Arti dan Fungsi Otomatisasi Perkantoran

March 10th, 2010 fuad

ARTI DAN FUNGSI OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata
mechanization dan computerization (Lernout & auspie !peech "roducts #$%$, 1&&'($
Automation memiliki dua makna )aitu 1( the use of automatic equipment to save mental
and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan
tenaga( dan 2( the automatic control of the manufacture of a product through its
successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan )ang
sistematis($ Mechanization )ang memiliki kata ker*a mechanize memiliki arti give a
mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis(, dan compurization dengan kata
ker*a computerize mengandung makna 1( equip with a computer, install a computer in
(menggunakan komputer( dan 2( store, perform, or produce by computer (men)impan,
melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer( (+#, -omple. for /indo0s,
1&&'($
1raian definisi otomatisasi di atas, menun*ukkan esensi makna otomatisasi )aitu proses
penggunaan peralatan otomatis )ang memiliki sistem ker*a sistematis$ Otomatisasi akan
berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, )ang tentu sa*a akan
menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab )ang akan datang$
Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi$ al ini
mengis)aratkan bah0a otomatisasi berarti penggunaan alat2alat mekanis dan lebih
khususn)a komputer$ ,engan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas
berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu sa*a dengan tetap memperhatikan
rele3ansin)a dengan ob*ek )ang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran$
"erkantoran, sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan
kegiatan )ang berhubungan dengan pela)anan (ser3ices( dalam perolehan, pencatatan,
pen)impanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi$ -akupan akti3itas
perkantoran meliputi kegiatan2kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan
naskah (0ord processing(4 pen)a*ian5displa), pengelompokan5sortir, dan kalkulasi data
(spreadsheet(4 pengelolaan database4 melakukan per*an*ian, pertemuan, dan pen*ad0alan
(appointment(4 presentasi4 korespondensi4 dokumentasi4 dan sebagain)a$
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor )ang ban)ak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi2fungsi otomatis dengan menggunakan
peralatan mekanis khususn)a komputer$ /alu)o (2000( menegaskan bah0a era
otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangn)a teknologi informasi,
penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran$
Otomatisasi perkantoran sering *uga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis
(electronic office5e2office($ "erkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran )ang
mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan
memnfaatkan fasilitas *aringan lokal (L+#($ Istilah ini )ang dipergunakan dalam
keputusan menteri penda)agunaan aparatur negara nomor 1'567"5M$"+#515200'
tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi
pemerintah$
Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab
otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari
teknologi manual kepada teknologi otomatis$ "akpahan (2008( men*elaskan teknologi
perkantoran sebagai berikut9
:;eknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah,
memperban)ak, mengirim dan men)impan bahan2bahan keterangan secara efisien
dengan menggunakan mesin2mesin$ Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang *enis
mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkann)a$ 1ntuk
dapat menggunakann)a dengan baik perlu mengetahui ciri2ciri tiap2tiap mesin, cara
ker*an)a, bagian2bagiann)a dan cara2cara pemeliharaann)a<$
"aparan di atas mengis)aratkan bah0a otomatisasi perkantoran merupakan proses
peralihan dalam teknologi perkantoran$ ,engan kata lain, mempertegas definisi
sebelumn)a, bah0a otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode
pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan pen)impanan
bahan2bahan keterangan dari metode manual )ang ban)ak melibatkan tenaga manusia
kepada metode otomatis )ang ban)ak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan
komputer$
!edikit mere3ie0 teknologi perkantoran )ang lazim diterapkan, umumn)a mencakup
penggunaan peralatan )ang dapat dikelompokkan sebagai berikut9
,ilihat dari tenaga penggerakn)a, )aitu9
Mesin manual ialah mesin2mesin )ang digerakkan oleh tenaga manusia$
Mesin listrik (elektrik( ialah mesin2mesin )ang digerakkan dengan tenaga listrik
atau baterai$
,ilihat dari cara ker*a dan komponen mesinn)a9
Mesin mekanik )aitu mesin2mesin )ang rangkaian komponenn)a tampak
bergerak dalam operasin)a$
Mesin elektronik )aitu mesin2mesin dengan rangkaian komponen elektronik,
berupa kabel2kabel$
,ilihat dari fungsin)a dalam berbagai peker*aan kantor, )aitu9
Mesin2mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaran)a4
o Mesin tulis
o Mesin dikte
o Mesin penomor
o +sahan pensil
Mesin2mesin untuk menghimpun bahan keterangan4
o "embuka surat
o Mesin pen*ilid
o echtmachine
o "emotong kertas
o "encatat uang kas
Mesin2mesin untuk mengolah bahan keterangan4
o Mesin *umlah
o Mesin hitung
o 6omputer
Mesin2mesin untuk memperban)ak bahan keterangan4
o Mesin stensil
o Mesin stencil spirtus
o Mesin fotocopi
o Mesin perekam sheet
o Mesin offset
o =erbagai mesin cetak
Mesin2mesin untuk mengirmkan bahan keterangan4
o ;elepon dan interphone
o ;eleprinter
o >acsimile
Mesin2mesin untuk men)impan bahan keterangan4
o Mikrofilm
o "enghancur kertas
o "elubang kertas5kartu
Otomatisasi penting dilakukan dalam upa)a meraih efekti3itas dan efisiensi
proses5kegiatan perkantoran$ !eiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi
informasi )ang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan
akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah men*adi kenisca)aan
untuk segera dipenuhi$ #amun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh
proses manual dan memangkas tenaga ker*a, sebab ban)ak aspek2aspek lain )ang harus
men*adi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi$
Daftar Pustaka
+#, -omple. for /indo0s$ (1&&'($ -oncise O.ford ,ictionar)$ ?otterdam,
#etherlands$
+ntarina, +$ (200@($ "enerapan ;eknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh
6eunggulan =ersaing$
Lernout & auspie !peech "roducts #$%$ (1&&'($ "ortions of International
-orrect!pellA spelling correction s)stem$ Thesaurus on Microsoft Office 200 $
Masbukhin$ (200'($ !engantar "A!#!$!# ,iambil kembali dari ilmukomputer$com$
Menteri "enda)agunaan +paratur #egara$ (200', Banuari 2'($ "edoman 1mum
"erkantoran 7lektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi "emerintah$ %epmen
&omor '()%*!)M#!A&)200( $ Bakarta$
"akpahan, ?$ (2008($ +atatan Mata %uliah Te,nologi !er,antoran#
!astradipoera, 6$ (200@($ Mana-emen !er,antoran. "uatu !ende,atan "istem /nformasi
Mana-emen# =andung9 6appa !igma$
!edarma)anti$ (200C($ Tugas dan !engembangan "e,retaris# =andung9 Mandar Ma*u$
/ahono, ?$ !$ (200'($ Apa /tu %omputer#php# ,iambil kembali dari ilmukomputer$com$
/aluto, ,$ 7$ (2000($ ;eknologi "erkantoran Modern9 /acana tentang 6antor Ma)a$
!engembangan Alat dan 0ab 1urusan Administrasi &iaga# !emarang9 "oliteknik #egeri
!emarang$
Dain, !$ (200@($ "enerapan ;eknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh
6eunggulan =ersaing$