PENYIMPANAN dan DISTRIBUSI

Tujuan Instruksional : Mahasiswa dapat menjelaskan

penyimpanan dan distribusi perbekalan farmasi di rumah
sakit

Pokok Bahasan :
Sistem penyimpanan obat
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan obat
Sarana-prasarana penyimpanan
Sistem distribusi obat (sentralisasi, desentralisasi, floor stock dan lain-lain)
Apa yang Anda lihat??
 PENYIMPANAN

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara

dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada
tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan dari fisik
yang dapat merusak mutu obat (Dep Kes RI, 2008).

Penyimpanan obat di rumah sakit :

1. Gudang sentral

2. Depo-depo farmasi

3. Bangsal-bangsal

4. Emergency Kit
 Tujuan Penyimpanan

Menjamin mutu tetap baik dan menjaga kelangsungan persediaan (selalu

ada stock)
Memudahkan dalam pencarian
Memudahkan pengawasan persediaan/stok dan barang kadaluarsa, yaitu
disusun berdasarkan FIFO (First In First Out) FEFO (First Expired First Out)
Metode penyimpanan

Metode penyimpanan perbekalan farmasi dapat dibedakan

berdasarkan:
1. bentuk sediaan, contoh: tablet, sirup, injeksi
2. suhu, contoh: suhu dingin 2-80C, sejuk 8-15⁰C, kamar : 15-25 ⁰C
3. farmakologi, contoh: cardiovaskuler, antibiotik, saluran
pernafasan, anti alergi dll
4. Abjad / alfabetis, contoh: A B C D E, dst
5. asuransi, contoh: BPJS,INHEALTH dll
6. narkotika, sitostatika, high alert
7. FIFO / FEFO
 Persyaratan Ruang Penyimpanan
Perbekalan Farmasi :
1. Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses
2. Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan
fasilitas lain.
3. Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat
komunikasi.
4. Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan
sistem pengairan yang baik pula.
5. Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk
menampung barang yang ada.
6. Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan
penyalahgunaan serta hewan pengganggu.
 GUDANG SENTRAL

Fungsi Gudang Farmasi

Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat
Menerima, menyimpan, memelihara, dan
mendistribusikan perbekalan farmasi.
Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan pelaporan
mengenai persediaan dan penggunaan perbekalan
farmasi.
Mengamati mutu dan khasiat obat yang disimpan.
Persyaratan Gudang
Luas minimal 3x4 m²

Ruang kering/ tidak lembab

Ada ventilasi

Pencahayaan cukup

Lantai dari tegel/semen

Dinding dibuat licin

Pintu dengan kunci ganda

Ada lemari khusus narkotika/psikotropika (Kepmenkes RI, 2010)

Bangunan gudang
Harus memperhatikan faktor2 :

1. Kemudahan bergerak : tidak boleh menggunakan sekat, arus

penerimaan dan pengeluaran barang dapat diatur secara letter L
atau U

2. Sirkulasi udara yang baik : Dapat dilakukan dengan

menggunakan rak atau pallet.

3. Kondisi penyimpanan khusus : Vaksin memerlukan cold chain

khusus dan dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik,
Narkotika disimpan di lemari khusus dan selalu terkunci, bahan
mudan terbakar (flammable) seperti eter /alkohol di simpan di
ruangan terpisah

4. Pencegahan terhadap bahaya kebakaran : dihindari

penumpukan kardus/karton. Tersedia tabung gas pemadam
kebakaran
 Rak/shelves

Floor
pallet
 Pallet racks

Block-stacked
pallets
Kontrol penyimpanan

Kontrol penyimpanan obat:

 Stock opname

 Memantau stock dengan kartu stock

 Pengelolaan obat yang memerlukan suhu tertentu :

pencatatan suhu penyimpanan, minimal tiap shift (pergatian
petugas)
 SOP pencatatan suhu dan kelembaban ruang dan kulkas
PEMANTAUAN SUHU DAN KELEMBABAN RUANGAN PENYIMPANAN OBAT SERTA SUHU
KULKAS
No. dokumen … No. Revisi … Halaman 1.1

Standar Prosedur Operasional Farmasi Tanggal terbit : Ditetapkan,

…
Direktur Utama
Pengertian Pemantauan suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan obat serta suhu kulkas adalah
prosedur yang dilakukan petugas farmasi dalam memantau dan mencatat suhu dan
kelembaban ruangan penyimpanan obat serta suhu kulkas di gudang farmasi dan unit
pelayanan farmasi
Tujuan Menjaga suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan obat serta suhu kulkas selalu sesuai
dengan syarat penyimpanan perbekalan farmasi.
Kebijakan Pemantauan suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan obat serta suhu kulkas dilakukan
setiap hari pada pergantian shift kerja, yaitu :
a.Pukul 07.00
b.Pukul 14.00
c.Pukul 21.00
Prosedur 1. Petugas farmasi mengecek suhu ruangan pada thermometer ruangan, lalu member
tanda titik dengan tinta merah dan menarik garis pada Grafik Suhu Ruangan
2. Petugas farmasi mengecek kelembaban udara pada Hygrometer ruangan, lalu member
tanda titik dengan tinta merah dan menarik garis pada Grafik Kelembaban Ruangan.
3. Petugas farmasi mengecek sushu kulkas lalu member tanda titik dengan tinta merah dan
menarik garis pada Grafik Suhu Kulkas.
Unit terkait
Termomo Pencatan
ter pada Grafik
/hygrome Suhu/kelemb
ter ruang aban
Indikator penyimpanan sediaan farmasi

1.Persentase kesesuaian data stok antara barang (fisik) dengan

kartu stok atau data komputer

2.Turn Over Ratio (TOR)

3. Sistem penataan gudang

4.Persentase nilai obat yang kadaluarsa atau rusak

5. Persentase stok mati (dead stock)

Indikator penyimpanan sediaan farmasi
 Sampel counting : meneliti kesesuaian jumlah barang yg tercatat di komputer /
kartu stok dengan jumlah sesungguhnya di tempat penyimpanan.

 dead stock : barang yg selama 3 bulan terakhir tidak dikeluarkan dari gudang
% stok mati = total stok mati x 100%
total stok pd tanggal catat
 expired date : % barang ekspired = jumlah barang expired x 100%
total stok pada tanggal catat
 TOR (turn over ratio) : rasio perputaran barang (modal) selama 1 semester atau 1
tahun.
TOR rendah, artinya banyak barang yg lama tersimpan di gudang, shg
biaya simpan lebih besar.
TOR terlalu tinggi, artinya mempunyai pengendalian persediaan
yang baik, biaya simpan minimal.

TOR = persediaan awal + pembelian – persediaan akhir

Persediaan rata-rata
Indikator penyimpanan sediaan farmasi

 Stok akhir : parameter utk mengetahui pencapaian target

pengelolaan perbekalan farmasi dlm 1 tahun atau waktu
tertentu
% stok akhir = stok akhir Des 2005 x 100%
stok akhir Des 2004 + pembelian 2005
 Analisa prospektif : analisa untuk menilai kinerja pelayanan
gudang thd beberapa permintaan. Dilakukan dg menganalisa
jumlah permintaan terlayani dan tidak terlayani
 DISTRIBUSI

Merupakan serangkaian kegiatan dalam rangka penyaluran obat-obatan

dan alat kesehatan untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi
pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan
medis.
Tujuan pendistribusian :
Tersedianya perbekalan farmasi di unit pelayanan secara tepat waktu,
jenis dan jumlah.
Hal – hal yang berpengaruh dalam sistem distribusi RS:
 Jumlah Bed
 Jenis Pelayanan Pasien
 SDM
 Lokasi
 Kesepakatan
Berdasarkan ada atau tidaknya
satelit farmasi
1.   Sistem pelayanan terpusat (sentralisasi)
adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang
dipusatkan pada satu tempat yaitu instalasi farmasi.

Seluruh kebutuhan perbekalan farmasi setiap unit disuplai

langsung dari pusat pelayanan farmasi tersebut.

Resep orisinil oleh perawat dikirim ke IFRS, kemudian resep itu

diproses dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada pasien.
 Keuntungan Permasalahan
Keuntungan Sentralisasi
1. Semua resep dikaji langsung oleh 1. Terjadinya delay time dalam
apoteker, yang juga dapat proses penyiapan obat
memberi informasi kepada permintaan dan distribusi obat ke
 Semua
perawat resep dikaji
berkaitan langsung
dengan obat olehpasien
apoteker,
yangyang
cukupjuga dapat
tinggi
memberi informasi kepada perawat berkaitan dengan obat
pasien
2. Jumlah kebutuhan personel di
pasien
2. Memberi kesempatan interaksi Instalasi Farmasi Rumah Sakit
profesional
 Memberi antara apoteker-
kesempatan meningkat antara apoteker-
interaksi profesional
dokter-perawat-pasien
dokter-perawat-pasien 3. Farmasis kurang dapat melihat
3. Memungkinkan pengendalian data riwayat pasien (patient
 Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas
yang lebih dekat atas persediaan records) dengan cepat
persediaan
4. Mempermudah penagihan biaya 4. Terjadinya kesalahan obat karena
pasien.
 Mempermudah penagihan biaya kurangnyapasien. pemeriksaan pada
waktu penyiapan komunikasi.
Berdasarkan ada atau tidaknya
satelit farmasi
2. Sistem pelayanan terbagi (desentralisasi)
adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang mempunyai
cabang di dekat unit perawatan/pelayanan. (depo farmasi/satelit
farmasi)
Satelit-satelit farmasi langsung bisa melayani R/ dari bangsal.
Instalasi farmasi dalam hal ini bertanggung jawab terhadap efektivitas
dan keamanan perbekalan farmasi yang ada di depo farmasi.
Contoh: UGD, ICU, PICU NICU
 Keuntungan Keterbatasan
1. Obat dapat segera tersedia 1. Pengendalian inventarisasi obat
2. Pengendalian obat dan dalam IFRS keseluruhan lebih sulit.
akuntabilitas semua baik 2. Komunikasi langsung dalam IFRS
3. Apoteker dapat berkomunikasi keseluruhan lebih sulit karena
langsung dengan dokter dan anggota staf berpraktek dalam
perawat lokasi fisik yang banyak
4. Apoteker dapat mengkaji kartu 3. Lebih banyak alat yang diperlukan,
pengobatan pasien dan dapat misalnya acuan (pustaka) informasi
berbicara dengan penderita secara obat, laminar air flow, lemari
efisien pendingin, rak obat, dan alat untuk
meracik
5. Informasi obat dari apoteker segera
tersedia bagi dokter dan perawat 4. Jumlah dan keakutan pasien
menyebabkan beban kerja
6. Waktu kerja perawat dalam
distribusi obat dapat melebihi
distribusi dan penyiapan obat
kapasitas ruangan dan personal
berkurang
 Berdasarkan distribusi obat
pasien rawat inap
A. Ward Floor Stock
 Perbekalan farmasi dari Gudang farmasi langsung ke poli/bangsal

 Suplai hampir semua obat-obatan, kecuali yang jarang dipakai atau

yang sangat mahal sekali, dapat berupa bahan dan alat habis pakai
untuk paket tindakan perawatan di bangsal/ di poli
 Permintaan per bulan / minggu

 Secara teknis dgn bon sementara atau melalui sistem.

Ward Floor Stock . . .
 Alur sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang
Dokter

Interpretasi
Resep
oleh perawat

Pengendalian
Persediaan di ruang Persediaan
oleh perawat

Penyiapan
Kereta obat
oleh perawat
Pengendalian
oleh apoteker
Pemberian
Penderita
oleh perawat
Ward Floor Stock . . .
 dokter menuliskan resep,

 perawat menginterpretasikan resep tersebut dan

mencatatnya ke buku profil pengobatan penderita.
 Apoteker hanya menerima permintaan obat dari perawat,
menyiapkan obat dalam bentuk dosis berganda, kemudian
menyampaikan persediaan ruahan obat ke unit pelayanan
penderita.
 Perawat menyiapkan semua dosis pengobatan untuk
diberikan kepada penderita termasuk pencampuran sediaan
intravena.
 Keuntungan Floor stock Kerugian Floor stock

1. Obat yang diperlukan segera 1. Kesalahan penggunaan obat

tersedia di ruang perawatan meningkat
2. Menghindari pengembalian obat 2. Persediaan mutu obat tidak terkendali
yang tidak terpakai krn ditempatkana di ruang perawat
3. Pengurangan penyalinan kembali 3. Memperbesar kemungkinaan
order obat pencurian obat
4. Pengurangan jumlah personel IFRS 4. Kerusakan obat bertambah
5. Penambahan modal fasilitas ruang
penyimpanan obat
6. Diperlukan waktu yang banyak untuk
perawat dalam penanganan obat
 Berdasarkan distribusi obat
pasien rawat inap

B. Individual Prescriptoin
merupakan sistem penyampaian obat kepada penderita secara individu
sesuai dengan resep yang ditulis oleh dokter, setiap resep dikaji dan
disiapkan oleh instalasi farmasi
Penyaluran lewat satelit-satelit ranap dan apotik rajal, resep berasal dari
dokter bangsal atau poli. Rawat Jalan menggunakan sistem ini.
 Individual Prescription . . .

*Rawat inap*

Pemeriksaan
Dokter
pasien di bangsal

Perawat:
menulis resep ke dalam Instalasi
Resep
profil pemberian obat Farmasi RS

Obat
Individual Prescriptoin . . .

*Rawat Jalan*

Pasien
Dokter Resep
di Poli umum

Obat Farmasi
 Keuntungan Kekurangan
1. Semua resep dikaji langsung 1. Kemungkinan keterlambatan
oleh apoteker sediaan obat
2. Memberi kesempatan 2. Jumlah kebutuhan personel IFRS
berinterakasi antara dokter, meningkat
perawat dan pasien 3. Memerlukan jumlah perawat dan
3. Memungkinkan pengendalian waktu perawat banyak untuk
yang dekat pada perbekalan di menyiapkan obat untuk
IFRS penderita
4. Mempermudah penagihanbiaya 4. Terjadi kesalahan penyiapan
ke pasien obat karena kurang pemeriksaan
Berdasarkan distribusi obat
pasien rawat inap
C. Unit Dose Dispensing

Merupakan suatu sistem

distribusi obat kepada penderita
rawat inap, yang disiapkan
dalam bentuk dosis tunggal,
berisi obat dalam jumlah yang
telah ditetapkan untuk satu kali
pemakaian.
Unit Dose Dispensing . . .

Metode Pelaksanaan UDD

 Sistem Distribusi Obat Dosis Unit/UDD terpusat, semua obat
diserahkan dan disalurkan dari Farmasi Pusat
 Sistem UDD yang didesentralisasi, Farmasi
didesentralisasikan ke farmasi cabang/satelit farmasi
 Gabungan dari sistem UDD yang dipusatkan dan yang
didesentralisasi, Farmasi mempunyai farmasi cabang/ satelit
farmasi, tetapi hanya dosis obat untuk pertolongan pertama
& kasus darurat. Dosis berikutnya di Farmasi Pusat.
 Unit Dose Dispensing . . .
Alur sistem distribusi unit dosis
Dokter

Interpretasi oleh apoteker Resep

Pembaharuan oleh Profil Pengobatan

apoteker Penderita

Pemeriksaan oleh Kereta Obat

apoteker dan perawat

Pemberian oleh perawat Penderita

Unit Dose Dispensing . . .
Keuntungan sistem UDD:
 Pelayanan pasien 24 jam/hari, hanya membayar obat yang diberikan
 Semua obat disiapkan farmasi, sehingga waktu perawat lebih banyak
untuk merawat penderita
 Mengurangi ‘Medical Errors’
 Menciptakan pemeriksaan ganda
 Meningkatkan pemanfaatan tenaga professional & nonprofessional
 lebih efisien
 Menghemat ruang di pos perawatan
 Mengurangi/menurunkan pencurian dan pemborosan obat
 Farmasis dapat menjalankan peran sebagai konsultan obat di ruangan
 Mengurangi retur obat tidak terpakai
 Berdasarkan distribusi obat
pasien rawat inap
D. ODDD (One Daily Dose Dispensing)
 merupakan sistem
penyaluran perbekalan
farmasi ke pasien / bangsal
untuk kebutuhan sehari.
 Spesial untuk hari sabtu
diberikan 2 hari, hari libur lain
disesuaikan (5 hari kerja).
Trolley Emergency Kit
POST TEST

1. Sebutkan tujuan penyimpanan perbekalan farmasi!

2. Sebutkan 5 metode penyimpanan obat pada instalasi

farmasi beserta masing – masing 2 contoh obatnya!

3. Jelaskan yang dimaksud FIFO dan FEFO, dan beri contoh!

4. Berikan masing – masing 3 contoh obat yang disimpan pada

suhu 2-80C dan suhu 15-250C !

5. Jelaskan macam – macam alur distribusi obat pasien rawat

inap!