PEDOMAN MUTU

LEMBAGA SERTIFIKASI BADAN USAHA

PT. SERTIFIKASI USAHA KELISTRIKAN

NOMOR DOKUMEN : SUK-PM-01

TINGKAT REVISI : 00
TANGGAL TERBIT : 17 Desember 2014
PEMEGANG DOKUMEN :

STATUS SALINAN

Disahkan oleh,

Wahidin Sitompul
Direktur Utama

Dokumen ini milik LSBU PT. SUK, isi dari dokumen ini tidak diperkenankan untuk digandakan atau
disalin baik seluruh atau sebagian tanpa izin tertulis dari LSBU PT. SUK.
 REKAMAN REVISI DOKUMEN

REV URAIAN TANGGAL

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 1 dari 14

 DAFTAR ISI

JUDUL HALAMAN
Rekaman Revisi Dokumen
Daftar Isi
1. Umum
2. Referensi dan Definisi
3. Profil Lembaga
3.1. Legalitas & Kepemilikan LSBU PT. SUK
3.2. Struktur Organisasi LSBU PT. SUK
3.3. Lingkup Layanan LSBU PT. SUK
4. Sistem Mutu LSBU PT. SUK
4.1. Kebijakan dan Sasaran Mutu LSBU PT. SUK
4.1.1. Kebijakan Mutu
4.1.2. Sasaran Mutu
4.2. Persyaratan Dokumentasi
4.2.1. Pengendalian Dokumen
4.2.2. Pengendalian Rekaman
4.2.3. Kerahasiaan
5. Personel LSBU PT. SUK
5.1. Pengangkatan, Pemilihan, Pelatihan dan Pemantauan Unjuk Kerja
Personel
5.2. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
6. Pelaksanaan Sertifikasi Badan Usaha
6.1. Skema Penilaian Kesesuaian
6.2. Permohonan sertifikasi
6.2.1. Informasi tentang prosedur
6.2.2. Permohonan
6.3. Persiapan, Pelaksanaan dan Pelaporan Evaluasi
6.3.1. Persiapan Evaluasi
6.3.2. Pelaksanaan Evaluasi
6.3.3. Pelaporan Evaluasi
6.4. Keputusan Sertifikasi
6.5. Penggunaan Lisensi, Sertifikat dan Tanda Kesesuaian
6.6. Naik Banding, Keluhan dan Perselisihan
7. Kajian Manajemen
7.1. Umum
7.2. Masukan Kajian
7.3. Keluaran Kajian
8. Pengukuran, Analisa dan Perbaikan
8.1. Umum
8.2. Audit Internal
8.3. Pemantauan & Pengukuran
8.4. Penanganan Ketidaksesuaian
8.5. Analisis Data
8.6. Perbaikan
8.6.1. Perbaikan yang Berkelanjutan
8.6.2. Tindakan Perbaikan
8.6.3. Tindakan Pencegahan

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 2 dari 14

 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur organisasi LSBU PT. SUK
Lampiran 2 Daftar personil LSBU PT. SUK
Lampiran 3 Diagram alir sistem sistem sertifikasi
Lampiran 4 Daftar Layanan sertifikasi Badan Usaha

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 3 dari 14

 1. Umum

Pedoman Mutu ini disusun sebagai panduan bagi LSBU PT. SUK dalam menerapkan sistem
mutu lembaga sertifikasi agar persyaratan yang ditetapkan untuk pelaksanaan sertifikasi
Badan Usaha dapat berjalan secara efektif.

Komite dan seluruh Personil LSBU PT. SUK berupaya untuk menjalankan sistem mutu
lembaga sertifikasi secara konsisten serta melaksanakan peningkatan yang
berkesinambungan pada setiap proses operasional dan aktivitas pendukungnya, sehingga
mampu melaksanakan kegiatan sertifikasi Badan Usaha yang memenuhi persyaratan dan
spesifikasi yang ditetapkan oleh standard. Agar tujuan tersebut dapat tercapai, semua
pihak yang terlibat dalam LSBU PT. SUK diwajibkan untuk memahami substansi yang
terkandung dalam Pedoman Mutu ini.

2. Referensi dan Definisi

2.1. Referensi
a) Undang – Undang Nomor 30, Tahun 2009, tentang Ketenagalistrikan
b) PP No.14 Tahun 2012 tentang Kegiatan Usaha Tenaga Listrik .
c) PP No.62 Tahun 2012 tentang Usaha Penujang Tenaga Listrik
d) Permen ESDM No.35 Tahun 2013 Tentang Cara Perizinan Usaha Ketenagalistrikan.
e) Permen ESDM No.05 Tahun 2014 Tentang Tata Cara Akreditasi dan Sertifikasi
Ketenagalistrikan.
f) Permen ESDM No.28 Tahun 2014 Tentang Kualifikasi Usaha Jasa Penunjang Tenaga
Listrik.
g) Perdirjen Ketenagalistrikan No. 556K/20/DJL.1/2014 Tentang Tata Cara Penomoran
dan Registrasi Sertifikat di Bidang Ketenagalistrikan.

2.2. Definisi
1) Manajemen Mutu adalah kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan
mengendalikan organisasi dalam hal mutu, kegiatan ini mencakup: penetapan
kebijakan mutu (Quality Policy) dan sasaran/tujuan mutu (Quality Objectives),
perencanaan mutu (Quality Planning), pengendalian mutu (Quality Control),
pemastian/jaminan mutu (Quality Assurance) dan perbaikan mutu (Quality
Improvement).
2) Kebijakan mutu (quality policy) adalah maksud dan arahan secara menyuluruh dari
suatu organisasi dalam hal mutu.
3) Sasaran/tujuan mutu (quality objectives) adalah sesuatu yang dicari (target) atau
dituju berkaitan dengan mutu
4) Perencanaan mutu (quality planning) adalah bagian dari manajemen mutu yang
diarahkan ke penetapan tujuan mutu dan merincikan proses operasional yang
diperlukan dan sumber daya terkait untuk memenuhi tujuan mutu.
5) Rencana mutu (quality plan) adalah suatu dokumen yang menetapkan prosedur dan
sumber daya yang diperlukan untuk diterapkan oleh personil tertentu pada waktu
tertentu dalam suatu proyek atau proses produksi atau kontrak tertentu.

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 4 dari 14

 6) Pengendalian mutu (quality control) adalah bagian dari manajemen mutu yang
diarahkan untuk memenuhi persyaratan mutu.
7) Pemastian/jaminan mutu (quality assurance) adalah bagian dari manajemen mutu
yang diarahkan pada pemberian keyakinan untuk memastikan/menjamin bahwa
persyaratan mutu akan dipenuhi.
8) Perbaikan mutu (quality improvement) adalah bagian dari manajemen mutu yang
diarahkan pada peningkatan kemampuan memenuhi persyaratan.
9) Kesesuaian (conformity) adalah dipenuhinya suatu persyaratan
10) Ketidaksesuaian (non-conformity) adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan
11) Koreksi (correction) adalah tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang
ditemukan
12) Tindakan koreksi (corrective action) adalah tindakan menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.
13) Tindakan pencegahan (preventive action) adalah tindakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial yang tidak
dikehendaki.
14) Dokumen adalah informasi berikut media pendukungnya (seperti: rekaman,
dokumen prosedur, gambar, laporan, standar).
3. Organisasi
3.1. Legalitas dan Kedudukan
a) PT. Sertifikasi Usaha Kelistrikan sebagai Lembaga Sertifikasi Badan Usaha, bidang
usaha penunjang tenaga listrik. yang selanjutnya disebut “LSBU PT. SUK”.
b) LSBU PT. SUK didirikan berdasarkan akte notaris………………………
c) LSBU PT. SUK berkedudukan di Kantor Pusat beralamat di Komplek Golden Plaza
Fatmawati , Blok A-11, Lantai 1. Jl. Rumah Sakit Fatmawati No.15, Jakarta Selatan
12420
 Telp : (+6221) 27650114; (+6221) 91594132
 Fax : (+6221) 27650114
 E-mail : sukjakarta@gmail.com
d) Untuk dapat melayani sertifikasi badan usaha diseluruh wilayah Indonesia, LSBU
PT. SUK memiliki kantor perwakilan daerah, Daftar kantor perwakilan daerah dan
alamatnya dapat dilihat pada Lampiran 1 Pedoman Mutu ini.

3.2. Lingkup Layanan LSBU PT. SUK

Layanan Sertifikasi badan usaha LSBU PT. SUK adalah sebagai berikut:.
1. Konsultansi dalam bidang instalasi penyediaan tenaga listrik.
2. Pembangunan & Pemasangan instalasi penyediaan tenaga listrik.
3. Pemeriksaan & Pengujian instalasi tenaga listrik.
4. Pengoperasian instalasi tenaga listrik.
5. Pemeliharaan instalasi tenaga listrik.
6. Sertifikasi Kompetensi tenaga teknik ketenagalistrikan.

4. Sistem Mutu LSBU PT. SUK

4.1. Kebijakan dan Sasaran Mutu
Ketua LSBU PT. SUK menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu serta komitmennya
terhadap mutu, dimana pihak pemohon sertifikasi dan pihak-pihak yang terkait dengan
sertifikasi merupakan aset yang penting bagi lembaga.

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 5 dari 14

 Ketua LSBU PT. SUK menjamin bahwa setiap personel lembaga dapat memahami,
menerapkan dan memelihara kebijakan mutu secara konsisten serta berusaha untuk
mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan.
Dalam menerapkan sistem mutu, LSBU PT. SUK mendokumentasikan kebijakan mutu,
sasaran mutu, serta dokumen sistem mutu berupa pedoman mutu, prosedur, instruksi
kerja, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya yang relevan dengan persyaratan yang
dinyatakan dalam peraturan yang berlaku.
Semua dokumen sistem mutu yang ditetapkan, dilaksanakan secara konsisten,
dikendalikan dan tersedia pada tempat yang sesuai.

4.1.1. Kebijakan Mutu

Agar LSBU PT. SUK dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan, Ketua
LSBU PT. SUK menetapkan Kebijakan Mutu sebagai berikut
“LSBU PT. SUK senantiasa berupaya memberikan kepuasan bagi pelanggan
melalui pelayanan jasa sertifikasi badan usaha yang konsisten, bermutu dan
tepat waktu, sesuai dengan peraturan yang berlaku serta menjamin kemandirian
dan ketidakberpihakan dalam memberikan keputusan sertifikasi. LSBU PT. SUK
berkomitmen terhadap perbaikan sistem manajemen mutu secara
berkesinambungan”.
4.1.2. Sasaran Mutu
Ketua LSBU PT. SUK menjamin bahwa sasaran mutu yang ditetapkan terukur dan sejalan
dengan Kebijakan Mutu lembaga serta dijadikan sebagai kerangka acuan kerja bagi setiap
penanggung jawab fungsi dalam melaksakan tugas dan kewenangannya.

4.2. Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Pengendalian Dokumen
Tata cara pengendalian dokumen diatur dalam Prosedur Pengendalian Dokumen.

4.2.2 Pengendalian Rekaman

Tata cara pengendalian rekaman diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman

4.2.3 Kerahasiaan
a. LSBU PT. SUK bertanggung jawab atas jaminan kerahasiaan berkaitan dengan semua
informasi milik badan usaha yang bersifat rahasia, kecuali dinyatakan lain oleh
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Kecuali disyaratkan dalam Pedoman ini atau oleh peraturan perundang-undangan,
informasi yang diperoleh selama kegiatan sertifikasi tidak boleh dipaparkan kepada
pihak ketiga tanpa izin tertulis dari pemasok tersebut. Jika perundang-undangan
mensyaratkan informasi harus dipaparkan kepada pihak ketiga, maka pemasok harus
diberitahu tentang informasi yang diberikan, selama diizinkan oleh perundang-
undangan yang berlaku.

5. Personel LSBU PT. SUK

5.1 Pengangkatan, Pemilihan, Pelatihan dan Pemantauan Unjuk Kerja Personel

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 6 dari 14

 Ketua LSBU PT. SUK membuktikan komitmennya terhadap pengembangan dan penerapan
sistem manajemen mutu serta secara terus menerus memperbaiki keefektifan sistem
manajemen mutu, dengan cara:
a. Mengkomunikasikan kepada seluruh personil/karyawan tentang pentingnya arti
memenuhi persyaratan pelanggan sesuai spesifikasi teknis yang telah ditetapkan dan
selalu mematuhi peraturan serta perundangan yang berlaku, yang disampaikan dalam
bentuk Surat Edaran Ketua LSBU PT. SUK atau melalui kegiatan rapat di kantor
maupun di lapangan.
b. Menetapkan kebijakan mutu LSBU PT. SUK dalam bentuk komitmen tertulis yang
dipampang di ruang rapat, ruang kerja serta area lain yang strategis dan mudah
terlihat sehingga setiap personil/karyawan dapat selalu membaca dan memahaminya.
c. Memastikan dan menginstruksikan kepada setiap Manajer untuk menetapkan Quality
Objective (sasaran mutu) di unit kerjanya masing-masing.
d. Aktif menyelenggarakan dan memimpin rapat kajian manajemen secara berkala.
e. Menyediakan sumber daya yang cukup dan menjamin proses kegiatan dikantor
maupun kebutuhan operasional di lapangan dapat terpenuhi dengan efektif.

5.2 Tanggung jawab dan Wewenang

5.2.1. Susunan Organisasi LSBU PT. SUK
a) Ketua LSBU, dijabat oleh Direktur Utama PT. SUK menyelenggarakan fungsi:
- penyiapan bahan perumusan, penetapan dan pelaksanaan serta kajian kebijakan
lembaga;
- pelaksanaan penilaian atas penerbitan dan permohonan banding sertifikasi;
- pelaksanaan dan evaluasi proses sertifikasi;
- pelaksanaan pemantauan dan pengawasan lembaga serta evaluasi, penetapan,
pemberian, penolakan dan pencabutan sertifikat serta kajian hasil audit internal;
- pelaksanaan urusan administrasi Lembaga.
b) Direktur Administrasi dan Keuangan, dipimpin oleh Kepala Bagian
Administrasi, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Ketua LSBU PT. SUK,
yang bertugas memberikan dukungan administrasi dan teknis Lembaga dengan
jumlah personel sedikitnya 1 (satu) orang Pelaksana Administrasi. Bagian
Administrasi, menyelenggarakan fungsi:
- koordinasi pelayanan administrasi dan teknis atas penerbitan dan permohonan
banding sertifikasi;
- pelaksanaan pengarsipan rekaman pelayanan administrasi dan teknis;
- pengelolaan administrasi personil, keuangan, sarana dan prasarana, kerja sama
serta informasi;
- pelaksanaan evaluasi pelayanan dan pengelolaan administrasi serta teknis.
c) Direktur Operasional , bertanggung jawab kepada Ketua LSBU, yang bertugas
melaksanakan penyiapan dan evaluasi bahan, pelaksanaan asesmen dengan jumlah
personel sedikitnya terdiri atas 1 (satu) orang Pelaksana Teknis dan Bidang Teknik
menyelenggarakan fungsi:
- koordinasi penyiapan bahan perencanaan Lembaga dan pelaksanaan assesmen;
- pelaksanaan assesmen, survailen dan membantu kegiatan evaluasi;
- penyiapan bahan dan pelaksanaan serta pengembangan Norma, Standar,
Prosedur dan Kriteria;

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 7 dari 14

 - pelaksanaan evaluasi kinerja dan pelaporan hasil assesmen serta survailen.
d) Penanggung Jawab Auditor, dipimpin oleh Lead Auditor, berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Teknik. Lead Auditor mempunyai tugas
mengkoordinasikan Auditor untuk melaksanakan assesmen, survailen. Auditor
menyelenggarakan fungsi pelaksanaan dan pelaporan audit kecukupan, assesmen
dan survailen serta evaluasi.
e) Tim Evaluasi, dipimpin oleh Ketua Tim Evaluasi, berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Ketua LSBU, dan mengkoordinasikan Pelaksana sebagai Evaluator
serta mempunyai tugas melaksanakan evaluasi kinerja dan pelaporan hasil
assesmen serta pertimbangan teknis pemberian, penolakan, dan pencabutan
sertifikat. Tim Evaluasi berjumlah sedikitnya 2 (dua) orang Pelaksana sebagai
Evaluator. Tim Evaluasi menyelenggarakan fungsi:
- koordinasi dan penyiapan bahan rencana evaluasi kinerja, pelaporan hasil
asesmen dan pertimbangan teknis;
- pelaksanaan evaluasi kinerja, pelaporan hasil asesmen dan pertimbangan teknis.

5.2.2. Struktur/Bagan Organisasi LSBU PT. SUK

Ketua LSBU PT. SUK memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang personil dalam
lembaga telah ditetapkan dalam Struktur Organisasi Lembaga pada lampiran 2 dan
lampiran 3 Pedoman Mutu ini.

6. Pelaksanaan Sertifikasi Badan Usaha

6.1. Skema Sistem Sertifikasi Badan Usaha
Sistem sertifikasi badan usaha atau pelaksanaan penilaian kesesuaian dan tata alir
sertifikasi dapat dilihat pada Lampiran 4 dan Lampiran 5 Pedoman Mutu ini.

6.2. Permohonan Sertifikasi

6.2.1. Informasi tentang prosedur
LSBU PT. SUK menyediakan uraian rinci yang selalu diperbaharui mengenai persyaratan
permohonan, proses sertifikasi dan pelaksanaan evaluasi yang berlaku dalam sistem
sertifikasi, untuk dapat diakses pemohon atau disampaikan kepada pemohon .
Peraturan terdokumentasi ditetapkan yang memuat persyaratan sertifikasi, hak dan
kewajiban pemohon yang akan dan telah disertifikasi, termasuk besarnya biaya yang
dibebankan kepada pemohon untuk proses sertifikasi.
Selain persyaratan tersebut diatas, LSBU PT. SUK menetapkan persyaratan yang
mencakup untuk:
a. selalu memenuhi ketentuan yang relevan dengan persyaratan sertifikasi badan usaha,
b. melakukan persiapan yang berkaitan dengan pelaksanaan evaluasi, termasuk
persiapan untuk pemeriksaan dokumen, rekaman dan akses keseluruh bidang serta
personel untuk tujuan evaluasi dan penyelesaian keluhan,
c. membuat pernyataan bahwa sertifikasi sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi yang
telah diberikan,
d. tidak menggunakan sertifikasi sedemikian rupa sehingga mengurangi wibawa lembaga
dan tidak membuat pernyataan yang menyesatkan atau tidak sah berkaitan dengan
sertifikasi yang dimiliki,

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 8 dari 14

 e. menghentikan semua bentuk iklan yang mengacu pada sertifikasi dan mengembalikan
dokumen sertifikasi sesuai dengan persyaratan lembaga, akibat penundaan atau
pencabutan sertifikasi,
f. menggunakan sertifikasi hanya untuk menunjukkan bahwa badan usaha telah
disertifikasi sesuai dengan klasifikasi dan kualifikasi badan usaha yang telah
ditetapkan,
g. berusaha menjamin bahwa tidak ada sertifikat atau laporan atau bagiannya,
disalahgunakan,
h. mematuhi persyaratan lembaga dalam penyampaian informasi yang mengacu
sertifikasi pada media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan.
Uraian persyaratan dituangkan dalam dokumen persyaratan sertifikasi LSBU PT. SUK.

6.2.2. Permohonan Sertifikasi Badan Usaha

LSBU PT. SUK menetapkan permohonan sertifikasi diajukan secara resmi dan tertulis,
dengan mengisi formulir permohonan (ditetapkan oleh lembaga) yang diisi secara lengkap
dan ditandatangani oleh wakil pemohon yang berwenang, dengan melampirkan:
a. ruang lingkup sertifikasi yang diajukan/diminta sesuai dengan klasifikasi dan kualifikasi
badan usaha ,
b. pernyataan bahwa pemohon setuju untuk memenuhi persyaratan sertifikasi dan
memberikan informasi yang diperlukan untuk proses sertifikasi.
Disamping persyaratan diatas, LSBU PT. SUK mewajibkan kepada pemohon sertifikasi
untuk memberikan informasi yang akurat, mengenai:
a. jenis perusahaan, nama, alamat dan status hukum,
b. klasifikasi dan kualifikasi badan usaha yang akan disertifikasi.
c. Kelengkapan dokumen persyaratan permohonan sertifikasi
LSBU PT. SUK menjamin semua informasi dan data pemohon yang berkaitan dengan
pengajuan permohonan sertifikasi didokumentasikan dan dijaga kerahasiaannya sesuai
dengan kebijakan lembaga.

6.3. Persiapan, Pelaksanaan dan Pelaporan Evaluasi

6.3.1. Persiapan Evaluasi
LSBU PT. SUK menjamin melakukan kajian terhadap permohonan sertifikasi yang diajukan
sebelum melakukan evaluasi, agar:
a. dapat meyakinkan persyaratan untuk sertifikasi didefinisikan dengan jelas,
didokumentasikan dan dipahami serta telah dipenuhi,
b. dapat menghilangkan perbedaan pengertian antara lembaga dan pihak pemohon, dan
c. dapat dan mampu melaksanakan jasa sertifikasi sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi
yang diminta, dan bila memungkinkan dapat menjangkau lokasi operasi pemohon serta
dapat memenuhi persyaratan khusus yang diminta pihak pemohon.
LSBU PT. SUK menetapkan prosedur terdokumentasi untuk melaksanakan kajian terhadap
permohonan sertifikasi, dan seluruh rekaman yang terkait dengan pelaksanaan kajian
tersebut didokmentasikan dan dipelihara.
Berdasarkan hasil kajian terhadap permohonan sertifikasi, LSPr KEBTKE menyiapkan
rencana kegiatan evaluasi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Untuk menjaga kemandirian keputusan sertifikasi, LSBU PT. SUK membentuk dan
menunjuk Tim Sertifikasi yang beranggotakan personel dengan kualifikasi yang sesuai
untuk melaksanakan evaluasi terhadap permohonan sertifikasi, dimana personel Tim

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 9 dari 14

 Sertifikasi tidak diperkenankan terlibat dengan badan usaha yang akan disertifikasi, hal ini
untuk menjaga kenetralannya dalam memberikan keputusan sertifikasi.
Dalam menjamin pelaksanaan evaluasi yang lengkap dan benar terhadap permohonan
sertifikasi, LSBU PT. SUK menetapkan prosedur terdokumentasi yang mengatur tata cara
pelaksanaan evaluasi.

6.3.2. Pelaksanaan Evaluasi

LSBU PT. SUK menetapkan pelaksanaan evaluasi dilakukan setelah:
a. pemohon memenuhi semua persyaratan administratif yang ditentukan oleh lembaga,
b. dilakukan penilaian terhadap sistem manajemen mutu pihak pemohon, dan LSBU PT.
SUK mengevaluasi permohonan sertifikasi sesuai standar yang ditetapkan dalam ruang
lingkup yang diuraikan pada formulir permohonan, dan berdasarkan semua kriteria
sertifikasi yang ditetapkan.
6.3.3. Pelaporan Evaluasi
LSBU PT. SUK menetapkan prosedur yang mengatur tata cara bagaimana menyiapkan
pelaporan hasil evaluasi untuk memberikan keputusan terhadap pemohon sertifikasi.
Prosedur tersebut menjamin bahwa:
a. personel yang ditetapkan untuk mengevaluasi kesesuaian, dapat memberikan hasil
evaluasi kepada lembaga mengenai kesesuaian dengan persyaratan Klasifikasi dan
kualifikasi badan usaha.
b. laporan lengkap mengenai hasil evaluasi yang mengidentifikaskan ketidaksesuaian
yang harus diperbaiki untuk memenuhi seluruh persyaratan sertifikasi dan evaluasi
atau pengujian yang diperlukan,
c. pemohon sertifikasi mengambil tindakan perbaikan dan dilaksanakan dalam batas
waktu yang ditentukan atas ketidaksesuaian yang ditemukan, maka lembaga akan
melakukan verifikasi ulang secara terbatas terhadap ketidaksesuaian tersebut.
Semua rekaman yang terkait dalam pelaksanaan evaluasi termasuk laporan evaluasi
sertifikasi didokumentasikan dan dipelihara.

6.4. Keputusan Sertifikasi

LSBU PT. SUK menjamin bahwa dalam melaksanakan kegiatan jasa sertifikasi akan
memberikan keputusan sertifikasi secara mandiri, tanpa dipengaruhi tekanan apapun,
berdasarkan semua informasi yang terkumpul selama proses evaluasi dan informasi
relevan lainnya.
Semua keputusan LSBU PT. SUK, baik untuk keputusan persetujuan memberikan sertifikat
atau tidak, diatur dalam sistem sertifikasi yang telah ditentukan oleh lembaga dengan
memperhatikan peraturan-peraturan yang berlaku.
LSBU PT. SUK mempunyai kebijakan bahwa tidak akan mendelegasikan kewenangannya
kepada institusi atau lembaga lain dalam hal pemberian, pemeliharaan, perluasan,
penundaan dan pencabutan sertifikasi badan usaha.
Dalam memberikan keputusan sertifikasi, LSBU PT. SUK menerbitkan sertifikat resmi yang
ditandatangani oleh Direktur Utama berdasarkan keputusan sertifikasi yang ditetapkan
oleh Tim Sertifikasi Sertifikasi Lembaga.
Sertifikat Badan usaha yang dikeluarkan LSBU PT. SUK memuat identifikasi sebagai
berikut:
a. nama dan alamat pemohon,

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 10 dari 14

 b. klasifikasi dan kualifikasi sertifikasi badan usaha yang diberikan,
c. Tanggal efektif sertifikasi serta masa berlakunya sertifikasi.
LSBU PT. SUK akan mengkaji dan melakukan evaluasi sebelum memberikan keputusan,
apabila pemohon menyampaikan permohonan untuk merubah ruang lingkup sertifikasi
yang telah diberikan, hal ini selama sesuai dengan ruang lingkup jasa sertifikasi yang
diberikan oleh lembaga.
LSBU PT. SUK menetapkan prosedur untuk mengatur perubahan atau perluasan lingkup
sertifikasi yang diberikan, dan semua rekaman yang terkait dengan keputusan sertifikasi
didokumentasikan dan dipelihara.

6.5. Perpanjangan dan Perubahan SBU

LSBU PT. SUK menetapkan prosedur terdokumentasi untuk melaksanakan pemeriksaan
berkala/survailen terhadap pemegang sertifikasi berdasarkan kriteria dan ketentuan yang
ditetapkan.
mengevaluasi badan usaha yang diberi tanda tersebut untuk memastikan bahwa
pemegang sertifikat selalu memenuhi persyaratan standar.

6.6. Penggunaan Lisensi, Sertifikat dan Tanda Kesesuaian

LSBU PT. SUK menetapkan ketentuan terdokumentasi yang mengatur pengendalian hak
kepemilikan, pemakaian dan peragaan lisensi, sertifikat dan tanda kesesuaian yang
mewajibkan pemegang sertifikasi untuk memenuhinya.
Pengaturan mengenai pengendalian yang ditetapkan LSBU PT. SUK mencakup,
pelaksanaan tindakan koreksi, pencabutan sertifikat, pengumuman pelanggaran atau
sanksi lain dan jika perlu tindakan yang sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Aturan mengenai sistem sertifikasi, penggunaan dan penyalahgunaan sertifikat dan tanda.

6.7. Keluhan, Perselisihan dan Naik Banding

LSBU PT. SUK menetapkan mekanisme penyampaian naik banding, keluhan dan
perselisihan yang timbul akibat kegiatan sertifikasi dan diajukan oleh pihak pemohon
kepada lembaga.
Setiap terjadi naik banding, keluhan dan perselisihan yang timbul akibat kegiatan
sertifikasi, LSBU PT. SUK menjamin akan:
a. menangani semua naik banding, keluhan dan perselisihan dengan segera, tanpa
menundanya,
b. menyimpan semua rekaman yang terkait dengan naik banding, keluhan dan
perselisihan, termasuk semua rekaman tindakan perbaikan yang dilakukan,
c. melaksanakan tindak lanjut yang diperlukan,
d. mendokumentasikan tindakan yang diambil dan keefektifannya.
Mekanisme penyampaian maupun tata cara penanganan yang terkait dengan naik banding,
keluhan dan perselisihan yang ditujukan kepada lembaga, diatur dan dilaksanakan sesuai
dengan prosedur naik banding, keluhan, dan perselisihan.

7. Kajian Manajemen
7.1. Umum
Ketua LSBU PT. SUK menyelenggarakan Rapat Kajian Manajemen secara berkala minimal
1 (satu) tahun sekali untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan sistem
mutu lembaga. Pembahasan pada rapat kajian manajemen mencakup pengaksesan

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 11 dari 14

 peluang perbaikan dan adanya kebutuhan perubahan pada sistem manajemen mutu,
termasuk meninjau ulang sasaran mutu dan kebijakan mutu.

7.2. Masukan Kajian

Agenda pada rapat kajian manajemen mencakup pembahasan tentang:
a. Laporan hasil audit internal maupun audit eksternal dari lembaga sertifikasi, berupa
temuan audit yang harus ditindaklanjuti dan diketahui oleh Ketua LSBU PT. SUK.
b. Umpan balik dari pelanggan berupa permintaan, saran maupun keluhan atau banding
yang terkait dengan kegiatan sertifikasi.
c. Kinerja proses dan kesesuaian tahapan pekerjaan, yaitu permasalahan pada kegiatan
proses sertifikasi dan kendala-kendala yang dihadapi dalam pencapaian mutu
pelayanan.
d. Penetapan status tindakan koreksi dan pencegahan dalam penerapan sistem
manajemen mutu lembaga.
e. Evaluasi hasil tindak lanjut dari rapat kajian manajemen sebelumnya.
f. Usulan perubahan yang berpengaruh terhadap perbaikan sistem manajemen mutu.
g. Saran-saran untuk melakukan perbaikan lainnya.

7.3. Keluaran Kajian

Pembahasan terhadap masukan (input) kajian menghasilkan keluaran (output) kajian
berupa Risalah Rapat kajian manajemen yang mencakup keputusan untuk:
a. Memperbaiki keefektifan proses yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.
b. Meningkatkan kualitas pelayanan sertifikasi.
c. Menetapkan sumber daya yang diperlukan bagi perbaikan
Tata cara pelaksanaan kajian manajemen diatur dalam prosedur Kajian Manajemen.

8. Pengukuran, Analisa dan Perbaikan

8.1. Umum
LSBU PT. SUK selalu merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan,
pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk:
a) Memperagakan kesesuaian kinerja di masing-masing unit atau departemennya.
b) Memastikan kesesuaian penerapan sistem mutu lembaga.
c) Secara terus menerus memperbaiki keefektifan sistem mutu lembaga.
Metode yang digunakan untuk pengukuran, analisis dan perbaikan di LSBU PT. SUK
disesuaikan dengan lingkup kegiatan masing-masing unit.

8.2. Audit Internal

LSBU PT. SUK melaksanakan audit internal sesuai dengan rencana yang ditentukan
sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun.
Penyelenggaraan program audit direncanakan oleh Tim Audit Internal LSBU PT. SUK
dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses-proses yang berlaku, area/unit
kerja yang diaudit, dan hasil audit sebelumnya serta menentukan kriteria audit, lingkup,
frekuensi, dan metoda audit yang relevan.
Tim Audit Internal memastikan bahwa pemilihan/seleksi auditor dilaksanakan secara
objektif dan tidak memihak dalam proses audit. Auditor yang dipilih tidak diperkenankan
untuk mengaudit area/unit kerjanya sendiri.

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 12 dari 14

 Tanggung jawab dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit, serta
pelaporan hasil audit dan pemeliharaan rekaman audit ditetapkan dalam Prosedur Audit
Internal.
Personil/fungsi penanggung jawab pada area yang di audit berkewajiban untuk
melaksanakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan tanpa penundaan.
Hasil perbaikan dan tindakan perbaikan harus diverifikasi dan dilaporkan.

8.3. Pemantauan dan Pengukuran

Ketua dan para Penanggung jawab fungsi di LSBU PT. SUK menerapkan pemantauan dan
pengukuran terhadap proses-proses sistem mutu lembaga dengan menggunakan metode
barchart dan/atau gantchart atau metode tabulasi dan pembobotan, sehingga proses-
proses yang berlaku dapat dipantau, diukur dan dikendalikan, yaitu meliputi:
a) pengendalian kemajuan proses sertifikasi
b) pengendalian terhadap kompetensi Auditor
c) pengendalian tenaga kerja yang terlibat dalam proses pelaksanaan sertifikasi badan
usaha
d) pengendalian kinerja subkontraktor
Jika pengendalian yang dilakukan tidak mencapai hasil yang direncanakan, maka dilakukan
perbaikan dan tindakan perbaikan oleh penanggung jawab fungsi/personil yang telah
ditetapkan kewenangannya, untuk memastikan kesesuaian.

8.4. Penanganan Ketidaksesuaian

Ketua LSBU PT. SUK memastikan bahwa pekerjaan yang tidak sesuai persyaratan telah
diidentifikasi dan dikendalikan, serta dipastikan dicegah terhadap pelaporan atau
penyerahan yang tidak disengaja.
Ketua LSBU PT. SUK memiliki kewenangan dan tanggung jawab untuk melakukan
pengendalian terhadap pekerjaan yang tidak sesuai di lapangan. Tata cara mengenai
pengendalian pekerjaan yang tidak sesuai diatur dalam Prosedur Ketidaksesuaian.

8.5. Analisis Data

Ketua dan para Penanggung jawab fungsi di LSBU PT. SUK menetapkan, menghimpun dan
menganalisis data yang sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem
mutu lembaga serta kebutuhan untuk mengevaluasi tindakan perbaikan yang
berkelanjutan. Data yang dihimpun mencakup data hasil pemantauan dan data lain dari
sumber yang relevan.
Analisis data memberikan informasi yang berkaitan dengan:
a) Data keluhan, perselisihan dan naik banding.
b) Kesesuaian persyaratan dan spesifikasi teknis pelaksanaan sertifikasi badan usaha
c) Karakteristik dari kecendrungan proses termasuk peluang untuk tindakan pencegahan.
d) Kinerja subkontraktor LSBU PT. SUK.

8.6. Perbaikan
8.6.1. Perbaikan yang berkelanjutan
Ketua dan para Penanggung jawab fungsi di LSBU PT. SUK secara berkelanjutan
memperbaiki keefektifan sistem mutu lembaga berdasarkan acuan dan data dari:
a) Kebijakan mutu
b) Sasaran mutu.

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 13 dari 14

 c) Hasil audit internal maupun asesmen eksternal
d) Analisis data.
e) Tindakan koreksi dan pencegahan
f) Rapat kajian manajemen

8.6.2. Tindakan Perbaikan

Ketua dan para Penanggung jawab fungsi di LSBU PT. SUK selalu melaksanakan tindakan
perbaikan sebagai upaya menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah
terulangnya kesalahan yang terjadi. Tindakan perbaikan harus menyangkut pengaruh
ketidaksesuaian yang dihadapi.
Tata cara pelaksanaan tindakan perbaikan diatur dalam prosedur Tindakan Perbaikan.

8.6.3. Tindakan Pencegahan

Ketua dan para Penanggung jawab fungsi di LSBU PT. SUK menetapkan tindakan
pencegahan untuk menghindari potensi terjadinya ketidaksesuaian dalam penerapan
sistem manajemen mutu, Tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh dari
potensial ketidaksesuaian tersebut.
Tata cara pelaksanaan tindakan pencegahan diatur dalam Prosedur Tindakan Pencegahan.

Tanggal Terbit: 17 Desember 2013 Revisi: 00 Hal: 14 dari 14