UJIAN TENGAH SEMESTER

KEARSIPAN DAN KESEKRETARIATAN RUMAH SAKIT

Dosen Pengampu :
Mohamad Yaser, SKM., M.Kes

Di Susun Oleh :
Nita Aulia Nurul Badriyah

DIPLOMA ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS VOKASI
UNIVERSITAS INDONESIA MAJU
TAHUN 2023
 1. Sistem kearsipan dan kesekretariatan rumah sakit harus memenuhi persyaratan yang
ditetapkan oleh undang-undang dan peraturan kesehatan. Berikut adalah beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam membuat sistem kearsipan dan kesekretariatan rumah sakit
sesuai dengan undang-undang dan permenkes:
a. Klasifikasi dan perizinan rumah sakit: Rumah sakit harus memiliki perizinan yang
sesuai dengan peraturan kesehatan yang berlaku. Perizinan ini mencakup
klasifikasi rumah sakit, yang menentukan jenis layanan kesehatan yang dapat
diberikan oleh rumah sakit tersebut
b. Sistem manajemen arsip dinamis: Rumah sakit harus memiliki sistem manajemen
arsip dinamis yang memungkinkan pengelolaan arsip pasien secara efektif. Sistem
ini harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh undang-undang dan
peraturan kesehatan.
c. Sistem informasi manajemen kesehatan: Rumah sakit harus memiliki sistem
informasi manajemen kesehatan yang memungkinkan pengelolaan data pasien
secara efektif. Sistem ini harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh
undang-undang dan peraturan kesehatan.
d. Petunjuk teknis sistem rujukan pelayanan kesehatan: Rumah sakit harus
mengikuti petunjuk teknis sistem rujukan pelayanan kesehatan yang ditetapkan
oleh pemerintah. Petunjuk ini mencakup prosedur rujukan pasien antara unit
kesehatan yang berbeda.
e. Peraturan menteri kesehatan: Rumah sakit harus mematuhi peraturan menteri
kesehatan yang berlaku, seperti Peraturan Menteri Kesehatan tentang Klasifikasi
dan Perizinan Rumah Sakit. dan Peraturan Menteri Kesehatan tentang Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit
Dalam membuat sistem kearsipan dan kesekretariatan rumah sakit, perlu diperhatikan
persyaratan yang ditetapkan oleh undang-undang dan peraturan kesehatan. Hal ini
akan memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi standar yang ditetapkan dan dapat
membantu mengelola arsip dan data pasien secara efektif.
REFERENCE :
1 .PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN
2020 TENTANG KLASIFIKASI DAN PERIZINAN RUMAH SAKIT DENGAN RAHMAT
https://bandikdok.kemkes.go.id/assets/file/PMK_No__3_Th_2020_ttg_Klasifikasi_dan_Perizinan_Ruma
h_Sakit.pdf

2. SISTEM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS PASIEN DI RUMAH SAKIT UMUM

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH CIREBON
https://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/51319/1/fulltext.pdf

3 . sistem informasi manajemen kesehatan - Repo Dosen ULM

https://repo-dosen.ulm.ac.id/bitstream/handle/123456789/29135/BUKU SIMKES 2022 ISBN.pdf?
isAllowed=y&sequence=1
4 . [PDF] PETUNJUK TEKNIS SISTEM RUJUKAN PELAYANAN KESEHATAN
PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT – Batukarinfo
https://batukarinfo.com/system/files/buku rujukanBINDER_0.pdf

2. Beberapa model pengelolaan kearsipan di rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta

SWASTA

a. Penerimaan dan pencatatan arsip

1) Prosedur pengurusan surat masuk
a) Menerima surat dan menyortir
b) Membuka surat
c) Surat di kendali
d) Diserahkan kepada direktur
e) Di tindak lanjuti sesuai disposisi
f) Pengarsipan
2) Prosedur pengususan surat keluar
a) Perintah pembuatan suarat
b) Pengetikan konsep saurat
c) Penandatanganan surat
d) Penggandaan suart
e) Pengiriman surat
b. Penyimpanan arsip
1) Azas penyimpanan arsip
2) System penyimpanan arsip
c. Pemeliharaan arsip
d. Penyusutan dan permusnahan arsip
1) Penyusutan arsip
2) Pemusnahan arsip
Mengenai pengelolaan arsip di Bagian Sekretariat RS PKU Muhammadiyah Surakarta
yang telah dibahas penulis dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. Secara keseluruhan pengelolaan arsip di Bagian Sekretariat sudah dilakukan
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, akan tetapi hasilnya belum
maksimal. Dapat dilihat dari arsip-arsip yang masih ada yang tercampur dalam
satu tempat penyimpanan arsip, karena kurangnya tempat penyimpanan arsip.
Perhatian terhadap arsip yang dipinjam juga kurang, sehingga sewaktu arsip
tersebut dicari maka dalam penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang
lama.
b. Penerimaan dan pencatatan arsip di Bagian Sekretariat dilakukan dengan
pengurusan surat satu pintu, dimana semua surat masuk maupun keluar harus
melalui Bagian Sekretariat
 c. Azas penyimpanan arsip yang digunakan di Bagian Sekretariat RS PKU
Muhammadiyah Surakarta adalah azas sentralisasi, karena untuk mempermudah
dalam penemuan kembali arsip
d. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Bagian Sekretariat RS PKU
Muhammadiyah Surakarta adalah sistem subyek karena durasa paling sederhana
e. Pemeliharaan arup yang dilakukan di Bagian Sekretariat sudah cukup baik,
meliputi kegiatan pemeliharaan fisik arsip dan lingkungan
f. penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian secretariat di lakukan setiap satu
tahun sekali

3. FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENYEDIAAN BERKAS REKAM

MEDIS RJ DI RSUP DR. SOERADJI TIRTONEGORO KLATEN
Akar Penyebab Permasalahan Keterlambatan Penyediaan Berkas RekamMedis Rawat
Jalan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten Menggunakan Fishbone Bedasarkan hasil
identifikasi bedasarkan faktor 5M yaitu (Man, Material, Methode, Machine,Money) akan
menentukan akar permasalahan penyebab keterlambatan waktu penyediaan berkas rekam
medis rawat jalan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. Berikut adalah penentuan
akar permasalahan dengan Fishbone Diagram

Berdasarkan diagram fishbone tersebut dapat diketahui bahwa keterlambatan

penyediaan berkas rekam medis merupakan suatu akibat dan digambarkan pada bagian
kepalaikan. Sedangkan faktor man, material, methode, machine, money merupakan suatu
penyebab keterlambatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan. Uraian dari faktor
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Faktor Man
 a. Ketidakdisplinan petugas filing dalam mengambil berkas rekam medis Petugas
filing dalam mengambil berkas rekam medis menunggu beberapa tracer
menumpuk, lalu mengambil berkas rekam medis ke rak penyimpanan.
Penyebabnya adalah jika petugas filing mengambil tracer satu per satu maka
dapat membuat petugas harus bolak-balik ke ruang filing untuk mengambil
berkas RM. Hal tersebut mengakibatkan suatu kelelahan yang dialami petugas.
b. Ketidakdisplinan petugas poli atau bangsal dalam mengembalikan berkas rekam
medis Petugas poli atau bangsal tidak displin dalam mengembalikan berkas
rekam medis secara tepat waktu. Penyebabnya adalah adanya ketidaklengkapan
pengisian berkas rekam medis seperti TTD (Tanda Tangan Dokter), DPJP
(Dokter Penanggung Jawab Pasien). Selain itu, juga dikarenakan adanya
pemeriksaan lanjuran yang akan dilakukan oleh pasien. Hal tersebut dapat
membuat berkas missfile sehingga proses pencarian berkas menjadi lama yang
berdampak pada keterlambatan waktu penyediaan berkas rekam medis
2. Faktor Material
a. Kerusakan map berkas rekam medis
Adanya kerusakan map rekam medis dapat meghambat proses penyediaan berkas.
Petugas filing harus mengganti map yang rusak dengan map baru disertai dengan
pencatatan nama pasien, nomor rekam medis, dan tahun kunjungan terakhir dan
melakukan perakitan formular rekam medis. Kerusakan map rekam medis
disebabkan oleh berkas yang terlalu tebal dan tidak ada pelatihan khusus terkait
pemeliharaan berkas rekam medis
b. Formulir IGD tanpa map
Adanya formulir IGD yang tersimpan di rak penyimpanan tanpa map juga dapat
menghambat proses penyediaan berkas rekam medis. Hal ini dikarenakan petugas
filing harus memberikan map terlebih dahulu dengan disertai pencatatan nama
pasien, nomor rekam medis dan tahun kunjungan terakhir. Adanya formulir IGD
yang tersimpan tanpa map dikarenakan belum diadakannya kegiatan penyisiran
berkas rekam medis yang tersimpan dalam rak penyimpanan.
c. Formulir rekam medis belum terakit
Pada rak penyimpanan terdapat formulir rekam medis rawat inap yang belum
terakit dengan formulir sebelumnya. Petugas filing melakukan perakitan berkas
rekam dalam satu map agar tidak tercecer (untuk pasien lama) dan membuatkan
map rekam medis baru disertai dengan pencatatan nama pasien, nomor rekam
medis, tahun kunjungan terakhir pasien (pasien baru).
3. Faktor Machine
a. SINERGIS tidak bisa diakses
Adanya SINERGIS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terintegrasi)
tentunya sangat membantu dan mempercepat petugas dalam melakukan
pekerjaannya. Namun, di rumah sakit sering terjadi mati listrik secara mendadak.
Hal tersebut dapat memakan waktu proses pekerjaan petugas pendaftaran maupun
petugas filing karena SINERGIS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
Terintegrasi) tidak bisa diakses.
 b. Kurangnya fitur atau menu peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis
Pada SINERGIS belum tersedia fitur atau menu peminjaman dan pengembalian
berkas rekam medis. Fitur tersebut sangat berguna untuk mengontrol berkas
rekam medis yang miss file. Di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro, peminjaman dan
pengembalian berkas rekam medis dilakukan dengan mencatat pada buku
peminjaman. Kendalanya yaitu banyak tulisan yang tidak terbaca sehingga dapat
membuat petugas kesulitan dalam mencari berkas rekam medis yang dibutuhkan
sehingga mempengaruhi lamanya waktu penyediaan berkas rekam medis.
Pengembangan fitur atau menu peminjaman dan pengembalian berkas rekam
medis masih belum dilakukan
4. Faktor Method (Belum tersedianya alur pendaftaran pasien rawat jalan reguler)
Di ruang pendaftaran masih belum terdaat mengenai alur pendaftaran pasien rawat jalan
reguler, adanya hanya pasien online. Petugas masih belum sempat untuk memasang alur
tersebut. Beberapa pasien masih sering kebingungan saar mendaftar pada bagian loket
pendaftaran seperti tidak membawa persyaratan atau dokumen yang akan dibutuhkan
petugas. Sehingga pasien harus kembali ke kursi untuk mengambil dokumen tersebut.
Hal tersebut dapat menghambat petugas dalam melayani pasien dengan cepat.
5. Faktor Money (Tidak ada dukungan dana untuk penghargaan)
Dukungan dana untuk memberikan penghargaan terkait ketepatan dalam menyediaan
berkas rekam medis sangat diperlukan. Hal ini bertujuan untuk menambah semangat
pekerja dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan standar yang ada.