A.

EFEKTIFITAS KINERJA P2K3 Terdapat banyak cara yang dapat dilakukan agar organisasi p2k3 dapat berjalan dan berfungi secara efektif : a.) Para perwakilan yang duduk dalam organisasi P2K3 harus betul-betul mengerti tentang prosedur kerja dan pengaturan K3 di tempat kerja. b.) P2K3 memerlukan dukugan dari manajemen untuk dapat bekerja secara efektif. Dukungan yang diperlukan antara lain berupa : a. Penyediaan informasi mengenai tempat kerja dan proses-prosesnya. b. Penyediaan waktu dan fasilitas untuk menyelenggarakan pertemuan c. Mengajukan para anggota P2K3 untuk mengikuti training K3 d. Penyediaan data statistik, laporan dan bahan referensi yang diperlukan e. Pengesahan aktivitas-aktivitas P2K3, dll. c.) Panitia harus mengadakan pertemuan secara reguler. Frekuensi pertemuan mungkin sebulan sekali, tiga bulan sekali atau tergantung kebutuhan. d.) P2K3 harus mempunyai suatu kejelasan tujuan yang dimengerti oleh seluruh anggotanya. e.) P2k3 harus mempunyai agenda yang tersusun untuk setiap pertemuan, sehingga program yang direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik. Setiap anggota P2K3 harus mempunyai kesempatan yang sama untuk menyumbangkan hal-hal yang diagendakan. f.) Suatu hal yang sangat penting adalah bahwa salah satu senior manajer harus duduk di dalam kepengurusan, sehingga setiap keputusan dapat segera diambil. g.) Efektivitas kerja P2K3 sangat di tentukan oleh kemampuan personel yang terlatih baikdari sisi manajemen maupun dari sisi pekerja. Dengan demikian, pemahaman tentang isu-isu K3 sangat vital dan dipahami oleh kedua belah pihak. h.) Peran dari ahli K3 di dalam P2K3 adalah sebagai penasehat dan pemberi saran, sehingga harus berada pada posisi yang netral, tetapi memberikan saran teknis dan informasi lainnya yang diperlukan untuk kepentingan organisasi. i.) Perwakilan pekerja yang duduk didalam keanggotaan P2K3 harus dipilih oleh para pekerja dan mencerminkan keberadaan berbagai serikat pekerja yang ada di tempat kerja. j.) Kehadiran secara reguler oleh seluruh anggota P2K3 merupakan hal yang penting, dan tidak hanya membangun hubungan di dalam organisasi, tetapi juga untuk menunjukkan bahwa anggota melihat K3 sebagai suatu prioritas.

Kehadiran secara reguler dari anggota juga dapat membantu mengembangkan kerjasama di dalam penyelesaian masalah-masalah K3 yang dihadapi.

B. PROBLEM SOLVING PERMASALAHAN DALAM P2K3 Terdapat berbagai masalah yang sering muncul dalam menjalankan roda organisasi P2K3 di perusahaan. Agar P2K3 tetap dapat bekerja secara efektif maka seluruh anggota harus memahami dan menyadari bahwa setiap saat masalah dapat muncul dan harus dicari solusi pemecahannya. Pada tabel 10-1 di bawah ini dijelaskan beberapa contoh masalah yang sering muncul dan bagaimana cara mengatasinya.

Tabel 11-1: Contoh masalah di dalam P2K3 dan solusi permasalahan No. 1. Masalah Pertemuan tertunda, penting ditunda tidak atau Solusi a. Pastikan bahwa seluruh anggota mengerti peran sertanya di dalam P2K3 b. Susun jadwal pertemuan 6 bulan atau tahunan dengan waktu pertemuan secara reguler c. Pasang jadwal di papan pengumuman, sehingga seluruh anggota dan orang lain di tempat kerja mengetahuinya d. Ingatkan seluruh anggota pertemuan, seminggu sebelumnya e. Distribusikan agenda sebelum waktu pertemuan f. Minta kehadiran penanggung jawab K3 untuk berbicara tentang peran dan fungsi P2K3 g. Pastikan bahwa waktu pertemuan adalah tepat untuk sebagian besar anggota, lihatlah pengaturan shift kerja h. Tinjau ulang keanggotaan P2K3 dan evaluasi partisipasi dan komitmen anggota, dll 2. Prtemuan kemacetan membicarakan penting mengalami dalam isu-isu a. Pastikan bahwa seluruh anggota mengerti peran sertanya di dalam menghadapi kebijakan jangka panjang dan isu-isu program K3 b. Pastikan seluruh anggota mengerti perbedaan antara peran sebagai wakil K3 dengan peran organisasi P2K3 c. Pastikan bahwa tujuan organisasi telah ditetapkan dan fungsi

kelihatan

organisasi telah dibuat secara jelas d. Pastikan bahwa angenda tidak berbenturan masalah-masalah jadwal pekerjaan lainnya 3. Hal-hal yang sama muncul dalam agenda ke agenda berikutnya penyelesaian tanpa a. Pimpinan sidang harus memastikan bahwa harus ada hasil nyata dari setiap pertemuan b. Gunakan suatu tanda untuk menandai hal-hal yang muncul lebihdari sekali dan pastikan mereka tidak membicarakannya kembali c. Training ketrampilan komunikasi efektif mungkin diperlukan dalam hal ini, dll. 4. Rekomendasi tindakan a. Pastikan seluruh rekomendasi dicatat di dalam laporan dan tidakan perbaikan yang diperlukan didiskripsikan secara jelas b. Pastikan laporan rapat ditampilkan dan dibagikan, sehingga tangging jawab untuk tindakan perbaikan dimengerti di dalam tempat kerja c. Pastikan operasional organisasi P2K3 didukung sepenuhnya oleh pihak manajemen dengan fasilitas, waktu untuk melaksanakan tindakan perbaikan, sumber daya dan informasi d. Rekomendasi yang tidak dapat dilaksanakan perlu dijelaskan, mengapa tidak dapat dilaksanakan dan buat rencana detail untuk menerapkannya, dll. 5. Pertemuan sering a. Pastikan agenda disusun sedemikian rupa dan hal-hal yang akan dibicarakan sesuai dengan alokasi waktuyang disediakan b. Pastikan seluruh anggota hadir tepat waktu c. Buat skala prioritas masalah yang akan dibicarakan berdasarkan urgensinya d. Pastikan agenda telah dibagikan sehingga semua anggota datang dengan persiapan yang cukup e. Pimpinan sidang harus menjaga ketepata waktu pertemuan f. Informasikan kepada seluruh anggota, bahwa waktu pertemuan sangat terbatas dan minta untuk membicarakan hal-hal yang telah diagendakan, dll. 6. Pertemuan didominasi oleh a. Pastikan seluruh anggota telah mendapat training, mempunyai

perbaikan tidak dilaksanakan atau tidak ditindaklanjuti

menghabiskan waktu banyak dan tidak menyelesaikan

masalah

orang-orang tertentu

informasi yang cukup untuk berperan serta di dalam organisasi b. Pertimbangkan alokasi waktu untuk setiap anggota yang ingin menyumbangkan ide-ide pada hal-hal tertentu c. Pmpinan sidang harus memberikan keseimbangan diskusi untuk semua anggota pertemuan d. Jika pimpinan sidang mendominasi pembicaraan, maka lakukan rotasi pimpinan untuk pertemuan berikutnya dll.

7.

Sarana pertemuan

a. Pastikan sarana pertemuan yang memadai selalu tersedia dan pengaturan waktu dan tanggal yang tepat b. Yakinkan bahwa manajemen memberikan dukungan melalui penyediaan fasilitas dan peralatan yang diperlukan c. Pastkan P2K3 mempunyai gigi di perusahaan sehingga setiap pertemuan disediakan sarana yang memadai dan didukung oleh semua komponen perusahaan, sehingga peralatan yang

diperlukan telah siap d. Pastikan pihak-pihak lain di tempat kerja yang tidak mengikuti pertemuan tidak mengganggu jalannya pertemuan, dll.

C. PELAPORAN KEGIATAN P2K3 Atas operasional kegiatan P2K3, Maka ketua P2K3 harus membuat dan menyampaikan laporan reguler baik kepada pemerintah maupun kepada pemerintah disampaikan kapada Kepala Dinas atau kepada Kantor yang membidangi ketenagakerjaan kepada kepala dinas tenaga tenaga kerja propinsi dan dewan K3 propinsi (seperti contoh pada tabel 10.2). Sedangkan laporan kepada pimpinan perusahaan yang bersangkutan dibuat dan disampaikan setiap setelah diselenggarakan pertemuan baik pertemuan rutin maupun pertemuan khusus.