SISTEM PENYIMPANAN, PENJA-

JARAN, DISTRIBUSI, & PENGO-

LAHAN REKAM MEDIS
Dr, Muhammad Rizki DM, M. Med Klin, Sp. A
SISTEM PENY- Sistem yg digunakan pada penyimpanan berkas rekam
medis agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan
IMPANAN dan penemuan dengan cepat bila dibutuhkan
REKAM MEDIS
Sistem penyimpanan pada prinsipnya berdasarkan kata
tangkap (caption) berupa abjad dan angka.

Insert Your Image

PENYIMPANAN REKAM MEDIS

Permenkes no 24 tahun 2022

• Pasal 39
(1) Penyimpanan data Rekam Medis Elektronik di Fasilitas
Pelayanan Kesehatan dilakukan paling singkat 25 (dua
puluh lima) tahun sejak tanggal kunjungan terakhir Pasien.

Permenkes no 749a
• Pasal 10
berkas rekam medis itu merupakan milik sarana pelayanan
kesehatan, yang harus disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien
berobat
SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS

SISTEM PENYIMPANAN ABJAD

01 Sistem Nama,
Sistem Geografis,
Sistem Subjek.

SISTEM PENYIMPANAN ANGKA

02 Sistem Numerik
Sistem Kronologis
Sistem Subjek Numerik
 SENTRALISASI

1 Dokumen rekam medis pasien baik rawat

jalan dan rawat inap disimpan pada satu
tempat
CARA PENY- DESENTRALISASI
IMPANAN 2 Penyimpanan dengan pemisahanYourantara
dokumen rekam medis poliklinik
Picture Here

REKAM MEDIS dengan rekam medis rawat inap.

 SENTRALISASI
KELEBIHAN KEKURANGAN
1. Data dan informasi pelayanan pasien dapat 1. Petugas menjadi lebih sibuk
berkesinambungan karena menangani unit rawat
2. Riwayat penyakit (kronologis) pasien dapat jalan, rawat darurat dan rawat
dibaca menyeluruh oleh dokter inap
3. Mengurangi duplikasi Dokumen Rekam Medis 2. Tempat penyimpanan harus
4. Mempermudah pemeliharaan Dokumen dijaga 24 jam untuk pelayanan
Rekam Medis IRD
5. Lebih efisien (rak, biaya cetak dokumen, 3. Tempat pendaftaran pasien harus
tempat/ ruangan) buka 24 jam untuk antisipasi
6. Mudah menentukan standarisasi peraturan penggunaan KIUP yang
dan tata kerja Penyimpanan tersimpan di TPPRJ
7. Efisiensi kerja petugas penyimpanan
8. Mudah menerapkan sistem Nomor Unit (Unit
Numbering System)
 DESENTRALISASI

KELEBIHAN KEKURANGAN
Efisien waktu, sehingga pasien 1. Terjadi duplikasi pembuatan DRM
mendapat pelayanan lebih cepat 2. Biaya untuk peralatan lebih mahal,
dan Beban kerja yang petugas lebih banyak
dilaksanakan petugas lebih 3. Ruangan lebih banyak
ringan.
PERTIMBANGAN SISTEM PENYIM-
PANAN

Tenaga ahli yang

01 Kondisi organisasi 02 ada

Sentralisasi lebih baik dan lebih

sering digunakan dibandingkan
desentralisasi

Ruangan Filling Sarana rak dan bi-

04 yang tersedia 05 aya
KETENTUAN PROSEDUR PENYIMPANAN REKAM MEDIS

1. Rekam Medis sebelum disimpan harus disortir terlebih dahulu

2. Hanya petugas rekam medis yang menangani penyimpanan dan pengambilan
rekam medis, kecuali petugas khusus pada sore dan malam yg ditugasi di
penyimpanan
3. Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya harus segera diperbaiki
4. Pemeriksaan/audit peyimpanan harus dilakukan secara periodik (Untuk
menemukan salah simpan atau RM yg belum kembali pd waktunya)
5. RM yg penting (berkaitan dgn hukum) disimpan di tempat khusus yg terjaga
kerahasiaannya.
6. Petugas harus memelihara agar RM terjaga kerapihan dan kebersihannya
7. RM yg dlm proses (Assembling, Analisa, dll) disimpan di meja/rak tertentu
8. RM yg tebal dibuat penjilidan  
SISTEM PENJAJARAN REKAM MEDIS
SISTEM PENJAJARAN REKAM MEDIS SECARA NOMOR

SISTEM NOMOR LANGSUNG

01 Straight numerical filling.

SISTEM ANGKA TENGAH

02 Middle digit filling

SISTEM ANGKA AKHIR

03 Teriminal digit filling.
Sistem Nomor Langsung
(Straight Numerical Filling)

• Penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai

dengan urutan nomornya.
• Disimpan menurut nomor langsung dari mulai nomor terkecil dan diakhiri dengan
nomor tertinggi.
• Rekam medis baru selalu ditambah diakhir nomor seri
• Konsentrasi lebih pada aktivitas penyimpanan di satu area penyimpanan.
• Waktu pelatihan untuk staff lebih singkat
Sistem Nomor Langsung
(Straight Numerical Filling)

• 345 765091234 105997 234879

• 346 765191235 105998 234880

h

• 347 765291236 105999 234881

nto

• 348 765391237 106000 234882

Co

• 349 765491238 106001 234883

• 350 765591239 106002 234884

Sistem Nomor Langsung
(Straight Numerical Filling)
Kelebihan Kekurangan
1. Mudah mengambil rekam medis yang 1. Petugas harus teliti memperhatikan
berurutan ( misal 1 – 100 ) seluruh nomor RM
2. Cepat mengingat urutannya bila nomor 2. Mudah terjadi kekeliruan
masih sedikit penyimpananMakin besar angka yang
3. Mudah penyimpanannya, diperhatikan
4. Tidak membutuhkan latihan untuk semakin besar kemungkinan terjadinya
menyimpan kesalahan.
5. Tidak membutuhkan ruang yang besar 3. Terjadinya konsentrasi pada rak
untuk menyimpan penyimpanan pada nomor besar
4. Petugas berdesak-desakan disatu
tempat
5. Pengawasan kerapihan penyimpanan
sukar dilakukan
6. Pembagian tugas staf sulit dilakukan,
shg sulit pengendalian tanggung
jawab antar petugas
Sistem Angka Tengah
(Middle Digit Filling)
Penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan angka tengah.
Contoh : No.RM = 12-34-56
12 (angka kedua) 34 (angka pertama) 56 (angka ketiga)

Langkah penyimpanan:
1. Pada saat menyimpan, petugas melihat angka pertama dan membawa
rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk
kelompok angka pertama
2. Pada kelompok angka pertama ini dokumen rekam medis disesuaikan
urutan letaknya menurut angka kedua
3. Dokumen rekam medis disimpan didalam urutan sesuai kelompok
angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor
-nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan
Sistem Angka Tengah
(Middle Digit Filling)
Contoh :
Sistem Angka Tengah
(Middle Digit Filling)
Kelebihan
1. Mudah dilakukan pembagian
tugas (terbagi rata)
2. Mudah melakukan pengendalian 2. Sering terjadi salah letak
tanggung jawab petugas
3. Petugas tidak berdesakan disatu
tempat
Kekurangan
1. Latihan dan bimbingan petugas
lebih lama,
3. Sistem ini tidak dapat digunakan
apabila nomor sudah melebihi 6
digit,
4. Terjadi rak-rak lowong pada
beberapa seksi apabila dilakukan
pencabutan dokumen non aktif.
5. Biaya awal mahal ➔ menyiapkan
section nomer
Sistem Angka Akhir
(Terminak Digit Filling)
Sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan angka akhir.
Contoh : No.RM = 12-34-56
12 (angka kedua) 34 (angka akhir) 56 (angka pertama)
12 (angka akhir) 34 (angka kedua) 56 (angka pertama)

Langkah – langkah penyimpanan:

1. Pada saat menyimpan, petugas melihat angka pertama dan membawa rekam
medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama
2. Pada kelompok angka pertama ini dokumen rekam medis disesuaikan urutan
letaknya menurut angka kedua
3. Dokumen rekam medis disimpan di dalam urutan sesuai kelompok angka
ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor-nomor pada
kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan
Sistem Angka Akhir
(Terminal Digit Filling)
Contoh :
Sistem Angka Akhir
(Terminal Digit Filling)

Kelebihan Kekurangan
1. Dokumen rekam medis tersebar 1. Latihan dan bimbingan bagi petugas
secara merata (terhidar dari penyimpanan dalam hal sistem angka
kekosongan), akhir mungkin lebih lama
2. Petugas dapat diserahi tanggung 2. Pelatihan petugas sulit dilakukan
jawab untuk sejumlah section tertentu 3. Pelaksanaan agak sulit
(beban kerja merata), 4. Membutuhkan biaya awal lebih besar
3. Jumlah rekam medis untuk setiap untuk menyiapkan rak seluruh section
section terkontrol dan bisa dihindarkan nomor
timbulnya rak-rak kosong,
4. Membantu memudahkan perencanaan
jumlah rak (penyimpanan)
5. Kekeliruan menyimpan (missfile) dapat
dicegah.
6. Mudah melakukan perencanaan rak
SISTEM DISTRIBUSI REKAM MEDIS
 SISTEM DISTRIBUSI REKAM MEDIS

Layanan distribusi rekam medis merupakan proses penyampaian

rekam medis dari unit penyimpanan ke unit pelayann yang
membutuhkan kecepatan, ketepatan dan kelengkapan layanan
berkas
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DISTRIBUSI
REKAM MEDIS

Jarak antar unit pelayanan

01 dengan unit penyimpanan 02 Kecepatan pencarian
rekam medis 03 Jumlah rekam medis
yang didistribusi
rekam medis

Jumlah unit pelayanan

04 yang dilayani 05 Jumlah petugas yang
mendistribusikan
SISTEM JEJAK (OUT GUIDE SYSTEM)

Sistem pengambilan
dan pelacakan
(tracking)

Pemasangan tracer
SISTEM PENGAMBILAN DAN
PELACAKAN (TRACKING)
 PETUNJUK KELUAR (TRACER)
• Adalah suatu alat yang penting utk mengawasi penggunaan
berkas rekam medis.
• Tracer/out guide diletakan sbg pengganti pada tempat
penyimpanan berkas RM.
• Petunjuk keluar tetap berada di rak penyimpanan selama
berkas RM belum kembali.
PEMASANGAN TRACER
RM keluar dari rak penyimpanandiganti dengan tracer.

Tracer petunjuk  RM kembalimudah menyimpan kembali.

Tracer dibuat dengan ukuran 10 x 20 cm berwarna, dan terbuat dari karton

kertas atau sebaiknya formika.

Tracer  out guide dalam sistem penyimpanan.

Namun beberapa RS sudah memiliki sistem out guide atau kendali rekam
medis melalui pencatatan komputerisasi rekam medis dalam aplikasi status
pasien
 KEMUNGKINAN RM KELUAR DARI
RAK PENYIMPANAN
• Dikirim ke poliklinik, karena pasiennya berobat

• Digunakan di ruang rawat inap karena pasien dirawat

• Disimpan untuk keperlaun pembauatan ringkasan/jawaban

konsul/surat keterangan atau pengantar rujukan

• Digunakan untuk riset

 PENGEMBALIAN REKAM MEDIS
• Unit RMunit pelayanan berwewenang untuk mengelola RM
• Peminjaman + pemanfaatan RM oleh pihak ketiga wajib mengembalikan sesuai aturan

yang berlaku
– Selesai jam kunjungan poliklinik semua RM dikembalikan ke unit RM tanpa
pengecualian
– Tidak diperkenankan menyimpan RM baik milik pasien, milik pribadi maupun
keluarganya
– Keterlambatan penyimpanan RM menjadi tgg jwb peminjam
– RM RI segera dikembalikan ke unit RM paling lambar 2 x 24 jam (2 hari) terhi-
tung semenjak pasien dinyatakan pulang
– Ketidaktepatan pengembalian RM menjadi tgg jwb R.Rwt terkait
– Perekam Medis berhak menanyakan RM yang belum dikembalikan terutama
untuk keperluan pasien
KETENTUAN PENGAMBILAN KEMBALI RM

1. Setiap RM yang diambil kembali/keluar harus diganti/menggunakan Out guide/

petunjuk keluar
2. Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dlm keadaan baik
3. Ditentukan kebijakan/peraturan berapa lama/ waktu RM dapat diluar rak
penyimpanan sesuai dengan jenis peminjamannya.
4. Rekam Medis tidak boleh dibawa keluar RS kecuali atas peintah pengadilan
5. Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah, riset, dll oleh dokter/
tenaga kesehatan lainnya sebaiknya dikerjakan di Ruang RM
6. Mahasiswa dapat meminjam RM jika mempunyai surat pengantar dari dokter
ruangan
7. Untuk Pasien yg dirujuk, RM tidak boleh dibawa cukup dgn resume akhir
pelayanan
KETENTUAN PENGAMBILAN KEMBALI RM

1. Setiap RM yang diambil kembali/keluar harus diganti/menggunakan Out guide/

petunjuk keluar
2. Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dlm keadaan baik
3. Ditentukan kebijakan/peraturan berapa lama/ waktu RM dapat diluar rak
penyimpanan sesuai dengan jenis peminjamannya.
4. Rekam Medis tidak boleh dibawa keluar RS kecuali atas peintah pengadilan
5. Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah, riset, dll oleh dokter/
tenaga kesehatan lainnya sebaiknya dikerjakan di Ruang RM
6. Mahasiswa dapat meminjam RM jika mempunyai surat pengantar dari dokter
ruangan
7. Untuk Pasien yg dirujuk, RM tidak boleh dibawa cukup dgn resume akhir
pelayanan
ALAT DISTRIBUSI REKAM MEDIS
PENGOLAHAN DATA REKAM MEDIS
PENGOLAHAN DATA REKAM MEDIS

CODING

PELAPORAN

INDEXING
ASSEMBLING
ASSEMBLING
Kegiatan assembling adalah kegiatan analisa dan penataan/
perakitan dokumen rekam medis yang telah selesai dipergunakan dalam
kegiatan rawat jalan dan rawat inap

Dasar Hukum:
Surat keputusan mentri kesehatan RI No. 337/mankes/SK/III/
2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi
Kesehatan
ASSEMBLING
• Menerima dokumen rekam medis dan sensus harian dari unit-unit
pelayanan
• Perakitan formulir
• Kegiatan evaluasi pengisian dokumen rekam medis
• Melacak kehilangan dokumen,
• Pengendalian formulir dan nomer rekam medis
• Menghitung angka Incomplete Medical Records (IMR) yaitu membuat
laporan ketidaklengkapan isi dokumen.
FUNGSI DAN PERANAN ASSEMBLING

01 Perakit formulir 02 Peneliti isi data RM 03 Pengendali formulir

RM

Pengendali penggu-
04 naan nomor RM 05 Pengendali dokumen
RM
CODING
• Pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau
angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili
komponen data.
 INDEXING
• Mencatat dan menyimpan indeks penyakit, operasi dan
tindakan medis serta membuat laporan penyakit dan
laporan kematian berdasarkan indeks penyakit, operasi
dan sebab kematian.
JENIS INDEXING

01 INDEKS PASIEN (KIUP) 02 INDEKS PENYAKIT 03 INDEKS DOKTER

04 INDEKS OPERASI
05 INDEKS KEMATIAN
 INDEKS PASIEN (KIUP)

• KIUP adalah satu kartu katalog yang berisikan nama semua

pasien yang pernah berobat (mendapatkan pelayanan kesehatan)
INDEKS MANUAL
Kartu Indeks :
❑ Ukuran 3X5 inci (7,5 X12,5 cm) ukuran bisa berubah tergantung
kepada kandungan informasi yang harus ada.
❑ Kartu sebaiknya kuat, tidak mudah rusak (robek, kucel)
❑ tebal kertas akan mempengaruhi luas tempat penyimpanan.

Penyimpanan KIUP:
1. Tersusun secara alpabet
2. Dibuat berdasarkan data terbaru pasien (up to date)
3. Lama penyimpanan KIUP sama dengan Dokumen Rekam Medis
PELAPORAN
• Menganalisis semua data rekam medis yang masuk ke Unit Rekam
Medis (URM)  diolah menjadi informasi yang disajikan dalam laporan
guna pengambilan keputusan manajemen di Puskesmas.
Jenis laporan di Puskesmas sebagai berikut :
Laporan Bulanan : laporan yang dilaporkan setiap bulan paling lambat
dikirim ke Dinas Kesehatan tanggal 10 bulan berikutnya.
Laporan bulanan puskesmas meliputi :
– LB 1 (Data Kesakitan)
– LB 2 (Data Kematian)
– LB 3 (Data Operasional Gizi, Imunisasi, KIA dan KB)
– LB 4 (Data obat-obatan / LPLPO)
PELAPORAN
• Laporan Triwulan :
data kegiatan Puskesmas yang dilaporkan pada tanggal 10 bulan
berikutnya dari bulan terakhir triwulan terebut kepada Dinas Kesehatan.
• Laporan Tahunan :
dilaporkan paling lambat tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya.
Laporan tahunan puskesmas meliputi :
– LT 1 (Laporan Pemantauan Wilayah Setempat / PWS)
– LT 2 (kepegawaian)
– LT 3 (Peralatan)
RETENSI/ PENYUSUTAN
Kegiatan pengurangan dokumen rekam medis dari rak penyimpanan dengan
cara :
– Memindahkan dokumen rekam medis in aktif dari rak file aktif ke rak
file inaktif dengan cara memilah pada rak file penyimpanan sesuai
dengan tahun kunjungan
– Memikrofilmisasi dokumen rekam medis in aktif sesuai ketentuan
yang berlaku
– Memusnahkan dokumen rekam medis yang telah dimikrofilm dengan
cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku
– Dengan melakukan scanner pada dokumen rekam medis
RETENSI/ PENYUSUTAN
TUJUAN :
1. Mengurangi jumlah dokumen rekam medis yang semakin bertambah
2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan dokumen rekam medis yang baru
3. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan memudahkan dalam retrival
berkas RM aktif

JADWAL :
◦ 5 TAHUN INAKTIF
◦ 5 TAHUN PEMUSNAHAN
DASAR HUKUM RETENSI
• UU No.7 / 1971 : Ketentuan Pokok - pokok Kearsipan
• PP No.34 / 1979 : Kearsipan
• PERMENKES no.269/Menkes/Per/III/2008 : tentang Rekam Medis
• Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 : Petunjuk
Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan pemusnahan arsip RM di
rumah sakit.
• Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 :
Petunjuk Teknnis Pengadaan Formulir RM dasar dan pemusnahan arsip
RM di rumah sakit
 ALIH MEDIA REKAM MEDIS
• Alih media dokumen rekam medis inaktif dilakukan karena minimnya
fasilitas ruang penyimpanan inaktif sedangkan rekam medis semakin
bertambah.
• Alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang
berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.
• Dengan kehadiran komputer sebagai basis teknologi informasi, alih
media tersebut dapat dilakukan dengan mudah.
• Alih Media dokumen adalah proses alih media dari data hardcopy ke
softcopy
TUJUAN ALIH MEDIA REKAM MEDIS

Mengehemat biaya Meningkatkan kea-

01 ruangan penyimpanan 02 Meingkatkan
pelayanan pasien 03 manan dokumen
rekam medis
dokumen

Pertimbangan akredi- Tahap awal digital-

04 tasi RS 05 Mempercepat klaim
asuransi 06 isasi dokumen Rekam
medis
Thank you