Penomoran Rekam Medis (2,3)

Sistem penomoran dan penyimpanan dalam ilmu Rekam Medis pada sarana pelayanan
kesehatan di Indonesia mulai diperkenalkan oleh  Gemala Rabi'ah Hatta. Pada saat itu kondisi
Rumah Sakit memiliki sistem penomoran dan penyimpanaan tanpa terkonsep, kemudia
mulailah mengadop dengan berbagai macam metode sistem penomoran dan penyimpanan
rekam medis mulai mengadop kedalam sistem yang diperkenalkan, sehingga mulai merubah
dan mengikuti sistem yang disanjurkan.

Sistem penomoran dan penyimpanan rekam medis apabila dilihat dari berbagai referensi, 
tidak lepas dari ilmu kearsipan, dimana mengenai Sistem penomoran dan penyimpanan
banyak sekali metodenya dan dapat ditemukan referensinya nya pada buku-buku kearsipan
dan masih dipergunakan hingga saat ini.

Bentuk sistem penomoran dan penyimpanan yang baik merupakan tahap awal dalam
pemberian pelayanan terhadap pasien dan merupakan elemen penting dalam pemberian
pelayanan. Perlu diperhatikan dalam sistem penomoran dan penyimpanan, harus melihat
kondisi dari sarana dan fasilitas pelayanan dan jenis pelayanan kesehatan, tidak semua
fasilitas yang disediakan mendukung dalam sistem penomoran dan penyimpanan . Aktivitas
penyimpanan didalamnya ada kegiatan retensi dari rekam medis.

Tujuan Penomoran Rekam Medis

Berdasarkan studi lapangan diperoleh beberapa tujuan dalam pengunaan sistem penomoran:

1. Mengidentifikasi data pasien pada proses pendaftaran 

2. Menjaga agar data tidak tertukar dengan data pasien lain
3. Memudahkan pengambilan kembali rekam medis yang telah tersimpan baik secara manual
(disimpan di rak) atau dengan menggunakan aplikasi

Metode Penomoran Rekam Medis (2)

Ada tiga metode penomoran rekam medis yang dipergunakan, sebagai berikut:

a.    Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)

 Dengan metode ini pasien menerima nomor baru setiap melakukan pendaftaran/
melakukan kontak dengan pelayanan kesehatan. Jika pasien A berkunjung lima kali maka
akan mendapatkan lima nomor yang berbeda (pendaftaran baru), sedangkan berkas rekam
medisnya disimpan berdasarkan urutan pemberian nomor.

Penomoran ini dapat digunakan pada sarana pelayanan kesehatan yang jumlah
kunjungannya sangat sedikit.

Keuntungan metode ini :

-        Mudah digunakan

-        Perluasan berkas mudah dilakukan tanpa batas, penambahan nomor baru tidak akan
mengganggu nomor yang sudah ada.

-        Trasnfer arsip inakitif mudah dilakukan. Berkas berusia tua memiliki nomor rendah
sehingga pemindahan dapat dilakakuna dalam jumla besar, dari arsip aktif ke arsip
inaktif.

Kerugian :

-        Terjadinya duplikasi data

-        Biaya lebih mahal

-        Memerlukan ruang yang lebih banyak.

b.    Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)

Cara pemberian nomor unit sangat disarankan untuk digunakan pada sarana pelayan
kesehatan karena begitu banyak manfaat dan kemudahan dalam penggunaannya. Berbeda
dengan sistem seri, didalam pemberian nomor secara unit ini, pada pasien datang
pertamakali untuk berobat jalan maupun rawat inap  maka pasien tersebut mendapat satu
nomor rekam medis. Yang mana pada nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk
melakukan kunjungan-kunjungan selanjutnya baik untuk rawat jalan, rawat inap maupun
kunjungan ke unit-unit penunjang medis dan instalasi lain untuk mendapatkan pelayanan
 kesehatan. Dan berkas rekam medis tersebut akan tersimpan dalam satu berkas dengan
satu nomor pasien.

Penomoran ini merupakan single record dimana seluruh informasi pasien tercatat dalam

satu berkas secara berurutan berdasarkan kunjungannya.

 Keuntungan :

-        Kecepatan dalam pemberian pelayanan, baik pada tempat pendaftaran maupun pada
runga penyimpanan.

-       Informasi pasien tercatat dalam suatu kesatuan berdasarkan pelayanan yang

diberikan / terintegrasi.

-        Nomor tidak berubah walaupun pasien sering berkunjung

-        Biaya tidak terlalu mahal apabila dibandingkan dengan cara seri.

c.    Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

Penomoran ini merupakan sistesis/gabungan dari cara seri dan unit. Dimana setiap pasien
yang berkunjungan diberikan satu nomor baru, tetapi berkas rekam medisnya yang
terdahulu digabungkan dan disimpan pada nomor yang paling baru. Apabila berkas rekam
medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru harus diberi tanda
petunjuk keluar (out guide), yang menunjukan kemana berkas rekam medis tersebut
dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakan menggantikan berkas rekam medis yang
lama. Hal ini sangat membantu ketertiban dalam penyimpanan berkas rekam medis.

Penyimpanan Rekam Medis (2,3)

Nomor rekam medis ditempatkan pada blok-blok berdasarkan blok nomor

tertentu untuk mempermudah penghafalan penempatan blok nomor tersebut. Dalam
pengambilan dokumen rekam medis membutuhkan tracer (kartu petunjuk) sebagai petunjuk
keberadaan dokumen rekam medis. Pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan
pelaksanaan pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dilakukan oleh petugas
filing berdasarkan nomor rekam medis yang ditulis pada tracer atau outguide.
Cara Penyimpanan

Ada dua cara penyanan berkas rekam medis, yaitu :

a.    Sentralisasi

Sentralisasi ini diartikan penyimpanan berkas rekam medis seorang pasien dalam satu
kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien di rawat.
Penggunaan sistem sentralisasi memiliki kebaikan dan juga kekurangan.

Kebaikan :

-        Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas

rekam medis.

-        Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan utuk peralatan ruangan.

-        Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah

distandarisasikan.

-        Memungkinkan peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan.

-        Mudah untuk menerapkan sistem unit record

Kekurangan :

-        Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan unit
rawat inap.

-        Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.

b.    Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam
medis rawat inap. Berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan ditempat
yang terpisah.

Kebaikan :
 -        Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.

-        Beban keja dilaksanakan petugas lebih ringan

Kekurangan :

-        Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis

-        Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada desentralisasi, tetapi pada 
pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi pelayanan kesehatan. Hal-hal tersebut
terjadi karena :

-        Terbatasnya tenaga terampil, khususnya yang mengelola rekam medis.

-        Kemampuan dana pelayan yang terbatas

1.Akasah. 2008. Modul Pengelolaan Sistem Rekam Medis II. Bandung : Politeknik Piksi
Ganesha Bandung

2.Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Revisi II.
2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta : Depkes RI.

3.Rustiyanto, Ery dan Warih Ambar Rahayu. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik  Kesehatan Permata Indonesia.