Pengertian Komunikasi Melalui Telepon

Komunikasi melalui telepon adalah hubungan langsung jarak jauh untuk

menyampaikan atau menerima informasi / pembicaraan melalui alat /
media elektroonik dari satu pihak ke pihak lain.

Peralatan Dalam Bertelepon

1. Pesawat telepon
2. Kalender meja
3. Jam dinding
4. Alat tulis
5. Lembar pesan telepon
6. Daftar nomor telepon
7. Buku daftar telepon masuk

Etika Bertelepon

1. Etika bertelepon secara umum

 Mengangkat dengan segera bila telepon berdering.

 Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau
menghubungi seseorang melalui telepon.
 Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan, dan tepat.
 Menyapa penelpon dengan sebutan ibu atau bapak.
 Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangkan.
 Bertanya dengan bijaksana.
 Mencatat pesan atau pembicaraan.
 Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir
pembicaraan.
  Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

2. Etika bertelepon secara khusus

 Menggunakan bahasa yang resmi, terutama kepada orang yang

belum akrab atau belum mengetahui identitasnya.
 Tidak berbicara dengan oraang lain selagi menelepon.
 Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
 Berbicara tidak terlalu banyak basa basi.
 Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak.
 Janganlah berbicara dengan nada memerintah.
 Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa
penjelasan, hanya terdengar bunyi musik.
 Tidak mentransfer berkali-kali apalagi ditransfer berkali-kali.
 Nada dan intonasi bicara tidak terkesan malas atau tidak ramah.
 Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju si penelepon.

Sikap Pelayanan dalam bertelepon

1) CARING
Memperhatikan,mendengarkan dan mencatat masalah
konsumen atau penelepon
2) COMMITED
Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan
permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas
atau urusan atau masalah pribadi.
3) CONFIDENT
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima
telepon tidak boleh bersikap merendahkan diri sendiri.
4) CONSIDERATE
Bersahabat,menolong,dan mengerti emosi penelepon.
 5) CONTROLLLED
Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan
kekecewaan (marah). Tetap bersikap untuk selalu
membantu dalam mengatasi masalah penelepon.
6) CREATIVE
Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon.
7) CONTAGIOUS
Bersikap gembira,antusias,sejuk damai pada penelepon.

Jenis - jenis hubungan komunikasi telepon

1. Hubungan Antar Bagian

Hubungan antar bagian (internal) merupakan hubungan langsung
antara satu bagian dengan bagian lainnya dalam satu kantor.
2. Hubungan Lokal
Hubungan lokal (setempat) merupakan hubungan yang dilakukan
komunikator dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu
atau dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan
nomor kode area yang dituju.
3. Hubungan Interlokal
Hubungan interlokal merupakan hubungan telepon antara dua
orang secara langsung dalam jarak yang jauh, misalnya antarkota
atau antarprovinsi, tetapi tetap dalam satu negara. Untuk
melakukan hubungan ini penelepon terlebih dahulu harus menekan
kode area yang dituju. Contohnya, apabila kita ingin menelepon ke
Yogyakarta, kita harus menekan terlebih dahulu nomor kode area
untuk Yogyakarta, yaitu 0274. Setelah menekan nomor kode area
kemudian diikuti nomor telepon yang dituju.
4. Hubungan Internasional
Hubungan internasional (overseas call) merupakan hubungan
 telepon langsung jarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu
negara dengan orang lain atau organisasi negara lain.

Mencatat Pesan Telepon

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon:
1) Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor
telepon, isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon.
2) Memindahkan segera ke lembar pesan telepon.
3) Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju.
4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali.

Cara mencatat isi pesan, yaitu:

1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok
pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas
tidak perlu dicatat.
2. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya
terhindar dari kesalahan.
3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.
Komunikasi Melalui Telepon

1. Pengertian
Komunikasi dapat terjadi bila ada dua orang yang menyampaikan
peran (komunikator) dan yang menerima pesan (komunikan), serta
adanya isi pesan yang hendak disampaikan.

2. Unsur Komunikasi
a. Komunikator atau orang yang menyampaikan pesan, gagasan,
keinginan, pernyataan, dll
b. Komunikan atau orang yang menerima pesan gagasan, keinginan,
pernyataan, dll
c. Pesan ialah ide, gagasan, keinginan dari komunikator kepada
komunikan.
d. Media merupakan sarana atau saluran yang menunjang pesan
apabila komunikan jauh tempatnya atau banyaknya jumlah
e. Harus adanya feed back atau tanggapan dari komunikan yang
disampaikan pada komunikator.

3. Proses Komunikasi
Proses komunikasi dapat secara langsung dan dapat melalui media
massa. Proses komunikasi melalui media massa terbagi menjadi dua
yaitu komunikasi bermedia massa, dan komunikasi bermedia
nirmassa.

4. Hubungan Telepon
Adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh untuk
menyampaikan dan menerima pesan atau informasi melalui alat
elektronik dari satu pihak kepada pihak lain.
5. Jenis-jenis hubungan telepon
a. Hub. internal
b. Hub. Lokal
c. Hub. Interlokal
d. Hub. Internasional

6. Etika Penanganan Telepon

a. Pegang gagang pesawat telepon dekatkan dengan telinga dan mulut
b. Siapkan alat tulis untuk menulis pesan-pesan
c. Hindari kata “Hallo” saat membuka percakapan
d. Simaklah dengan baik saat penelepon berbicara
e. Tanggapi dengan cepat maksud dari pembicaraan penelpon
f. Berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan
g. Berbicaralah dengan tempo yang wajar
h. Apabila anda menelpon, anda harus tahu siapa yang akan berbicara
dengan kita
i. Hindari menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi
j. Untuk menutup percakapan sebaiknya tanyakan “Ada lagi yang bisa
saya bantu pak/bu?” jika tidak ada segera ucapkan terima kasih.