INTERKOM
Merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau
keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri dari satu bagian ke bagian lain dalam satu
instansi.
PESAWAT TELEPON
Merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain
dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor. Pesawa tunggal maksudnya
pesawat telelpon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi
tertentu. Pesawat ini pun ada dilengakapi dengan pesawat ekstensi(cabang-cabang).
1. Etika Bertelepon
Etika bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan
melalui telepon, yakni berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat, bersahabat dan juga
tidak emosi. Hal-hal penting etika bertelepon yakni:
Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segera diangkat.
Ketika bertelepon di kantor, jangan membuka pembicaraan dalam menerima telepon
dengan sebutan hallo, tetapi sebutkan nama dan perusahaan anda.
Jangan gunakan telepon untuk untuk diluar urusan kantor, kecuali hanya sesekali dan
seperlunya.
Bisa mendengarkan lawan bicara, dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon.
Memberikan respon secara cepat dan lugas.
Berbicara seperlunya, dengan volume suara cukup jelas, tegas dan lancar serta hangat
dan bersahabat.
Menyiapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon
yangn dituju, nama jabatan yang dituju, buku catatan dan pensil, serta materi pembicaraan.
Ketika bertelepon, tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara,
jangan menelepon sambil makan dan sejenisnya.
Catat poin pesan, minta nomor penelepon, mintalah maaf jika ada kesalahan, dan akhiri
pembicaraan dengan ucapan terima kasih, dan letakkan telepon secara pelan.
Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon:
Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab.
Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
Berbicara dengan nada kasar atau membentuk
Berbicara dengan nada memerintah
Penelepon dibiarkan menuggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi music yang
diperdengarkan.
Penelepon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.
KEGIATAN PEMBELAJARAN 3 : MENERIMA TELEPON
N Selamat Pagi
N Selamat Siang
Halo! N Dst
b Maaf, ya Pak….
b Sedang tidak ada tempat, bisa saya bantu?
b Apakah bapak ingin berbicara dengan yanglain?
b Apakah Bapak/Ibu ingin meniggalkan pesan?
b Bagaimana jika nanti kami telepon Bapak/Ibu
Bapak keluar atau Bapak tidak ada kembali