UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
1/23
PENGESAHAN
URAIAN
DISUSUN OLEH
IR. PURNOMO
KETUA TIM TEKNIS POKJA SMM
DIPERIKSA OLEH
TANDA TANGAN
TANGGAL
STATUS DOKUMEN
NO. DISTRIBUSI
TANGGAL
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
2/23
SEJARAH DOKUMEN
TANGGAL
21 Maret 2011
CATATAN PERUBAHAN
KETERANGAN
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
3/23
UNIT KERJA
NOTASI
001
Sekretariat Ditjen BM
SDBM
002
DITBP
003
DITBT
004
DITBPW-I
005
DITBPW-II
006
DITBPW-III
007
BBPJN I
008
BBPJN II
009
BBPJN III
010
BBPJN IV
011
BBPJN V
012
BBPJN VI
013
BBPJN VII
014
BPJN VIII
015
BPJN IX
016
BBPJN X
017
BBPJN XI
Catatan :
Masing masing Unit Kerja (Setditjen, Direktorat-Direktorat, Balai Besar/Balai Pelaksanaan Jalan
Nasional) dapat membuat ketentuan tersendiri tentang pengaturan/penomoran distribusi pada
unit unit yang berada dibawah koordinasinya.
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
1.
4/23
Ruang Lingkup :
Prosedur ini berlaku bagi seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana di lingkungan Direktorat
Jenderal Bina Marga
2.
3.
Tujuan :
2.1
2.2
2.3
2.4
Untuk mengetahui pencapaian kinerja diseluruh unit kerja kegiatan yang menjadi
tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Bina Marga
2.5
Acuan:
Permen No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan
Umum.
4.
Definisi :
4.1. Audit :
Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah
terpenuhi.
4.2. Kriteria Audit :
Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
5/23
Ketentuan Umum ;
5.1 Persyaratan Auditor Sistem Manajemen Mutu.
Auditor yang digunakan untuk pelaksanaan Audit Internal sekurang-kurangnya :
1) Telah mengikuti sosialisasi/bimbingan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ditingkat
Unit Kerja/diluar Unit Kerja bersangkutan.
2) Telah mengikuti bimbingan/pelatihan Auditor SMM sekurang-kurangnya 1(satu)
kali baik ditiingkat Unit Kerja maupun diluar Unit Kerja bersangkutan.
5.2 Penyelenggaraan Audit.
Kegiatan Pelaksanaan Audit mengacu kepada Bagan Alir Kegiatan Audit Butir 7.1
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
6/23
dokumen ini.
5.3 Program Audit Tahunan .
5.3.1 Program Audit tahunan disusun oleh Wakil Manajemen bersama Tim Auditor
dan disetujui oleh Pimpinan Puncak pada setiap awal tahun anggaran dengan
menggunakan formulir F : 01/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00.
5.3.2 Penyelenggaraan Audit sekurang kurangnya dilaksanakan 6(enam) bulan
sekali.
5.4 Pelaksanaan Audit.
5.4.1 Surat Pemberitahuan.
Sebelum kegiatan Audit dilaksanakan harus didahului dengan surat
pemberitahuan (F : 08/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00.) oleh Pimpinan Puncak
kepada pihak yang akan diaudit, dengan dilampiri jadwal pemeriksaan yang
disusun oleh Wakil Manajemen (F : 02/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00.).
5.4.2 Rapat Pembukaan.
Rapat pembukaan dilakukan dengan tujuan menginformasikan Rencana Audit,
memberikan ringkasan bagaimana kegiatan audit akan dilakukan, menetapkan
tata cara komunikasi, memberi kesempatan kepada auditee untuk konfirmasi.
Rapat pembukaan harus dihadiri oleh setidaknya oleh Pimpinan Unit Kerja/Unit
Pelaksana, Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen serta pihak pihak yang akan
diaudit.
Rapat pembukaan dapat terdiri atas kegiatan ;
o Perkenalan anggota tim audit dan uraian tugasnya
o Sasaran, lingkup dan kriteria yang digunakan
o Konfirmasi jadual audit dan pengaturan lainnya dengan auditee
o Konfirmasi jalur komunikasi formal dengan auditee
o Auditee akan menerima informasi perkembangan audit
o Konfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas
o Konfirmasi yang terkait dengan kerahasiaan
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
7/23
Ketidaksesuaian Minor
Catatan Observasi
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
8/23
5.4.2
5.4.3
5.4.4
5.4.5
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
9/23
unit kerja yang diperiksa (klien audit) saat rapat penutupan untuk dipedomani
sebelum laporan hasil audit diterima.
o Membuka kesempatan pertanyaan.
o Penutupan.
5.5 Penyampaian Laporan Audit.
o Laporan Audit harus disampaikan kepada Pimpinan Puncak melalui Wakil
Manajemen selambat lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah kegiatan audit
berakhir.
o Tembusan/tindasan Laporan Audit disampaikan kepada unit kerja yang diperiksa
(klien audit) selambat lambatnya 14 (empat belas) hari kerja setelah kegiatan
berakhir.
5.6 Biodata Ketua Tim Audit dan Auditor.
Biodata Ketua Tim Audit dan Auditor harus dipelihara dan diperbarui, setiap kali
mendapatkan penugasan audit catatan harus segera dibubuhkan kedalam lembar
Biodata Auditor formulir (F : 07/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).
6.
Kondisi Khusus ;
Apabila pihak auditee karena sesuatu hal belum siap dilakukan audit, maka pihak
auditee dapat
mengajukan usulan penjadwalan kembali kepada auditor namun
harus tetap memenuhi batasan waktu pelaksanaan audit yang telah ditetapkan oleh
auditor.
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
7.
10/23
Bagan Alir
PIMPINAN
PUNCAK
WAKIL
MANAJEMEN
PENGELOLA AUDIT
INTERNAL
TIM AUDIT
AUDITEE
KETERANGAN
1
MENYUSUN
PROGRAM AUDIT
2
Tdk
CEK
Ya
SURAT
Pemberitahuan
RAPAT
PERSIAPAN
RAPAT
PERSIAPAN
PELAKSANAAN AUDIT
9
RANGKUM
LAPORAN AUDIT
Rapat Pendahulauan
Audit
Perumusan
Penyusunan Hasil Pemeriksaan
Rapat Penutupan
8
MENERIMA
LAPORAN
7
SUSUN
Laporan
10
11
Disposisi
Tindak Lanjut
REKOMENDASI
Laporan
AUDIT
TINDAKAN
PERBAIKAN
12
EVALUASI &
PEMELIHARAAN
LAPORAN
TINDAKAN
PERBAIAKN
PEMBINAAN
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
7.2
11/23
kepada
Pimpinan
Puncak
dan
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
7.2.2
12/23
7.2.3
7.2.4
Pengelola Audit.
Kegiatan 5, (Rapat Persiapan)
o Bilamana diperlukan dapat mengadakan rapat persiapan bersama
Wakil Manajemen untuk konsolidasi dan konfirmasi waktu kunjungan
kepada auditee yang menyangkut personil, data, tempat, waktu,
kebutuhan bahan yang harus dipersiapkan auditee.
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
13/23
Rapat Pendahuluan.
Pelakasanaan pemeriksaan.
Perumusan.
Penyusunan hasil pemeriksaan.
Rapat Penutupan.
Auditee, Kegiatan 6.
Setelah menerima pemberitahuan, auditee berkewajiban untuk
menyiapkan personil, data, tempat kegiatan dan bahan-bahan lain yang
diperlukan.
Auditee memiliki tugas sebagai berikut :
o Mengikuti kegiatan pelaksanaan audit dalam rapat pembukaan,
kegiatan audit dan rapat penutupan.
o Memberikan jawaban bila ada pertanyaan.
o Memberikan data yang dibutuhkan/diminta oleh auditor.
o Menunjukkan tempat-tempat yang akan diperiksa oleh auditor.
o Membuat catatan perbaikan bila ada temuan atau memberikan
konfirmasi pada temuan yang bersifat observasi dengan menggunakan
formulir yang telah disediakan.
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
14/23
Bukti Kerja
8.1 Program Audit Tahunan.
8.2 Surat Pemberitahuan Audit & Jadwal Audit.
8.3 Laporan Kegiatan Audit.
8.3 Biodata Auditor.
9.
Lampiran
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
15/23
Lampiran 9.1
PROGRAM AUDIT TAHUNAN
(F : 01/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)
NO.
KLIEN AUDIT
TAHUN . . . . . . .
1
10
11
12
Disusun oleh
(...............)
Wakil Manajemen
(...............)
Pengelola Audit Internal
Menyetujui
( . . . . . . . . . . . . . . . . .)
Pimpinan Puncak
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
16/23
Lampiran 9.2
JADWAL KEGIATAN AUDIT.
(F : 02/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)
Auditee
NO
Tgl/Hari
Kegiatan
Unit Kerja
Penanggung
Jawab
Auditor
Keterangan
Disusun oleh :
(...............)
(.................)
Wakil Manajemen
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
17/23
Lampiran 9.3
CONTOH:
LEMBAR PEMERIKSAAN
(F : 03/BBPJN IV/SMM/PR/03 Rev. : 00)
UNIT KERJA :
BBPJN IV
Tanggal
Pemeriksaan
SARAN :
HASIL PEMERIKSAAN
CATATAN
Tanda Tangan
Auditor
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
18/23
Lampiran 9.4
REKAPITULASI TEMUAN AUDIT
(F : 04/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)
NO
TEMUAN
NAMA UNIT
YG DIPERIKSA Katagori
Jumlah
AUDITOR
TARGET WAKTU
PENYELESAIAN
KET
Disusun Oleh ;
(......................)
Pengelola Audit Internal
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
19/23
Lampiran 9.5
CONTOH :
KETIDAKSESUAIAN
(F : 05/BBPJN IV/SMM/PR/03 Rev. : 00)
Unit Kerja :
Tanggal Pemeriksaan :
.................
BBPJN IV
Nama Unit Yang diperiksa :
Halaman . . . . . . . dari . . . . . . . . .
Uraian Ketidaksesuaian :
Klausul :
Auditor :
Nama
Auditee :
:
Tanda tangan :
Nama
Tanda tangan :
Auditee :
Tanda tangan :
Tanggal :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
20/23
Lampiran 9.6
CONTOH :
CATATAN OBSERVASI
(F : 06/BBPJN IV/SMM/PR/03 Rev. : 00)
Unit Kerja :
BBPJN IV
Tanggal Pemeriksaan :
.................
Halaman . . . . . . . dari . . . .
HASIL OBSERVASI
Auditor
KRITERIA(ACUAN)
KETERANGAN
Tanda tangan :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
21/23
Lampiran 9.7
BIODATA AUDITOR
(F : 07/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)
NO
TANGGAL
PEMERIKSAAN
DURASI
(HARI)
UNIT KERJA
AUDITEE
JABATAN DLM
PEMERIKSAAN
JMLH
AUDITOR
KETERANGAN
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Keterangan :
(1) s/d (4) dan (7) - Jelas.
(5) Tulis Koordinator atau Auditor
(6) Cantumkan jumlah personil yang bertugas pada saat yang sama dalam satu tim,
termasuk personil ybs.
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
22/23
Lampiran 9.8
FORMAT SURAT PEMBERITAHUAN AUDIT
(F : 08/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00)
KOP SURAT UNIT KERJA
Nomor : . . . . . . . . . . . . . .
Lampiran : . . . . . . . . . . . . . .
Kepada Yth.
1. . . . . . . . .
2. . . . . . . . .
3. . . . . . . . . dst.
Di Tempat
Perihal : Pelaksanaan Audit.
Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum dilingkungan
............(Sebutkan Unit Kerjanya) ............. , bersama ini kami sampaikan informasi mengenai
rencana penyelenggaraan Audit ke............. sbb :
1. Penyelenggaraan Audit akan dilaksanakan pada tanggal ....... s/d ......... sesuai jadwal
terlampir.
2. Pengelola Audit Internal yang akan melaksanakan tugas pemeriksaan/audit ini adalah :
Koordinator Auditor Internal : . . . . . . . . .
Auditor terdiri dari : 1. . . . . . . . . .
2. . . . . . . . . .
3. . . . . . . . . . dst.
3. Kriteria Audit Internal ini adalah :
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga
KEMENTERIAN PEKERJAAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA
UMUM
MARGA
DJBM/SMM/PR/03
Tgl. Diterbitkan
21 Maret 2011
Hal
No. Rev.
00
21 Maret 2013
Paraf
23/23
Wakil Manajemen.
Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga