Keuntungan Penggunaan Panduan Kantor

1. Mengembangankan Organisasi yang Sehat

Panduan kantor mengharuskan manajemen untuk menyatakan
kebijakan secara kongkret. Panduan kantor juga memberikan arah kepada
karyawandan memperjelas tanggung jawab berbagai unit dalam organisasi.
Sehingga semua karyawan memahami apa yang harus dilakukan dan kapan
harus dilakukan dan akhirnya akan memberikan kontribusi pada
pengembangan organisasi yang sehat.
2. Menghemat Waktu
Panduan kantor merupakan sebuah dokumen tertulis yang menuntut
kepatuhan dari karyawan. Jika mengalami kesulitan para karyawan dapat
membuka panduan kantor sehingga manajer tidak perlu menghabiskan banyak
waktu untuk menjawab semua pertanyaan karyawan tentang pekerjaan rutin.
Dengan adanya panduan kantor yang berisikan instruksi akan membantu para
manajer puncak dan para supervisor dalam melakukan bimbingan karayawan.
3. Mempertahankan Pengalaman
Panduan kantor sendiri mencerminkan pengalaman perusahan dari
pejabat yang keluar dalam bentuk tertulis. Manajer dapat keluar masuk
perusahaan namun panduan tetap ada di perusahaan. Dengan demikian kantor
tetap mendapatkan manfaat dari ide-ide, pengalaman, dan pengetahuan dari
orang yang tidak lagi ada didalam organisasi melaikan melalui panduan kantor
4. Melatih Karyawan Baru
Panduan kantor membantu dalam melatih karyawan baru. Pedoman
kantor menyampaikan formulir yang telah tersedia, kebijakan, dan prosedur
organisasiyang telah ditetapkan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk
melaksanakan tugasnya tanpa ragu-ragu.
5. Meningkatkan Semangat Kerja Karyawan
Panduan kantor cenderung mengurangi ketidakpastian terhadap
karyawan maupun organisasi. Seorang karyawan mengetahui secara jelas apa
yang harus dikerjakan, apa yang diharapkan darinya, dan apa yang organisasi
harapkan. Pemahaman yang jelas seperti ini dapat membangun kepercayaan
diri dan meningkatkan semangat kerja karyawan.
6. Mengurangi Beban Manajemen
Panduan kantor membantu meringankan manajer dari keharusan
membuat keputusan berulang dari pekerjaan rutin. Manajer dapat lebih
berkonsentrasi terhadap isu-isu yang lebih penting dan dapat meninggalkan
pekerjaan rutin karena suda ditangani oleh karyawan berdasarkan pedoman
kantor.
7. Meningkatkan Efisiensi Operasi
Panduan kantor dapat meningkatkan efisiensi kantor karena dapat
mengurangi upaya tumpang tindih, kesenjangan dalam prosedur dan
kebijakan, dan pekerjaan yang sia-sia. Komunikasi mengenai operasi rutin
disederhanakan yang akhirnya membantu dalam mengurangi biaya kantor dan
meningkatkan efisiensi.
8. Penetapan Tanggung Jawab
Panduan kantor menetapkan tanggung jawab atas keberhasilan kerja
yang merupakan rinsip dasar keberhasilan manajemen.
9. Standardisasi Prosedur
Metode kerja yang berbeda digunakan pada setiap departemen
sehingga perlu kehati-hatian saat penyusunan panduan kantor. Dengan
demikian, metode kerja dapat menjadi standar untuk menjaminaliran kerja,
penghapusan duplikasi pekerjaan, dan tumpang tindih fungsi.
10. Kerjasama yang Lebih Besar
Panduan menjalin organisasi secara menyeluruh karena merupakan
rujukan standar mengenai prosedur kerja. Setiap oarng yang berbeda
depertamen akan mengetahui masalah masing-mansing secara baik sehingga
menimbulkan kekompakan dalam bekerjasama antar departemen.
11. Kemudahan Perpindahan Antar Departemen
Panduan berisikan prosedur standar untuk pekerjaan yang serupa di
depantemen lain sehingga saat ada perpindahaan antar departemen tidak akan
mengalami kesusahan. Dengan perpindahaan ini kebosaan karyawan akan
hilang.
Kerugian Penggunaan Panduan Kantor
1. Biaya Penyusunan
Penyususnan panduan kantor membutuhkan banyak waktu eksekutif
dan memerlukan biaya yang besar.
2. Biaya Menjaga Panduan agar Tetap Mutakhir
Pada kebanyakan kasus biaya untuk menjaga panduan agar tetap
mutakhir mungkin sangat tinggi
3. Membatasi Inisiatif Individu
Kebanyakan panduan cenderung menetapkan standar yang kaku untuk
setiap metode kerja. Sehingga inisiatif individu diibatasi.
4. Biaya Audit operasional Kantor
Hal ini diperlukan untuk menjamin apakah panduan benar-benar
digunakan. Apabila tidak digunakan, semua waktu dan biaya yang dihabiskan
untuk menyusun panduan akan sia-sia. Proses audit sendiri memerlukan biaya
tersendiri.