmasi, sehingga waktu perawat lebih banyak
untuk merawat penderita
Mengurangi ‘Medical Errors’
Menciptakan pemeriksaan ganda
Meningkatkan pemanfaatan tenaga professional & nonprofessional
lebih efisien
Menghemat ruang di pos perawatan
Mengurangi/menurunkan pencurian dan pemborosan obat
Farmasis dapat menjalankan peran sebagai konsultan obat di ruangan
Mengurangi retur obat tidak terpakai
 Berdasarkan distribusi obat
pasien rawat inap
D. ODDD (One Daily Dose Dispensing)

merupakan sistem penyaluran

perbekalan farmasi ke pasien /
bangsal untuk kebutuhan
sehari.
Spesial untuk hari sabtu
diberikan 2 hari, hari libur
lain disesuaikan (5 hari kerja).
Trolley Emergency Kit
POST TEST

1. Sebutkan tujuan penyimpanan perbekalan farmasi!

2. Sebutkan 5 metode penyimpanan obat pada instalasi farmasi

beserta masing – masing 2 contoh obatnya!

3. Jelaskan yang dimaksud FIFO dan FEFO, dan beri contoh!

4. Berikan masing – masing 3 contoh obat yang disimpan pada

suhu 2-80C dan suhu 15-250C !

5. Jelaskan macam – macam alur distribusi obat pasien rawat

inap!