PT.

TANOHAPAL
BAB X : PROSEDUR AUDIT DAN INPEKSI
INDONESIA

Perbaikan Sheleter dan Upgrading tembok bagian timur di Depot

Pertamina Kediri.

10. A. Prosedur Audit

PROSEDUR AUDIT
(016/SOP-TI/2019)

1. TUJUAN
Untuk memastikan bahwa sistem K3L PT. TANOHAPAL INDONESIA telah didefinisikan, diterapkan dan
dipelihara secara efektif untuk mencapai tujuan dan kebijakan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lindung
lingkungan.

2. LINGKUP
Prosedur ini diterapkan untuk semua organisasi PT. TANOHAPAL INDONESIA dan dilakukan oleh Auditor
Internal PT. TANOHAPAL INDONESIA
3. REFERENSI
Peraturan Pemerintah No.50 tahun 2012 tentang system manajemen keselamatan dan kesehatan kerja

4. DEFINISI
Audit : proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mengukur
efektifitas dari suatu sistem yang diterapkan perusahaan.
Audit team : satu atau lebih auditor yang melakukan audit, didukung oleh ahli teknis jika
diperlukan.
Audit team leader : salah satu dari team auditor yang ditunjuk sebagai pemimpin
Auditee : organisasi/perusahaan yang di audit.
Auditor : seseorang yang berkompetensi untuk memimpin audit.
Compliance : kepatuhan terhadap persyaratan hukum.
Conformance : kepatuhan terhadap standar.
Non-compliance : sebuah contoh dimana porsi dari sesuatu yang legal atau seuatu yang
mengikat/mengatur atau persyaratan yang tidak terpenuhi.
Non-conformance : sebuah contooh dimana sebagian dari prosedur ini tidak di implementasikan, di
dokumentasikan atau tidak memenuhi persyaratan sistem manajemen atau
standar lainnya PT. TANOHAPAL INDONESIA yang digunakan.
Person in charge : seseorang yang berkompetensi dan ditugaskan untuk mengimplementasi-kan
rekomendasi audit.

5. TANGGUNG JAWAB
5.1. Direktur Utama
Direktur atau wakil direktur adalah keseluruhan yang bertanggung jawab untuk implementasi sistem K3L
dan hasil audit K3L. Dia adalah orang yang mempunyai kewenangan menentukan jadwal audit K3L. Dan dia
harus selalu di informasikan atas hasil dan proses hasil dari penutupan temuan – temuan yang ditemukan
pada saat audit.
PT. TANOHAPAL
BAB X : PROSEDUR AUDIT DAN INPEKSI
INDONESIA

Perbaikan Sheleter dan Upgrading tembok bagian timur di Depot

Pertamina Kediri.

5.2. Pimpinan Auditor

 Menginformasikan rencana audit ke organisasi/perusahaan yang akan di audit.
 Menyiapkan rencana audit dan menginformasikannya kepada organisasi/perusahaan yang akan di
audit.
 Memberikan bimbingan kepada team audit sebelum melakukan audit.
 Membuat kesimpulan dan mengklasifikasikan temuan item yang di audit
 Inform audit result to auditee on closing audit
 Report the final result of audit to Management representative/ Director

5.3. Auditor
 Melakukan sebuah audit sebagai pemimpin penuntun auditor.
 Mengumpulkan bukti audit.
 Membahas item temuan audit dengan auditor utama untuk menemukan klarifikasi item
 Membantu auditor utama untuk proses penyelesaian laporan audit.

5.4. Kepala departemen (auditee)

 Menyiapkan dokumen dan catatan yang dibutuhkan untuk tujuan audit.
 Menindak lanjuti item temuan ketidaksesuaian dari hasil audit.

6. PROSEDUR
1. Jadwal Audit
- Audit yang dilakukan dua kali pertahun ditentukan oleh perwakilan manajemen/direktur.
- Jika diperlukan, audit dapat dilakukan diluar jadwal yang telah ditentukan tentang lingkungan
dan aspek resiko, pekerjaan teknis dan hasil audit sebelumnya baik internal dan eksternal.
- Jadwal audit harus di informasikan seminggu sebelumnya ke departemen yang akan di audit
melalui email, surat atau media lainnya yang di dokumentasikan.
2. Rencana Audit
- Menentukan tujuan audit
- Menentukan ruang lingkup audit
- Menentukan standar audit atau criteria yang akan dilaksanakan.
- Cara audit dimulai dari :
a. Verifikasi dokumen
b. Wawancara
c. Observasi lapangan untuk memonitor implementasi K3L di area kerja/lapangan.
- Menentukan durasi audit.
- Menyiapkan materi audit berdasarkan :
a. Memeriksa hasil audit terakhir.
b. Dokumen dan catatan yang berhubungan dengan K3L.
c. Siapkan catatan pemeriksaan pada lembar observasi.

3. Kinerja audit
- Auditor memimpin pertemuan awal yang dimana menjelaskan tujuan, lingkup, metode,
kriteria, klasifikasi temuan, pelaporan dan jadwal audit.
- Melaksanakan audit internal dengan melakukan wawancara, memverifikasi bukti objektif,
PT. TANOHAPAL
BAB X : PROSEDUR AUDIT DAN INPEKSI
INDONESIA

Perbaikan Sheleter dan Upgrading tembok bagian timur di Depot

Pertamina Kediri.

pengamatan lapangan dan melihat pelaksanaan K3L di tempat kerja.

- Membuat catatan audit atas lembar observasi.
- Memimpin auditor membuat penutup internal audit, menjelaskan laporan audit dan
kesimpulan.
- Laporan audit yang telah di tanda tangani oleh auditor utama diberikan kepada kepala
departemen untuk analisa dan di catat tentang ketidaksesuaian. Kemudian disampaikan
kepada wakil manajemen/Direktur.
- Kepala departemen (auditee) dan auditor utama memiliki salinan laporan audit.
- Perwakilan manajemen/Direktur akan memberikan perhatian atas hasil audit internal pada
pertemuan kajian manajemen.

4. Ketidaksesuaian/korektif & Rencana Tindakan Pencegahan

- Setiap temuan ketidaksesuaian harus dikoreksi dan dicegahdan dicatat didalam formulir
laporan ketidaksesuaian.
- Ketidaksesuaian diklarifikasikan sebagai berikut :
a. Major, jika ketidaksesuaian di sebabkan oleh prosedur dalam Sistem Manajemen K3L tidak
diterapkan dengan benar sebagaimana yang telah ditetapkan didalam Sistem Manajemen
K3L tersebut.
b. Minor, jika ketidaksesuaian disebabkan oleh prosedur yang tidak dilaksanakan secara
konsisten.
- Semua catatan ketidaksesuaian minor dengan maslah yang sama di departemen lain akan
menjadi ketidaksesuaian major.
- Ketidaksesuaian yang telah ditandatangani oleh auditor mengarah langsung untuk diberikan
kepada auditee.
- Setelah menentukan tanggal dari kepatuhan ketidaksesuaian yang telah didefiniskan oleh
auditee, salinan ini agar diberikan kepada auditor dan perwakilan manajemen/Direktur.
- Akar penyebab ketidaksesuaian didefiniskan oleh auditee.
- Auditor akan memverifikasi tindakan korektif yang dilakukan pada tanggal yang telah
ditentukan dari rencana kepatuhan.
- Jika tindakan korektif telah dilakukan, lalu salinan laporan harus disampaikan kepada
perwakilan dari manajemen.

5. Unsur dari Audit

Audit K3L meliputi 16 (enambelas) unsur dari Sistem Manajemen K3L sebagai berikut :

1. Pernyataan Kebijakan
2. Prosedur Tanggap Darurat
3. Peraturan Keselamatan - Keselamatan Manual
4. Program Orientasi Karyawan Baru
5. Program Pertemuan K3L

6. Program training K3L

7. Manajemen Perlatan dan Material
PT. TANOHAPAL
BAB X : PROSEDUR AUDIT DAN INPEKSI
INDONESIA

Perbaikan Sheleter dan Upgrading tembok bagian timur di Depot

Pertamina Kediri.

8. Alat Pelindung Diri

9. Program Inspeksi K3L
10. Prosedur Pelaporan Kecelakaan
11. Dukungan Profesional K3L
12. Industri Kebersihan
13. Lingkungan
14. Data statistic kesehatan & Cidera
15. Investigasi Kecelakaan
16. Sub-Kontraktor

6. Laporan Audit
- Laporan penilaian harus dikeluarkan oleh format yang menggunakan lampiran A, dan setiap item yang
ditemukan selama dilakukannya audit harus dimasukan kedalam laporan tersebut., dan dikategorikan
berdasarkan unsur – unsur audit dan harus dimasukan kedalam formulir B laporan hasil temuan audit.
Pemimpin auditor harus mengumpulkan dan menginformasikan hasil audit minimal 2 minggu setelah
pemeriksaan dilakukan.
- Menyiapkan hasil laporan audit dengan isi sebagai berikut :
a. Tujuan audit
b. Tim auditor
c. Tempat dan jadwal audit
d. Departemen yang akan di audit dan orang yang bertanggung jawab.
e. Pernyataan kesesuaian umum
f. Item temuan dari hasil audit
g. Daftar hadir
h. Catatan audit

Balikpapan,17 Desember 2020

PT. TANOHAPAL INDONESIA
Direktur Utama,

SYARIF SIMANJUNTAK
PT. TANOHAPAL
BAB X : PROSEDUR AUDIT DAN INPEKSI
INDONESIA

Perbaikan Sheleter dan Upgrading tembok bagian timur di Depot

Pertamina Kediri.

10. B. PROSEDUR INSPEKSI

PROSEDUR INSPEKSI
(016/SOP-TI/2019)

a. Inspeksi dilakukan oleh pengawas lapangan selaku personel HSE.

b. Inspeksi dilaksanakan dengan menyesuaikan jadwal dalam KPI
c. Inspeksi yang dilaksanakan meliputi pemeriksaan peralatan kerja dan Kondisi tenaga
kerja dan semua jenis pekerjaan yang dilaksanakan.
d. Hasil temuan dari inspeksi yang lakukan akan dilaporkan kepada pimpinan untuk
meminta pertimbangan tindak lanjut dari hasil temuan tersebut.
e. Laporan Hasil temuan dan hasil tindak lanjut yang telah dilaksanakan akan kembali
dilaporkan kepada pimpinan dan pihak PT. Pertamina ( Persero ).

Balikpapan, 17 Desember 2020

PT. TANOHAPAL INDONESIA
Direktur Utama,

SYARIF SIMANJUNTAK
PT. TANOHAPAL
BAB X : PROSEDUR AUDIT DAN INPEKSI
INDONESIA

Perbaikan Sheleter dan Upgrading tembok bagian timur di Depot

Pertamina Kediri.

10. 3. Program Inspeksi

PROGRAM INSPEKSI

BULAN 1 BULAN 1 ke- BULAN BULAN

NO INSPEKSI
ke-1 2 2 ke-3 3 ke-4
√ √
1
APAR √ √
√ √
2 APD √ √
√ √
3
PERALATAN KERJA √ √
√ √
4
P3K √ √
√ √
5
KENDARAAN √ √

Balikpapan, 17 Desember 2020

PT. TANOHAPAL INDONESIA

Syarif Simanjuntak
Direktur
PT. TANOHAPAL
BAB X : PROSEDUR AUDIT DAN INPEKSI
INDONESIA

Perbaikan Sheleter dan Upgrading tembok bagian timur di Depot

Pertamina Kediri.

10. 4. Program Audit Periode 1 Bulan

PELAKSANAAN
NO PROGRAM KETERANGAN
Bulan 2-3

Internal audit PT. TANOHAPAL

1
INDONESIA

2 Eksternal Audit oleh PT PERTAMINA

Balikpapan, 17 Desember 2020

PT. TANOHAPAL INDONESIA
Direktur Utama,

SYARIF SIMANJUNTAK
PT. TANOHAPAL
BAB X : PROSEDUR AUDIT DAN INPEKSI
INDONESIA

Perbaikan Sheleter dan Upgrading tembok bagian timur di Depot

Pertamina Kediri.

Lampiran Form / Ceklist Inpeksi