MAKALAH OFFICE MANAJEMEN

“PROSEDUR PERKANTORAN”

Disusun Oleh:
Alif Abiyyu Nugraha
Delia Nurlaela
Rizal Noor Ramdhani
Salwa Dwi Novia
Sri Mulya Safitri

ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK LP3I KAMPUS TASIKMALAYA
2022/2023
DAFTAR ISI
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberi rahmat serta hidayah
sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah tentang Prosedur Perkantoran ini. Tidak
lupa kami ucapkan terimakasih kepada Ibu Citra Fitra Wachyunita, SE., MM.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa untuk menyelesaikan makalah ini tidaklah mudah.
Namun, berkat dorongan serta upaya dan tanggung jawab, penulis mampu menyelesaikan
makalah ini sebagai salah satu tugas dari mata kuliah Office Management.

Dengan segala keterbatasan yang ada pada diri penulis, maka dalam penulisan makalah ini
pun tidak terlepas dari kesalahan dan khilaf. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati
penulis kan menerima dan memperhatikan segala bentuk kritik dan saran yang bersifat
membangun.

Dan pada akhirnya, betapapun kecilnya sumbangan pemikiran yang dapat penulis kemukakan
dalam makalah ini. Dan diharapkan makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Aamiiin.

Tasikmalaya,7 Maret 2023

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Prosedur perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi sebuah perusahaan. Dengan
adanya prosedur perkantoran suatu perusahaan dapat menambah efektivitas pekerjaannya
dengan tujuan mengurangi biaya pekerjaan kantor. Prosedur perkantoran ialah serangkaian
langkah pekerjaan tulis menulis yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari
satu orang yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan satu
kegiatan penting. Jadi setiap perusahaan pasti memiliki prosedur dalam setiap bidang
pekerjaan yang akan dijalankan, sehingga pekerjaan yang ada dalam sebuah kantor dapat
berjalan dengan lancar. Selain itu pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan (khususnya
tentang siapa dan apa yang dilakukan) lebih mudah dilakukan. Dan apabila ada kemacetan
dalam pekerjaan dapat diuraikan dari mana kesalahan tersebut bisa terjadi. Dengan adanya
prosedur perkantoran juga dapat mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa merugikan
efektivitas pekerjaan disamping membantu manajemen mencapai tujuannya. Koordinasi antar
bagian karyawan yang berlainan pun menjadi lebih mudah sekaligus memudahkan proses
pelatihan terhadap pegawai baru.

Definisi yang diberikan oleh

Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Definisi yang diberikan oleh
Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Definisi yang diberikan oleh
Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Definisi yang diberikan oleh
Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Definisi yang diberikan oleh
Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Definisi yang diberikan oleh
Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Definisi yang diberikan oleh
Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Definisi yang diberikan oleh
Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Definisi yang diberikan oleh
Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Definisi yang diberikan oleh
Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Sistem perkantoran ialah
segenap rangkaian prosedur
yang telah menjadi pola
kebulatan,
tata kerja, dan tata tertib dalam
penyelesaian sesuatu bidang
kerja atau fungsi pokok
dalam suatu organisasi.
Misalnya sistem kearsipan atau
sistem penyimpanan warkat
yang
meliputi pedoman-pedoman
penyimpanannya, ukuran-
ukuran bakunya, alat
perlengkapannya, tata cara
penaruhan dan pengambilan
warkat, tata tertib peminjaman
berkas sampai prosedur
penyingkiran dan pemusnahan
arsip.
Menurut Ahli Inggris J.C.
Denyer (Office Management,
1975) memberikan definisi
sistem perkantoran sebagai
berikut:
Dapatlah dikatakan bahwa
suatu sistem perkantoran
adalah urutan baku operasi-
operasi
dalam suatu kegiatan
perusahaan khusus
(pembayaran upah, pembuatan
faktur penjualan,
dan sebagainya) dan berkenaan
dangan bagaimana operasi-
operasi itu dilaksanakan
(metode) maupun dengan
dimana dan bila mana
dilaksanakan.
Definisi yang diberikan oleh
Terry:
Suatu prosedur perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-
langkah
ketatausahaan yang bertalian,
biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang
diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu
tahap
aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode
kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu
petugas.
Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata
kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu
organisasi. Misalnya sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi
pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata
cara penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur
penyingkiran dan pemusnahan arsip.
Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi sistem
perkantoran sebagai berikut: Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah
urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah,
pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-
operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan.
Definisi yang diberikan oleh Terry: Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai
suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam
menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi Prosedur
perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah
tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada
satu petugas.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1. Apa pengertian prosedur kantor?
2. Apa saja karakteristik tujuan prosedur kantor?
3. Apa yang dimaksud dengan keuntungan sistem dan prosedur kantor?
4. Bagaimana pedoman menyusun prosedur kantor?

1.3 TUJUAN MASALAH

1. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan prosedur kantor.
2. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaaksud dengan karakteristik sistem
prosedur kantor.
3. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan keuntungan sistem dan
prosedur kantor.
4. Agar mahasiswa dapat mengetahui pedoman menyusun prosedur kantor.

1.4 MANFAAT
1. Mahasiswa mampu memahami apa yang dimaksud dengan prosedur kantor.
2. Mahasiswa mampu memahami ap yang dimaksud dengan karakteristik system prosedur
kantor.
3. Mahasiswa mampu memahami apa yang dimaksud dengan keuntungan system dan
prosedur kantor.
4. Mahasiswa memahami pedoman menyusun prosedur kantor.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN PROSEDUR KANTOR

B. Prosedur merupakan
istilah yang berkonotasi
dengan urutan kegiatan yang
C. direncanakan untuk
menangani pekerjaan yang
berulang, seragam dan tetap.
Misalnya
D. dalam sistem pembelian,
berbagai langkah prosedural
yang terlibat antara lain:
E. memilih pemasok terbaik,
menempatkan order
pembelian, penerimaan dan
F. pemeriksaan bahan dan
penyelesaian pembayaran.
Pembelian yang efisien
melibatkan
G. pengawasan yang ketat
dari semua langkah ini.
Dengan demikian, prosedur
H. menyiratkan urutan kerja
yang diarahkan untuk
mencapai tujuan tertentu.
Prosedur
I. merupakan turunan dari
sistem untuk melaksanakan
operasi kerja yang
sebenarnya.
J.
K. Suatu prosedur adalah
seperangkat tindakan yang
di tetapkan atau kejadian
L. yang harus berlaku atau
berlangsung untuk mencapai
hasil tertentu. Prosedur
adalah
M. urutan kerja tertentu
untuk mencapai tujuan
tertentu. Prosedur adalah
panduan kerja
N. bagi karyawan dalam
melaksanakan pekerjaannya.
O. Prosedur merupakan
istilah yang berkonotasi
dengan urutan kegiatan yang
P. direncanakan untuk
menangani pekerjaan yang
berulang, seragam dan tetap.
Misalnya
Q. dalam sistem pembelian,
berbagai langkah prosedural
yang terlibat antara lain:
R. memilih pemasok terbaik,
menempatkan order
pembelian, penerimaan dan
S. pemeriksaan bahan dan
penyelesaian pembayaran.
Pembelian yang efisien
melibatkan
T. pengawasan yang ketat
dari semua langkah ini.
Dengan demikian, prosedur
U. menyiratkan urutan kerja
yang diarahkan untuk
mencapai tujuan tertentu.
Prosedur
V. merupakan turunan dari
sistem untuk melaksanakan
operasi kerja yang
sebenarnya.
W.
X. Suatu prosedur adalah
seperangkat tindakan yang
di tetapkan atau kejadian
 Y. yang harus berlaku atau
berlangsung untuk mencapai
hasil tertentu. Prosedur
adalah
Z. urutan kerja tertentu
untuk mencapai tujuan
tertentu. Prosedur adalah
panduan kerja
AA. bagi karyawan dalam
melaksanakan pekerjaannya.
Prosedur merupakan istilah yang berkonotasi dengan urutan kegiatan yang direncanakan
untuk menangani pekerjaan yang berulang, seragam dan tetap. Misalnya dalam sistem
pembelian, berbagai langkah prosedural yang terlibat antara lain: memilih pemasok terbaik,
menempatkan order pembelian, penerimaan dan pemeriksaan bahan dan penyelesaian
pembayaran. Pembelian yang efisien melibatkan pengawasan yang ketat dari semua
langkah ini. Dengan demikian, prosedur menyiratkan urutan kerja yang diarahkan untuk
mencapai tujuan tertentu. Prosedur merupakan turunan dari sistem untuk melaksanakan
operasi kerja yang sebenarnya.
Suatu prosedur adalah seperangkat tindakan yang di tetapkan atau kejadian yang harus
berlaku atau berlangsung untuk mencapai hasil tertentu. Prosedur adalah urutan kerja
tertentu untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur adalah panduan kerja bagi karyawan
dalam melaksanakan pekerjaannya.
Menurut Carl Heyel, suatu prosedur adalah serangkaian langkah-langkah logis dimana
semua tindakan bisnis berulang dimulai, dilakukan, dikontrol dan diselesaikan. Prosedur
menetapkan tindakan, kapan tindakan itu dilakukan dan dimana tindakan itu dilaksanakan.
Esensinya adalah meletakan urutan kronologis suatu kegiatan yang diwujudkan kedalam
hasil atau tindakan.
Suatu prosedur adalah urutan rencana operasi untuk menangani aktivitas bisnis yang
berulang secara seragam dan konsisten. Prosedur merupakan serangkaian aktivitas yang
diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu, seperti menempatkan pesanan, menerima
barang dan pemeriksaan barang. Setiap sistem terdiri dari sejumlah prosedur. Misalnya,
sistem pembayaran gaji terdiri atas prosedur penentuan tingkat gaji, perhitungan waktu
kerja, perhitungan gaji dan pembuatan daftar gaji. Apabila dianalisis prosedur mengandung
unsur-unsur sebagai berikut :
• Prosedur merupakan urutan kegiatan yang telah di tentukan.
• Prosedur dimaksudkan ntuk memperoleh cara yang seragam dalam melakukan pekerjaan.
• Prosedur menentukan orang yang sesuai untuk melakukan pekerjaan dalam kaitannya
dengan waktu, tempat dan sifat pekerjaan.
• Prosedur mencakup wewenang ketika pekerjaan ditugaskan untuk bawahan.

B. TUJUAN PROSEDUR KANTOR

Menurut Rasto (2015:50) tujuan dari penetapan prosedur kantor adalah :

1. Menjamin kelancaran arus informasi dalam urutan yang benar.

2. Menghindari kemungkinan kecurangan.

3. Menyediakan batas pengendalian yang tepat.

4. Memungkinkan penyisipan informasi yang hilang sesuai dengan persyaratan sistem.

5. Menyesuaikan informasi yang tidak akurat.

6. Memasukkan informasi tambahan yang dianggap perlu.

7. Mengkonfirmasi persyaratan hukum.

8. Memberikan informasi yang tepat kepada supervisor dan manajer dengan tepat waktu.

9. Menjawab dengan cepat pertanyaan dari staf, pelanggan, pemasok dan lain-lain.

10. Mempertahankan kinerja karyawan pada level tertinggi.

11. Menyajikan semua informasi dalam bentuk yang paling cocok.

12. Menunjukan keakuratan informasi.