BAB 7

MENERAPKAN PENGGUNAAN MESIN KOMUNIKASI KANTOR

(OFFICE COMMUNICATION)

A. DEFINISI MESIN KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi adalah suatu proses pengiriman pesan atau simbol

simbol yang mengandung arti dari seorang komunikator kepada
komunikan dengan tujuan tertentu.
Kegiatan kantor dapat dilakukan dimanapun. Syaratnya hanya harus
terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk Keperluan ini banyak
perusahaan portal internet menyediakan jasa kantor maya.
Telekomunikasi mencakup komunikasi lewat radio. Telekomunikasi
mungkin menyampaikan percakapan, bahan tulis dan tangan, gambar
faesmile, lukisan dan sebagainya, atau citra televisi. Sistemnya dapat
internal, yaitu di antara titik-titik di dalam gedung atau kelompok
gedung yang sama, atau eksternal, yaitu berhubungan melewati
koneksi Telkom dengan titik-titik yang lebih jauh di negara yang
sama atau negara lain.
Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat
ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan
atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi
akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien.
Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah
yang disebut dengan pesawat kantor.
Perkembangan peradaban manusia diiringi dengan perkembangan
cara penyampaian informasi (yang selanjutnya dikenal dengan istilah
Teknologi Informasi). Mulai dari gambar-gambar yang tak bermakna
di dinding-dinding gua, peletakkan tonggak sejarah dalam bentuk
prasasti sampai diperkenalkannya dunia arus informasi yang
kemudian dikenal dengan nama INTERNET.
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk
melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun
ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon
wireles. Penggunaan mesin kantor dalam suatu organisasi tentusaja
memiliki kelebihan dan kekurangan.
B. KELEBIHAN PENGGUNAAN MESIN KOMUNIKASI
DALAM KANTOR
a). Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC,
furniture, mesin-mesin kantor dan sebagainya.
b). Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat
dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga
administratif
c). Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam
saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis
maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat
tanpa terputus
d). Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya
tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada
adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan
karena jam kerja telah selesai
e). Mendukung kegiatan sosial. Orang-orang yang tidak dapat
meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi
ke kantor.
C. KEKURANGAN MESIN KOMUNIKASI DALAM KANTOR
a) Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini
dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung
rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan
b) Bisa muncul rasa ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak
pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan
penyedia kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan
menjadi berkurang
c) Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya
kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila
tidak langsung bertatap muka.
d) Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan
dirumah, Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih
banyak perhatian daripada beban kantor.

D. JENIS MESIN KOMUNIKASI

MESIN KOMUNIKASI KANTOR

1. INTERKOM
a. Pengertian Interkom
Interkom atau lebih dikenal dengan sebutan airphone,
merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi. Interkom
merupakan kepanjangan dari intercommunication device atau
peralatan komunikasi internal. Interkom merupakan sebuah sistem
komunikasi elektronik yang ditujukan untuk pembicaraan,
pengumuman, atau proses komunikasi yang terbatas. Interkom sering
disebut juga interphone atau intertelepon. Interkom tersambung
melalui kabel yang disebut kabel Beudrat. Kabel ini berfungsi untuk
menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu ke pesawat
interkom lainnya Interkom bisa digabungkan dengan alat komunikasi
lainnya seperti telepon, telepon genggam, walkie-talkie atau sejenis
alat yang sistemnya serupa memiliki hubungan dengan listrik.
Interkom juga dapat berupa perpaduan mikrofon, dan sebuah papan
pengawas. Orang-orang yang bekerja langsung di lapangan biasanya
menggunakan alat untuk berkomuniksai satu sama lain. Alat ini
dikenal dengan nama
handy talkie (HT) yang didalamnya terdapat interkom.

b. Gambar Interkom
c. Langkah-langkah pengoperasian Interkom

Intercom yang digunakan di kantor-kantor :

1. Angkat gagang telepon
2.Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
3. Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar
nada panggil tuut-tuut
4. Lakukan pembicaraan

Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas) :

1. Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat
2. Pilih atau cari saluran yang kita tuju
3. Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang
kira tuju

2. FAKSIMILE
a. Pengertian faksimile
Faksimile atau yang biasa dikenal dengan faks adalah teknologi
telekomunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan
dokumen yang serupa dengan aslinya menggunakan jaringan telepon
ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas.
Perangkat terminal komunikasi berfungsi untuk pengiriman atau
penerimaan data melalui proses scanning diisi oleh pengirim dan hot
printing di terima oleh penerima, atau bisa dikatakan sebagai mesin
fotocopy jarak jauh. Pesawat faksimile biasanya di rancang dalam
bentuk yang telah terintegrasi dengan fungsi pesawat telephone yang
dalam penggunaannya hanya memiliki satu fungsi (fungsi telepon
atau fax).
Kata faksimile berasal dari bahasa latin yaitu`fac simile`(make
similar), yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Di
berbagai tempat faks juga dikenal sebagai telecopier.
Menurut KBBI (kamus besar bahasa indonesia): faksimile adalah
pesawat atau mesin untuk mengirim dan menerima berita dan gambar
melalui telefoto atau komunikasi radio dengan sistem fotografi.
Menurut A.G Pringgodigdo: faksimile adalah sistem trasmisi tanpa
kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik dengan cara mengatur
sinar cahaya dan foto elektrik sel serta mengubah bagian gelap dan
terang dari suatu bahan sehingga dapat dipancarkan dalam suara, lalu
pesawat penerima akan mengubahnya kembali seperti aslinya kepada
kertas yang telah diolah secara ilmiah.

b. Gambar faksimile

C. Langkah-langkah pengoperasian
Mengirim Dokumen Fax :
Manual
1. Siapkan dokumen yang akan dikirim
masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si
pengirim
2. Angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar
tone
3. Masukan nomor fax tujuan
apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol
START
mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
dan display DOCUMENT SENT adalah banyaknya dokumen
cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung
dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode,
karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai
nomer telefon.
Otomatis
siapkan dokument yang akan dikirim
masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si
pengirim
masukan nomer tujuan dan tekan START
mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
dan display DOCUMENT SENT adalah banyaknya dokumen

cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax
untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.
Menerima Dokumen fax :
Manual
cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi
fax
telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE
MODE.
Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan
apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia
lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display
RECEIVING dan kiriman akan dicetak.
untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan
mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan
handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.
Otomatis
cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen,
cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on” atau pada posisi
FAX ONLY.
3. TELEPON
a. Pengertian Telepon
Telepon adalah alat komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk
percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan
transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga
memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan
pengguna lainnya.
Telepon bekerja dengan cara mengirimkan gelombang suara
melalui arus listrik dalam jaringan telepon sehingga kita bisa
berkomunikasi dengan pengguna telepon
lainnya. Penerima telepon akan menangkap getaran elektrik suara kita
sebagaimana suara yang didengarnya.
Saat kita berbicara di telepon, kita mengeluarkan gelombang suara
dari mulut. Gelombang suara itulah yang dibawa oleh arus listrik ke
lawan bicara. Saat kita berbicara di telepon, gelombang suara akan
mengenai diaphragm sehingga diaphragm bergetar. Di belakang
diaphragm diletakan sekumpulan kecil butiran karbon yang akan
tertekan jika diaphragm bergetar. Ketika butiran karbon tertekan,
hambatan listriknya menjadi lebih kecil, sehingga menyebabkan arus
listrik mengalir melalui rangkaian telepon.
b. Gambar Telepon

c. Langkah-langkah pengoperasian
Tata cara menangani telepon ke luar:
1.Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat seperlunya.
2.Siapkan nomor telepon yang akan dituju.
3.Angkat gagang telepon lalu tekan nomor telepon yang di kehendaki.
Jika sudah tersambung dengan penerima , Ucap salam dan
memperkenalkan diri.
4. Bicaralah secara singkat, sopan, dan jelas.
Jika pembicaraan kurang memuaskan karena adanya gangguan
telepon, jangan mengetuk ngetuk kait telepon
 Jika pembicaraan sudah selesai, letakkan telepon secara perlahan dan
jangan sampai dalam keadaan miring.

Tata cara menangani telepon masuk

1. Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan jangan
membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
2. Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan
memegang alat tulis dan block note.
3. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat
misalkan , memberikan sapaan dan hindari menjawab dengan
mengatakan “halo”
4. Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh
perhatian. Bila kurang jelas hendaknya meminta penelpon untuk
mengulangi pembicaraannya dengan nada sopan. Nomor-nomor
telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus di ulang
agar dapat dicek kebenarannya.
5. Menutup telepon setelah penelepon mematikan telepon terlebih
dahulu.

4. MEGAFON
a. Pengertian Megafon
Megafon adalah pengeras suara genggam yang menggunakan
pengarah suara berbentuk corong untuk meningkatkan efisiensi
elemen-elemen pengirim suara, khususnya elemen diafragma yang
digerakkan oleh sebuah electromagnet. Corong itu sendiri merupakan
bagian yang pasif dan tidak memperbesar suara dari elemen pengeras
suara, tetapi berguna untuk mereproduksi suara untuk menggetarkan
udara. Corong ini bisa dipandang sebagai transformer akustik yang
menyediakan impedansi yang sama antara diafragma padat yang
berhubungan dan udara dengan kepadatan rendah. Hasil dari proses
ini adalah keluaran suara yang lebih baik.

b. Gambar Megafon
c. Langkah-langkah pengoperasian

Bagian sempit dari corong yang ada di dekat pengeras suara disebut
‘leher’ dan bagian luas yang berada jauh dari pengeras suara biasa
disebut ‘mulut’. Corong digunakan untuk memperluas batasan
frekuensi yang rendah dari pengeras suara. Saat menempel pada
corong, pengeras suara mampu menghasilkan kembali suara tengah
lebih kuat. Besarnya corong dan ukuran ‘mulut’ menentukan batas
rendahnya frekuensi. Pada pengeras suara genggaam ini, ukuran
‘leher’ hanya berpengaruh pada desain. Corong pada pengeras suara
ini dapat meningkatkan jarak frekuensi hingga 5 oktaf.
Semakin tinggi pemadatan, maka semakin tinggi pula kemampuan
corong untuk menggabungkan diafragma dengan udara pada mulut
corong dan meningkatkan efisiensi sampai perbandingan pemadatan
menjadi sangat tinggi. Jika pemadatan menjadi sangat tinggi maka
corong akan mulai membatasi pergerakan kerucut. Pada titik ini,
keluaran suara maksimum dari corong (pada distorsi tertentu) akan
dikurangi. Untuk menunjukkan hal ini dengan jelas, letakkan sebuah
pengeras suara genggam menghadap ke lantai. Perbandingan
pemadatan akan menjadi sangat tinggi , namun keluaran suara dari
belakang pengeras suara akan sangat kecil.

a. Pengertian Walkie-talkie
Walkie talkie adalah sebuah alat komunikasi genggam yang dapat
mengkomunikasikan dua orang atau lebih dengan menggunakan
gelombang radio. Kebanyakan walkie talkie digunakan untuk
melakukan kedua fungsinya yaitu berbicara ataupun mendengar.
Walkie Talkie dikenal dengan sebutan Two Way Radio ataupun radio
dua arah, yang dapat melakukan pembicaraan dua arah, berbicara dan
mendengar lawan bicara secara bergantian. Walkie talkie dapat
digunakan dalam jarak 0,5 Km sampai dengan 2,5 Km tanpa
menggunakan biaya pulsa seperti menelpon. Walkie talkie merupakan
transceiver, yang dikarenakan ia memiliki two way radios tersebut,
alat ini memiliki radio transmitter dan sinyal penerima komunikasi
radio.
b. Gambar Walkie-talkie
d. Langkah-langkah pengoperasian
1. Gunakan pesan ataupun transmisi yang pendek ataupun to the
point, jika pengguna memiliki pesan yang cukup panjang, jadikan
pesan tersebut pendek dan pastikan bahwa penerima pesan tersebut
mengerti apa yang dimaksud pada pesan tersebut.
2. Bicara dengan jelas dan dalam kondisi suara yang normal dengan
mulut yang berjarak 3 inchi dari microphone radio.
3.Gunakan kata-kata istilah yang standar dalam mempraktikannya
kepada orang lain yang menggunakan walkie talkie pada jaringan
yang sama.
4.Jangan gunakan obscenities, sebuah jaringan radio yang
menggunakan gelombang publik, gelombang tersebut dikontrol oleh
Federal Communications Commission’s (FCC’s) policies. FFC
memiliki wewenang untuk memonitor percakapan kita kapan saja.
5. Saat mengoperasikan Walkie-Talkie, tekan tombol push-to-talk
selama satu detik sebelum memulai untuk berbicara. Pada sebagian
walkie-talkie pengguna akan mendengarkan bunyi ‘beep’ setelah
menahan tombol tersebut yang menyatakan bahwa pengguna sudah
dapat untuk berbicara.

6. TELEX
a. Pengertian Telex
Telex adalah alat yang di gunakan untuk mengirimkan berita tertulis
secara cepat, dimana berita yang di kirim akan tercetak pada lembar
penerimaan kedua pesawat yang saling berhubungan.
Keistimewaan dari teleks adalah dapat menerima berita pada saat
kantor tutup, asal alat itu tetap di aliri listrik dan tersedia kertas.
Pengiriman berita melalui teleks dapat di lakukan secara langsung dan
di rekam terlebih dahulu. Pengiriman berita secara langsung dengan
cara mengetik berita pada saat pengiriman. Pengiriman secara tidak
langsung dengan cara berita yang kan di kirim, di rekam terlebih
dahulu pada pita teleks. Biaya pengiriman teleks di hitung menurut
jangka waktu pengiriman dan jarak perhubungan atau wilayah atau
zone.
b. Gambar Telex
c. Langkah-langkah pengoperasian

Kegiatan Merekam.
1). Tekan tuts yang berkode “ i ” dan tuts yang berkode “ O “ secara
bersamaan.
2). Ketik naskah yang akan dikirim.
3). Setelah pengetikan selesai , pita kertas rekaman kita sobek dengan
cara:
a. Tekan tombol yang berkode “Tanda Panah Kebawah” Sampai batas
pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang.
b. Tekan tombol yang berkode “Strip” dan tombol ON, kemudian pita
rekaman disobek.

Kegiatan Mengirim.
1). Masukan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat
pengirim.
2). Dikirim ke dalam atau ke luar negeri jika dikirim keluar negeri
tekan tombol yang berkode“0”.
3). Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim.
4). Setelah Menyahut, kemudian tekan tombol “new line key”dua kali.
5). Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu
selesai.

7. TELEKONFERENSI
a. Pengertian Telekonferensi
Teleconference yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan
beberapa pihak untuk saling kontak suara dan melihat melalui
monitor. Sistem ini memungkinkan untuk melakukan rapat jarak jauh
dari berbagai tempat yang berbeda atau dalam satu ruangan dan pada
saat yang sama, sehingga tercipta efisiensi dan efektivitas dengan
syarat di masing-masing tempat tersebut terdapat sistem yang
memungkinkan untuk melakukan teleconference.
b. Gambar Telekonferensi
c. Langkah-langkah pengoperasian
1. Siapkan perangkat seperti PC, headphone, webcam, dan perangkat
lunak (Skype, WhatsApp, VMEET, dll.)
2.Tergantung pada sistem operasi. Pastikan webcam dan headset
Anda kompatibel dengan PC Anda.
3. Siapkan akun untuk perangkat lunak yang Anda gunakan atau buat
akun baru.
4.Tentukan lawan Anda melalui teleconference, tentu saja, dengan
perangkat lunak lain.
5. Buat pengaturan dan konfigurasi catatan aplikasi untuk dilihat
sebagai menu.
6. Saat terhubung, Anda dapat berkomunikasi dengan lawan bicara
Anda.

PROSEDUR PEMELIHARAAN MESIN KOMUNIKASI

Mesin dan peralatan lainnya dalam kantor memerlukan perhatian
secara berkala agar tetap dalam keadaan siap dipakai dengan
memuaskan. Sudah jelas bahwa akibat pemakaian akan menimbulkan
kekurangan atau kerusakan.
Pemeliharaan preventif jauh lebih baik daripada pemeliharaan untuk
memulihkan kerusakan yang mungkin timbul secara tidak menentu
(remedial maintenance).
Cara preventif adalah memeriksa kemungkinan kerusakan sebelum
terjadi.Pemeliharaan yang teratur, sesuai dengan program, akan
menghindarkan kekecewaan akibat kejadian yang tidak diharapkan
sekaligus dapat terhindar dari pengeluaran yang besar dalam
perbaikan. Service yang dilakukan secara teratur dan terus menerus,
akan lebih banyakmembatu untuk menekan biaya serendah-rendahnya
dan inilah tugas yang paling penting.
1). Prosedur Pemeliharaan Telepon
Cara yang dapat dilakukan dalam perawatan telepon, antara lain
sebagai berikut:
a) bersihkan pesawat telepon setiap hari dengan menggunakan alat
yang sesuai,
b) letakkan gagang telepon dengan benar sehingga jika ada panggilan
masuk telepon bisa berfungsi dengan baik
c) sediakan kertu perawatan atau kartu perbaikan
d) lakukan pemeriksaan label penyambung telepon ke sentral /kotak
telepon
e) jika telepon mati atau ada kerusakan hubungi bagian teknisi
peralatan perusahaan
f) bila teknisi perusahaan telah mencoba memperbaikinya dan tetap
tidak tidak ditemukan solusinya, segera hubungi petugas
telekomunikasi terdekat
2). Prosedur Pemeliharaan Faksimile
Mesin faksimili atau faks adalah alat komunikasi yang masih sering
digunakan oleh sejumlah orang. Kalau dipelihara dengan baik, maka
akan bisa memperpanjang umur pemakaiannya. Biarkanlah dia
bekerja maksimal, kita bisa memeliharanya dengan sederhana sebagai
berikut:
a) Dokumen yang hendak dikirim jangan terlalu tebal, juga jangan
kotor dan sobek. Ini mencegah pembacaan agar tidak terganggu, yang
dapat menyebabkan hasil faks ada noda.
b) Pakailah spare part orisinil pabrik. Hindari spare part yang tidak
orisinil, karena bisa membuat mesin faks rusak.
c) Dengan rutin membersihkan roll dalam mesin faks, waktu
membersihkan pakailah kain yang bersih untuk mengelap.

3). Prosedur Pemeliharaan Telex

a) Aliran listrik untuk pesawat teleks tidak perlu dimatikan.
b) Sebelum menekna tombol start ,nomor telex relasi harus sudah
diketahui.
c) Segera putuskan hubungan dengan menekan tombol stop pada saat
1. Tercetak AAB yang meragukan (cacat).
2. Tercetak AAB yang tidak dikehendaki.
 3. Mulai akan mengadakan pertukaran berita, tetapi angka atau
hurufnya tidak terbaca.