NAMA : DEVI DWI AGUSTIN

KELAS : XI OTKP 2

ABSEN : 10

1. Definisi mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk
melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi
2. Keutungan dan kerugian penggunaan mesin-mesin komunikasi kantor
Keuntungan: a. Dapat menghemat biaya,bila digunakan secara maksimal
b. Dapat menghemat waktu dan tenaga dan waktu
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan
d. memudahkan pengawasan
e. menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi
f. keterangan yang dimuat lebih banyak
g. dapat mengurangi rasa lelah pada pegawai sehingga dapat menambah
mutu pekerjaan
kerugian: a. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin
b. mesin-mesin tertentu memerlukan biaya tinggi untuk pemeliharaan dan
pengadaannya
c. sulitnya mendapatkan operator mesin yang cakap
d. kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan
diterapkan
e. sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan

3. Jenis-jenis mesin komunikasi kantor

 Telepon
 Intercom
 Handphone
 Faksimili(faximile)
 Handy Talky (HT)
4. Prosedur pengoperasian mesin komunikasi kantor
 Cara mengoperasikan intercom
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
a.       Intercom yang digunakan di kantor-kantor
1.       Angkat gagang telepon
2.       Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
3.       Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil
tuut-tuut
4.       Lakukan pembicaraan.
b.      Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)
1.       Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat
2.       Pilih atau cari saluran yang kita tuju
3. langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kita tuju
 cara mengoprasikan faximile
1. siapkan dokumen yang akan dikirim.
2. masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim.
3. angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone.
4. masukan nomor fax tujuan.
5. apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol START.
 Cara mengoprasikan handy talky
1. Atur jarak radio HT.
2. Radio HT harus dalam posisi tegak.
3. Tekan tombol PTT terlebih dahulu kurang lebih 2 detik, kemudian baru
berbicara.
4. Setelah selesai berbicara, segera lepas tombol PTT.
5. Berkomunikasilah secara bergantian dan tertib.
6. Dahulukan hal-hal yang dianggap sangat penting.
 Cara mengoprasikan telepon
1. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering.
2. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi
seseorang melalui telepon.
3. Menggunakan bahasa yang formal,baik,sopan dan tepat.
4. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak.
5. Berbicara dengan jelas,ramah