INDEKSING

(TABULASI

Sapta L., SPd.,SST.RMIK.,MM.RS

1
Alur Indeksing

Indeksing adalah :
Membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat
kedalam indeks – indeks (dapat menggunakan kartu indeks
atau komputerisasi).
Proses penataan kode berdasarkan satu cara yang akan
memudahkan proses rujukan (reference) dan pengambilan
kembali (retrieval) data tentang sesuatu yang khusus yang
tercantum pada judul indeks.

2
Jenis Indeks :
1.Indeks pasien
2.Indeks penyakit (diagnosa) dan tindakan
(operasi)
3.Indeks dokter
4.Indeks kematian
5.Indeks obat-obatan
6.Indeks wilayah/alamat
7.dll

3
 INDEKS PASIEN
Indeks Pasien → Satu tabulasi kartu katalog yang berisi nama semua
pasien yang pernah berobat di rumah sakit.
Halaman depan : Halaman belakang :
• Nama - Tanggal Masuk
• Sex - Tanggal Keluar
• Umur - Hasil Penunjang Medis
• Alamat - Dokter
• Tanggal Lahir - No Rekam Medis
• Pekerjaan

4
 Ukuran kartu indeks pasien 12.5 x 7.5 cm atau 4.25 x 7.5 cm
Digunakan sebagai kunci untuk menemukan berkas rekam
medis seorang penderita.
Lama penyimpanan sama dengan lama penyimpanan
berkas rekam medis.
Alat penyimpanannya lemari dengan 8 laci yang tiap laci
terdiri dari 3 kotak atau dengan data base (komputerisasi).

Contoh Indeks Pasien

5
INDEKS PENYAKIT (DIAGNOSA) DAN TINDAKAN
(OPERASI)

Indeks Penyakit dan Operasi → kartu katalog (tabulasi) yg

berisi kode penyakit dan kode operasi pasien yg berobat di
rumah sakit.
Isi Indeks Penyakit dan Tindakan
 Nama penyakit/ Tindakan
 Nomor kode
 Judul, Bulan,Tahun
 Nomor Rekam Medis
 Jenis kelamin
 Umur

6
 Untuk indeks penyakit ditambah : Diagnosa lain, dokter lain hari perawatan,
pasien keluar (sembuh, cacat, meninggal).
Untuk indeks operasi ditambah : Dokter bedah, dokter anestesi, hari pra
operasi, post operasi, pasien keluar (sembuh, cacat, meninggal).
Cara Penyusunan :
Indeks Penyakit disusun berdasarkan sistem klasifikasi penyakit dengan
menggunakan (ICD-l0)
Indeks tindakan disusun berdasarkan nomor kode tindakan dengan
menggunakan (lCOPIM) ataupun ICD-9 CM

 Pada umumnya indeks penyakit dan tindakan dapat memberikan rincian

guna melengkapi keperluan LAPORAN MEDIS DAN STATISTIK
 Indeks penyakit dan tindakan dapat digunakan untuk memenuhi permintaan
informasi pasien secepat mungkin dan terperinci.

7
Kegunaan Indeks Penyakit Dan Tindakan

 Mempelajari kasus-kasus terdahulu dari suatu penyakit u/

memperoleh pengertian tentang penanggulangan terhadap
penyakit-penyakit/masalah-masalah kesehatan pada saat ini.

 Menguji teori-teori, membandingkan data tentang

penyakit/pengobatan dalam rangka penyajian tulisan-tulisan
ilmiah.

 Menyuguhkan data menggunakan fasilitas rumah sakit u/

menyusun keperluan alat-alat baru, tempat tidur dll.

8
…Kegunaan Indeks Penyakit Dan Tindakan

 Menilai kualitas pelayanan yang diberikan rumah sakit.

 Menyuguhkan data pelayanan yang diperlukan dalam
survey kemampuan rumah sakit.
 Menemukan rekam medis dimana dokter hanya ingat
diagnosa atau operasinya sedangkan nama pasien yang
bersangkutan lupa.
 Menyediakan materi pendidikan u/ mahasiswa kedokteran,
mahasiswa perawat, mahasiswa rekam medis dan tenaga
kesehatan lainnya dll.

9
Cara penyimpanan
Indeks Penyakit dan Tindakan
Manual
Disimpan dalam laci menurut nomor urut.
Harus diamati secara periodik karena kemungkinan
terjadinya kesalahan penyimpanan kartu indeks.
Tulisan harus mudah dibaca.
Pengisiannya harus dengan tinta atau menggunakan mesin
ketik
Pada akhir tahun baris terakhir kartu indeks harus dibuat
garis warna merah.

Komputeriasasi  data base

Contoh Indeks Penyakit

10
 INDEKS DOKTER
Pengertian
adalah tabulasi data yang berisi nama
dokter yang memberikan pelayanan medik
kepada pasien.

Kegunaan :
 U/ menilai kinerja dokter

 Sebagai bukti pengadilan

11
 …..PHYSICIANS' INDEX (Indeks Dokter)
 Indeks dokter menyediakan catatan tentang pasien yang telah
dirawat bagi setiap staf medis
 Indeks dokter merupakan catatan yang bersifat rahasia
(confidential record)
 Informasi pada indeks dokter tersedia hanya bagi the governing
board, chief executive officer, dan committees of the medical staff
yang ditugaskan untuk menelaah kerja dokter.
 Kadang-kadang informasi pada Indeks dokter dapat digunakan
pada kasus-kasus malpraktek atau investigasi pajak penghasilan.
 Indeks dokter dibuat dengan KODE DOKTER, Kode dokter
sebaiknya dibedakan antara dokter yang satu dengan yang
lainnya

12
Informasi yang perlu ada pada Indeks
Dokter adalah:

1. Nama Pasien
2. Nomor Rekam Medis
3. Length of stay (LOS)
4. Biaya Pengobatan dan perawatan
5. Hasil perawatan (pulang, meninggal) yang
diperlukan

13
 INDEKS KEMATIAN

Pengertian :
Adalah suatu tabulasi yang berisi data kasus kematian yang
terjadi di rumah sakit.

Kegunaan :
 Menilai mutu pelayanan dasar
 Menambah dan meningkatkan peralatan/ tenaga.

Cara Penyimpanan

Disusun menurut nomor indeks kematian

14
 …..Indeks Kematian

Informasi yang ada dalam indeks kematian

 Nama Pasien
 No. RM
 Jenis Kelamin
 Alamat
 Umur
 Kematian (< 48 jam, > 48 jam dan < 1 jam post op)
 Lama Dirawat
 Penyebab Kematian
 Dokter yang merawat

15
 INDEKS OBAT

Indeks Obat → Tabulasi data yang

berisi mengenai obat – obat yang
sudah diberikan kepada pasien
dalam suatu pelayan.

16
 INDEKS WILAYAH
Pengertian
adalah tabulasi data yang berisi nama wilayah (alamat)
dari pasien/ klien yang mendapatkan pelayanan kesehatan.

Kegunaan :

 U/ mengetahui frekuensi pemanfaatan rumah sakit oleh suatu

wilayah.
 U/ mengetahui tingkat kesehatan dan karakteristik penyakit di
suatu wilayah
 Sebagai data dasar/ informasi yang digunakan untuk follow
up perawatan ataupun tindak lanjut pelayanan.

17
Informasi yang perlu ada pada Indeks
Wilayah adalah:

1. Nama Wilayah/ Daerah/ Alamat

2. Nama Pasien
3. Nomor Rekam Medis
4. Diagnosa Penyakit dan tindakan
5. Length of stay (LOS)
6. Biaya Pengobatan dan perawatan
7. Hasil perawatan (pulang, meninggal)

18
 INDEKS NOMOR
Pengertian :
Adalah kartu katalog (tabulasi) yg merupakan
daftar kronologis nomor2 identifikasi yg diberikan
kepada pasien yg berobat di rumah sakit.

Isi Indeks Nomor

 Nomor Rekam Medis

 Tanggal
 Nama Pasien
 Nama Orang tua
 Jenis Kelamin
 Tempat, Tanggal Lahir
 Alamat
19
Cara Penyusunan

Indeks Nomor disusun berdasarkan urutan

nomor (sistematis dari angka kecil ke angka
besar)

Indeks Nomor

Dipantau

Untuk menjamin ketepatan

dan kelengkapan
20
 Kegunaan Indeks Nomor
 Sebagai alat kontrol pemakaian nomor RM
 Sangat berguna bagi fasilitas pelayanan kes. yang belum
komputerisasi
 Berfungsi sebagai rujukan jika terjadi keraguan mengenai
ketepatan Nomor Rekam Medis
 Untuk mencegah terjadinya loncatan (skipping) nomor RM
 Untuk mencegah pemberian nomor RM yang sama
(duplikasi) pada dua pasien atau lebih

21
Langkah-langkah / Prosedur membuat Indeks :
1. Petugas indeks menerima berkas rekam medis dari petugas koding
2. Membuka, mencari, membaca diagnosa akhir (diagnosa utama dan diagnosa
komplikasi kalau ada), alamat, nama dokter, laporan operasi kalau pasiennya
mendapat tindakan operasi dan laporan kematian kalau pasiennya meninggal
3. Mencari, mengambil kartu indek penyakit, dokter, wilayah, operasi dan indeks
kematian yang sesuai dengan diagnosa utama, nama dokter, alamat, nama operasi
pada berkas rekam medis tersebut atau membuata indeks dengan kategori yang baru
yang sesuai dengan data pada formulir rekam medis
4. Mencatat idetitas pasien, no. Rm dan informsi lain sesuai dengan formulir indeks yang
akan dibuat ke kartu indeks penyakit
5. Menyimpan kartu indeks ke tempat penyimpanan kartu indeks sesuai degan jenis
indeksnya kemuadian setiap indeks (indeks penyakit, dokter, wilayah, operasi dan
kematian) disimpan/disusun berdasarkan kode atau berdasarkan alpabet
6. Menyerahkan berkas rekam medi yang sudah dibuatkan indeksnya ke bagian
penyimpanan.

22
23