Pertemuan3 .

Alat Perlengkapan OP

Rosman Siregar
196101071986011001
Program D3
Fakultas Mateamtika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Sumatera Utara
 Pertemuan 3

Alat-alat Perlengkapan Kantor dan Perkembangan Alat

Komunikasi

2
Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan
peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja
sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada
pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu
saja akan menimbulkan masalah tersendiri danakan
kita bahas dalam sub bab yang akan datang.
Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi
dan komputerisasi.
Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti
penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya
komputer. 3
Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti
mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer,
tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya
dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini
perkantoran.
Perkantoran sebagaimana telah diuraikan pada sub bab
latar belakang, merupakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelayanan (services) dalam perolehan,
pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan
pengkomunikasian informasi.
4
Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-
kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan
pengolahan naskah (word processing);
penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi
data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan
perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan
(appointment); presentasi; korespondensi;
dokumentasi; dan sebagainya.
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi
manual peralatan kantor yang banyak menggunakan
tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan
menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
5
 Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003

Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran

yang mengganti proses administrasi berbasis manual
ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan
fasilitas jaringan lokal (Local Area Network/LAN). Istilah
ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri
pendayagunaan aparatur negara nomor
13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum
perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan
instansi pemerintah.

6
Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari
teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan
bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini
pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi
otomatis.
Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi
perkantoran merupakan proses peralihan dalam
teknologi perkantoran.

7
Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya,
bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses
pengalihan metode pencatatan, penghimpunan,
pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan
penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode
manual yang banyak melibatkan tenaga manusia
kepada metode otomatis yang banyak melibatkan
operasi mesin otomatis bahkan komputer. Sedikit
mereview teknologi perkantoran yang lazim
diterapkan, umumnya mencakup penggunaan
8
peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut
 Mesin listrik, Mesin mekanik dan
Mesin elektronik
Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya yaitu:
Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh
tenaga manusia.
Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang
digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian
komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian
komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

9
 Mesin pencatat keterangan

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor,

yaitu:

1) Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan

diantaranya;

Mesin tulis
Mesin penomor
Mesin dikte
Asahan pensil

10
 Mesin penghimpun keterangan

2) Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;

Pembuka surat
Pemotong kertas
Mesin penjilid
Pencatat uang kas
Hechtmachine

11
 Mesin pengolah keterangan

3)Mesin-mesin untuk mengolah bahan

keterangan;

Mesin jumlah
Komputer
Mesin hitung

12
 Mesin pengganda keterangan

4) Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan

keterangan;

Mesin stensil
Mesin perekam sheet
Mesin stencil spirtus
Mesin offset
Mesin fotocopi
Berbagai mesin cetak

13
 Mesin Pngirim Keterangan

5) Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;

Telepon dan interphone
Facsimile
Teleprinter

14
 Mesin Penyimpan Keterangan

6) Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;

Mikrofilm
Pelubang kertas/kartu
Penghancur kertas

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih

efektivitas dan efisiensi proses/ kegiatan perkantoran.

15
 Pentingnya OP

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih

efektivitas dan efisiensi proses/ kegiatan perkantoran.
Seiring dengan desakan global dan perkembangan
teknologi informasi yang menuntut terselesaikan
proses pengolahan informasi secara cepat dan
akurat,kebutuahn peralihan metode dari manual ke
otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera
dipenuhi.

16
 4 Pemakai OP

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang

bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat
kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
1) Manajer
2) Profesional
3) Sekretaris
4) Clerical Employee

17
 4 Pemakai OP

1) Manajer adalah orang yang bertanggung jawab

mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber
daya manusia.
2) Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi
menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli,
wiraniaga, dan asisten staff
khusus). Manajer dan professional secra bersama
dikenal sebagai pekerja terdidik.
3) Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik
tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas
menangani korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan. 18
 4 Pemakai OP

4) Clerical Employee (pegawai administratif)

melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris,
seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun
dokumen dan mengirimkan surat.

otomatisasi perkantoran mencakup semua sistem

elektronik formal dan informal yang terutama
berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-
orang didalam maupun diluar perusahaan.

19
JADWAL KONSULTASI

SETIAP HARI KERJA DAN JAM KERJA

08126400800

Web.: rosmanusu.simplesite.com
Twiter : @RosmanDPD

E-mail
rosman@usu.ac.id
rosmansiregar@yahoo.com

20
Selamat Belajar Semoga
Tujuan Kita Tercapai

Rosman Siregar

TERIMA KASIH
21