MAKALAH ILMU ADMINISTRASI PUBLIK

“PROSEDUR PERKANTORAN”

DOSEN PENGAMPU :

DISUSUN OLEH:

1.Riris Sinta Marito Silaen (21.11.425101)

2.Anwar Ginoto (21.11.425103)
3.Taufik Permana (21.11.425122)
4.Frisza Ilma Noviana (21.11.425109)

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALANGKA RAYA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
PRODI ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
2021
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadiran Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberi
rahmat serta hidayah sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan
tentang prosedur perkantoran ini, penulis menyadari sepenuhnya untuk
menyelesaikan makalah ini tidaklah mudah.Namun,berkat dorongan serta
upaya dan tanggung jawab,penulis mampu menyelesaikan makalah ini
sebagai salah satu tugas dari mata kuliah Ilmu Administrasi Publik.

Dengan segala keterbatasan yang ada pada diri penulis,maka dalam

penulis makalah ini pun tidak terlepas dari kesalahan dan khilaf. Oleh
karena itu,dengan segala kerendahan hati penulis kan menerima dan
memperhatikan segala bentuk kritik dan saran yang bersifat membangun.

Dan pada akhirnya,betapun kecilnya sumbangun pemikiran yang dapat

penulis kemukakan dalam laporan ini. Dan diharapkan laporan ini dapat
bermanfaat bagi kita semua.Amin.

Penulis
 DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
Bab 1 Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Tujuan

Bab 2 Kajian Pustaka

2.1 Pengertian Prosedur Perkantoran

2.2 Pentingnya Sistem Perkantoran
2.3 Fungsi Prosedur Pekerjaan
2.4 Prinsip-Prinsip Sistem Pengantoran
2.5 Buku Pedoman Kantor (atau buku pedoman prosedur)
2.6 Keuntungan Buku Pedoman Kantor
2.7 Kerugian Buku Pedoman Kantor
2.8 Teknik Membuat dan Memperbaiki Sistem Perkantoran
2.9 Bagan Pekerjaan
2.10

Bab 3 Pembahasan

3.1 Alur Pengorderan Material

3.2 Alur Koordinasi

3.3 Solusi Permasalahan

3.4 Target Perusahaan

3.5 Reward dan Punishment

Bab 4

4.1 Simpulan

4.2 Saran

Daftar Pustaka
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Prosedur perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi sebuah
perusahaan.Dengan adanya prosedur perkantoran suatu perusahaan dapat
menambah efektivitas pekerjaannya dengan tujuan mengurangi biaya
pekerjaan kantor. Prosedur perkantoran ialah serangkaian Langkah pekerjaan
tulis menulis yang berhubungan,biasanya dilaksanakn oleh lebih dari satu
orang yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk
melakukan suatu kegiatan penting. Jadi setiap perusahaan pasti memiliki
prosedur dalam setiap bidang pekerjaan yang akan dijalankan,sehingga
pekerjaan yang ada dalam sebuah kantor dapat berjalan dengan lancar. Selain
itu pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan (khususnya tentang siapa dan
apa yang dilakukan) lebih mudah dilakukan . Dan apabila ada kemacetan
dalam pekerjaan dapat diuraikan dari mana kesalahan tersebut bisa terjadi.
Dengan adanya prosedur perkantoran juga dapat mengurangi biaya pekerjaan
kantor tanpa merugikan efektivitas pekerjaan samping membantu manajemen
mencapai tujuannya. Koordinasi antar bagian karyawan yang berlainan pun
menjadi lebih mudah sekaligus memudahkan proses pelatihan terhadap
pegawai baru.

Seperti halnya dengan CV.Hitana Abadi juga memiliki prosedur

perkantoran yang ditetapkan dalam melaksanakan pekerjaan. Dalam hal ini
prosedur yang kami bahas ialah prosedur pemesanan. CV ini bergerak di
bidang kontraktor,yakni di dalamnya melayani permintaan konsumen untuk
mendisain dan suatu bangunan seperti,rumah,sekolah,laboratorium,dsb.

Kami tertarik untuk mengangkat CV Hitana sebagai objek pembahasan

karena CV ini merupakan CV yang tidak memiliki cukup SDM untuk
menduduki setiap bagiannya sehingga terdapat beberapa orang yang
mempunyai lebih dari satu jabatan. Selain itu,adanya reward bagi karyawan
yang telah bekerja selama 5 tahun di CV tersebut akan mendapatkan fasilitas
 umroh gratis dari pemiliknya. Kami melakukan wawancara langsung terhadap
narasumber yang menduduki jabatan sebagai administrasi umum dan juga
sebagai administrasi divisi almini.

CV ini masi baru tapi memiliki target yang besar,yaitu 1 milyar rupiah per
bulannya. Ini menunjukkan bahwa CV ini memiliki kemampuan yang tinggi
dalam pencapaian target pasar. Dalam hal ini prosedur perkantoran sangat
diperlukan karena dapat memudahkan jalannya prosedur pemesanan yang
akan dilakukan. Prosedur perkantoran merupakan metode-metode yang
dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan dating. Aktivitas
tersebut terkait dengan tujuan yang akan dicapai dalam suatu perusahaan
sehingga prosedur perkantoran digunakan sebagai pedoman untuk bertindak
salah arah dalam proses pencapaian tujuan.

Dalam pembuatan prosedur perkantoran diharuskan adanya prinsip-prinsip

yang mempermudah pemahaman prosedur tersebut. Dengan kata
lain ,prosedur perkantoran harus sederhana dan mudah dimengerti. Prosedur
juga harus bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang
berubah sehingga dapat meminimalisir adanya perkarjaan yang tidak perlu dan
dapat melaksanakan perkerjaan dengan sebaik-baiknya.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana prosedur perkantoran prosedur pemasaran) di CV Hitana
Abadi

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui prosedur perkantoran (prosedur pemesanan) di CV

Hitna Abadi
 BAB II
Kajian Pustaka

2.1 Pengertian Prosedur Perkantoran

Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-

langkah (atau) pelaksanaan-palaksanaan pekerjaan), dimana didalam
pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa
yang melakukannya.

2.2 Pentingnya Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran adalah penting, karena sistem perkantoran yang baik:

a. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus
pekerjaan yang lebih baik).
b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan
dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang
berlainan.
e. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru.
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha
yang penting.
(Moekijat : 1989, 52)

2.3 Fungsi Prosedur Pekerjaan

a. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama, bagi pegawai baru.

b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja
 c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja
yang tepat.
d. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.
e. Alat untuk menghindarkan pekerjaan yang menumpuk.
f. Alat untuk perencaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.
g. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.
h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh
proses kerja.
i. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.

2.4 Prinsip-Prinsip Sistem Perkantoran

Prinsip-prinsip sistem perkantoran adalah:

a. Sistem perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat
mempermudah
pengawasan.
b. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
c. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.
d. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan
mencegah adanya rintangan-rintangan.
e. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-
formulir).
f. Hendaknya ada pengecualian yang seminimun-minimumnya terhadap
peraturan.
g. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu.
h. Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondidi yang
berubah.
i. Pembagian tugas yang tepat.
j. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang terus-
menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
k. Penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
l. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
m. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan.
 n. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai seminimum-
minimumnya.
o. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.
(Moekijat : 1989, 52-53)

2.5 Buku Pedoman Kantor (buku pedoman prosedur)

Buku pedoman kantor berupa sebuah buku kecil (biasanya lembaran lepas)
yang memuat:
a. Garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama).
b. Sistem atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
c. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya.
d. Tanggal dikeluarkannya dan dibawah otoritas siapa buku pedoman
tersebut diterbitkan.
e. Instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
(Moekijat : 1989, 53)

2.6 Keuntungan Buku Pedoman Kantor

Keuntungan buku pedoman kantor ( buku pedoman prosedur) adalah:

a. Menulis prosedur mengakibatkan penelitian kembali sistem-sistem.
b. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
c. Buku pedoman kantor meringankan (membantu, mempermudah)
pengawasan.
d. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai.
(Moekijat : 1989, 54)

2.7 Kerugian Buku Pedoman Kantor

Kerugian buku pedoman kantor adalah:

a. Prosedur-prosedur tidak lebih baik ketimbang cara prosedur-prosedur
tersebut ditulis (dicatat).
b. Isi pekerjaan jabatan tidak selalu tetap (statis).
c. Menyiapkan suatu buku pedoman memakan waktu yang lama dan
sering menjadi tidak berlaku lagi (out of date).
d. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai.
 e. Banyak kantor berjalan lancar tanpa adanya buku prosedur tertulis.
(Moekijat : 1989, 54)

2.8 Teknik Membuat dan Memperbaiki Sistem Perkantoran

Teknik membuat dan memperbaiki sistem perkantoran adalah sebagai

berikut:
a. Pelajari dan analisis secara terinci pekerjaan yang akan dilakukan
(menggunakan bahan-bahan yang sesuai).
b. Tentukan bagian-bagian pekerjaan manakah yang penting dengan
mengingat tujuan kantor.
c. Hapuskan pekerjaan-pekerjaan yang tidak pelu.
d. Pertimbangkan semua metode alternatif untuk pekerjaan lainnya.
e. Pilihlah metode yang terbaik untuk tiap pekerjaan dengan
memperhatikan pengawasan, biaya, dan penyusunan tenaga kerja.
f. Tentukan standar pekerjaan yang adil bagi tiap pekerjaan untuk tujuan
pengawasan dan penyusunan tenaga kerja.
g. Hitung pegawai yang diperlukan dan usahakan mendapatkan urutan
pekerjaan yang tepat untuk memberikan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
h. Rencanakan tata ruang kantor dengan memberikan arus pekerjaan.
i. Latih pegawai-pegawai dan pergunakan prosedur baru.
(Moekijat : 1989, 54-55)

2.9 Bagan Pekerjaan

Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan (menggambarkan) suatu

sistem atau arus pekerjaan dan sebagainya dalam suatu cara yang sederhana,
sehingga hal ini dapat dengan mudah dimengerti. Selanjutnya studi bagan
pekerjaan menunjukkan dimana subjek memerlukan perbaikan.
Ada bermacam-macam bagan antara lain:
a. Bagan analisis posedur.
b. Bagan arus prosedur.
c. Bagan distribusi pekerjaan.
d. Bagan studi produksi.
e. Diagram Gerakan
 f. Bagan operasi.
(Moekijat : 1989, 55)

2.10 Tujuan Bagan.

a. Tujuan bagan analisis prosedur adalah untuk membuat ikhtisar tentang

pelaksanaan yang berlainan, menganalisis macam pelaksanaan pekerjaan,
memberikan urutan dan waktu yang dipergunakan untuk masing-masing
pelaksanaan pekerjaan dan tempat yang dilalui oleh dokumen. Bagan analisis
prosedur merupakan bagan yang terpenting yang dipergunakan dalam analisis
sistem dan menggunakan simbol studi pekerjaan yang berlainan.
b. Tujuan bagan arus prosedur adalah untuk menunjukkan bagaimana
formulirformulir perkantoran dan salinan-salinannya berpindah dari suatu
bagian ke bagian yang lain.
c. Tujuan bagan distribusi pekerjaan adalah untuk nenunjukkan bagaimana
bermacammacam pekerjaan yang berlainan dibagikan diantara anggota-
anggota tenaga kerja yang berlainan.
d. Tujuan bagan studi produksi adalah untuk menunjukkan penggunaan
mesin dan orang yang menggunakan mesin tersebut.
e. Tujuan diagram gerakan adalah untuk menunjukkan bagaimana
dokumen-dokumen berpindah atau bergerah dari sebuah meja ke sebuah meja
yang lain pada rencana lantai kantor.
f. Tujuan bagan operasi adalah untuk menunjukkan tempat yang
dipindahkan dan waktu, baik dari tangan kiri maupun dari tangan kanan, untuk
mempelajari pekerjaan seseorang secara mendalam (terinci).

(Moekijat : 1989, 56)

 BAB III

Pembahasan

CV. Hitana Abadi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor,

yakni di dalamnya melayani permintaan konsumen untuk mendesain dan
membangun suatu bangunan seperti perumahan Menteng Regency, Pakuwon
Indah, Taman Pondok Jati, Pakuwon City,Delta Bromelia, dsb. Perusahaan ini
terlelak di Jl. Klampis Semolo Timur No. 12 B –Surabaya. Untuk memenuhi
permintaan tersebut, CV Hitana Abadi mempunyai prosedur pemesan yang harus
dipenuhi. Apabila pemesanan tidak sesuai prosedur, barang yang sudahdipesan
akan diambil kembali oleh pabrik. Perusahaan tidak bertanggung jawab
atasresikonya karena hal tersebut merupakan tanggung jawab pihak
pabrik.Awalnya, prosedur pemesanan di perusahaan ini tidak tertulis. Namun,
setelah adanya administrator baru dan perkembangan yang meningkat, CV Hitana
lebih memperhatikan efektivitasnya. Salah satunya dengan menuliskan prosedur
pemesanan. Prosedur pemesanan ini mempermudah koordinasi antar divisi untuk
memenuhi pesanan meskipun beberapa karyawan merangkap 2 jabatan sekaligus.
Selain itu, hal ini juga dapat mempermudah proses pemback-upan pesanan.
Prosedur ini juga membantu dalam pembagian pekerjaan, mempermudah dalam
pengawasan dan membantu proses latihan bagi pegawai baru.Berikut ini
merupakan bagan prosedur pemesanan di CV Hitana Abadi.

3.1 ALUR PENGORDERAN MATERIAL

Keterangan

1. Konsumen memesan barang dan jasa ke CV Hitana Abadi

2. Perusahaan ini merencanakan design dan merk barang yang digunakan

3. Barang yang telah dipesan, dihitung secara keseluruhan

4. Setelah itu, barang dipesan dari toko dan pabrik

5. Setelah barang datang, proyek mulai dikerjakan.

6. Barang dihitung -> Saat barang dari pabrik dikirim ke proyek itu harus sesuai
dengan hitungan perencanaannya. Tidak boleh ada yang kurang.

7. Diamankan -> barang proyek ditempatkan di tempat yang aman, karena sering
Kali barang proyek hilang. Hal ini disebabkan karena dalam 1 perumahan itu
terdapat banyak kontraktor.

8. Surat jalan sebagai rincian barang apa saja yang dikirim ke proyek. Jika barang
sudah diterima, surat jalan yang asli harus dikembalikan ke kantor untuk direkap
barang apa saja yang sudah dikirim ke proyek.

9. Pembayaran : 25% saat barang di kirim. 50% saat kerangka jadi. 25% saat
proyek selesai. Kendala Saat pengiriman material dari pabrik sering kali tidak ada
yang menerima barang di proyek. Biasanya itu terjadi jika saat pengiriman
material, pabrik tidak menghubungi pihak kantor sebelumnya dan bagian
pengawas proyek sedang melakukan pengecekan proyek lain. Sehingga sering kali
penerima barang adalah tukang, bukan pengawas.

3.2 ALUR KOORDINASI

Sales Bertugas untuk mempromosikan barang

Order Perencanaan
Administrasi

Proyek

Diamankan

Dihitung

Proyek

Kirim

Pabrik Toko

Surat Jalan kembali

maksimal 1 hari dari

pengiriman

Teknis / Pelaksanaan Survey Cek Lokasi dan Gambar

Hitung

Order

Kerja

Administrasi Penawaran

PO / Kirim

Kasir

Support Sopir

Office Boy

Helper

3.3 SOLUSI PERMASALAHAN

1. Kesalahan Gambar : Bagian perencanaan harus segera dipenuhi Paling lambat

minggu I bulan Oktober

2. Perubahan Job desk

Penagihan :Mustakim dan wiwid

Proyek : Achmad( Stand by kantor jam 08.00 untuk bantu cek kebutuhan
material)

3. LakukanCek lapangan Sebelum Kirim material

4. Penulisan Board untuk proyek dilakukan oleh Admin proyek mulai

difungsikan pada bulan Oktober jika bagian perencanaan belum terisi

5. Jika tidak ada Helper maka digantikan sementara oleh :

 Pak Sigit

 Pak Takim

 Pak Wiwid

6. Mobil pengiriman material harus siap muat pada jam 08.15 dan maksimal

keberangkatan pada jam 09.00

7. Jika ada perubahan dalam proses kerja, maka pengiriman material sesuai

perhitungan yang lama (jika urgent)

3.4 TARGET PERUSAHAAN

 Atap dan Plafon : 1 Milyar per bulan

 Toko Material : 500 Juta per bulan

 Aluminium : Menuju 100 juta per bulan

 Cabang Malang : Menuju 100 juta per bulan

3.5 REWARD DAN PUNISHMENT

Reward : Jasa Produksi atau Bonus, berlaku secara team jika target

perusahaan terpenuhi.
Punishment : Penalty atau hukuman atas kesalahan berlaku untuk setiap

Kesalahan yang dilakukan perorangan, bukan secara team.

BAB 4

4.1 SIMPULAN

Prosedur perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi

perusahaan, karena prosedur perkantoran dapat mengurangi biaya pekerjaan
kantor tanpa merugikan efektifitas pekerjaan serta dapat membantu
manajemen dalam mencapai tujuannya. Seperti halnya dengan CV. Hitana
Abadi yang bergerak di bidang kontraktor, yang melayani permintaan
konsumen untuk mendesain dan membangun suatu bangunan seperti rumah,
sekolah, laboratorium, dll. CV ini juga memiliki prosedur perkantoran dalam
pelaksanaan pekerjaannya. Salah satu prosedur perkantoran pada CV. Hitana
Abadi adalah prosedur pemesanan.
Pada awalnya, prosedur pemesanan di CV. Hitana Abadi ini tidak tertulis.
Namun, setelah adanya administrator baru dan perkembangan yang
meningkat, CV. Hitana Abadi lebih memperhatikan efektifitasnya. Salah
satunya dengan menuliskan prosedur pemesanan. Karena CV. Hitana Abadi
ini bergerak di bidang kontraktor maka prosedur pemesanan dianggap penting
untuk kelancaran dalam proses pengorderan hingga pengiriman. Beberapa alur
prosedur pemesanan di CV. Hitana Abadi:
1. ALUR PENGORDERAN MATERIAL
2. ALUR KOORDINASI
3. SOLUSI PERMASALAHAN
4. TARGET PERUSAHAAN
5. REWARD dan PUNISHMENT
Dengan adanya alur pada prosedur pemesanan ini dapat memudahkan
dalam pembagian pekerjaan setiap divisi dan arus pekerjaan pada CV. Hitana
Abadi menjadi lebih lancar. Setelah CV. Hitana Abadi menuliskan prosedur
pemesanan sebagai bagian dari prosedur perkantorannnya, koordinasi antar
divisi untuk memenuhi pesanan menjadi lebih mudah. Selain itu, juga dapat
mempermudah proses pemback-upan pesanan. Dan juga dengan adanya
penulisan prosedur pemesanan ini dapat mempermudah dalam pengawasan
dan membantu proses latihan bagi pegawai baru.
4.2 SARAN

Menurut kelompok kami, prosedur pemesanan sebagai bagian dari

prosedur
perkantoran CV. Hitana Abadi sudah baik, karena CV. Hitana Abadi sudah
sangatmemperhatikan keefektifitasan perusahaan. Hal itu terlihat pada alur
prosedur pemesanan yang baik, mulai dari alur pengorderan material, alur
koordinasi, solusi permasalahan, target perusahaan, reward dan punishment.
Bagan alur prosedur pemesanan CV. Hitana Abadi juga ditulis dengan jelas
agar dapat memudahkan karyawan atau pegawai baru dalam melaksanakan
pekerjaannya. Prosedur pemesanan yang sudah baik ini perlu dipertahankan
atau bila perlu dilakukan inovasi agar prosedur pemesanan dapat lebih baik
lagi.

Saran yang bisa kami berikan adalah CV. Hitana seharusnya menambah
karyawanuntuk mengisi bagian yang selama ini dijabat rangkap. karena
dengan adanya karyawan yang mempunyai lebih dari satu jabatan
menyebabkan konsentrasi karyawan tidak dapat benarbenar terfokus pada
bagian pekerjaan yang ditanganinya, untuk itu perlunya menambah SDM
dirasa penting untuk mengisi bagian yang masih kosong demi kelancaran
pekerjaan.
 DAFTAR PUSTAKA

Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan Tenatang Manajemen

Perkantoran. Bandun