SISTEM MANJEMEN MUTU

03
IWAN SARIYANTO, S.ST. M.Si
SISTEM MANAJEMEN MUTU

FILOSOFI MUTU
 Kerjakan yang ditulis
 Tulis yang dikerjakan
 Rekam semua kegiatan
 Lakukan perbaikan terus-menerus
 Memenuhi permintaan pelanggan secara konsisten
 Meminimalkan kesalahan, kegagalan dan keluhan
 Meningkatkan efisiensi
 Mengurangi
 dampak negatif pada pelanggan
 kemungkinan tuntutan hukum
 ketidaklancaran komunikasi
 Meningkatkan keamanan dan moral
 Standardisasi
 Menjamin kecukupan sumberdaya
 Membangun perangkat peningkatan
 Memfasilitasi perubahan dan pemecahan masalah
 3 E IN QUALITY

 Effectiveness (doing the right things)

 bagaimana kegiatan yang direncanakan
diwujudkan untuk mencapai hasil yang
direncanakan

 Efficiency (doing things right )

 Hubungan antara hasil yang dicapai dengan
sumberdaya yang digunakan

 Excellence
Doing the right things right !!
 BIAYA MUTU

Evaluasi peningkatan

Evaluasi
Perbaikan
Perbaikan

Kegagalan
Kegagalan

Pencegahan
Pencegahan

sebelum sesudah

QUALITY costs, but poor QUALITY costs more !

PENINGKATAN BERKELANJUTAN
peningkatan

benchmarking

ACT

CHECK PLAN

DO
tujuan
perubahan

SISTEM MANAJEMEN MUTU

waktu
MODEL PENGOPERASIAN LABORATORIUM

 Kaji ulang permintaan

hasil
 Identifikasi dan penanganan
persyaratan pengujian /
barang yang diuji / dikalibrasi
pelanggan kalibrasi
 Metode pengujian / kalibrasi,
peralatan, lingkungan
 Rekaman dan laporan
 Pengendalian mutu

Personel

 Audit internal / kaji ualng manajemen

Pengaruh luar  Umpan balik dari pelanggan, staf,
 suplai: bahan, alat, SDM atau badan akreditasi
 standar / regulasi  Uji profisiensi / uji banding
 persyaratan akreditasi
ISO/IEC 17025 DLL, UNTUK APA?
Sebagai persyaratan bagi lab pengujian dan
kalibrasi untuk menunjukkan bahwa lab:
 menerapkan sistem manajemen mutu
 Memiliki kompetensi teknis
 Memberikan hasil yang bermutu
 Sebagai kriteria akreditasi laboratorium
 Untuk konfirmasi dan pengakuan kompetensi
lab oleh pelanggan dan regulator
Lab yang sudah sesuai dgn. ISO/IEC 17025 berarti
pula sudah menerapkan sistem manajemen mutu
untuk kalibrasi & pengujian yang sesuai dgn. Seri
ISO 9000.
 SISTEM MANAJEMEN MUTU
 “sistem manajemen mutu” dan “sistem manajemen”

sistem manajemen: sistem untuk menetapkan

kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran

yang telah ditetapkan

sistem manajemen mutu: sistem manajemen untuk

mengarahkan dan mengendalikan sebuah organisasi

yang berkenaan dengan pencapaian mutu

 SISTEM MANAJEMEN MUTU

sistem manajemen: sistem untuk menetapkan

kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai

sasaran yang telah ditetapkan

Karena itu, Seluruh fungsi kegiatan manajemen

harus menetapkan dan melaksanakan kebijakan

mtu, sasaran mutu dan tanggung jawab dengan

cara misalnya Perencanaan mutu, pengendalian

mutu, jaminan mutu perbaikan mutu, dalam SMM

 SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sumber Daya yang dibutuhkan dalam

penerapan SMM untuk mencapai sasaran
mutu antara lain :
• Peralatan yang terkalibrasi
• Personel yang kompeten
• Methode yang telah di validasi atau
diverifikasi
• Penerapan jaminan mutu
• Dan pengendalian mutu
• Kemampuan telusuran pengukuran dll
 SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sedangkan kebijakan dan prosedur yang

dibutuhkan, antara lain :
• Siapa yang bertanggung jawab untuk
melaksanakan kaji ulang bahwa kebijakan atau
prosedur dilaksanakan?
• Kegitan apa yang berhubungan?
• Siapa yang melaksanakan kegiatan tersebut ?
• Kapan, dimana, dan bagaimana kegiatan
tersebut dilaksanakan ?
• Sumber daya apa yang digunakan ? dan
• Laporan apa yang diterbitkan ?
SISTEM MANAJEMEN MUTU
 SISTEM MANAJEMEN MUTU

Bila laboratorium telah mempunyai dan

memelihara SMM serta sasaran mut, maka
laboratorium tersebut mempunyai
KEBIJAKAN MUTU dalam kegiatan
operasionalnya.

Hubungan antara SMM, sasaran mutu dan

kebijakan mutu dapat digambarkan sbb :
HUBUNGAN SMM, SASARAN MUTU
DAN KEBIJAKAN MUTU
 QUALITY MANUAL
(PANDUAN MUTU)
Panduan mutu hendaknya memuat kebijakan
sistem manajemen yang terkait dengan mutu,
tidak hanya pernyataan kebijakan mutu
Kebijakan mutu tidak perlu mencakup
keseluruhan sasaran mutu
Pernyataan kebijakan mutu harus mencakup
fungsi sistem manajemen
Sasaran mutu harus ditetapkan dan dikaji ulang
dalam kaji ulang manajemen
Kaji ulang keseluruhan sasaran mutu merupakan
bagian integral dari proses peningkatan
berkelanjutan
 KEBIJAKAN MUTU
Keseluruhan maksud dan arah organisasi terkait mutu (standar
pelayanan) yang dinyatakan secara formal oleh manajemen puncak
Kebijakan Mutu Berisi :
Tujuan sistem manajemen
Komitmen manajemen terhadap praktek profesional yang baik
Komitmen manajemen terhadap mutu layanan
Komitmen manajemen terhadap prinsip standar yang relevan
Komitmen manajemen terhadap peningkatan berkelanjutan

Kebijakan mutu sebuah pemberi layanan (laboratorium) pada umumnya

dinyatakan dalam PANDUAN MUTU

Secara umum, pernyataan KEBIJAKAN MUTU sebaiknya harus singkat,

Ringkas dan Jelas sehingga dapat dipahami, diterapkan serta di pelihara
oleh seluruh personel disemua tingkatan organisasi dalam segala
kegiatan operasional laboratorium
Dalam hal menetapkan KEBIJAKAN MUTU,
Manajemen Puncak hendaknya mempertimbangkan
beberapa hal antara lain :

a. Tingkat dan tipe perbaikan mendatang yang

dibutuhkan bagi keberhasilan organisasi
b. Tingkat kepuasan pelanggan yang diharapkan
c. Pengembangan personel dalam organisasi
d. Kebutuhan dan harapan pihak lain yang
berkpentingan
e. Sumber daya yang diperlukan untuk melampaui
persyaratan Akreditas
f. Kontribusi potensial dari pemasok dan mitra
CONTOH KEBIJAKAN MUTU
 SASARAN MUTU
Sasaran organisasi secara luas, yang bersumber dari kebijakan mutu, yang
menyatakan bentuk pemberi layanan (laboratorium) dalam 3 sampai 5 tahun
ke depan
Kebijakan mutu dan sasaran mutu untuk memberikan fokus
perhatian untuk mengarahkan organisasi.
Sasaran mutu adalah sesuatu yang dicari yang dituju berkaitan
dengan mutu
Pencapainnya harus terukur
Sasaran mutu dapat merupakan gabungan antara sasaran jangka
pendek dan sasaran yang berkesinambungan
Sasaran mutu didasarkan kebutuhan dan harapan pelanggan.
Bila sasaran telah ditetapkan, laboratorium harus menetapkan dan
menerapkan methode untuk mengukur efektifitas dan efisiensi tiap
proses. 20
Hal yang perlu dipertimbangkan dalam
menetapkan sasaran mutu :
Kebutuhan masa kini dan masa akan datang
dari organisasi
Temuan yang relevan berdasarkan kaji ulang
manajemen
Kinerja laboratorium serta penilanan proses-
proses saat ini
Tingkat kepuasan pelnggan dan pihak yang
berkepentingan
Hasil audit internal maupun oleh pihak lain
Peluang perbaikan yang didasarkan pada
kesediaan sumber daya yang diperlukan
 QUALITY GOALS/SASARAN MUTU
Sasaran organisasi secara luas, yang bersumber dari kebijakan mutu, yang
menyatakan bentuk pemberi layanan (laboratorium) dalam 3 sampai 5 tahun
ke depan

contoh:
memiliki manajemen laboratorium berdasarkan ISO/IEC
17025: 2005 dan diakreditasi oleh penandatangan ILAC
MRA
memiliki program yang terencana, terdokumentasi dan
diimplementasikan untuk menjamin bahwa kompetensi
staf dapat dipertahankan dan kemampuan potensialnya
dapat dimanfaatkan
memiliki sumber daya yang sesuai dan cukup untuk
memberikan layanan yang diperlukan oleh customer dan
pihak lain yang berkepentingan
PEDOMAN PENETAPAN SASARAN
1. Sasaran suatu bagian sebaiknya menunjang
sasaran induk
2. Sasaran tersebut hendaknya selaras dan
terkoordinasi dengan sasaran bagian lainnya
3. Perlu memperhatikan sumberdaya yang ada atau
yang sumber daya yang mampu dikuasai
4. Suatu sasaran sebaiknya dituliskan secara tertulis
5. Penulisan sebaiknya memenuhi kriteria SMART
- systematic = sistematis
- measureable = terukur
- attainable = dapat tercapai
- realistic = realistis/ masuk akal
- time oriented = berorientasi pada waktu
6. Jika rumusannya bersifat kualitatif, kriteria
diuraikan secara jelas
 CONTOH
SASARAN MUTU
Sasaran mutu yang telah ditetapkan hendaknya
dikomunikasikan sedemikian rupa sehingga semua
personel di seluruh tingkatan organisasi dapat
memberi sumbangan pada pencapainnya.
Tanggungjawab penyebarluasan sasaran mutu
hendakya ditinjau secara sistematis serta direvisi
seperlunya.

Dengan demikian SASARAN MUTU merupakan

pendukung kebijakan mutu dengan memfungsikan
sumber daya yang tersedia dan sistem manajemen
yang tersusun dari komponen SMM