TUJUAN / PURPOSE:
Kertas penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada
pelatih tentang kertas penerangan ini adalah bertujuan untuk menerangkan Kertas
Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih
tentang komunikasi perniagaan dalam organisasi dan mengenalpasti jenis-jenis
komunikasi serta mengenali jenis-jenis peralatan komunikasi perniagaan.
Muka Surat/ Page : 2
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9
PENERANGAN / INFORMATION :
i. Telefon
ii. Faksimil atau faks
iii. Email
iv. Surat-Surat
Rajah 1 : Telefon
Muka Surat/ Page : 3
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9
Definisi Telefon
Perkataan telefon berasal daripada Yunani (Tele = Jauh dan Phone = Suara)
ditakrifkan sebagai alat perhubungan komunikasi dua hala secara tepat. Tujuan
pengendalian panggilan telefon masuk ialah untuk memudahkan mesej komunikasi
diperolehi dengan cepat dan berkesan.
Telefon adalah alat perhubungan yang penting antara sesebuah organisasi dengan
pihak luar khusunya pelanggan. Kebiasaannya, jarak menghalang seseorang daripada
berjumpa dengan seseorang yang lain. Telefon adalah cara perhubungan yang paling
mudah dan pantas untuk mewujudkan komunikasi antara mereka.
Adalah penting bagi seorang pengendali mesej atau operator telefon tahu prosedur-
prosedur yang berkaitan dengan kemudahan-kemudahan dan alat bantu telefon seperti
:-
Mengetahui prosedur dan kemudahan alat bantu telefon, akan membolehkan operator
telefon :-
Sistem telefon yang memudahkan perhubungan mesti dilengkapi dengan ciri-ciri moden
dengan kebolehan-kebolehan tertentu antaranya :-
3 yang telah menyebabkan mesin faks diketepikan oleh e-mail sebagai kaedah
pemindahan dokumen elektronik yang terpenting kecuali apabila status faks
kiriman serta laporan kirimannya diperlukan.
4 Sesebuah ‘mesin faks’ biasanya terdiri daripada pengimbas imej, modem dan
pencetak. Sungguh pun wujudnya pelbagai jenis peranti penghantaran
dokumen cetakan secara elektrik sejak abad ke-19, namun mesin faks moden
hanya diterima ramai pada pertengahan 1970-an apabila teknologi menjadi
cukup canggih dan kos ketiga-tiga teknologi sandaran tersebut menurun. Mesin
faks digital mula-mulanya laris di Jepun, di mana mesin faks digital jelas
mengatasi teknologi-teknologi lain yang bersaing seperi teleprinter, kerana
ketika itu adalah lebih cepat untuk menulis tulisan kanji berbanding menaipnya
(sebelum kemudahan editor kaedah input dibangunkan). Lama kelamaan faks
menjadi murah dan laris di seluruh dunia pada tahun 1980-an.
Wayar
Screen
Ganggang
Nombor
Button Hold
Button Stop
Button Strat
Dalam sebilangan besar syarikat, mesin faks sendiri telah diganti oleh
“Pelayan Faks” dan bermacam-macam sistem berkomputer yang mampu
menerima dan menyimpan faks secara elektronik, kemudian menujukan faks
tersebut kepada pengguna pada kertas atau melalui e-mel (yang boleh
dijamin keselamatannya). Sistem-sistem sedemikian berkelebihan dalam
mengurangkan kos dengan menidakkan cetakan yang tidak perlu serta
mengurangkan bilangan talian telefon analog yang diperlukan dalam
pejabat.
Email
Definisi Email
Email merupakan salah satu cara untuk berkomunikasi dengan mudah dan
cepat antara satu sama lain. Dengan menggunakan email, maklum balas
cepat diperolehi. Sebarang bentuk pertanyaan, memohon penjelasan dan
mengemukakan pandangan sama ada untuk individu atau kumpulan boleh
dilakukan dengan menggunakan email. Email adalah singkatan dari
Elektronic Mail atau jika dalam Bahasa Malaysia adalah surat elektronik.
Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic Mail”.
Ia adalah sarana (alat) kirim mengirim surat melalui jalur internet. Melalui
email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks mahu pun
gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat
lain di jaringan internet. Seperti layaknya surat biasa pada umumnya, email
berfungsi untuk mengirimkan surat atau mesej kepada orang lain.
Perbezaan antara surat biasa dengan email adalah email sudah tidak lagi
Muka Surat/ Page : 7
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9
Saat ini Internet Search Protocol (ISP) yang popular menyediakan layanan
pengiriman email secara percuma adalah :-
i. Yahoo.co.
ii. Gmail.com
Surat
Definisi Surat
Surat boleh definisikan sebagai kertas yang mengandungi khabar atau
maklumat yang dikirimkan untuk bacaan atau perhatian pihak lain, ditulis
untuk mewakili dirinya sendiri atau pihak yang lain dan disampaikan kepada
Muka Surat/ Page : 8
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9
Jenis-jenis surat yang biasa diterima dalam sesuatu organisasi adalah seperti
berikut :-
i. Surat aduan
ii. Surat rayuan
iii. Surat pekeliling
iv. Surat perjanjian
v. Surat permohonan
vi. Surat undangan/jemputan
vii. Surat pelantikan/pengesahan
viii. Surat pemakluman/pemberitahuan
Muka Surat/ Page : 9
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9
SOALAN / QUESTION :
c. Berikan empat (4) alat komunikasi yang digunakan dalam komunikasi perniagaan?
a.
b.
c.
d.
RUJUKAN / REFERENCE:
1. Ab. Aziz Yusof, Norashidah Hashim dan Ooi Yeng Keat (2004) Pengantar
Pengurusan, Pearson
2. http://www.pts.com.my, Time Management, 12 May 2005, 14:23
3. Siti Hajar Abdul Aziz, Bahasa Melayu1,Oxford Fajar Sdn.Bhd,Siri Pendidikan Guru
4. http://mazlinaismail.blogspot.com/2011/12/contoh-surat-kiriman-rasmi
5. http://onenewshub.blogspot.com/2012/08/contoh-surat-rasmi
6. Siti Nurul Huda binti Mohd Din, 06PTK11F1003, slideshare.com
Muka Surat/ Page : 11
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9
Muka Surat/ Page : 12
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(20/24)
Drpd/ of : 13
Muka Surat/ Page : 13
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(20/24)
Drpd/ of : 5