Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja

Posted onApril 12, 2016AuthorhanungnpLeave a comment

Businessmans hand drawing an empty flow chart

Kali ini saya coba untuk menjelaskan perbedaan antara prosedur dan instruksi kerja (kali ini saya
lg pingin serius, dikit-dikit teori). nah soal teori ini, ane jadi malu sama temen ane Bapak tuanku
Opa Taufik Nur (H)adi –> aneh yah, gelar hajinya ditaruh dibelakang; pakar teknik industri,
soalnya lagi mungut P.Hd-nya dibidang ini di Univ. Pusan nun jauh disana, serasa ane gak ada
apa-apanya. terkait dengan prosedur dan instruksi kerja, biasanya dokumen ini akan sangat
dibutuhkan oleh kita sebagai analis sistem. Ketika ingin mengembangkan sebuah sistem atau
aplikasi, dokumen-dokumen tersebut ; prosedur, instruksi kerja akan sangat membantu seorang
analis sistem ketika akan menguraikan sistem yang sedang berjalan sebagai bahan untuk
mengembangkan proses terkait sistem atau aplikasi yangakan dibangun. sebenarnya dalam
sebuah sistem bukan hanya prosedur dan instruksi kerja namun juga terdapat dokumen yang
disebut manual. nah sebelum menguraikan perbedaannya kita telaah dahulu definisi dari masing-
masing istilah tersebut.

1. Prosedur

 Menurut Muhammad Ali (2000 : 325) “Prosedur adalah tata cara kerja atau cara
menjalankan suatu pekerjaan” (dalam Yahya Mubbir, 2014)
 Menurut Amin Widjaja (1995 : 83) “Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling
berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang
tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut
proses tertentu”. (dalam Yahya Mubbir, 2014)
 Menurut Kamaruddin (1992 : 836 – 837) “Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan
yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur
yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”.
(dalam Yahya Mubbir, 2014)
 Menurut Ismail masya (1994 : 74) mengatakan bahwa “Prosedur adalah suatu rangkaian
tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan
tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-
ulang” (dalam Yahya Mubbir, 2014)
 Menurut ISO 9001; 2000, Prosedur Kerja adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan
urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang
penerapan sistem manjemen mutu(Van Houten, 2000)
Dari beberapa definisi tersebut, dapat saya simpulkan bahwa prosedur merupakan tahapan yang
dilakukan dari berbagai kegiatan pada suatu operasi tertentu berdasarkan urutan waktu dan tata
cara tertentu yang telah ditetapkan secara berulang-ulang .

2. Instruksi kerja

Sedangkan untuk instruksi kerja, menurut ISO 9001; 2000 Instruksi Kerja adalah
dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas
yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja.

Secara prinsip instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur
dilakukan. Terkadang penulisan prosedur sangat panjang sehingga tidak rinci penguraiannya
sehingga memerlukan penjelasan yang lebih detail dan rinci dengan menggunakan instruksi
kerja. Namun terkait pembuatan instruksi kerja masih terdapat perdebatan, instruksi kerja dibuat
untuk menjelaskan bagian dari prosedur secara rinc namun juga terdapat juga beberapa pendapat
ahli yang mengatakan bahwa instruksi kerja dapat dibuat apabila belum ada prosedur standar
yang dibuat. Namun dalam hal ini saya termasuk yang mendukung bahwa instruksi kerja
merupakan bagian dari prosedur. Apabila belum ada prosedurnya, maka tentunya perlu dibuat
terlebih dahulu. Tidak semua prosedur memerlukan instruksi kerja. Apabila prosedur sudah
cukup jelas menggambarkan proses maka tentunya tidak diperlukan instruksi kerja.

3. Manual

Sebenarnya selain prosedur dan instruksi kerja terdapat dokumen yang disebut manual.
Dokumen manual hanya satu karena isinya adalah menguraikan dan menjelaskan prosedur-
prosedur yang berkaitan dalam sebuah sistem. Secara hirarki dapat saya uraikan bahwa manual
merupakan kumpulan berbagai prosedur yang berkaitan, prosedur biasanya (walaupun
memungkinkan tidak) memiliki instruksi kerja. Jadi dapat dikatakan bahwa manual merupakan
‘Bapak’ bagi prosedur dan ‘kakek’ bagi instruksi kerja sedangkan prosedur merupakan ‘bapak’
bagi instruksi kerja.

Secara umum dapat diuraikan bahwa dalam hal manual, sebuah sistem seyogyanya hanya
memiliki satu manual. Manual merupakan interaksi proses-proses dalam organisasi yang
tentunya melibatkan berbagai prosedur serta melibatkan semua pihak dalam sebuah sistem
ataupun organisasi. Prosedur sebagaimana penjelasan di atas merupakan tahapan berbagai
kegiatan yang dilakukan secara berurutan, melibatkan beberapa pihak dalam sebuah sistem.
Sedangkan instruksi kerja merupakan tahapan aktivitas yang hanya dilakukan oleh satu
orang/fungsi.

Sebagai seorang analis sistem ataupun analis bisnis, developer/pengembang sistem seyogyanya
harus memahami ini. Karena ketika akan membangun atau memperbaiki proses bisnis terkait
dengan sistem atau aplikasi yang akan dibangun tentunya dibutuhkan analisis berdasarkan
kondisi kekinian melalui hasil interview, observasi dan berbagai dokumen penunjang seperti
yang telah disebutkan di atas ( manual, prosedur, dan instruksi kerja). (Smith & Fingar, 2003)

Referensi
  Smith, Howard, and Peter Fingar. Business process management: the third wave. Vol. 1.
Tampa: Meghan-Kiffer Press, 2003.
 Yahya, Muhbir. Analisis Prosedur Pelayanan Peserta ASKES di Rumah Sakit Umum
Daerah KH. Hayyung Kabupaten Kepulauan Selayar. Diss. 2014.
 Van Houten, Gerry. “ISO 9001: 2000.” Information Management2 (2000): 28.
 http://www.uncoverhiddenprofits.com/wp-content/uploads/2014/07/PROCEDURES-
Flow-chart.jpg

Share this: