Sistem Penyimpanan

Pengertian Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan menyimpan, penataan, atau penyimpanan berkas
rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali.

Tugas, Peran dan Fungsi Pokok Penyimpanan

Menurut Shofari (2002:6) tugas, peran dan fungsi pokok penyimpanan di unit rekam
medis antara lain :

1. Bagian penyimpanan berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis.
2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan metoda
penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya.
3. Mencarikan dokumen atau menyediakan dokumen rekam medis untuk keperluan
pelayanan dan keperluan lainnya dengan langkahlangkah sebagai berikut :
Menerima tracer yang sudah terisi.
Mencari nomor rekam medis.
Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah diambil.
Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan.
Mencatat penggunaan dokumen rekam medis dalam buku peminjaman.
Manandatangi dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam medis.
1. Melakukan retensi dokumen rekam medis menjadi dokumen aktif dan non aktif.
2. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.
3. Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan.
4. Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam medis.
5. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
6. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan bilogi.
7. Melakukan penyisiran dokumen rekam medis yang salah letak dengan melihat
kode warna.
8. Melakukan retensi dokumen rekam medis, langkahnya : mencatat nomor yang
sudah waktunya diretensi dan mengambil dokumen yang akan disimpan in-aktif.
9. Bersama Tim Pemusnah melaksanakan pemusnahan.
10. Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis perbulan atau per
triwulan.
11. Menghitung tingkat ketidaklengkapan.
12. Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam medis
Aturan Prosedur Penyimpanan
Aturan-aturan dan prosedur di dalam penyimpanan dokumen rekam medis, seorang
petugas perekam medis khususnya dibagian penyimpanan harus dapat melakukan
hal-hal seperti berikut ini :

1. Ketika dokumen rekam medis dikembalikan di URM (bagian Assembling) harus

disortir terlebih dahulu, sebelum disimpan.
2. Dokumen rekam medis yang foldernya sudah rusak atau robek harus segera
diganti / diperbaiki.
3. Harus selalu melakukan audit dokumen rekam medis secara berkala untuk
mencari dokumen rekam medis yang salah letak.
4. Memeriksa arsip di buku peminjaman dokumen (untuk mengetahui dokumen
rekam medis sudah dikembalikan atau belum atau untuk mengetahui tingkat
kehilangan dokumen rekam medis).
5. Dokumen rekam medis yang melibatkan kasus hukum tidak boleh diletakkan.
6. Setiap petugas penyimpanan, masing-masing harus bertanggung jawab
memelihara kerapian dan keteraturan rak-rak file. Jika file berantakan
memungkinkan terjadinya salah letak.
7. Dokumen rekam medis yang sedang diproses atau masih digunakan oleh pegawai
harus berada diatas meja.
8. Harus ada prosedur tetap dan tugas pokok kerja tertulis untuk masing-masing staff.
Sistem dan Metode Penyimpanan
Dalam pengelolaan rekam medis, cara penyimpanan rekam medis terdiri dari :

1. Sentralisasi
Semua berkas rekam medis pasien disimpan dalam satu berkas dan satu tempat, baik
untuk rawat jalan maupun rawat inap.

Kelebihannya :
Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan.
Mengurangi jumlah pembiayaan, untuk peralatan dan pembuatan ruangan.
Peningkatan efesiensi petugas dalam penyimpanan atau penemuan kembali
dokumen rekam medis.
Lebih efektif didalam pelaksanaan koordinasi dan kontrol didalam penyimpanan.
Penggunaan alat dan prosedur lebih mudah diseragamkan.
Dokumen rekam medis lebih terjamin keselamatan baik fisik maupun informasinya.
Memudahkan didalam pelaksanaan penyusutan dokumen rekam medis.
Lebih mudah dalam menjaga hubungan data, baik data rawat jalan, rawat inap dan
UGD.
Kekurangan :
Petugas lebih sibuk, karena menangani rawat jalan dan rawat inap.
Sistem penerimaan pasien harus 24 jam.
Jika tempat / unit kerja berjauhan, maka akan menimbulkan permasalahan bagi
pengguna atau pemakai dokumen rekam medis, sehingga nilai akan accesibility
kurang terpenuhi.
Sudah hampir semua rumah sakit di Indonesia menerapkan cara penyimpanan ini,
karena dinilai sudah sangat efektif.

1. Desentralisai
Sistem penyimpanan berkas yang dibuat terpisah antar data yang satu dengan yang
lain. Didalam sistem desentralisasi penyimpanan dokumen rekam medis ada
beberapa rumah sakit di Indonesia untuk pelayanan dibagian poliklinik disimpan di
bagian pendaftaran atau unit kerja rekam medis rawat jalan dan dokumen rekam
medis rawat inap disimpan dibagian pencatatan medis atau unit rekam medis rawat
inap.

Kelebihannya :
Efesiensi waktu, sehingga pasien lebih cepat mendapatkan pelayanan.
Beban kerja petugas lebih ringan.
Kekurangannya :
Banyak terjadi duplikasi data rekam medis.
Biaya untuk pembuatan rak dan ruangan lebih banyak.
Membutuhkan rak dan ruangan yang banyak.
Membutuhkan banyak tenaga pelaksana.
Sistem Penjajaran
Sistem penjajaran yaitu sistem penyusunan dokumen rekam medis yang sejajar
antara dokumen rekam medis yang satu dengan yang lainnya. Sistem penjajaran ada
3 yaitu :
1. Straight Numerical Filing System
Straight Numerical Filing Systemyaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis
dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung
nomor rekam medis pada rak penyimpanan.
Kelebihan :
Memudahkan kita mengambil dokumen rekam medis secara banyak dan
berurutan untuk keperluan pendidikan, penelitian atau untuk di nonaktifkan.
Mudah dalam melatih petugas dalam penyimpanan.
Kekurangan :
 Mudah terjadinya kekeliruan dalam menyimpan.
Pengawasan kerapihan penyimpanan sangat sukar dilakukan.
1. Terminal Digit Filing System
Terminal Digit Filing Systemyaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis
pada 2 angka atau 2 digit kelompok terakhir.
Kelebihan :
Penambahan jumlah dokumen rekam medsi selalu tersebar secara merata
didalam rak penyimpanan .
Petugas penyimpanan tidak akan berdesakan ditempat penyimpanan.
Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk jumlah section tertentu.
Pekerjaan akan terbagi secara merata.
Dokumen rekam medis yang dapat diambil dirak penyimpanan disetiap section.
Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section terkontrol.
Memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan.
Kekeliruan menyimpan dapat tercegah.
Kekurangan :
Latihan dan bimbingan untuk petugas lebih lama.
Membutuhkan biaya awal lebih besar.
1. Midel Digit Filing System
Midel Digit Filing Systemyaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis
pada 2 angka kelompok tengah.

Kelebihan :
Penambahan jumlah folder dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata
di dalam rak penyimpanan.
Petugas penyimpanan tidak akan berdesakan di tempat penyimpanan.
Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk jumlah section tertentu.
Pekerjaan akan terbagi secara merata.
Dokumen rekam medis yang dapat diambil dirak penyimpanan disetiap section.
Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section
Memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan.
Kekeliruan menyimpan dapat tercegah.
Kekurangan :
Latihan dan bimbingan untuk petugas lebih lama.
Membutuhkan biaya awal lebih besar.
Perlengkapan Penyimpanan
 Almari Atau Rak Penyimpanan
Perlengkapan utama dari ruang penyimpanan adalah almari atau rak
penyimpanan. Di dalam memilih atau menentukan almari / rak penyimpanan dokumen
rekam medis juga harus memperhatikan struktur atau bentuk folder dari dokumen
rekam medis yang akan disimpan, baik dari tinggi maupun lebar dokumen rekam
medis.
Gambar2.1 Almari / Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Sumber : Materi Kuliah MIK II Ruang Penyimpanan

Rak Sortir
Rak sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan dokumen
rekam medis yang diterima dari unit lain lalu kemudian diproses, dikirimkan atau
disimpan ke dalam folder masing-masing.

Petunjuk Penyimpanan
Petunjuk penyimpanan biasanya berupa tanda nomor atau angka akhir
penyimpanan dokumen rekam medis. Penggunaan nomor rekam medis dalam
petunjuk penyimpanan bisa menggunakan satu angka akhir atau dua angka digite
terakhir. Hal ini digunakan untuk mempercepat pencarian dokumen rekam medis dan
mengurangi kesalahan didalam penyimpanan dokumen rekam medis.

Gambar 2.2 Petunjuk Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Sumber : Materi Kuliah MIK II Ruang Penyimpanan

Guide Card
Guide card ( tanda batas / sekat penunjuk ) adalah alat yang terbuat dari karton
atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas, atau penyangga
deretan folder yang ada di belakangnya. Di dalam penyimpanan dokumen rekam
medis penyekat atau pembatas antar nomor rekam medis, bisa dibuat dari bahan
kayu, seng dan besi. Tujuan diberi suatu penyekat antara lain agar supaya dokumen
rekam medis jika jumlah dokumen rekam medis maih sedikit dapat tersusun rapi,
sehingga dokumen rekam medis dapat berdiri secara tegak. Selain itu di dalam
memilih penyekat atau pembatas antar dokumen sebaiknya menggunakan bahan
kayu atau dari bahan yang tidak mudah melukai tangan dari petugas penyimpanan
pada saat dokumen rekam medis tersebut diambil dari almari penyimpanan, dengan
cara menghilangkan sudut lancip dari pembatas tersebut.
Gambar 2.3 Penyekat Dokumen Rekam Medis
Sumber : Materi Kuliah MIK II Ruang Penyimpanan

Penyekat dokumen yang terbuat dari triplek atau logam yang terbuat dari seng
seperti penyekat pada buku, dan ini mempunyai sifat sementara, sehingga jika
dokumen rekam medis tersebut bertambah, maka pembatas ini dapat dengan mudah
digeser menyesuaikan dari volume rak di dalam almari penyimpanan dokumen rekam
medis.
Folder
Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai
kawat penjepit atau tidak. Fungsinya digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau
dokumen rekam medis. Selain itu folder atau map dapat bermanfaat antara lain untuk
:
1. Memelihara keutuhan susunan lembar rekam medis.
2. Meminimalisir terjadinya sobek pada formulir / lembar rekam medis.
3. Melindungi berkas rekam medis.
Map
Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-
lembar surat. Ada 4 macam map yaitu :
1. Brief Ordner
Brief Ordner adalah map besar yang terbuat dari kertas karton tebal yang di dalamnya
terdapat penjepit dokumen yang terbuat dari logam dan dapat menampung formulir
dalam jumlah banyak.
1. Stof Map
Stof Map adalah berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.
1. Snelhecter
Snelhecter adalah map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya
terdapat alat penjepit formulir yang terbuat dari logam.
1. Hanging Map ( Map Gantung )
Hanging map yaitu map tanpa penjepit yang digantung pada gawang penyimpanan
lemari kaca.
Petunjuk Keluar(Traser)
Petunjuk Keluar(Traser) adalah alat yang digunakan sebagai alat petunjuk keluar
jika dokumen rekam medis diambil atau dipinjam untuk digunakan pihak pasien atau
petugas kesehatan didalam pelayanan kesehatan.

Kode Warna
 Penggunaan kode warna juga bisa digunakan untuk mempercepat pencarian
dokumen rekam medis dan mengurangi kesalahan di dalam penyimpanan dokumen
rekam medis.

Tabel 2.1 Penggunaan Kode Warna

Nomor Primer 1 Digite Warna

0 Ungu

1 Kuning

2 Hijau Tua

3 Orange

4 Biru Muda

5 Coklat

6 Kemerahan

7 Hijau Muda

8 Merah

9 Biru Tua
Sumber : Huffman (1994)

Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 1510 cm dan mempunyai fungsi
sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali dokumen rekam medis.
Fungsinya untuk memudahkan penemuan pasien jika pasien tersebut lupa atau tidak
membawa katu berobat.

Mesin Penghancur Kertas / Paper Shredder

Mesin penghancur kertas ini sangat berguna dalam proses pemusnahan dokumen
rekam medis di pelayanan kesehatan, akan tetapi tidak semua rumah sakit memiliki
alat tersebut dikarenakan harga alat tersebut terbilang mahal dan penggunaannya
tidak setiap hari dipakai.
 Ruang Penyimpanan Rekam Medis
Luas ruang penyimpanan
Kebanyakan beberapa rumah sakit di Indonesia, ruang penyimpanan dokumen rekam
medisnya masih banyak memanfaatkan ruangan bekas atau bangunan lama,
sehingga luas ruangan tempat penyimpanan tidak diperhitungkan, untuk berapa
almari yang nanti akan digunakan didalam penyimpanan dokumen rekam medis. Luas
ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak dokumen rekam medis aktif dan
in-aktif). Persyaratan ruangan khususunya dibagian penyimpanan yaitu :

1. Struktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih, dan tidak memungkinkan

terjadinya gangguan kesehatan dan kecelakaan bagi petugas penyimpanan.
2. Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan rata, tidak licin dan
bersih.
3. Setiap petugas penyimpanan mendapatkan ruang udara minimal 10 m/petugas.
4. Dinding bersih dan berwarna terang, langit-langit kuat, bersih, ketinggian minimal
2,5-3 m dari lantai.
5. Atap kuat dan tidak bocor.
6. Luas jendela, kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya cahaya minimum
1/6 kali luas lantai.
Suhu
Untuk suhu udara di ruang penyimpanan atau filing berkisar antara 18C-28C
sedang kelembaban 40%-60%, karena negara kita negara tropis, untuk perawatan
dokumen rekam medis tidak begitu merepotkan, berbeda dengan negara-negara
eropa dimana suhu disana begitu dingin, maka didalam perawatan dokumen rekam
medis juga harus lebih hati-hati agar supaya dokumen rekam medis tidak begitu
lembab, maka kita bisa menambahkan alat pengatur suhu ruangan agar ruangan
penyimpanan dokumen rekam medis tidak begitu lembab sehingga akan
mempengaruhi kualitas dari bahan atau formulir rekam medis yang disimpan akan
cepat rusak. Agar ruang kerja perkantoran memenuhi persyaratan kesehatan perlu
dilakukan upaya-upaya sebagai berikut :
1. Tinggi langit-langit dari lantai minimal 2,5 m.
2. Bila suhu udara > 28C perlu menggunakan alat penata udara seperti Air
Conditioner(AC), kipas angin, dll.
3. Bila suhu udara luar < 18C perlu menggunakan pemanas ruang.
4. Bila kelembaban udara ruang kerja > 60% perlu menggunakan alat dehumidifier.
5. Bila kelembaban udara ruang kerja < 40% perlu menggunakan humidifier
(misalnya : mesin pembentuk aerosol).
Jarak
Selain luas ruangan untuk menyimpan dokumen rekam medis kita juga harus bisa
mendesain ruangan di penyimpanan agar petugas dibagian penyimpanan tidak terlalu
sempit sehingga akan mempengaruhi kenyamanan petugas. Jarak antara rak
penyimpanan yang satu dengan yang lainnya harus kita perhitungkan jangan sampai
terlalu sempit atau terlalu lebar, sehingga akan memakan ruangan yang banyak. Jarak
ideal untuk akses jalan petugas antara alamari satu dengan alamari yang lain kurang
lebih 1.80-200 cm, sedang lorong dibagian subrak kurang lebih 80-100 cm.

Keamanan
Ruang penyimpanan harus aman (untuk melindungi dokumen rekam medis dari
kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang). Selain itu
petugas dapat memberikan tanda peringatan SELAIN PETUGAS DILARANG
MASUK didepan pintu penyimpanan.

Pencahayaan
Menurut Kepmenkes No.1405 Tahun 2002, tentang Pencahayaan adalah jumlah
penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
secara efektif. Faktor pencahayaan dalam ruangan sangat penting dan akan sangat
mendukung kinerja dalam bekerja dilingkungan ruang kerja yang sehat dan nyaman.
Intensitas cahaya diruang kerja minimal 100 lux. Pencahayaan dibagi menjadi dua
yaitu : pencahayaan alami (natural lighting) dan pencahayaan buatan (atrifical
lighting).
1. Pencahayaan alami (natural lighting)
Pencahayaan alami di ruang penyimpanan sebaiknya dioptimalkan ke dalam
bangunan atau ruang kerja penyimpanan, sehingga anda akan mendapatkan manfat
dari adanya pencahayaan ini.

1. Pencahayaan buatan (atrifical lighting)

Cara yang paling bagus dan sesuai untuk diterapkan ke dalam sistem
pencahayaan ini adalah dengan memberikan pencahayaan diffuse atau indirect
lighting atau pencahayaan tidak langsung kedalam ruangan. Pencahayaan ini
diterapkan dengan memberikan lampu atau efek cahaya yang terdifusi atau terrefleksi
terlebih dahulu sebelum akhirnya menyinari area ruangan yang ada disekitarnya.
Metode ini sangat bagus karena efek glare dan silau yang terjadi pada proses
pencahayaan didalam ruangan bisa direduksi dengan metode pencahayaan atau efek
difuse didalam ruangan.
 Agar pencahayaan di ruang penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan perlu
dilakukan suatu tindakan sebagai berikut :

Pencahayaan alam maupun buatan di upayakan agar tidak menimbulkan

kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya.
Kontras sesuai dengan kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau bayangan.
Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum dan bola
lampu sering dibersihkan
Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera di ganti.
Pencahayaan minimal yang dibutuhkan menurut jenis kegiatanya seperti berikut:

Tabel 2.2Tingkat Pencahayaan Lingkungan Kerja

Tingkat
Pencahayaan
Jenis Kegiatan Minimal (Lux) Keterangan

Ruang penyimpanan dan

Pekerjaan kasar ruangperalatan/instalasi
dan tidak terus- yangmemerlukan pekerjaan yang
menerus 100 continue.

Pekerjaan kasar
dan terus- Pekerjaan dengan mesin dan
menerus 200 perakitan kasar.

Ruang administrasi, ruang kontrol,

pekerjaan mesin &
Pekerjaan rutin 300 perakitan/penyusun.

Pembuatangambaratau bekerja
dengan mesin
kantor,pekerjaanpemeriksaan
Pekerjaan agak /pekerjaan dengan mesin.
halus 500

Pemilihan warna,
pemrosesanteksti, pekerjaan
Pekerjaan halus 1000 mesin halus dan perakitan halus.
 Tingkat
Pencahayaan
Jenis Kegiatan Minimal (Lux) Keterangan

1500
Tidak
menimbulkan Mengukir dengan tangan,
Pekerjaan amat bayangan pemeriksaan pekerjaan mesin dan
halus perakitan yang sangat halus.

3000
Tidak
Pekerjaan terinci menimbulkan Pemeriksaan pekerjaan perakitan
sangat halus.
bayangan

Sumber: KEPMENKES RI.No.1405/MENKES/SK/XI/02

Debu
Debu diruang penyimpanan juga harus kita perhatikan, karena jika diruang
penyimpanan terlalu banyak debu akan mempengaruhi kinerja petugas penyimpanan,
baik dari segi kesehatan maupun kenyamanan. Kebanyakan petugas jika ditempatkan
dibagian penyimpanan banyak menolak atau tidak nyaman dikarenakan ruangan
penyimpanan di rumah sakit maupun di pelayanan kesehatan yang lain diperhatikan.
Kandungan debu maksimal di dalam udara ruangan dalam pengukuran rata-rata 8
jam adalah sebagai berikut :

Tabel 2.3 Jenis Debu dan Konsentrasi Maksimal

Jenis
No Debu Konsentrasi Maksimal

1. Debu Total 0,15 mg/m3

Asbes
2. Bebas 5 serat/ml udara dengan panjang serat 5 mikron
Sumber : PERMENKES No.1405/MENKES/SK/XI/2002
Agar kandungan debu didalam ruangan penyimpanan memenuhi persyaratan
kesehatan maka perlu dilakukan upaya-upaya sebagai berikut:
1. Kegiatan membersihkan ruang penyimpanan dilakukan pada pagi dan sore hari
dengan menggunakan kain pel basah atau pompa hampa (vacum pump)
2. Pembersihan dinding dilakukan secara periodik 2 kali pertahun dan di cat ulang 1
kali setahun.
3. Sistem ventilasi yang memenuhi syarat.
Vektor penyakit
Vektor penyakit adalah binatang yang dapat menjadikan suatu perantara enyakit
pada manusia. Beberapa vektor penyakit yang sering ada diruang penyimpanan
antara lain (serangga : seperti lalat, kecoa, nyamuk, dll) dan tikus.
Banyak dokumen rekam medis pada rusak dikarenakan banyak tikus diruang
penyimpanan. Tata cara pengendalian vektor penyakit ada 2 yaitu :
1. Pengendalian secara fisik
Kontruksi bangunan tidak memungkinkan masuk dan berkembang biak vektor dan
reservoar penyakit kedalam ruang kerja dengan memasang alat yang dapat
mencegah masuknya serangga dan tikus.
Menjaga kebersihan lingkungan, sehingga tidak terjadi penumpukan sampah dan
sisa makanan.
Pengaturan peralatan dan dokumen rekam medis secara teratur.
Meniadakan tempat perindukan serangga dan tikus.
1. Pengendalian dengan bahan kimia yaitu dengan melakukan penyemprotan,
pengasapan, memasang umpan, memebutuhkan abate pada tempat penampung
air bersih.
2. Cara mekanik dengan memasang perangkap.