PROSEDUR

KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI

(HSE-20)

This Document is property of PT. KA Properti Manajemen and may not be copied or distributed to third party for any other 
purpose than that for which it’s intended without any approval from the Management. 
RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

TGL.
REV. URAIAN PERUBAHAN DIREVISI OLEH PARAF
EFEKTIF

Page 1 
 No. Dok : HSE - 20
KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI T.M.T : 01 April 2017
Rev : 00

1. TUJUAN

Prosedur ini digunakan untuk panduan komunikasi internal maupun eksternal yang
dilakukan oleh PT. KA Properti Manajemen yang digunakan sebagai pedoman untuk
menerima, mendokumentasikan, dan merespon komunikasi yang relevan dari pihak luar
yang berkepentingan

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi;

2.1. Identifikasi bentuk-bentuk komunikasi
2.2. Komunikasi,partispasi dan konsultasi dengan karyawan
2.3. Komunikasi dengan pihak eksternal, termasuk supplier, institusi pemerintah, dan pihak
terkait lainnya.
2.4. Penerimaan, pendokumentasian dan respon terhadap komunikasi dari pihak eksternal.

3. TANGGUNG JAWAB

3.1. SHE Officer

Dibantu oleh Document Controller bertanggung jawab untuk menerima, menyimpan dan
merespon komunikasi eksternal kepada pihak yang terkait. Untuk komunikasi eksternal,
SHE Officer akan mendiskusikannya dengan manajemen terkait sebelum memberikan
respon dan memastikan bahwa semua balasan disusun dengan baik.
3.2. VP Sekretaris Perusahaan
Bertanggung jawab untuk mempersiapkan informasi yang dibutuhkan untuk merespon
keluhan atau pertanyaan terkait HSE dari pihak eksternal.
3.3. Top Management
Top Management bertanggung jawab untuk mengevaluasi permintaan informasi dari
pihak eksternal dan memutuskan bentuk komunikasi yang akan dilakukan. Selain itu
juga memeriksa respon tertulis dan menyetujui isi komunikasi kepada pihak eksternal.

4. DEFINISI

4.1. Komunikasi adalah suatu metode untuk menginformasikan pihak (karyawan,

subkontraktor, pengunjung, pemerintah, masyarakat, dll) tentang masalah
permasalahan HSE untuk mencapai kepatuhan dari HSE.
Jenis sumber media komunikasi dapat berupa:
a. Memo/ Surat
b. E-mail
c. Telepon/Lisan.
d. Laporan/Data/ MoM Rapat

Page 3 
4.2. Komunikasi internal adalah komunikasi lisan atau tertulis yang diterapkan setiap
tingkat dan fungsi organisasi di PT. KA Properti Manajemen.
Media Komunikasi Internal, antara lain:

Media Informasi yang disampaikan

Rapat Issue yang perlu dikoordinasikan dan dicari

pemecahannya secara bersama, serta aspek HSE yang
perlu dibagi
Intranet Informasi terkait perusahaan yang perlu diketahui oleh
pekerja dan pekerja
HSE Board Promosi dan informasi HSE
Electronic Display Informasi terkait perusahaan yang perlu diketahui oleh
pekerja dan pekarya
Poster Promosi HSE
Email Informasi terkait pekerjaan
Memorandum Informasi terkait pekerjaan

4.3. Komunikasi eksternal adalah komunikasi lisan atau tertulis yang diterapkan antara
PT. KA Properti Manajemen dan pihak eksternal terkait.
4.4. Partisipasi adalah ikut serta proaktif dalam pengembangan sistem manajemen HSE
dalam berbagai kegiatan dan proses.
4.5. Konsultasi adalah suatu proses yang mencakup berbagai informasi dengan cara
yang layak, memberikan kesempatan kepada pekerja untuk mengungkapkan
pandangannya dan memberikan feedback kepada pimpinan / pengambil keputusan
sebelum pengambilan keputusan, pandangan pekerja turut dipertimbangkan.
4.6. Informasi dari Manajemen adalah informasi berupa keputusan dan kebijakan
lainnya yang merupakan ketetapan perusahaan untuk dilaksanakan oleh seluruh
stakeholder terkait.
4.7. Minutes of Meeting adalah ringkasan laporan dari rapat atau pertemuan
4.8. Pihak eksternal adalah pemerintah, masyarakat, pemasok, subkontraktor,
pengunjung, dan hubungan yang terkait dengan proses bisnis PT. KA Properti
Manajemen.
4.9. Stakeholder adalah seluruh pihak yang berhubungan dengan proses kerja di PT. KA
Properti Manajemen dengan batasan yang telah ditentukan. Adapun yang termasuk
Stakeholder adalah Shareholder, pelanggan, pekerja, komunitas, Pemerintah,
Pemasok dan Mitra.

5. PROSEDUR

5.1. Komunikasi Eksternal dan Internal

5.1.1. Manajemen harus menggunakan media komunikasi yang tersedia untuk
memelihara dan mengembangkan kinerja perusahaan.

Page 4 
 5.1.2. Setiap Fungsi harus menentukan media yang sesuai untuk komunikasi
internal dan eksternal yang membutuhkan nama media informasi komunikasi
dan frekuensi komunikasinya. Seluruh komunikasi yang relevan terkait
dengan lingkungan kepada karyawan dan pihak eksternal harus digunakan,
termasuk namun tidak terbatas pada:
a. Meeting
b. Email
c. Telepon
d. Surat
e. Selebaran
f. Papan pengumuman
g. Kotak keluh kesah karyawan
h. Workshop, seminar dan even training lainnya.
i. Website dan media elektronik lainnya
j. Diskusi informal.
5.1.3. Management Representative bekerja sama dengan Fungsi terkait akan
menginformasikan mengenai HSE, seperti kebijakan perusahaan dan aturan
untuk pengunjung atau supplier/sub kontraktor.
5.1.4. Untuk pemasok/kontraktor (mitra usaha), informasi HSE akan diinformasikan
oleh Management Representative dan kepala fungsi terkait atau personel
yang ditunjuk.
5.1.5. Kepala fungsi yang terkait bertanggung jawab untuk mempersiapkan isi
informasi HSE yang berada di areanya.
5.1.6. Semua informasi yang berhubungan dengan HSE harus didiskusikan oleh
Management Representative dengan Komite HSE sebelum di rilis.
5.1.7. Untuk informasi yang berkaitan dengan sistem manajemen HSE,
Management Representative dan Document Controller akan menampilkan
semua informasi sistem manajemen HSE yang akan dikembangkan,
dipelihara, dan disajikan untuk seluruh karyawan. Daftar ini bisa menjelaskan
semua jenis informasi, sumber, alat distribusi dan frekuensi rilis.
5.1.8. Jika komunikasi dilakukan dalam forum rapat, hasil dari komunikasi internal
dan eksternal harus dicatat dalam Minutes of Meeting (MoM).
5.1.9. MoM hasil komunikasi eksternal dan internal akan ditinjau oleh SHE Officer
sebagai salah satu poin yang akan dilaporkan kepada Top Manajemen.
5.1.10. Semua dokumen dikomunikasikan harus dijaga dan dipelihara.

5.2. Respon dari Pertanyaan dan Keluhan

5.2.1. Semua pertanyaan dan komunikasi lainnya yang diterima dengan email, fax,
telepon atau surat dari pihak eksternal terkait dengan HSE diterima SHE
Officer
5.2.2. SHE Officer dan Kepala Fungsi terkait bertanggung jawab untuk semua
pertanyaan dan keluhan dari pihak eksternal, tertulis atau lisan.
5.2.3. Management Representative dengan Komite HSE akan membahas
pertanyaan dan keluhan dari pihak eksternal.

Page 5 
 5.2.4. Hasil pembahasan disampaikan kepada Direktur Utama untuk persetujuan
sebelum di rilis ke pihak eksternal.
5.2.5. Semua catatan, surat yang diterima dan dikirim untuk tujuan komunikasi
harus di jaga dan dipelihara.

5.3. Partisipasi dan Konsultasi Terkait Aspek HSE

5.3.1. Safety meeting, sebagai bentuk partisipasi dan konsultasi karyawan,
dilaksanakan di setiap Departemen untuk membahas permasalahan terkait
HSE.
5.3.2. Karyawan dilibatkan dalam pembahasan:
5.3.3. Identifikasi bahaya/aspek resiko/dampak lingkungan.
5.3.4. Tinjauan kebijakan dan sasaran HSE
5.3.5. Konsultasi terkait perubahan yang berdampak terhadap HSE.

6. INDIKATOR KEBERHASILAN

6.1. Proses perencanaan dan pelaksanaan komunikasi berjalan sesuai dengan prosedur.
6.2. Komunikasi dengan pihak eksternal dapat membantu pencapaian HSE,
6.3. Komunikasi internal antar berbagai level dan fungsi di perusahaan dapat membantu
efektifitas HSE.

7. DOKUMEN TERKAIT

7.1. Identifikasi Bahaya (HIRA)

7.2. Notulen Rapat (Minutes of Meeting).
7.3. Daftar Hadir

8. PENGESAHAN

Disiapkan Oleh Disetujui Oleh

Nama Hariandy Hasbi Nama Bambang Suryanto

Jabatan HSE Officer Jabatan VP Sekretaris Perusahaan

Page 6