KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

 [JJ
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 1/- 2

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

NAMA DAN JABATAN TANDA TANGAN

Ir. Mahbullah Nurdin. MM.

Konseptor
KEPALA BAGIAN UMUM BP. KONSTRUKSI

Tri Djoko Waluyo, M.Eng.Sc.

Diperiksaoleh
WAKIL MANAJEMEN BP. KONSTRUKSI

Ir. Hediyanto W Husaini, MSCE, MSi.

Disahkan oleh
KEPALA BP. KONSTRUKSI

Status Dokumen

Distribusi Ke

No.
Nama Unit Kerja Tanggal Distribusi
Urut

Dokumen ini dilarang diperbanyak tanpa ijin Wakil Manajemen BP.Konstruksi

Kementerian Pekerjaan Umum
[;!]
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 2z2

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

SEJARAH DOKUMEN

TANGGAL CATATAN PERUBAHAN

14 Desember 2010 Prosedur Mutu ini diterbitkan perdana

15 Juli 2013 Prosedur Mutu ini direvisi terkait untuk penyempuranaan
penerapannya. Catatan Perubahan secara rinci sesuai pada lampiran
9.9
[J:]
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan:15 Juli 2013 Hal : 3/r

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

DAFTARISI

1. Maksud dan Tujuan 4

2. Ruang Lingkup Penerapan 4

3. Acuan 4

4. Pengertian 4

5. Tahapan proses . 5

5.1 Proses Pengendalian Dokumen SMM. 5

5.2 Tanggung Jawab dan Wewenang 6

6. Ketentuan Umum. 10

7. Kondisi Khusus . 12

8. Rekaman . 12

9. Lampiran • 12
 [J]
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 4/22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

1. MAKSUD DAN TUJUAN

1.1 Maksud
Maksud dari prosedur mutu ini adalah memberikan panduan kepada Pengendali
Dokumen tentang tata cara pengendalian Dokumen Sistem Manajemen Mutu.
1.2 Tujuan
Tujuan dari prosedur mutu ini adalah agar pengendalian dokumen SMM di
lingkungan BP. Konstruksi dilaksanakan secara efektif sesuai prosedur dan
memenuhi persyaratan SMM Kementerian Pekerjaan Umum.

2. RUANG LINGKUP PENERAPAN

Prosedur Mutu ini diterapkan di lingkungan Sadan Pembinaan KonstruksiKementerian

Pekerjaan Umum, mencakup kegiatan penerimaan Dokumen, pemilihan Dokumen,
pencatatan ke dalam daftar induk, pendistribusian DSM, penerikan DSM terevisi

3. ACUAN

3.1 Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.04/PRT/M/2009 tentang Sistem

Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum.
3.2 Manual Mutu Sadan Pembinaan Konstruksi(DSM/K/MM/01)

4. PENGERTIAN

4.1 Dokumen Sistem Mutu (DSM) adalah dokumen yang merupakan acuan
pelaksanaan kegiatan,meliputi Manual Mutu, Prosedur Mutu, Rencana Mutu,
Petunjuk Pelaksanaan,Instruksi Kerja danFormulir.
4.2 Dokumen Internal (DI) adalah Dokumen yang diterbitkan oleh pejabat struktural di
lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, digunakan sebagai acuan pelaksanaan
kegiatan. Dokumen Internal meliputi antara lain: Peraturan Menteri, Keputusan
Menteri, Surat Edaran Menteri, Surat Keputusan Kepala Badan/Sekretaris
Badan/Kepala Pusat, Surat Edaran Kepala Badan/Sekretaris Badan/Kepala Pusat,
Juklak/Juknis.
4.3 Dokumen Eksternal (DE) adalah Dokumen yangditerbitkan oleh pihak luar
Kementerian Pekerjaan Umum, digunakan sebagai acuan kegiatan. Dokumen
Eksternal meliputi antara lain: UU, PP, Perpres, Kepres, Surat Keputusan Bersama
Menteri, Peraturan Menteri, Keputusan Menteri, Surat Edaran Menteri, Surat
Keputusan Eselon I, Surat Edaran Eselon I, Juklak/Juknis, SNI, Standar
Internasional.
4.4 Status "ASL!" adalah tanda pada dokumen yang pertama diterima atau diterbitkan.
Status "ASL!" hanya ada satu untuk setiap jenls dokumen. Status "ASL!" dapat
 [d]
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 5/22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf: /,,

diberlakukan pada dokumen yang berbentuk hasil penggandaan, pencetakan,

unduh.
4.5 Status "TERKENDALI"adalah tanda yang diberikan pada dokumen yang
didistribusikan kepada unit terkait.
4.6 Status "TIDAK TERKENDALI"adalahtanda yang diberikan pada dokumen yang
didistribusikan kepada pihak lain yang tidak memiliki relevansi Unit Kerja terkait.
4.7 Status "TIDAK BERLAKU"adalahtanda yang diberikan pada dokumen yang sudah
tidak berlaku dan tidak boleh dijadikan acuan kerja.
4.8 Petugas Pengendali Dokumen (PPD)adalah personil yang bertugas mengendalikan
dokumen yang berada dalam kewenangannya.

5. TAHAPANPROSES

5.1 Proses Pengendalian Dokumen SistemMutu

c MULAI )
Kebutuhan
Dokumen, Usulan
perubahan Dokumen

PENYUSUNAN DOKUMEN

0 PEMERIKSAAN KESESUAIAN
~------PENCATATAN DAFTAR DISTRIBUSI 8
Tidak
PENGGANDAAN DOKUMEN
0
C0 l'---P-EN_G_Es_A_HA~N-D_oK_u_ME_N
_ _, PENANDAAN STATUS DOKUMEN

PENOMORAN DAN PENANDAAN

PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN
STATUS ASL! PADA DOKUMEN

8
Tidak
PENCATATAN DOKUMEN
~---~---~

TldaK Ya PENANDAAN STATUS TIDAK BERLAKU/

PENARIKAN DOKUMEN LAMA

SELESAI

Gambar 1. Bagan Alir Proses Pengendalian Dokumen Sistem Mutu (DSM)

 KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
~
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 6/ 2

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

5.2 Tanggung Jawab Dan Wewenang Pengendalian Dokumen Sistem Mutu

Tugas dan tanggung jawab dalam proses pengendalian Dokumen Sistem Mutu
(DSM) dijelaskan sebagaimana pada Bagan Alir (Gambar 1).

5.2.1 Penyusun/Konseptor
(Kegiatan 1: Penyusunan Dokumen)
1) Menyusun DSM berdasarkan perintah atasan langsung atau atas inisiatif
sendiri;
2) Membubuhkan nama/jabatan, tanda tangan/tanggal pada kolom yang
telah disediakan;
3) Menyampaikan kepada atasan langsung untuk pemeriksaan kesesuaian,
dengan menggunakan FormulirUsulan Penerbitan/Perubahan Dokumen
Sistem Mutu (F-06/DSM/K/PR/01).

5.2.2 Atasanlangsung
(Kegiatan 2:Pemeriksaan Kesesuaian)
1) Memeriksa substansi dokumen dan dengan
kesesuaiannya
menggunakan ceklist pemeriksaanDSM(F-08/DSM/K/PR/01),
2) Membubuhkan nama/jabatan, tanda tangan/tanggal pada kolom yang
telah disediakan;
3) Membubuhkan paraf pada kolom yang disediakan pada setiap lembar
dokumen;
4) Mengusulkan kepada Pimpinan Puncak melalui Wakil Manajemen untuk
pengesahan dokumen.

5.2.3 Pimpinan Puncak

(Kegiatan 3: PengesahanDokumen)
1) Menerima usulan pengesahan dari Wakil Manajemen;
2) Membubuhkan nama/jabatan, tanda tangan/tanggal pada kolom yang
telah disediakan sebagi tanda pengesahan;
3) Mengirimkan dokumen kepada Wakil Manajemen untuk ditindaklanjuti.

5.2.4 Pengendali Dokumen

(Kegiatan 4: Penomoran dan Penandaan Status Asli pada Dokumen)
1) Menerima dokumen dari Wakil Manajemen;
2) Membubuhkan nomor, status, tanggal diterbitkan pada lembar
pengesahan dokumen.
[JJ
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 7t22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf: .,.,

(Kegiatan 5: PencatatanDokumen)
1) Mencatat dan mendaftarkan dokumen dengan menggunakan Formulir
Daftar Induk Dokumen Sistem Mutu (F-01/DSM/ K/PR/01);
2) Mengajukan/menerima perintah dari Wakil Manajemen untuk
pendistribusian dokumen.
(Kegiatan 6: Pencatatan Daftar Distribusi)
1) Mencatat daftar distribusi dengan menggunakan Formulir Daftar
Distribusi Dokumen Sistem Mutu (F-03/DSM/K/PR/01).
(Kegiatan 7: Penggandaan Dokumen)
1) Menggandakan dokumen sesuai kebutuhan.
(Kegiatan8:Penandaan Status Dokumen)
1) Membubuhkan status "terkendali" pada dokumen hasil penggandaan.
(Kegiatan9:Pendistribusian Dokumen)
1) Mendistribusikan dokumen kepada pihak-pihak yang telah ditetapkan.

5.2.5 Penerimadokumen
(Kegiatan 10: Penandaan Status lidak Berlaku/ Penarikan Dokumen Lama)
1) Pengendalidokumen (pengirim dan/atau penerima) melakukan
pengendalian (penandaan status dan penyimpanan dokumen lama),
jika dokumen yang dikirim adalah dokumen revisi dan apabila
dokumen lama tersebut masih diperlukan untuk pembuktian atas
kegiatan yang memiliki relevansi dengan dokumen dimaksud.
 KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
~
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01

No. Rev.: 01
Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013
Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016
Hal
Paraf:
: 8/2
5.3 Proses Pengendalian Dokumen Internal dan Eksternal

DO KU MEN
MULAI MASUK

0 IDENTIFIKASI
DOKUMEN

8
DISPOSISI/INSTRUKSI
PIMPINAN PUNCAK

DIPERLAKUKA
Tidak
NSBGSURAT
MASUK

8
PENOMORAN DAN
PENANDAAN STATUS
ASLI PADA DOKUMEN

8 PENCATATAN
DOKUMEN

Tidak

8 PENCATATAN
DAFTAR DISTRIBUSI

8 PENGGANDAAN
DOKUMEN

8 PENANDAAN STATUS
DOKUMEN

8 PENDISTRIBUSIAN
DOKUMEN

PENANDAAN STATUS TIDAK

BERLAKU/ PENARIKAN
DOKUMEN LAMA
Ya

SELESAI

Gambar 2. Bagan Alir Proses Pengendalian Dokumen Internal dan Eksternal

[JJ
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 9t2

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

5.4 Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Proses Pengendalian Dokumen Internal
dan Eksternal
Tugas dan tanggung jawab dalam proses pengendalian Dokumen Internal dan
Eksternal dijelaskan sebagaimana Bagan Alir pada Gambar 2.

5.4.1 Sekretariat
(Kegiatan 1: Identifikasi Dokumen)
1) Menerima dokumen;
2) Melakukan identifikasi;
3) Jika bukan DI/DE, memproses sebagai surat masuk;
4) Menyampaikan kepada pimpinan puncak untuk mendapatkan tindak
lanjut;
5) Menyampaikan kepada wakil manajemen melalui pengendali dokumen
jika DI/DE.

5.4.2 Pimpinan Puncak

(Kegiatan 2: Disposisi/Instruksi)
1) Memeriksa substansi dokumen;
2) Memberikan instruksi tindak lanjut/disposisi;
3) Memberikan rekomendasi untuk pendistribusian.

5.4.3 Pengendali Dokumen

(Kegiatan 3: Penomoran dan Penandaan Status Asli pada Dokumen):
1) Memberikan nomor dokumen;
2) Memberikan tanda status asli pada dokumen.
(Kegiatan 4: Pencatatan Dokumen)
1) Melakukan pencatatan pada Formulir Daftar Induk Dokumen
Internal/Dokumen Eksternal (F-02/DSM/ K/PR/01).
(Kegiatan 5: Pencatatan Daftar Distribusi)
1) Melakukan pencatatan pada Formulir Daftar Distribusi Dokumen
Internal/Dokumen Eksternal (F-04/DSM/ K/PR/01).
(Kegiatan 6: Penggandaan Dokumen)
1) Melakukan penggandaan dokumen.
(Kegiatan 7: PenandaanStatus Dokumen)
1) Dokumen diberi tanda terkendali/ tidak terkendali.
(Kegiatan 8: Pendistribusian Dokumen)
1) Melakukan pendistribusian setelah diketahui oleh Wakil Manajemen.
 g:J
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan:15 Juli 2013 Hal : t22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

5.4.4 Pengendali Dokumen (Pengirim dan/atau Penerima)

(Kegiatan 9: Penandaan Status l1dak Berlaku/ Penarikan Dokumen Lama)
1) Pengendali dokumen (pengirim dan/atau penerima) melakukan
pengendalian (penandaan status dan penyimpanan dokumen lama),
jika dokumen yang dikirim adalah dokumen revisi dan apabila
dokumen lama tersebut masih diperlukan untuk pembuktian atas
kegiatan yang memiliki relevansi dengan dokumen dimaksud.

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Persyaratan Pengendalian

Penandaan Status Dokumen dilakukan oleh Petugas yang ditunjuk sebagai
Pengendali Dokumen oleh Pimpinan Puncak masing-masing unit kerja (Eselon I
dan Eselon II).
Dokumen yang dikendalikan meliputi:
a. Dokumen Sistem Mutu (DSM);
b. Dokumen Internal;
c. Dokumen Eksternal.
Penyusunan Dokumen Sistem Manajemen Mutu dan pengidentifikasiannya
mengacu kepada Instruksi Kerja Penyusunan Dokumen SMM (DSM/K/IK/01).
Pengidentifikasian Dokumen Internal (DI) dan Dokumen Eksternal (DE) mengacu
kepada Instruksi Kerja Penyusunan Dokumen Sistem Mutu (DSM/K/IK/01).
Sebelum pengesahan dilakukan pemeriksaan dengan menggunakan
ceklistpemeriksaan Dokumen SMM sesuaipada lampiran 9.8

6.2 Penandaan status

1) Cap "ASL!" menggunakan tinta berwarna biru;
2) Cap "TERKENDALI" menggunakan tinta berwarna hijau;
3) Cap "TIDAK TERKENDALI" menggunakan tinta berwarna merah;
4) Cap "TIDAK BERLAKU" menggunakan tinta berwarna merah.

6.3 Penomoran dan Pencatatan Dokumen

1) Tata cara penomoran dokumen mengikuti ketentuan sebagaimana diatur
dalam Instruksi Kerja Penyusunan Dokumen SMM (DSM/K/IK/01);
2) Dokumen SMM yang berstatus "ASL!" harus dicacat dalam Daftar Induk
Dokumensesuai Formulir "Daftar Induk Dokumen Sistem Mutu"(F-
01/DSM/K/PR/Ol)dan "Daftar Induk Dokumen Internal/Eksternal" (F-
02/DSM/K/PR/01) dan selalu dilakukan pemutakhiran setiap timbul Dokumen
SMM yang direvisi/baru/dihilangkan.
g:J
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
SADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01

No. Rev.: 01
Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013
Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016
Hal
Paraf:
: lt22
6.4 Pendistribusian Dokumen
1) Pengendali Dokumen harus mengisi kolom pendistribusian dengan Nomor Urut,
Nama Unit Kerja Penerima dan Tanggal Distribusi sebelum dokumen
digandakan untuk didistribusikan;
2) Penandaan status (TERKENDALI/TIDAKTERKENDALI) harus dilakukan sesuai
dengan ketentuan sebelum dokumen didistribusikan;
3) Pendistribusian dokumen harus menggunakan Formulir "Daftar Distribusi
Dokumen Sistem Mutu" (F-03/DSM/K/PR/01) dan "Daftar Distribusi Dokumen
Internal/Eksternal" (F-04/DSM/K/PR/01).

6.5 Pemeliharaan dan Pemusnahan

1) Penyimpanan Dokumen SMM menjadi tanggung jawab masing-masing pemilik
dokumen dengan mempertimbangkan kemudahan dokumen untuk dapat
diambil kembali, dan terhindar dari kerusakan maupun hilangnya dokumen
terse but;
2) Peminjaman dokumen oleh pihak lain harus mengikuti ketentuan yang diatur
dalam prosedur ini dengan menggunakan Formulir"Catatan Peminjam
Dokumen"(F-05/DSM/K/PR/01);
3) Dokumen Asli maupun terkendali harus dipelihara dan tidak diperkenankan
untuk dibubuhi catatan apapun;
4) Dokumen SMM yang sudah tidak berlaku harus dikendalikan.

6.6 Peninjauan Ulang

1) Dokumen SMM harus ditinjau selambat-lambatnya tiga tahun sekali. Bila
terjadi revisi, maka harus dilakukan persetujuan ulang sebagaimana diatur
dalam dokumen Manual Mutu (DSM/K/M/01).

6.7 Pengusulan Dokumen Baru dan Revisi

1) Usulan perubahan Dokumen dapat dilakukan oleh setiap personil dengan
mengisi Formulir "Usulan Perubahan Dokumen" (f-06/DSM/ K/PR/01) dan
disampaikan kepada Wakil Manajemen;
2) Pembahasan Revisi Dokumen dilakukan bersama-sama dengan konseptor
awal;
3) Revisi pada Dokumen Sistem Mutu yang tidak menyebabkan berubahnya
halaman serta jumlah halaman yang berubah tidak lebih dari 3 halaman, cukup
dibuat AMANDEMEN secara terpisah. Pada kalimat yang mengalami perubahan
ditandai dengan dicetak dengan huruf miring (italic) dan tebal (bold) pada
bagian yang mengalami perubahan;
4) Bila revisi menyebabkan terjadinya perubahan halaman dan jumlah halaman
yang berubah lebih dari 3 (tiga), maka Dokumen Sistem Manajemen Mutu
tersebut harus diganti keseluruhannya dan diberlakukan sebagai dokumen
revisi.
 [J]
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan:15 Juli 2013 Hal : 12/22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf: ~

6.8 Perlakuan pada dokumen yang telah didistribusikan

1) Pengendali dokumen harus mengirimkan dokumen penggantijrevisi kepada
penerima dokumen yang memiliki status "TERKENDALI".

7. KONDISI KHUSUS

Bila terjadi revisi Dokumen Sistem Mutu dan Konseptor awal telah pindah ke unit kerja
lain, maka Wakil Manajemen dapat menetapkan konseptor pengganti.

8. REKAMAN

8.1 Daftar Induk Dokumen Sistem Mutu

8.2 Daftar Induk Dokumen Internal/Dokumen Eksternal
8.3 Daftar Distribusi Dokumen Sistem Mutu
8.4 Daftar Distribusi Dokumen Internal/Dokumen Eksternal
8.5 Formulir Catatan Peminjaman Dokumen SMM
8.6 Formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen Sistem Mutu
8.7 Daftar Induk Formulir
8.8 CeklistPemeriksaanDok SMM

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran9.l : Formulir Daftar Induk Dokumen Sistem Mutu (F-01/DSM//QPR/01)

9.2 Lampiran9.2 : Formulir Daftar Induk Dokumen Internal/Dokumen Eksternal (F-
02/DSM/ /QPR/01)
9.3 Lampiran 9.3 :Formulir Daftar Distribusi Dokumen Sistem Mutu(F-03/DSM/
/QPR/01)
9.4 Lampiran 9.4 : Formulir Daftar Distribusi Dokumen Internal/Dokumen Eksternal(F-
04/ DSM/ K/PR/01)
9.5 Lampiran 9.5 : Formulir Catatan Peminjaman Dokumen SMM(F-05/DSM/ K/PR/01)
9.6 Lampiran 9.6 : Formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen Sistem Mutu(F-
06/DSM/ JqPR/01)
9.7 Lampiran 9.7: Formulir Daftar Induk Formulir(F-07/DSM/ /QPR/01)
9.8 Lampiran 9.8 : Format cek/ist pemeriksaan Dok SMM (F-08/DSM/
K/PR/OJ)
9.9 Lampiran9.9: CatatanPerubahanDokumen
 KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

~
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 1t22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

Lampiran 9.1

DAFf AR INDUK DOKUMEN SISTEM MUTU

(Formulir : F-01/DSM/ JQPR/OlRev.00)

(Status Per Tanggal )

NO MOR REV KE: REV KE: REV KE: REV KE: Keteranga
NO. JUDUL DOKUMEN
DOKUMEN 00 01 02 03 n
Diisi judu/ Dok. SMM Diisi No. Dok. Diisitgl Diisitgl Diisitgl Diisitgl Diisi sesuai
SMM DSM Rev. DSM Rev. DSM Rev. DSM Rev. keper/uan
00 01 02 03
diterbitkan diterbitkan diterbitkan diterbitkan

Disusun Oleh:

( )
Petugas Pengendali Dokumen
 [JJ
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 14/22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf: b,-
Lampiran 9.2

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL/DOKUMEN EKSTERNAL

(Formulir : F-02/DSM/ /<t'PR/OlRev.00)

(Status Per Tanggal )

NOMOR REV KE: REV KE: REV KE: REV KE:

NO. JUDUL DOKUMEN Keterangan
DOKUMEN 00 01 02 03
Diisijudul Dok. Diisi No. Dok. Diisitgl Diisitgl Diisi tgl Diisitgl Diisi sesuai
Internal/Eksternal Internal/Ekste Dok. Dok. Dok. Dok. keperluan
rnal Int./Eks. Int./Ekst. Int./Ekst. Int./Ekst.
Rev.00 Rev.01 Rev.02 Rev.03
diterbitkan diterbitkan diterbitkan diterbitkan

Disusun Oleh:

( )
Petugas Pengendali Dokumen
[dJ
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan:15 Juli 2013 Hal : 15/22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf: '

Lampiran 9.3

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN SISTEM MUTU

(Formulir : F-03/DSM/ JqPR/OlRev.00)

No. Dokumen
Judul Dokumen
Tanggal Terbit

Unit Kerja Nama Paraf Tgl

No. Ket.
Yanq menerima Penerima Penerima Teri ma

Disusun Oleh:

( )
Petugas Pengendali Dokumen
 g:J
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01

No. Rev.: 01
Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013
Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016
Hal
Paraf:
: lt22
Lampiran9.4

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN INTERNAL/DOKUMEN EKSTERNAL

(Formulir : F-04/DSM/ l(j'PR/OlRev.00)
No. Dokumen
Judul Dokumen
Tanggal Terbit

Unit Kerja Nama Paraf Tgl

No. Ket.
Yano menerima Penerima Penerima Teri ma

Disusun Oleh:

( )
Petugas Pengendali Dokumen
 KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

~
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01

No. Rev.: 01
Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013
Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016
Hal
Paraf:
: lr2
Lampiran9.5

FORMULIR PEMINJAMAN DOKUMEN SMM

(Formulir: F-05/DSM/ K/PR/01Rev.OO)

Unit Kerja Nama Paraf Tgl Tgl

No. Ket.
Yanq mernlmarn Peminiarn Perniniam Peminjaman Pengembalian
 KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
~
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan:15 Juli 2013 Hal : l~/22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf: Al--

Lampiran 9.6

FORMULIRUSULAN PENERBITAN/PERUBAHAN DOKUMENSISTEM MUTU *)

(Formulir: F-06/DSM/IQPR/OlRev.00)

Kepada Yth
Wakil Manajemen
Di
Ternpat

Kami sampaikan usulan penerbitan/perubahan "Dokumen Sistem Mutu sebagai berikut :

1. Nama Dokumen

2. Nomor Dokumen

3. Alasan Penerbitan/Perubahan

4. Dokumen baru yang diusulkan

5. Bagian yang diubah

Diketahui oleh: Tempat, Tanggal, Bulan, Tahun

Nama Atasan Pengusul (Nama Pengusul)

Jabatan Jabatan pengusul

Catatan:
Caret yang tidak perlu
*)
 [JJ
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan:15 Juli 2013 Hal : 1[22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

Lampiran 9.7

DAFTAR INDUK FORMULIR

(Formulir : F-07 /DSM/ K/PR/01 Rev .00)
(Status Per Tanggal )

JU DUL NO MOR REV KE: REV KE: REV KE: REV KE:
NO. CATATAN
FORMULIR FORMULIR 00 01 02 03
Diisinama Diisi no. Diisi tgl Diisi tgl form Diisi tgl form Dst ••• Diisi sesuai
formulir formulir form rev.OD rev.01 rev.02 keper/uan
diterbitkan diterbitkan diterbitkan

Disusun Oleh:

( .)
Petugas Pengendali Dokumen
g:J
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan:15 Juli 2013 Hal : 2 /22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

Lampiran 9.8

FormatCeklist PemeriksaanDSM
Formulir:F-08/DSM/K/PR/01Rev.OD

Pemenuhan Persyaratan
No Uraian
Ya Tdk Ket

1 .!.!~!!<!f~.-~?..V..~~--~~~--1.!'!!bar pengesa.~~~---·········· .
2 Tersedia No. Dokumen, revtsi, tgl
diterbitkan & kaji ulang dan kotom
halaman serta kolom untuk paraf
pemeriksa
........................................................................................ ................... . .
3 Daftar lsi Dok. SMM sesuai persyaratan
dalam butir 5.2 lnstruksi Kerja
Penyusunan Dok. SMM (DSM!KIIK/01)
4 Ketentuan Format sesuai persyaratan
dalam butir 5.1 lnstruksi Kerja
Penyusunan Dok. SMM (DSMIKIIK/01)
5 Dokumen mudah dibaca dan dipahami
serta tidak mengandung arti yang bias
............... ...................................................................... .. ..................................................................................................... ............................................ ............................ .................... .....
6 Tidak ada sa/ah ketik
7 Referensi (bi/a ada) menggunakan acuan
yang terkini
8 Definisi (bi/a ada) menjelaskan kalimat
atau suku kata atau singkatan yang
terdapat dalam DSM terkait
9 Bagan Alir (bi/a ada) : penulisan judul
dalam setiap kotak kegiatan
menggunakan kata kerja
10 Lampiran (bi/a ada) tertelusuri penjelasan
pemakaiannya di dalam DSM terkait

Jakarta, ..
Pemeriksa
 [JJ
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

l-
No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 21/22
No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

Lampiran 9.9

Catatan Perubahan
Dokumen: Prosedur Mutu Pengendalian DSM (DSM/K/PR/01 Rev.OD)

No Baaian Semula Meniadi Alasan oerubahan

1. Halaman Pengesahan Dra. Surtiningsih, M.Si. Ir. Mahbullah Nurdin. MM. Pergantian Pejabat
Ir. Bambang Goeritno, M.Sc., MPA Ir. Hediyanto W Husaini,
MSCE, MSi.
2. Tgl Diterbitkan dan Tgl 14 Desember 2010 & 14 15 Juli 2013 & 15 Juli 2016 Review diusulkan
Kaji Ulang Desember 2012 menjadi 3 tahun sekali,
untuk meringankan
Manajemen karena
jangka waktu 2 tahun
terlalu cepat dan jarang
terjadi perubahan yang
siqnifikan
3. Halaman 3 Tidak ada Daftar Isi Ditambahkan agar
memudah kan pembaca

4. 3. Acuan 2) SNI ISO 9001:2008 (E) klausul Manual Mutu Sadan Diganti, karena
: 4.2.3 Pengendalian Dokumen Pembinaan Konstruksi penjelasan
(DSM/K/MM/01) Pengendalian DSM
telah sebutkan dalam
Manual Mutu. Tidak
perlu merefer kepada
SNI ISO.
5. 5.2.2 atasan langsung (Kegiatan 2: Pemeriksaan (Kegiatan 2: Pemeriksaan Ditambahkan untuk
Kesesuaian) Kesesuaian) lebih menjelaskan
Memeriksa substansi dokumen 5) Memeriksa substansi
dan kesesuaiannya dokumen dan
kesesuaiannya dengan
menggunakan ceklist
pemeriksaan DSM (F-
OB/DSM/K/PR/01);

6. 6.1 persyaratan Sebelum pengesahan Ditambahkan agar cara

pengenda I ia n dilakukan pemeriksaan pelaksanaan
dengan menggunakan pemeriksaan standar
Tidak ada
ceklistpemeriksaan serta memiliki bukti
Dokumen SMM sesuai pada kerja
lampiran 9.8

7. 6.6 Peninjauan Ulang Dokumen SMM harus ditinjau
selambat-lambatnya dua tahun
sekali. Bila terjadi revisi, maka
harus dilakukan persetujuan ulang
sebagaimana diatur dalam
dokumen Manual Mutu
(DSM/BPK/M/01)
Dokumen SMM harus ditinjau
selambat-lambatnya tiga
tahun sekali. Bila terjadi revisi,
maka harus dilakukan
persetujuan ulang
sebagaimana diatur dalam
dokumen Manual Mutu
Untuk efisiensi, waktu 2
tahun terlalu singkat
dan perubahan2 yang
terjadi tidak terlalu
signifikan.
 [d]
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

No. Dok.: DSM/K/PR/01 Tgl. Diterbitkan: 15 Juli 2013 Hal : 2[22

No. Rev.: 01 Tgl. Kaji Ulang : 15 Juli 2016 Paraf:

No Baoian Semula Menjadi Alasan oerubahan

(DSM/ K/M/01)

8. 8. Rekaman Tidak ada Ceklist Pemeriksaan Dok Ditambahkan

SMM
9. 9. Lampiran Tidak ada Lampiran 9.8 Format Ditambahkan
ceklistpemeriksaan Dok
SMM(F-
08/DSM/K/PR/01)
10. Diseluruh Isi Dokumen DSM/BPK/ .................. DSM/K/ .................... Dirubah sesuai
ketentuan penomoran
yang baru dalam IK
Penyusunan DSM
(DSM/K/IK/01) Rev.01
11. Lampiran 9.9 Tidak ada Catatan Perubahan Ditambahkan sebagai
Dokumen penjelasan rinci dari
Sejarah dokumen di
halaman 2
 Ceklist Pemeriksaan DSM
Formulir: F-08/DSM/K/PR/01 Rev.00

Pemenuhan Persyaratan
No. Uraian Ya Tdk Ket

1 Tersedia Cover dan Lembar Pengesahan x

2 Tersedia No. Dokumen, Revisi, Tgl diterbitkan &
Kaji ulang dan kolom halaman serta kolom x
untuk paraf pemeriksa
3 Daftar isi Dok. SMM sesuai persaratan dalam
butir 5.2 lnstruksi Kerja Penyusunan Dok. SMM x
(DSM/K/IK/01}
4 Ketentuan Format sesuai persyaratan dalam
butir 5.1 lnstruksi Kerja Penyusunan Dok. SMM x
(DSM/K/IK/01)
5 Dokumen mudah dibaca dan dipahami serta
tidak mengandung arti yang bias x
6 Tidak ada salah ketik x
7 Referensi (bila ada) menggunakan acuan yang
terkini x
8 Referensi (bila ada) menjelaskan kalimat atau
suku kata atau singkatan yang terdapat dalam x
DSM terkait
9 BaganAlir (bila ada ) penulisan judul dalam
setiap kotak kegiatan menggunakan kata kerja x
10 Lampiran (bila ada) tertelusuri penjelasan
pemakaiannya di dalam DSM terkait x

Jakarta, 15 Juli 2013

( Tri Djoko Waluyo , M.Enq Sc )

Pemeriksa