ALFA COLLEGE

CT-11, CORPORATE TOWER, SUBANG SQUARE

JALAN SS15/4G 47500 SUBANG JAYA
SELANGOR DARUL EHSAN

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
KOD DAN NAMA
PROGRAMME / FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
PROGRAM CODE & NAME

TAHAP / LEVEL L2

KOD PROGRAM, KOD

DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI /
FB-024-2:2012 - C01 INCOMING COMMUNICATIONS
PROGRAMME CODE,
COMPETENCY UNIT
CODE AND TITLE

NOMBOR AKTIVITI KERJA 1. IDENTIFY INCOMING

DAN PENYATAAN / WORK
ACTIVITIES NUMBER AND COMMUNICATIONS REQUIREMENT
STATEMENT 2. PROCESS INCOMING COMMUNICATION
3. RECORD INCOMING COMMUNICATION

NO. KOD / CODE NO. FB-024-2:2012-C01/P(2/30) Muka Surat / Page : 1

Drpd / Of : 9

TAJUK / TITLE:

PENGENALAN KEPADA PERALATAN KOMUNIKASI

TUJUAN / PURPOSE:
Kertas penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada
pelatih tentang kertas penerangan ini adalah bertujuan untuk menerangkan Kertas
Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih
tentang komunikasi perniagaan dalam organisasi dan mengenalpasti jenis-jenis
komunikasi serta mengenali jenis-jenis peralatan komunikasi perniagaan.
 Muka Surat/ Page : 2
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9

PENERANGAN / INFORMATION :

Menurut Johns (1996), komunikasi didefinisikan sebagai proses pertukaran maklumat di

antara penyampai dan penerima maklumat. Sementara Greenberg dan Baron (1996)
telah mendefinisikan komunikasi sebagai satu proses di mana individu, kumpulan dan
organisasi yang bertindak sebagai penyampai yang menghantar maklumat atau mesej
kepada individu, kumpulan dan organisasi lain yang bertindak sebagai penerima mesej.

Kamus Dewan (1992) mendefinisikan komunikasi sebagai perhubungan secara langsung

atau dengan perantaraan surat, radio, telefon dan lain-lain. Secara amnya, komunikasi
merupakan proses pengurusan dan penerimaan maklumat atau mesej

1. JENIS-JENIS PERALATAN KOMUNIKASI

Secara amnya peralatan komunikasi boleh dibahagikan kepada empat (4) iaitu :-

i. Telefon
ii. Faksimil atau faks
iii. Email
iv. Surat-Surat

Peralatan Komunikasi : Telefon

Rajah 1 : Telefon
 Muka Surat/ Page : 3
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9

Definisi Telefon
Perkataan telefon berasal daripada Yunani (Tele = Jauh dan Phone = Suara)
ditakrifkan sebagai alat perhubungan komunikasi dua hala secara tepat. Tujuan
pengendalian panggilan telefon masuk ialah untuk memudahkan mesej komunikasi
diperolehi dengan cepat dan berkesan.

Telefon adalah alat perhubungan yang penting antara sesebuah organisasi dengan
pihak luar khusunya pelanggan. Kebiasaannya, jarak menghalang seseorang daripada
berjumpa dengan seseorang yang lain. Telefon adalah cara perhubungan yang paling
mudah dan pantas untuk mewujudkan komunikasi antara mereka.

Adalah penting bagi seorang pengendali mesej atau operator telefon tahu prosedur-
prosedur yang berkaitan dengan kemudahan-kemudahan dan alat bantu telefon seperti
:-

i. Manual Penggunaan Telefon

ii. Manual Prosedur Penggunaan Telefon Organisasi
iii. Perkhidmatan, kemudahan dan Peralatan yang disediakan oleh pembekal
telefon.

Mengetahui prosedur dan kemudahan alat bantu telefon, akan membolehkan operator
telefon :-

iv. Memindahkan talian panggilan kepada personal yang berkenaan

dengan mesej masuk.
v. Mengendalikan set telefon dengan cekap dan berkesan.
vi. Mengambil tindakan dan membuat susulan mengenai perkhidmatan
lepas jual oleh pembekal.
 Muka Surat/ Page : 4
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9

Sistem telefon yang memudahkan perhubungan mesti dilengkapi dengan ciri-ciri moden
dengan kebolehan-kebolehan tertentu antaranya :-

i. Boleh menyusun panggilan masuk mengikut giliran.

ii. Boleh menyalurkan panggilan ke satu sambungan yang telah ditetapkan jika
queue panggilan masuk, operator telefon atau pegawai tidak berada
ditempatnya atau selepas waktu pejabat.
iii. Sambungan penting boleh berfungsi sebagai talian terus bagi menerima
panggilan masuk tanpa melalui operator telefon.
iv. Boleh memainkan muzik atau menyampaikan maklumat yang dirakamkan
semasa pelanggan menunggu panggilan disambungkan.
v. Boleh memutar kembali pesanan sekiranya panggilan masih belum dilayan
selepas satu jangkamasa yang telah ditetapkan, misalnya “Kami minta maaf
kerana talian masih sibuk. Kami akan melayan anda sebentar lagi”.
vi. Kemudahan untuk operator telefon menganggu sesuatu sambungan jika ada
panggilan yang mustahak/penting.
vii. Boleh berfungsi semasa ketiadaan bekalan elektrik. Dalam keadaan ini,
sambungan-sambungan tertentu akan berfungsi sebagai talian terus secara
automatik.
viii. Boleh memindahkan panggilan masuk daripada operator telefon yang sibuk
kepada yang tidak sibuk secara automatik.

Keperluan Telefon Di Dalam Perniagaan

i. Alat perhubungan diantara organisasi dan pelanggan.
ii. Sumber penyaluran maklumat.
iii. Tindakan awal/terdahulu.
iv. Imej individu dan organisasi.
v. Penetapan temujanji perniagaan.

Faksimili Atau Faks

Faks atau nama penuhnya faksimili berasal dari perkataan ‘fac simile’
(membuat yang serupa) dalam bahasa Latin yang bermaksud membuat salinan
yang sama dengan asal. Dalam bidang erti yang lain, mesin faks juga disebut
telecopier di industri-industri tertentu. Kelebihan faks berbanding perkhidmatan
pos nampak dalam pengiriman dokumen melalui jarak jauh serta merta,
sementara kelemahannya dari segi mutu salinan
 Muka Surat/ Page : 5
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9

3 yang telah menyebabkan mesin faks diketepikan oleh e-mail sebagai kaedah
pemindahan dokumen elektronik yang terpenting kecuali apabila status faks
kiriman serta laporan kirimannya diperlukan.

4 Sesebuah ‘mesin faks’ biasanya terdiri daripada pengimbas imej, modem dan
pencetak. Sungguh pun wujudnya pelbagai jenis peranti penghantaran
dokumen cetakan secara elektrik sejak abad ke-19, namun mesin faks moden
hanya diterima ramai pada pertengahan 1970-an apabila teknologi menjadi
cukup canggih dan kos ketiga-tiga teknologi sandaran tersebut menurun. Mesin
faks digital mula-mulanya laris di Jepun, di mana mesin faks digital jelas
mengatasi teknologi-teknologi lain yang bersaing seperi teleprinter, kerana
ketika itu adalah lebih cepat untuk menulis tulisan kanji berbanding menaipnya
(sebelum kemudahan editor kaedah input dibangunkan). Lama kelamaan faks
menjadi murah dan laris di seluruh dunia pada tahun 1980-an.

5 Walaupun kebanyakan perniagaan masih menggunakan kemudahan faks,

namun teknologi faks kian menghadapi saingan dari sistem-sistem yang
berasaskan Internet. Namun demikian, mesin faks masih ada kelebihan,
khususnya bagi penghantaran bahan-bahan sensitif yang tidak boleh dikirim
melalui Internet tanpa kesukaran.

Wayar

Screen

Ganggang

Nombor

Button Hold
Button Stop
Button Strat

Rajah 2 : Mesin Faks

 Muka Surat/ Page : 6
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9

Dalam sebilangan besar syarikat, mesin faks sendiri telah diganti oleh
“Pelayan Faks” dan bermacam-macam sistem berkomputer yang mampu
menerima dan menyimpan faks secara elektronik, kemudian menujukan faks
tersebut kepada pengguna pada kertas atau melalui e-mel (yang boleh
dijamin keselamatannya). Sistem-sistem sedemikian berkelebihan dalam
mengurangkan kos dengan menidakkan cetakan yang tidak perlu serta
mengurangkan bilangan talian telefon analog yang diperlukan dalam
pejabat.

Keperluan Mesin Faksimili Di Dalam Perniagaan

i. Mesin faks adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menghantar
dokumen perniagaan dengan menggunakan satu (1) peranti yang
mampu beroperasi melalui rangkaian telefon dengan hasil yang sama
dengan asal.
ii. Selain menghantar dokumen perniagaan, mesin faks juga mampu
menghantarkan imej gambar dengan kemudahan half tone.
iii. Mesin faks kebiasannya terdiri daripada modem, mesin fotokopi, alat
pengimbas gambar dan alat pencetak data (printer).

Email
Definisi Email
Email merupakan salah satu cara untuk berkomunikasi dengan mudah dan
cepat antara satu sama lain. Dengan menggunakan email, maklum balas
cepat diperolehi. Sebarang bentuk pertanyaan, memohon penjelasan dan
mengemukakan pandangan sama ada untuk individu atau kumpulan boleh
dilakukan dengan menggunakan email. Email adalah singkatan dari
Elektronic Mail atau jika dalam Bahasa Malaysia adalah surat elektronik.
Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic Mail”.

Ia adalah sarana (alat) kirim mengirim surat melalui jalur internet. Melalui
email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks mahu pun
gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat
lain di jaringan internet. Seperti layaknya surat biasa pada umumnya, email
berfungsi untuk mengirimkan surat atau mesej kepada orang lain.
Perbezaan antara surat biasa dengan email adalah email sudah tidak lagi
 Muka Surat/ Page : 7
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9

memerlukan kertas sebagai media untuk menuliskan mesej. Media yang

digunakan adalah berupa Data Digital yang dikirimkan melalui internet.

Saat ini Internet Search Protocol (ISP) yang popular menyediakan layanan
pengiriman email secara percuma adalah :-
i. Yahoo.co.
ii. Gmail.com

Rajah 3 : Aliran Penghantaran Mesej Email

Rajah 4 : Contoh Email Yang Diterima

Surat
Definisi Surat
Surat boleh definisikan sebagai kertas yang mengandungi khabar atau
maklumat yang dikirimkan untuk bacaan atau perhatian pihak lain, ditulis
untuk mewakili dirinya sendiri atau pihak yang lain dan disampaikan kepada
 Muka Surat/ Page : 8
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9

pihak penerimaan dengan cara berkirim. Pihak penerima terdiri daripada

seseorang individu, syarikat, institusi, kementerian, jabatan dan sebagainya.

Surat yang diterima oleh sesebuah organisasi, kebiasaannya dihantar melalui

pos. Bagaimana pun dengan peredaran masa dan keperluan untuk surat
diterima segera oleh penerima, surat kini banyak diterima dengan hantaran
tangan oleh penghantar surat pihak yang menghantar surat.

Rajah 5 : Surat-Surat Diterima Melalui Pos

Surat rasmi disediakan mengikut format-format tertentu mengikut jenis-

jenisnya. Ia ditulis untuk kepentingan umum. Ia mempunyai format yang
berbeza dengan surat kiriman tidak rasmi. Bagaimana pun, semua surat-
surat yang diterima oleh sesebuah organisasi, adalah dianggap sebagai
rasmi walaupun cara penulisan surat tidak mengikut format surat rasmi.
; surat aduan daripada individu.

Jenis-jenis surat yang biasa diterima dalam sesuatu organisasi adalah seperti
berikut :-
i. Surat aduan
ii. Surat rayuan
iii. Surat pekeliling
iv. Surat perjanjian
v. Surat permohonan
vi. Surat undangan/jemputan
vii. Surat pelantikan/pengesahan
viii. Surat pemakluman/pemberitahuan
 Muka Surat/ Page : 9
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9

SOALAN / QUESTION :

a. Apakah yang di maksudkan dengan komunikasi?

b. Senaraikan jenis-jenis komunikasi?

a.
b.
c.
d.

c. Berikan empat (4) alat komunikasi yang digunakan dalam komunikasi perniagaan?
a.
b.
c.
d.

e. Apakah jenis-jenis bahan yang boleh dipos?

 Muka Surat/ Page : 10
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9

RUJUKAN / REFERENCE:

1. Ab. Aziz Yusof, Norashidah Hashim dan Ooi Yeng Keat (2004) Pengantar
Pengurusan, Pearson
2. http://www.pts.com.my, Time Management, 12 May 2005, 14:23
3. Siti Hajar Abdul Aziz, Bahasa Melayu1,Oxford Fajar Sdn.Bhd,Siri Pendidikan Guru
4. http://mazlinaismail.blogspot.com/2011/12/contoh-surat-kiriman-rasmi
5. http://onenewshub.blogspot.com/2012/08/contoh-surat-rasmi
6. Siti Nurul Huda binti Mohd Din, 06PTK11F1003, slideshare.com
 Muka Surat/ Page : 11
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(2/30)
Drpd/ of : 9
 Muka Surat/ Page : 12
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(20/24)
Drpd/ of : 13
 Muka Surat/ Page : 13
NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(20/24)
Drpd/ of : 5