MEDIA MENGAJAR

Otomatisasi Tata Kelola

Sarana dan Prasarana
Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata
kelola Perkantoran

UNTUK SMK/MAK KELAS XI

BAB 5
Menerapkan Penggunaan Mesin-mesin
Kantor (Office Machine)

Sumber: shutterstock.com
A. Pengertian Mesin Kantor

Pengertian mesin kantor, di antaranya sebagai berikut.

Mesin kantor (office machine) adalah adalah seluruh peralatan kantor yang
Secara Umum
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor, baik secara mekanis,
elektris, maupun elektronik.

Mesin kantor (office machine) adalah seluruh alat yang digunakan untuk
The Liang Gie
mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan yang bekerja
(2008: 3)
secara mekanis, elektris, magnetis, atau secara kimiawi.

Mesin kantor adalah seluruh peralatan yang bersifat mekanis, elektris,

Wursanto
maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah,
(2004: 88)
menggandakan, atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu
lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor.
 B. Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Mesin Kantor

4. Memudahkan dalam melakukan 1. Dapat menghemat biaya

pengawasan aktivitas di kantor. Menurut pengerjaan tugas-tugas di
Sedarmaya nti kantor apabila digunakan
(2009:52), secara maksimal dan sesuai
keuntungan kebutuhan.
peng gunaan mesin
3. Memudahkan penggunaannya kantor adalah
dalam menjaga kualitas hasil 2. Menghemat tenaga dan
pekerjaan melalui waktu
pengendalian ketelitian dan
ketepatan.
8. Mengurangi kelelahan pegawai 5. Menghasilkan suatu
sehingga mutu pekerjaan tetap Menurut pekerjaan yang lebih baik
terjaga. Sedarmaya nti dan rapi.
(2009:52),
keuntungan
peng gunaan mesin
kantor adalah
7. Dapat mengurangi rasa bosan 6. Dapat memuat keterangan
jika dibandingkan dengan lebih banyak.
penggunaan mesin manual
atau mesin tangan.
 1. Terdapat mesin-mesin tertentu yang
membutuhkan biaya tinggi untuk
pengadaan dan pemeliharaan.

2. Beberapa mesin mengalami

penyusutan yang tinggi.
Menurut
3. Kesulitan dalam mendapatkan operator
S e d a r m a y a n ti
mesin yang cakap dan biaya yang tinggi
(2009), kerugian
untuk pelatihan operator.
penggunaan mesin
kantor adalah
4. Kesulitan dalam pemeliharaan dan
perbaikan mesin-mesin yang sudah
sering digunakan.

5. Terkadang fleksibilitas dari beberapa

metode mesin sulit didapatkan dan
diterapkan.
 C. Jenis-jenis Mesin Kantor
Menurut Sedarmayanti (2001:52), mesin kantor dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu
1. Labour saving machine 2. Money saving 3. Time saving machine
(mesin penghemat machine (mesin (mesin penghemat
tenaga). Contohnya penghemat biaya). waktu). Contohnya
mesin forklift Contohnya mesin pintal mesin fotokopi

Sumber: pxhere.com Sumber: pexels.com Sumber: pexels.com

1. Berdasarkan segi tenaga penggerak mesin, mesin kantor
dibedakan menjadi dua, yaitu:

Mesi n Manual adalah mesin yang Mesi n Listri k adalah mesi n yang
tenaga peng geraknya adalah meng gunakan listrik sebagai tenaga
tenaga manusia. Contohnya peng geraknya. Contohnya laptop.
stapler.
Sumber: flickr.com Sumber: flickr.com

2. Berdasarkan segi komponen
dan cara kerja mesin, mesin
kantor dibedakan menjadi
dua macam, yaitu:
a. Mesin mekanik adalah mesin yang
rangkaian komponennnya tampak
bergerak dari dalam ketika
dioperasikan.
b. Mesin elektronik, yaitu mesin yang
rangkaian komponennya berupa
kabel dan hanya dapat berfungsi
jika didukung oleh tenaga listrik
atau baterai.
 Mesin tik (typewriter) adalah mesin yang
1) digunakan untuk mencetak dan menyusun huruf,
angka, ataupun karakter pada sebuah kertas.

Mesin penomoran (numbering machine) adalah

2) mesin yang digunakan untuk membuat dan

mencetak nomor-nomor berurutan secara
otomatis.

3. Berdasarkan Mesin penyalin dikte adalah mesin perekam atau

pencatat suara yang hasil rekamannya dapat
kegunaannya, mesin 3) diulang kembali sehingga keterangan hal-hal
kantor terbagi yang disampaikan menjadi lebih jelas.

m e n j a d i ti g a , y a i t u :
Mesin pengasah pensil adalah alat
a. Mesin untuk mencatat data atau 4) untuk meruncingkan pensil.
informasi
 Mesin penghimpun data atau informasi terbagi
5) menjadi dua jenis, yaitu mesin laminating dan
mesin penjilid (binding machine).

Mesin hitung uang (cash register) adalah

6) peralatan mekanik dan elektronik yang digunakan

untuk menghitung uang, mencatat transaksi
penjualan dengan laci.

Mesin pemisah dokumen adalah biasanya

berbentuk pembuka surat atau letter opener.
7) Terbagi menjadi tiga, yaitu alat pembuka surat
listrik, elektronik, dan manual.

Mesin pemotong kertas adalah mesin kantor

yang digunakan untuk memotong warkat atau
a. Mesin untuk mencatat data atau 8) kertas yang akan dijilid sehingga bagian pinggir
informasi kertas menjadi rata.
 b. Mesin untuk mengolah data atau informasi

1) Komputer adalah peralatan elektronik yang 3) Mesin penjumlah (adding machine) adalah
digunakan untuk mengolah data secara sistematis mesin yang mempunyai fungsi penjumlahan,
dengan menggunakan program tertentu. pengurangan, dan perkalian sederhana, tetapi
2) Mesin penghitung uang (calculating machine) cara penghitungannya menyerupai
adalah sebuah alat yang berfungsi untuk penjumlahan.
menghitung jumlah uang (baik logam maupun 4) Mesin pengganda dokumen memiliki beberapa
kertas) yang ingin dihitung. jenis, diantaranya adalah sebagai berikut.
a) Mesin printer
b) Mesin fotokopi
c) Mesin risograf
d) Mesin stensil
e) Mesin pemindai (scanner)
Sumber: flickr.com
 c. Mesin untuk menyimpan data atau informasi

4) Mesin
2) Mesin OHP
presensi
pegawai

Sumber: pxhere.com
Sumber: pxhere.com

1) Mesin
5) Perforator
penghancur 3) Proyektor LCD
kertas (paper
shredder)

Sumber: flickr.com Sumber: flickr.com

Sumber: flickr.com
D. Prosedur Pengoperasian Mesin-mesin Kantor

1. Mesin TIK 2. Mesin Penomoran 3. Pembuka Surat

Mesin tik manual adalah mesin Prosedur pengoperasian mesin Cara menggunakan pembuka
tik yang penggunaannya penomoran meliputi beberapa surat, antara lain sebagai berikut.
memerlukan tenaga manusia langkah, seperti pemberian tinta, a. Sampul surat diletakkan
secara manual. Sementara itu, pengaturan nomor pertama, dan diatas wadah.
mesin tik elektronik adalah pembuatan nomor rangkap
mesin tik yang penggunaannya b. Secara otomatis, alat
maupun digit kecil.
memerlukan sistem kerja secara pemotong surat akan
mekanik dan elektronik, seperti memotong bagian pinggir
komputer dan laptop. sampul surat.
c. Proses pemotongannya
berlangsung selama beberapa
menit.
 4. Mesin Penyalin 5. Komputer 6. Mesin Fotokopi
Dikte
Saat melakukan proses Dalam pengoperasian komputer, Mesin fotokopi adalah peralatan
pendiktean, prosesnya adalah dibutuhkan tiga elemen yang kantor yang membuat salinan ke
a. Hubungkan hand control saling berkaitan antara satu dan atas kertas dari dokumen, buku,
dengan mesin master.
yang lainnya, yaitu hardware, maupun sumber lain. Mesin
b. Hubungan dalam posisi ON. software, dan brainware. Sistem fotokopi zaman sekarang
c. Lakukan perekaman dengan operasi adalah program menggunakan xerografi, proses
menekan tombol record. komputer yang menjadi roh bagi kering yang bekerja dengan
d. Hentikan tombol perekaman komputer diantaranya Microsoft bantuan listrik maupun panas.
setelah rekaman usai. Windows, Linux, dan Macintosh. Mesin fotokopi lainnya dapat
e. Tekan tombol playback. menggunakan tinta.
f. Dengarkan (listen) hasil
rekaman yang telah dibuat.
 7. Mesin Risograf
Cara mengoperasikan mesin
risograf:
a. Buat master cetakan dengan
cara meletakkan dokumen asli
kearea scanner pada mesin
risograf.
b. Setelah master dibuat pastikan
sample cetakan sudah sesuai
dengan settingan yang
diinginkan.
c. Masukkan kertas pada baki.
d. Mulailah proses cetakan dan
jangan lupa atur kecepatan
cetaknya.
8. Mesin Penghancur
Kertas
Mesin Penghancur Kertas adalah
sebuah mesin yang memang
harus ada dalam suatu kantor
pada umumnya. Karena dengan
adanya mesin itu kita dapat
mengurangi tumpukan berkas
yang telah tidak terpakai lagi
pada lemari penyimpanan
kantor.
9. Mesin pemindai
Pemindai (scanner) merupakan
suatu alat yang digunakan untuk
memindai suatu bentuk maupun
sifat benda, seperti dokumen,
foto, gelombang, suhu dan lain-
lain. Hasil pemindaian itu pada
umumnya akan ditransformasikan
kedalam komputer sebagai
data digital.
 10. Mesin Printer 11. Mesin OHP 12. Mesin Stensil

Printer merupakan perangkat OHP adalah kepanjangan dari Over Mesin stensil adalah mesin

Head Projektor. OHP berguna penghasil dokumen berbentuk
tambahan eksternal (external
untuk memproyeksikan media lembaran dalam jumlah banyak
peripheral devices) yang transparan kearah layar, dengan dengan menggunakan pembantu
terhubung dengan komputer atau hasil gambar yang cukup besar. “kertas master” yang disebut
laptop melalui kabel atau nirkabel Kegunaan alat ini untuk dengan stensil sheet atau sheet
mempermudah penyampaian stensil. Mesin stensil
untuk menerima input data dan
materi dalam sebuah presentasi. berfungsi untuk menggandakan
mencetaknya pada kertas. warkat/surat dengan jenis kertas
seperti HVS, duplicator, roneo dan
sebagainya.
 13. Mesin Penghitung 15. Mesin Penjilid
14. Mesin Laminati ng
Uang
Mesin penghitung uang adalah Mesin Laminating adalah sebuah Mesin penjilid adalah mesin kantor
sebuah alat yang berfungsi untuk alat yang berfungsi untuk yang digunakan untuk menjilid
menghitung berapa banyak
jumlah uang (logam maupun melaminasi (melapisi) sebuah berbagai warkat-warkat yang
kertas) yang ingin di produk dengan plastik (film). sejenis, buku-buku dan sebagainya.
hitung. Mesin ini biasa digunakan Tujuan pelapisan (melaminasi) Menjilid adalah kegiatan
pada jasa perbankan. produk dengan plastik (film) adalah menghimpun dan menyatukan
Karena mesin ini sangat agar produk lebih aman, bersih, warkat-warkat yang sejenis dalam
mempermudah teller dalam
menghitung jumlah uang yang dan tidak mudah rusak. bentuk buku sehingga mudah
banyak. penggunaannya dan
menyimpannya

16. Proyektor LCD
Proyektor LCD merupakan salah
satu jenis proyektor yang
digunakan untuk menampilkan
video, gambar, atau data dari
komputer pada sebuah layar atau
sesuatu dengan permukaan datar
seperti tembok, dan sebagainya.
17. Mesin Presensi 18. Mesin Pemotong
Pegawai Kertas
Jari yang digunakan pada saat Mesin Pemotong Kertas adalah alat
pendaftaran adalah jari telunjuk, yang digunakan untuk
jari tengah, atau jari manis. Jempol memotong kertas yang dapat
dan kelingking tidak disarankan memudahkan dalam memotong
karena biasanya pengenalan akan serta merapikan berkas dan
lebih sulit dilakukan jika dokumen.
menggunakan dua jari tersebut.
E. Prosedur Pemeliharaan Mesin-mesin Kantor

1. Pemeli haraan Upaya pemeliharaan dapat dilakukan dengan beberapa cara, seperti pembersihan
mesin secara teratur dan pengecekan secara berkala.

(Mai ntenance )
2. Reparasi Reparasi adalah upaya perbaikan terhadap beberapa bagian mesin yang telah rusak
(Repair ) atau tua dengan tujuan mengembalikan performa mesin seperti sediakala.

Upaya peningkatan adalah upaya mengusahakan mesin agar selalu dalam kondisi
3. Peningkatan
yang baik sehingga umur dan nilai guna mesin akan bertambah.
(Bett erment )
Upaya penggantian adalah proses menggantikan mesin-mesin lama yang telah
4. Peng ganti an mengalami kerusakan berat, berusia tua, dan tidak dapat direparasi dengan mesin-
(Repl acement ) mesin baru yang lebih modern dan canggih.

5. Penambahan Penambahan adalah tindakan menambah jumlah mesin sejenis yang fungsinya sama
dengan mesin lama apabila mesin lama tersebut terlalu sering dipergunakan.

(Additi on )