Akreditasi PUSKESMAS

Akreditasi puskesmas adalah penilaian dan pengakuan oleh kementerian kesehatan terhadap
upaya puskesmas dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan sesuai standar akreditasi
puskesmas yang telah ditetapkan kementerian kesehatan setelah menerima pembinaan dari
dinas kesehatan. “Disampaikan oleh drg. FARICHAH HANUM, M.Kes DIREKTUR MUTU
& AKREDITASI PELAYANAN KESEHATAN pada saat Pra Rakerkesnas Tahun 2020,
Jakarta 18 Februari 2020”.

Akreditasi puskesmas memiliki tiga kelompok kerja, sembilan Bab., 42 standar penilaian,
168 kriteria penilaian dan 776 elemen penilaian.

Rekam Medis
Banyak aspek yang dinilai dalam mengukur mutu pelayanan puskesmas salah satunya adalah
kewajiban administrasi untuk membuat dan memelihara rekam medis pasien (Kemenkes,
2014).

Standar akreditasi rekam medis di Puskesmas termasuk dalam Kelompok Upaya Kesehatan
Perorangan, yang diuraikan pada BAB VIII Manajemen Penunjang Layanan Klinis dalam
standar 4.
Sistem Penyimpanan dan Pemrosesan Rekam Medis terkait Standar Akreditasi Kriteria 8.4.3
yang meliputi:

sistem penyelenggaraan rekam medis meliputi sistem penamaan,sistem penomoran, sistem

penyimpanan, sistem penjajaran, sistem retansidan pemusnahan (Depkes RI, 1977)

sistem penomoran dokumen rekam medis digunakan untuk memudahkan pencarian berkas
atau dokumen rekam medis apabila pasien kemudian datang kembali berobat di sarana-sarana
pelayanan kesehatan serta untuk kesinambungan informasi, dengan menggunakan sistem
penomoran maka informasi-informasi dapat secara berurut dan meminimalkan informasi
yang hilang.

Jenis Sistem penomoran ada 4, yaitu :

1. Serial Numbering System
2. Unit Numbering System
3. Serial Unit Numbering Sistem
4. Family Numbering (Family Folder)

A. Serial Numbering System

Merupakan suatu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung di puskesmas
atau sarana pelayanan kesehatan akan mendapatkan nomor baru
Kelebihan :
1. Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor kepada pasien
2. Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi pelayanan kepada pasien.
Kekurangan :
 1. Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen Rekam Medis lama, karena satu
pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor
2. Informasi pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan.
3. Banyak menggunakan formulir
B. Serial Unit Numbering Sistem
Setiap pasien datang berkunjung ke Puskesmas dan layanan kesehatan diberikan nomor
baru, dokumen rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah
nomor yang baru.
Kelebihan :
1. Pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih antara pasien baru atau pasien
lama
2. semua pasien yang datang dianggap pasien baru, dan tidak perlu menunggu mencari
dokumen rekam medis.
Kekurangan:
1. Petugas menjadi lebih sibuk setelah selesai pelayanan
2. Informasi yang diberikan kepada pasien tidak berkesinambungan.
3. Banyak menggunakan formulir
C. Unit Numbering System
Suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor kepada pasien rawat
jalan, rawat inap dan gawat darurat. Setiap pasien yang berkunjung mendapatkan satu
nomor pada saat pertama kali pasien datang ke Puskesmas dan digunakan selamanya pada
kunjungan berikutnya.
Kelebihan :
1. Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai
pasien dan pelayanan berada dalam satu folder,
2. Penghematan Formulir
Kekurangan:
1. Pelayanan pasien kunjungan ulang memerlukan waktu yang cukup lama.
Sistem Penomoran Unit dibagi menjadi dua, yaitu
1. Social Security Numbering
Social Security Numbering yaitu penomoran yang berhubungan dengan
lingkungannya dan hanya di Amerika Serikat dan efektif pada veteran administration
hospital. Keuntungannya adalah dapat dibedakan dengan pasien lainnya
2. Family Numbering
Menurut DepKes RI (1997) penomoran keluarga (family folder) adalah catatan
tentang kondisi kesehatan suatu keluarga, sebagai akibat adanya masalah kesehatan
atau penyakit pada salah satu atau lebih dari anggota keluarganya
Keuntungan dengan menggunakan sistem Family Numbering yaitu :
1. Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi
mengenai pasien dan pelayanan berada dalam satu folder.
2. Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan oleh seluruh
keluarga pada sarana pelayanan Puskesmas.
Kerugian dengan menggunakan sistem ini yaitu pelayanan pasien kunjungan ulang
memerlukan waktu yang cukup lama
Jenis sistem penomoran yang paling sesuai untuk Puskesmas dimana semua anggota
keluarga dapat menerima pelayanan kesehatan. Dengan sistem ini satu nomor
 dikeluarkan untuk satu rumah tangga, dan angka tambahan yang ditambahkan untuk
menunjukkan setiap individu di dalam rumah tangga

Contoh :
01 = Kepala keluarga
02 = Istri / Suami
03 = Anak dan anggota keluarga lain

Sistem Penjajaran
1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
2. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)
3. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)

A. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam
medis berdasarkan urutan nomor rekam medis dari awal.
Keuntungan :
Sangat mudah dalam pengambilan sejumlah No. Rekam Medis dengan nomor yang
berurutan pada saat diambil
Petugas mudah mengerti dan melaksanakannya
Kelemahan :
Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus memperhatikan seluruh angka
dari No Rekam Medis untuk menghindari tertukarnya angka-angka. Contoh
123456→124356
Kesibukan tidak merata. Daerah sibuk yaitu daerah dengan no Rekam Medis baru sulit
membagi tugas
Pengawasan kerapian sulit dilakukan
Contoh :
466015         466199            479997
466016         466200            479998
466017         466201            479999
466018         466202            480000
466019         466203            480001 4 4
466020        466204            480002 5 4 7
5 7
466021         466205            480003 5
5 0 7 5
0 5
0
0 5 5 0
5 1
5 2
5 1 0
2
0
B. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)
Suatu sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan rekam medis bedasarkan
urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok tengah.
Kelebihan Middle Digit Filing yaitu :
(1) Memudahkan dalam pengambilan 100 rekam medis yang nomornya berurutan;
(2) Penyebaran nomor-nomor lebih merata dalam rak penyimpanan, jika dibandingkan
dengan sistem nomor langsung tetapi masih tidak menyamai sistem angka
akhir; dan
(3) Petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada section penyimpanan tertentu
dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah.
Sedangkan kekurangan Middle Digit Filing yaitu :
(1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama,
(2) Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section, apabila rekam medis dialihkan ke
tempat penyimpanan tidak aktif.
48                           65                           01
 II                            I                             III
Contoh :
58-78-96 58-78-99 59-78-02
58-78-97 59-78-00 59-78-03
58-78-98 59-78-01 59-78-04
5
5 5 8
5 8 8 7
5 5 7 7
8 8
5 9 8 8
5 9 7 9
9 7 9 9
5 9 7 8 6
7 8 8 7
9 7 8 9
8 0
7 8 0 9
0 0
8 0 1
0 3 2
4
C. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam
medis bedasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir
Kelebihan sistem Terminal Digit Filing:
1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100
kelompok (section) didalam rak penyimpanan
2) Petugas–petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu
misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : section 00-24, section 25-49, section
50-74, section 75-99
3) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya
rak-rak kosong
Kekurangan Sistem Terminal Digit Filing :
1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir,
mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung tetapi
umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak lama
2) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan
terlebih dahulu

Contoh :
50 93 26
Angka angka angka
Ketiga kedua pertama

Lihat contoh nomor rekam medis berikut ini :

95-05-26 98-05-26 01-06-26
96-05-26 99-05-26 02-06-26
97-05-26 00-06-26 03-06-26

99
9 54
9 00
9 6 55
9 7 22
0 8 0 66
0 9 0
0 0 0 5
0 1 0 5
2 0 5 2
3 0 5 2
0 6 2 6
0 6 2 6
6 2 6
6 2 6
2 6
2 6
6
6