Nama

: Saratul Aini

Kelas

: X Akuntasi 2

CARA MENGGUNAKAN SARANA KOMUNIKASI

I.

Komunikasi dengan menggunakan Telepon

Telepon adalah salah satu alat komunikasi yang sangat efektif, karena dengan
begitu cepat dapat menerima dan menyampaikan informasi.
a. Persiapan untuk menelepin atau Menerima Telepon
1. Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis serta letakkan di dekat
pesawat, agar saat berbicara kalian dapat menjangkaunya sambil memegang
telepon.
2. Buatlah daftar khusus nomor-nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan
selalu diletakkan di meja kerja, untuk memudahkan bila sewaktu-waktu
diperlukan.
3. Usahakan tidak menempelkan mulut ke gagang telepon, berilah jarak + 3 cm.
4. Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambungkan telpon interlokal
baik dalam maupun luar negeri, dan catatlah lamanya pembicaraan serta
tanyakan biaya ke kantor telepon.
b. Menerima Telepon
1. Segera anggat dan jawablah jika telepon bordering
2. Jawablah telepon secara cepat, singkat, dengan terlebih dahulu meberi ucapan
salam serta sebutkanlah nama instansi/kantor untuk menghindari salah
sambung.
3. Berilah kesan bahwa anda siap membantu lawan bicara.
4. Usahakan suara kalian terdengan dengan jelas dan sopan. Apabila teleon untuk
orang lain, mintalah lawan bicara untuk menunggu sebentar untuk segera
disambungkan kepada yang bersangkutan.
c. Menelepon
Persiapan yang perlu dilakukan dalam menelepon adalah sebagai berikut :
1. Pahamilah terlebih dahulu masalah apa yang akan disampaikan/jelaskan
dalam telepon.
2. Bila perlu hafalkanlah atau catatlah nomor telepon pada secarik kertas,
untuk mengindarkan salah sambung dan menghemat waktu.
3. Siapkan alat tulis dan kertas untuk menulis bila diperlukan.
4. Bila sudah ada yang menerima telepon, sebutlah identitas kalian bari bicara

II.

lainnya.
Komuniasi dengan Menggunakan Fakasimil
Facsimile atau facsimile atau fax merukan produk mutakhir dari keamjuan
industry teknologi inforasi yang mempunyai manfaat yang besar dalam mengatasi
masalah pengiriman data, baik data berupa tulisan maupun berupa gambar.
a. Persiapan Pengiriman
1. Pastikan bawah listrik hidup ( on ) dan pada mesin fax terlihat ready indicator
menyala (stand by ).

2. Masukan dokumen yang akan dikirim pada tempat pemasukan dukumen

otomatis. Jangan memasukan dokumen lebih dari satu halaman ( harus lembar
demi lembar ).
3. Tekan kunci pemilih, untuk memilih kecepatan pengiriman yang diinginkan,
yaitu fine, standart, fast.
4. Tekan tombol one touch key dan hubungi nomor telepon yang dituju untuk
mengirimkan data/dokumen tersebut.
5. Setelah terdengar nada siap, kemudian tekan tombol Send,

berita segera

terkirim. Apabila tidak ada jawab berate dokumen belum dapat dikirim. Hal ini
bias terjadi karena nomor telepon yang dituju sedang sibuk/dipakai.
b. Contoh Proses Pengiriman
1. Mengunakan tombol key pad
- Lihat petunjuk speed dial (-) dan tidak dalam posisi mati.
Ready 11 = 30
Dial key pad
- Masukan nomor telepon ( missal : 7251080 ) dan tekan tombol start,
berita segara terkirim.
2. Menggunakan telepon set
- Angkat pesawat telepon
Ready 11 = 30
Dial hand set/start
- Hubungi nomor telepon yang dituju. Bila tersambung dan nomor yang
dituju siap menerima, tekan tombol start untuk segera melakukan
-

pengiriman dukumen.
Tekan tombol stop apabila proses pengiriman gagal atau mengalami
kesalahan.

c. Istilah-istilah dalam Proses Pengiriman

1. Automatic Radialing ( memanggil ulang secara otomasti). Apabila nomor
telepon yang dituju sibuk atau tidak ada kontak, gunakan fasilitas automatic
redialing dengan menekan tombol redial/pause untuk memanggil ulang.
2. Error Report, yaitu jika dokumen yang dikirim mengalami kesalahan maka
pada display akan tercetak Error.
3. Kode 0-01, yaitu persediaan kertas pada pesawat fax lawan yang dituju habis.
d. Penerimaan Secara Otomatis
Mesin akan menerima dokumen secara otomatis tanpa harus diawasi atau
tanpa tenaga operator jika :
1. Aliran listrik dalam kondisi hidup
2. Lampu tel mode tidak menyala
Pada penerimaan secara otomatis terdapat dua jenis bel, yaitu :
1. Bel tunggal, yaitu ada berita masuk dan diterima secara otomatis, tidak perlu
mengangkat pesawat telepon.

2. Bel panjang terus menerus :

Apabila lampu tel-mode operator nyala, hal ini menunjukkan :
- Ada berita masuk dan diterima otomatis dalam beberapa detik.
- Aliran listrik dalam keadaan off dan pesawat telpon akan bordering.
e. Penerimaan Secara Manual
Petunjuknya apabila mesin pada tel-mode operator bekerja sebagai berikut :
1. Apabila telepon berdering :
- Segera angkat telepon dan bila yang memanggil siap mengirim, segera
tekan tombol start setelah terdengar nada tinggi dari mesin penerima.
- Setelah itu, proses penerimaan berlangsung
- Kemudian, putuskan hubungan telepon.
2. Apabila telepon bordering :
- Segera angkat telepon
- Kemudian terdengan nada setiap 3-5 detik. Sebagai petunjuk hubungan
III.

sedang berlangsung.
Putuskan hubungan telepon.

Komuniasi dengan Menggunkan Telex

a. Pengertian Telex
Telex adalah singkatan teleprinter exchange yang artinya suatu system pelayanan
pertukaran berita yang berbentuk tuliasa dari jarak jauh dengan menggunakan
pesawat teleprinter. Hadirnya telex merupakan perbaikan penyampaian berita
melalui telegram.
b. Kegunaan Telex
1. Memberikan pelayanan yang efektif dalam pengiriman berita secara tepat,
langsung, lengakap dan tertulis.
2. Berita telex dapat disebarkan dalam jumlah banyak.
3. Sebagai bahan bukti hitam diatas putih dalam komuniasi
4. Sangat bermanfaat untuk berhubungan dengan pihak luar negeri, khususnya
menyangkut perbedaan waktu karena berita dapat diterima setiap waktu, tanpa
pertugas operator, asalkan aliran listrik hidup atau tersedia kertas penerima
pada mesin telex.
c. Jesnis Jenis Tombol dan Fungsinya

..

Yaitu tombol huruf (letter shift key ). Tombol ini digunakan untuk
mengetik huruf-huruf atau kata-kata, setelah mengetik angka-angka.
Yaitu tombol pengembalian (figures shift key ). Tombol ini
digunakan untuk mengetik angka-angka atau tanda-tanda.
Yaitu tombol pengembalian (carrieage return key ). Tombol ini
berfungsi untuk kembali ke permulaan baris.

Yaitu tombol ganti baris ( line feed key ), Setelah menekan tombol
pengembalian, kita harus menekan tombol ganti baris ini untuk
mencapai baris berikutnya ( ganti spasi). Tidak menekan tombol ini

..

mengakibatkan huruf-huruf bertumpuk.

Tombol ini dinamakan HERE IS

atau disebut tombol untuk

answer back. Bila mesin telex dihidupkan (on ) dan tombol ini
ditekan maka answer back-code mesin telex akan tertera ( printed
out ).

....

Yaitu

tombol

pengulangan.

Tombol

ini

digunakan

untuk

memperbanyak huruf, tanda atau angka denganc ara menekan

tombol ini. Untuk mengakhirinya cukup dengan cara melepas
tombol tersebut dari tekanan.

Yaitu tombol pemberi nama. Tombol ini digunakan untuk menulis

nama sendiri ( singkatan ) agar dapat memperkenalkan diri kepada
pihak mitra kerja.

Yaitu tombol pemanggil ( call key ). Tombol ini dipakai untuk

membuat panggilan call. Tombol akan menyala bila ditekan dua kali
( on/ off ).

Yaitu tombol local ( local key ). Tombol ini untuk menghidupkan

atau mematikan mesin ( on /off )

Yaitu tombol bell ( bell key ). Kegunaan tombol ini untuk menerima
bantuan operator dari pesawat telex lawan. Jika tombol ini di tekan,
maka pesawat telex lawan akan berbunyi bel dan kita dapat meminta
bantuan operator menanyakan segala sesuatu yang berhubungan
dengan berita yang kita kirim.

Yaitu tombol siapa Tuan ( who are you key ) dengan menekan
tombol ini, maka tertulis si pembri nama dari pihak lawan. Oleh
karena itu, tombol ini disebut tombol siapa Tuan. Tombol ini juga
sebagai alat control apakah sudah ada hubungan dengan nomor telex
yang kita kehendaki.

Yaitu tombol pemutus huungan ( line outo disconnect key ). Apabila

pengeiriman berita telex dengan pita rekaman telah seluruhnya

terkirim, maka mesin ini akan terputus secara otomatis, setelah

terjadi pertukaran answer back dari kedua mesin telex tersebut.

Yaitu tombol Punch on/off key. Tekanlah tombol ini pada saat kita

Yaitu tombol baca ( read on / off Key ). Tombol ini untuk membaca

akan merekam berita telex yang akan kita kiirim.

kembali rekaman yang dibuat, juga untuk menjalankan pita rekaman

pesan.

:
:

Yaitu override key. Bila tombol ini ditekan, lampu indicator akan
menyala dan berita telex yang masuk akan terekan pada pita text.
Yaitu feed key. Fungsi tombol ini untuk mengeluarakan pita. Jika
ditekan maka pita telax akan keluar dan akan terhenti bila tekanan
dihentikan.

Yaitu step back key. Fungsi tombol ini untuk mengoreksi bila
terdapat kesalahan pada pita rekaman. Tekan tombol ini sebanyak
angka atau huruf yang akan dikoreksi.

Yaitu local page feed key. Bila tombol ini ditekan, kertas telex akan
dikeluarkan dan akan berhenti bila tekanan pada tombol ini
dihentikan.

d. Cara mengoperasikan Mesin Telex

Cara mengetik pada mesin telex tidak bias cepat seperti mengetik pada
mesin tik biasa, karea pada pesawat telex telah dilengkapi dengan alat pembatas
sehingga kecepatannya terbatas.
e. Cara Mengadakan Hubungan dengan Mesin Telex
1. Pertama-tama tekan tombol pemanggil
pada pengatur jarak jauh
2. Setelah tombol menyala, putar nomor-nomor yang akan dihubungi pada
piringan pemilih.
3. Jika nomor-nomor tersebut tidak menyala itu berarti di sentral ( Telkom )
sedang sibuk dan harus menunggu sampai tombol pemanggil menyala, lalu
putar lagi nomor-nomor tersebut.

f. Cara Menyiapkan rekaman Berita pada Pita Telex

Sebelum mengirim sebuah pesan melalui mesin telex, kita harus

menyiapkan berita tersebut pada pita telex.
Berikut ini cara merekam berita pada pita telex.
1. Tekan tombol local Key yaitu untuk menghidupkan mesin
2. Kemudian, tekan tombol feed key untuk mengeluarkan pita.
3. Selanjutnya, tekan tombol Punch of/off key untuk merekam pesan telex
yang akan dikirim.
g. Cara Mengirim Berita Telex
Pengiriman berita telex dapat dibedakan menjadi pengiriman berita dalam
negeri ( domestic ) dan pengiriman berita keluar negeri ( international ).
1. Pengiriman Telex di Dalam Negeri
Siapkan pita telex yang telah terisi rekaman berita yang akan dikirim pada
tape reader unit ( letak pita jangan sampai terbalik). Pada pita rekaman
terdapat lubang-lubang ( . . . . ). Disebelah kiri letakkan dua lubang yang
sama dan disebelah kanan letakkan tika lubang yang sama.
2. Pengiriman Telex ke Luar Negeri
- Persiapan awal sama seperti proses pengiriman dalam negeri.
- Tekan tombol ( call key ), lampu indikator menyala, kemudian enter
angka 0 ( nol ).