PP-6.6 Prosedur Produk Dan Jasa Eksternal

PROSEDUR PELAKSANAAN
UPTD LABORATORIUM LINGKUNGAN

DINAS LINGKUNGAN HIDUP KOTA JAMBI
PP-6.6/LLKOJA
Edisi /Revisi : 01/00
6.6 PRODUK DAN JASA EKSTERNAL
6.6.1 SUBKONTRAK PENGUJIAN
1. Tujuan
Prosedur ini ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan pedoman dalam melakukan subkontrak
pengujian sehingga dapat memberikan pelayanan serta tercapai kepuasan pelanggan.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini diterapkan oleh personil laboratorium yang berwenang agar mampu melakukan
subkontrak pengujian kepada subkontraktor yang kompeten sehingga tetap dapat menjaga
kerjasama dengan pelanggan.
3. Definisi
3.1 Persyaratan
Kebutuhan atau harapan yang dinyatakan, biasanya tersirat atau wajib.
Catatan 1 : Biasanya tersirat berarti suatu kebiasaan atau praktek yang umum bagi
laboratorium, pelanggannya dan pihak berkepentingan lain, bahwa kebutuhan atau harapan
yang dibicarakan tersirat;
Catatan 2 : Suatu penjelas dapat dipakai untuk menunjukkan suatu jenis persyaratan tertentu,
misalnya persyaratan metode, persyaratan standar sistem manajemen mutu, atau persyaratan
pelanggan.
Catatan 3 : Suatu persyaratan tertentu adalah yang dinyatakan, misalnya dalam suatu
dokumen.
3.2 Pelanggan
Organisasi atau orang yang menerima produk laboratorium yaitu laporan hasil pengujian.
Catatan 1 : pelanggan dapat internal atau eksternal bagi organisasi.
3.3 Kepuasan Pelanggan
Persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya persyaratan pelanggan.
Halaman 1 dari 13
Catatan 1: Keluhan pelanggan adalah indikator umum dari rendahnya kepuasan pelanggan,
tetapi ketiadaannya tidak selalu menyiratkan kepuasan pelanggan yang tinggi.
Catatan 2: Walaupun persyaratan pelanggan telah disepakati dan dipenuhi, hal ini tidak selalu
memastikan tingginya kepuasan pelanggan .
3.4 Kompetensi
Kemampuan yang diperagakan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan.
3.5 Audit
Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.
4. Acuan
4.1 SNI ISO/IEC 17025:2017 butir 6.6
4.2 Panduan Mutu Nomor : PM-6.6/LLKOJA
5. Penanggungjawab
5.1 Penanggung Jawab Administrasi bertanggung jawab serta berwenang melakukan proses
subkontrak dengan laboratorium sub kontrak yang sudah ditunjuk.
5.2 Penanggung Jawab Mutu bertanggung jawab serta berwenang untuk melakukan audit sistem
manajemen mutu terhadap subkontraktor.
5.3 Penanggung Jawab Teknis bertanggung jawab serta berwenang untuk menetapkan sub
kontraktor yang kompeten dan melakukan evaluasi teknis kompetensi subkontraktor tersebut.
6. Prosedur
6.1 Laboratorium dapat melakukan subkontrak pengujian kepada subkontraktor yang kompeten
dalam keadaan tertentu, misalnya :
1. Beban kerja laboratorium melebihi kapasitas;
2. Pengujian berada di luar kemampuan karena membutuhkan keahlian yang lebih baik
sehingga sumber daya laboratorium tidak tersedia;
3. Ketidakmampuan sementara; dan
4. Pengujian belum atau tidak pernah dilakukan oleh laboratorium.
6.2 Sebelum melakukan subkontrak pengujian, Penanggung Jawab Administrasi memberitahukan
kepada pelanggan untuk mendapatkan persetujuan baik lisan dan/atau tertulis bahwa
Halaman 2 dari 13
pengujian akan disubkontrakkan. Dalam hal ini, apabila pelanggan memberikan persetujuan
secara lisan Penanggung Jawab Administrasi merekamnya.
6.3 Apabila persetujuan telah diperoleh, makamenyelesaikan segala aspek berkaitan dengan
administrasi penerimaan contoh uji dengan pelanggan maupun administrasi dengan
subkontraktor yang ditunjuk. Dalam hal ini, subkontrak dapat dilakukan terhadap maksimum
50% dari tahapan pengujian parameter yang disubkontrakkan.
6.4 Laporan pengujian dari subkontraktor dilaporkan kepada laboratorium baik secara tertulis atau
elektronik. Laporan hasil pengujian dari subkontraktor tidak dilampirkan dalam laporan hasil
pengujian laboratorium namun data hasil analisis subkontraktor sesuai dengan yang
diperlukan pelanggan dituangkan ke dalam format laporan hasil pengujian laboratorium,
kecuali atas permintaan pelanggan.
6.5 Pemilihan subkontraktor yang kompeten
1. Penanggung Jawab Teknis melakukan pemilihan subkontraktor yang kompeten,
berdasarkan:
a. Bukti sertifikasi akreditasi dari badan akreditasi dengan ruang lingkup pengujian sesuai
dengan pengujian yang disubkontrakkan.
b. Jika laboratorium bertindak sebagai subkontraktor belum diakreditasi untuk pengujian
yang disubkontrakkan, maka sebelum subkontrak pengujian dilakukan, Penanggung
Jawab Mutu melaksanakan audit sistem manajemen mutu untuk memastikan bahwa
laboratorium yang bertindak sebagai subkontraktor telah menerapkan sistem
manajemen mutu sesuai SNI ISO/IEC 17025:2017. Sedangkan Penanggung Jawab
Teknis melakukan evaluasi teknis kompetensi untuk memastikan bahwa subkontraktor
telah memenuhi persyaratan SNI ISO/IEC 17025:2017 untuk pengujian yang dimaksud.
2. Berdasarkan audit sistem manajemen mutu dan evaluasi teknis kompetensi tersebut,
Penanggung Jawab Administrasi menetapkan dan memelihara daftar semua subkontraktor
yang telah dipilih;
3. Hasil audit sistem manajemen mutu, evaluasi teknis kompetensi laboratorium
subkontraktor yang berhubungan dengan pengujian terkait dan bukti kesesuaian dengan
SNI ISO/IEC 17025:2017 dipelihara oleh Penanggung Jawab Mutu.
Halaman 3 dari 13
7. Dokumen Terkait
Dokumen terkait yang digunakan dalam prosedur ini adalah :
7.1 Formulir Sub Kontrak Pengujian No. FR-01/PP-6.6/LLKOJA
7.2 Formulir Daftar Laboratorium Sub Kontraktor No. FR-02/PP-6.6/LLKOJA
7.3 Formulir Hasil Audit Laboratorium Sub Kontrak No. FR-03/PP-6.6/LLKOJA
8. Riwayat Perubahan Prosedur Pelaksanaan

Tanggal No. Revisi Bagian Uraian/Alasan Singkat Bagian yang Direvisi
Halaman 4 dari 13
PP-6.6/LLKOJA
6.6.2 PEMBELIAN
1. Tujuan
Prosedur ini ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan pedoman dalam melakukan pengadaan
bahan kimia, bahan habis pakai, peralatan laboratorium, dan perbekalan lainnya yang
penggunaannya mempengaruhi mutu pengujian sehingga dapat memenuhi persyaratan metode,
persyaratan standar sistem manajemen mutu serta kepuasan pelanggan.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini diterapkan oleh personil laboratorium yang berwenang agar mampu melakukan
pengadaan bahan kimia, bahan habis pakai, peralatan laboratorium, dan perbekalan lainnya yang
penggunaannya mempengaruhi mutu pengujian sehingga dapat memberikan nilai tambah bagi
laboratorium maupun pelanggan terkait.
3. Definisi
3.1 Persyaratan
laboratorium, pelanggannnya dan pihak berkepentingan lain, bahwa kebutuhan atau harapan
yang dibicarakan tersirat.
Catatan 2 : Suatu penjelas dapat dipakai untuk menunjukkan suatu jenis persyaratan
tertentu, misalnya persyaratan metode, persyaratan standar sistem manajemen mutu, atau
persyaratan pelanggan.
dokumen.
3.2 Pemasok
Organisasi atau orang yang menyediakan produk berupa bahan kimia, bahan habis pakai,
peralatan laboratorium, dan perbekalan lainnya yang penggunaannya mempengaruhi mutu
pengujian.
Halaman 5 dari 13
Contoh : Penghasil, distributor, pengecer atau penjual produk, atau penyedia jasa dan
informasi.
Catatan 1 : Pemasok dapat internal atau eksternal bagi organisasi.
Catatan 2 : Dalam situasi kontrak pemasok kadang-kadang dinamakan “kontraktor”
3.3 Spesifikasi
Dokumen yang menyatakan persyaratan.
3.4 Inspeksi
Evaluasi kesesuaian melalui pengamatan dan penetapan, jika perlu dengan pengukuran,
pengujian atau pembandingan.
3.5 Verifikasi
Konfirmasi, melalui penyediaan bukti objektif, bahwa persyaratan yang ditentukan telah
dipenuhi
4. Acuan
4.1 ISO/IEC 17025:2017 butir 6.6
4.2 Keputuan Presiden RI No 53 Tahun 2010
4.3 Keputusan Presiden No. 70 tahun 2012
4.4 Panduan Mutu Nomor: PM-6.6/LLKOJA
5. Penanggungjawab
5.1 Kepala Dinas Lingkungan Hidup selaku Penanggung Jawab Tertinggi Laboratorium
bertanggung jawab atas keputusan pembelian.
5.2 Kepala UPTD Laboratorium, Penanggung Jawab Teknis, dan Penanggung Jawab Mutu
bertanggung jawab dan berwenang untuk melakukan pengadaan bahan kimia, bahan habis
pakai, peralatan laboratorium, dan perbekalan lainnya yang penggunaannya mempengaruhi
mutu pengujian serta melakukan inspeksi terhadap barang yang telah dibeli sebelum
digunakan di laboratorium.
5.3 Penanggung Jawab Teknis bertanggung jawab dan berwenang untuk membuat spesifikasi
teknis terhadap bahan kimia, bahan habis pakai, peralatan laboratorium, dan perbekalan
lainnya yang penggunaannya mempengaruhi mutu pengujian yang akan dibeli.
Halaman 6 dari 13
6. Prosedur
6.1 Prosedur Pelaksanaan
1. Personel laboratorium bersama-sama dengan Penanggung Jawab Teknik
menentukan spesifikasi dan jumlah kebutuhan barang yang akan dibeli, dan
meneruskan kepada Penanggung Jawab Puncak sebagai usulan pengadaan jasa
dan perbekalan.
2. Penanggung Jawab Puncak mengajukan usulan pengadaan jasa dan perbekalan
kepada Kepala DLH.
3. Setelah mendapat persetujuan dari Kepala DLH Kota Jambi, selanjutnya pihak
ketiga sebagai pemenang tender atau yang ditunjuk melaksanakan pembelian jasa
dan perbekalan sebagaimana diatur dalam tata cara pembelian jasa dan
perbekalan sesuai dengan PERPRES no 54 tahun 2010.
4. Jasa dan perbekalan yang telah dibeli diserahkan kepada laboratorium melalui
panitia penerimaan barang dan dilakukan verifikasi oleh personel terkait, meliputi:
a. Spesifikasi, apakah sesuai pesanan/kebutuhan atau tidak.
b. Jumlah, apakah sesuai atau tidak.
c. Keutuhan barang, apakah rusak atau tidak.
d. Memeriksa manufaktur/merek barang.
e. Memeriksa status sertifikat bahan standar, apakah kadaluarsa atau tidak.
5. Melakukan uji kinerja khusus untuk peralatan instrumentasi, sampai diperoleh
status siap pakai dan hasil pengukurannya tertelusur ke satuan nasional dan/atau
internasional. Uji kinerja dilakukan oleh pemasok dan didampingi oleh Penanggung
Jawab Teknik dan personel laboratorium.
6. Setelah uji kinerja peralatan dinyatakan selesai, maka dibuatkan berita acara yang
ditandatangani oleh PPTK dan wakil dari pemasok.
7. Barang yang telah dinyatakan memenuhi persyaratan, selanjutnya diserahkan
kepada panitia penerimaan barang, selanjutnya barang dan perbekalan diterima
pada bagian aset DLH Kota Jambi, dan ditempatkan di laboratorium
Halaman 7 dari 13
8. Semua dokumen pembelian jasa dan perbekalan direkam dan diarsipkan oleh
bagian Administrasi.
6.2 Penerimaan
1. Sebelum bahan kimia, bahan habis pakai, peralatan laboratorium, dan perbekalan lainnya
yang penggunaannya mempengaruhi mutu pengujian yang dibeli digunakan di
laboratorium, Penanggung Jawab Teknis memverifikasi untuk memastikan bahwa barang
yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang ditentukan berdasarkan kesesuaiannya
dengan spesifikasi standar atau persyaratan yang ditetapkan dalam metode pengujian.
2. Verifikasi tersebut dapat dilakukan, misalnya dengan cara antara lain :
a. Mencocokkan spesifikasi teknis yang ada di barang dengan dokumen pembelian yang
telah disetujui.
b. Pemeriksaan visual setidak-tidaknya untuk tipe, jumlah dan kondisi barang.
c. Perbandingan dengan barang yang ekivalen.
d. Pengujian terhadap barang yang telah dibelinya, apabila memungkinkan.
3. Bila ditemukan ketidaksesuaian, maka barang yang bersangkutan dikembalikan kepada
pemasok untuk diganti dengan barang lain yang sejenis sesuai spesifikasi teknis dalam
dokumen pengadaan.
4. Jika barang tersebut sesuai dengan dokumen pengadaan, maka dapat diterima oleh
laboratorium serta diberi label atau tanda untuk identifikasi, apabila diperlukan.
6.3 Penyimpanan
1. Apabila diperlukan, Penanggung Jawab Teknis menetapkan tempat penyimpanan barang
yang telah dibeli pada fasilitas sedemikian rupa sehingga dapat mencegah kerusakan atau
penurunan mutu barang sebelum digunakan.
2. Penyimpanan barang harus mempertimbangkan faktor kesehatan dan keselamatan serta
ketentuan yang berlaku.
3. Jika ruang penyimpanan memerlukan kondisi khusus maka kondisi ruangan penyimpanan
tersebut, misalnya suhu dan kelembaban, harus dipantau dan direkam.
4. Bahan kimia atau bahan habis pakai yang masa simpannya terbatas harus diidentifikasi
dengan tanggal kadaluarsa saat diterima di tempat penyimpanan.
Halaman 8 dari 13
6.4 Pengeluaran dari tempat penyimpanan

1. Pengeluaran bahan kimia atau bahan habis pakai dari ruang penyimpanan harus dilakukan
pencatatan di formulir atau kartu stok bahan kimia sebagai bahan pertimbangan
perencanaan pengadaan berikutnya.
2. Untuk keteraturan, pengeluaran bahan kimia atau bahan habis pakai dari ruang
penyimpanan berdasarkan ketentuan FIFO yaitu “First In First Out” yang berarti barang
yang disimpan terlebih dulu yang dikeluarkan untuk digunakan.
7. Dokumen Terkait
7.1 Formulir Pemesanan Pembelian Barang dan/atau Jasa (Purchase Request) FR-04/PP-
6.6/LLKOJA
7.2 Formulir Pemeriksaan Barang FR-05/PP-6.6/LLKOJA
7.3 Formulir Stok Bahan Kimia di Gudang Penyimpanan Bahan Kimia FR-06/PP-6.6/ LLKOJA

Halaman 9 dari 13
PP-6.6/LLKOJA
6.6.3 EVALUASI PEMASOK
1. Tujuan
Prosedur Pelaksanaan ini ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan pedoman dalam melakukan
evaluasi dan memilih pemasok sehingga diperoleh pemasok berdasarkan kemampuannya
memasok produk sesuai dengan persyaratan yang ditentukan laboratorium.
2. Ruang Lingkup
Prosedur pelaksanaan ini diterapkan oleh personil laboratorium yang berwenang agar mampu
melakukan evaluasi dan memilih pemasok bahan kimia, bahan habis pakai, peralatan laboratorium,
dan perbekalan lainnya yang penggunaannya mempengaruhi mutu pengujian sehingga dapat
memberikan nilai tambah bagi laboratorium maupun pemasok yang telah disetujui.
3. Definisi
3.1 Persyaratan
laboratorium, pelanggannya dan pihak berkepentingan lain, bahwa kebutuhan atau harapan
yang dibicarakan tersirat.
Catatan 2 : Suatu penjelas dapat dipakai untuk menunjukkan suatu jenis persyaratan tertentu,
misalnya persyaratan metode, persyaratan standar sitem manajemen mutu, atau persyaratan
pelanggan.
dokumen.
3.2 Pemasok
Organisasi atau orang yang menyediakan produk berupa bahan kimia, bahan habis pakai,
peralatan laboratorium, dan perbekalan lainnya yang penggunaannya mempengaruhi mutu
pengujian.
Contoh : Penghasil, distributor, pengecer atau penjual produk, atau penyedia jasa dan
Halaman 10 dari 13
informasi.
Catatan 1 : Pemasok dapat internal atau eksternal bagi laboratorium.
Catatan 2 : Dalam situasi kontrak pemasok kadang-kadang dinamakan “kontraktor”.
3.3 Inspeksi
Evaluasi kesesuaian melalui pengamatan dan penetapan, jika perlu dengan pengukuran,
pengujian atau pembandingan.
3.4 Audit
Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah
terpenuhi.
4. Acuan
4.1 SNI ISO/IEC 17025:2017 butir 6.6
4.2 Keputuan Presiden RI No 53 Tahun 2010
4.3 Keputusan Presiden No. 70 tahun 2012
4.4 Panduan Mutu Nomor PM-6.6/LLKOJA
5. Penanggungjawab
5.1 Penanggung Jawab Operasional Laboratorium bertanggung jawab dan berwenang untuk
melakukan evaluasi dan pemilihan pemasok.
5.2 Penanggung Jawab Mutu bertanggung jawab dan berwenang untuk memelihara rekaman
evaluasi pemasok serta membuat daftar yang disetujui.
6. Prosedur
6.1 Penanggung Jawab Operasional Laboratorium bertanggung jawab melaksanakan evaluasi dan
memilih pemasok sebelum pemesanan dilakukan terhadap bahan habis pakai, bahan kimia,
peralatan laboratorium, atau perbekalan lain yang penggunaannya mempengaruhi mutu
pengujian. Dalam hal pengadaaan barang berkaitan dengan anggaran DPA maka evaluasi dan
pemilihan pemasok disesuaikan dengan Keputusan Presiden RI Nomor 53 Tahun 2010 dan
Keputusan Presiden RI Nomor 70 Tahun 2012.
6.2 Kegiatan evaluasi dan pemilihan pemasok yang harus dilakukan meliputi, salah satu atau lebih,
hal-hal sebagai berikut :
Halaman 11 dari 13
1. Melakukan evaluasi pendahuluan terhadap pemasok yang didasarkan pada rekomendasi

dari pihak yang berkepentingan misalnya pelanggan, mitra kerja, atau badan yang
berwenang
2. Melakukan inspeksi untuk mengetahui kinerja pemasok.
3. Melakukan pengujian terhadap produk pemasok, bila diperlukan
4. Melakukan evaluasi yang berkesinambungan dengan melihat catatan berbagai masalah
tentang produk pemasok, pengiriman, dan melakukan tinjauan ulang secara teratur
terhadap informasi tersebut; pemasok akan dimasukkan dalam daftar pemasok untuk
tahun berikutnya apabila memenuhi kriteria butir 6.2.1. ditambah dua kriteria lainnya.
6.3 Evaluasi penting yang harus dipertimbangkan meliputi, antara lain:
1. Jaminan mutu produk
2. Harga produk
3. Ketepatan pengiriman produk pemasok ke laboratorium
4. Pelayanan purna jual
5. Komunikasi antara laboratorium dan pemasok
6. Penanganan pengaduan oleh pemasok
6.4 Adapun kriteria evaluasi pemasok yang digunakan adalah sebagai berikut :
Baik = sesuai persyaratan dan mempunyai nilai tambah terhadap laboratorium.
Sedang = sesuai persyaratan laboratorium.
Kurang = tidak sesuai persyaratan laboratorium.
6.5 Penanggung Jawab Operasional Laboratorium mengeahkan daftar pemasok yang disetujui dan
Penanggung Jawab Mutu memelihara rekamannya.
7. Dokumen Terkait
7.1 Formulir Evaluasi Pemasok Bahan Kimia dan Peralatan FR-07/PP-6.6/LLKOJA
7.2 Formulir Evaluasi Penyedia Jasa Pelatihan FR-08/PP-6.6/LLKOJA
7.3 Formulir Daftar Pemasok Barang dan Jasa FR-09/PP-6.6/LLKOJA
7.4 Formulir Evaluasi Penyelenggara Uji Profisiensi FR-10/PP-6.6/LLKOJA
Halaman 12 dari 13

Halaman 13 dari 13

PP-6.6 Prosedur Produk Dan Jasa Eksternal

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PP-6.6 Prosedur Produk Dan Jasa Eksternal

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROSEDUR PELAKSANAAN

UPTD LABORATORIUM LINGKUNGAN

6.6 PRODUK DAN JASA EKSTERNAL

6.6.1 SUBKONTRAK PENGUJIAN

8. Riwayat Perubahan Prosedur Pelaksanaan

6.4 Pengeluaran dari tempat penyimpanan

8. Riwayat Perubahan Prosedur Pelaksanaan

6.6.3 EVALUASI PEMASOK

1. Melakukan evaluasi pendahuluan terhadap pemasok yang didasarkan pada rekomendasi

8. Riwayat Perubahan Prosedur Pelaksanaan

Anda mungkin juga menyukai