DOKUMEN CONTROL

A. Pengertian Tentang Dokument Kontrol

Dokumen Kontrol Adalah suatu system yang menangani masalah pencatatan

transaksi dokumenyang terjadi dalam perusahaan. Keberadaan dokumen control adalah
salah satu prosedur yangharus dipenuhi bagi sebuah perusahaan untuk dapat memiliki
sertifikat ISO 9000´.Pihak ISO 9000 pada dasarnya tidak menyebutkan secara eksplisit
mengenai keharusan adanyasystem dokumen control dengan standar tertentu. Pihak ISO
9000 hanya mensyaratkan adanya proses/prosedur control of document dan control of
record. Secara singkat bahwa yang dimaksuddengan document and record control adalah
system yang menjamin bahwa semua staff yang adadalam perusahaan memiliki sebuah
dokumen yang tepat. Dan untuk keperluan itulah sistemdokumen control lahir.Untuk
menjaga validasi informasi suatu system dokumen control meliputi proses pencatatan
permintaan pembuatan dokumen baru dan pencatatan permintaan untuk revisi dokumen.

B. ISO 9000

ISO 9000 adalah salah satu seri yang dikeluarkan oleh badan standarisasi
internationl.ISO 9000 termsuk didalam standar eksternal. artinya bahwa standar ini
mendefinisikancara bagaimana suatu organisasi berhubungan dengan klien dan
kompetitornya seri atau keluarga ISO 9000 terfokus pada manajemen yang berkualitas.
yang berarti bahwa suatu organisasi Harus dapatMemenuhi Kepuasan
Pelanggan,mempunyai aturan aturan yang berjalan dengan baik,berorientasi pada
pelanggan dan perkembangan secara berkeseimbangan.Termasuk didalamnya adalah :

1. ISO 900
Secara umum digunakan pada perusahaan dagang yang merancang dan
menghasilkan produk mereka sendiri. ISO 9001 terdiri dari 20 quality system requirements
yang harus dipenuhi.

2. ISO 900
Digunakan pada fasilitas-fasilitas yang produknya masih bergantung pada sub
kontraktor lain. Syarat untuk mendapatkan sertifikat ini mengikuti syarat pada ISO 9001
kecuali pada bagian elemen design control.

3. ISO 900
Merupakan seri yang mempunyai cakupan area paling kecil disbanding dua
serisebelumnya. Syarat untuk mendapatkan seri ini cukup dengan memenuhi inspeksi
final, beberapa procedure, dan 16 syarat dari 20 syarat yang diperuntukkan bagi seri ISO
9001.
C. Wewenang Dan tanggung Jawab
1. Melakukan pengaturan dan penatausahaan dokumen perusahaan termasuk
didalamnya penyimpanan, penggandaan, penandaan dan distribusi/penyebaran
dokumen.
2. Melakukan pembuatan dokumen baru,revisi dokumen, penarikan atas dokumen
yang direvisidan pemusnahan dokumen yang telah kadaluwarsa.
3. Melayani dan memastikan bahwa peminjaman dokumen oleh unit kerja lain telah
dilakukansesuai prosedur yang berlaku dan dokumen yang dipinjam telah
dikembalikan tepat waktu.
4. Bertanggung jawab mengenai semua hal-hal dokumentasi yang terkait, seperti ISO
9000,SMC (safety management certificate).
5. Mengendalikan semua dokumen yang diperlukan perusahaan meliputi dokumen
sistemkeselamatan, surat-surat ijin sertifikat, peta (Drawing) dan buku-buku publikasi
lain.
 DOCUMENT CONTROLLER
(Pemahaman Sebagai Sebuah Profesi)

Pendahuluan :
Istilah Document Controller mungkin masih sangat jarang kita jumpai dalam lingkup ilmu
manajemen kearsipan ataupun Perpustakaan,dibandingkan dengan Document Controller
pasti dari kita lebih mengenal istilah arsiparis ataupun pustakawan(librarian) walaupun pada
dasarnya baik arsiparis,pustakawan maupun Document Controller mempunyai persamaan di
bidang pekerjaannya yakni sama-sama mengelola informasi.Hal ini bisa kita maklumi karena
istilah Document Controller lebih banyak di gunakan dalam lingkungan proyek Engineering
ataupun konstruksi baik sipil, oil & gas maupun Mining (tambang)sehingga lebih cenderung ke
bidang teknik. jadi sangat wajar jika di dalam ilmu manajemen kearsipan dan perpustakaan
tidak kita jumpai istilah Document Controller tersebut.

A.Pengertian
Untuk memudahkan dalam memahami apa itu Document Controller secara khusus bisa
diartikan “seseorang yg bertugas mengelola,mengendalikan dan mendistribusikan serta
mengupdate keluar masuknya dokumen baik yg di terima ataupun dikirim dari klien maupun
kontraktor yang mencakup informasi mengenai judul,nomor,revisi,dan progress status dari
awal sampai final”.mengapa secara khusus karena awalnya istilah Document Controller ini
lahir hanya ada di lingkungan Project . Bahkan di project -project yang berjalan di masa-masa
sebelumnya tidak ada istilah ini yang ada hanya staff administrasi project saja. Namun secara
umum dalam perkembangannya istilah Document Controller ini sudah meluas tidak hanya di
project , mungkin bisa diartikan hampir sama dengan tugas seorang arsiparis yakni yang
bertanggung jawab terhadap pengelolaan & pengendalian dokumen dengan menggunakan
system tertentu sehingga bisa dengan mudah dan cepat di temukan baik fisik maupun
informasinya jika dibutuhkan baik untuk update informasi atau pun penggunaan dalam
pengambilan keputusan.Mungkin yang membedakan nya seorang Document Controller tidak
mengelola tata persuratan (correspondence) yang dikelola hanya dokumen hasil kinerja
perusahaan.
Dalam perkembangannya istilah Document Controller ini tidak hanya berada di lingkungan
sebuah project yang sedang berjalan, namun ada juga beberapa perusahaan yang
menggunakan istilah Document Controller ini dalam struktur organisasinya yang mengelola
bukan hanya sebatas document project saja namun seluruh dokumen yang ada di perusahaan
misalnya dokumen legal, keuangan maupun pengadaan (arti secara umum),biasanya
dinamakan Document Control Corporate (DCC) bahkan di perusahaan yang besar document
control sudah di buat satuan kerja tersendiri dan sudah diatur jenjang kepangkatannya mulai
dari staff sampai tingkat manager.

B.Pekerjaan Document Controller

Tugas dan tanggung jawab sebagai seorang Document Controller yang telah disebutkan
dalam pengertian secara khusus yang mencakup pengelolaan, pengendalian dan
pendistribusian serta update informasi yg terdapat dalam dokumen tersebut dari awal sampai
akhir (final),ini berarti bahwa seorang Document Controller mengikuti alur/proses perubahan
yang terjadi dalam dokumen seperti judul,nomor dokumen,revisi maupun progress
status.selain itu Document Controller juga harus selalu aktif memantau schedule penyelesaian
pekerjaan dokumen yang dilakukan oleh user/engineer.dan harus mengingatkan jika dokumen
belum selesai dikerjakan sesuai jadwal yg nantinya bisa berakibat keterlambatan dalam
penyelesaian project. Bisa dianggap bahwa posisi Document Controller dalam sebuah tim
project sangatlah vital karena progress kemajuan sebuah project sangat di tentukan oleh
dokumen2 yg dikelola oleh Document Controller..bisa jadi jika dokumen project tersebut tidak
di kelola dengan baik akan berdampak langsung dengan penyelesaianpekerjaan project
tersebut yg berakibat tidak selesai sesuai jadwal sehingga menimbulkan kerugian secara
financial.
Indikator Kinerja Document Controller yang baik itu bisa dilihat dari hasil kerja yang
memuaskan dan perilaku kerja yang memuaskan artinya tidak adanya complain dari para user
atas kinerja dari seorang Document Controller,akan tetapi hal ini jg tidak bisa cm salah satu
saja karena masing2 saling berkaitan dan mendukung.karena seorang Document Controller
tidak akan bisa mencapai hasil kerja yg memuaskan tampa di dukung perilaku kerja yang baik.
Hal ini di karenakan seorang Document Controller harus selalu berkomunikasi dan
berhubungan dengan orang2 baik di internal team ataupun klien. Demikian juga sebaliknya
meski perilaku kerjanya baik tanpa di dukung pengetahuan/ilmu tentu tidak akan mencapai
hasil kinerja yg memuaskan.oleh sebab itu seorang Document Controller harus selalu belajar
mengenai sistem krn dr waktu ke waktu terus mengalami perkembangan

C.Profesi Document Controller

Keberadaan Document Controller yang cenderung lebih banyak berada di lingkungan Proyek
sudah pasti bekerja di sebuah perusahaan apakah itu perusahaan kontraktor, konsultan
engineering, maupun perusahaan owner (yang mempunyai proyek). Sangat jarang atau
bahkan mungkin tidak ada seorang Document Controller berada di lingkungan institusi
pemerintahan (PNS) dengan kata lain tidak ada seorang Document Controller yg berstatus
sebagai pns walaupun proyek tersebut di jalankan oleh sebuah institusi pemerintahan. Secara
hierarki dalam sebuah tim project seorang Document Controller biasanya bertanggung jawab
langsung kepada Project Manager.Dan pada umumnya satu project dipegang oleh satu
Document Controller..namun jika project yang di pegang tergolong besar sehingga dokumen
yang harus dikelola juga banyak maka bisa di tambah assistant Document
Controller.Perusahaan-perusahaan yang biasanya terdapat Document Controller pada
umunya adalah perusahaan di bidang kontraktor maupun konsultan engineering baik yg
bergerak di bidang kontraktor sipil, oil & gas maupun Mining.
Tidak ada Kriteria khusus untuk menjadi seorang Document Controller karena sudah pasti
antara perusahan satu dengan yang lain tidak sama.. sangat tergantung pada besar kecilnya
project yg di kerjakan.kalo project yg dikerjakan tergolong besar baik scope pekerjaan maupun
budget, sudah pasti yg di cari adalah yang sudah punya pengalaman (min 5th).sedang fresh
graduate bisa jg jd DC untuk project yg scope sedang atau kecil.sedangkan latar belakang
pendidikan malah kebanyakan dari sarjana teknik,mungkin karena di project banyak sekali
gambar2 teknik yg harus dikelola.Namun demikian criteria umum Document Controller yg di
cari oleh perusahaan kontraktor/konsultan yg bonafide adalah latar belakang pendidikan
sarjana teknik yg berpengalaman, bisa bahasa asing, telaten, tahan terhadap tekanan
pekerjaan dan aktif berkomunikasi. Akan tetapi bukan berarti bahwa untuk background
kearsipan dan perpustakaan tidak bisa menjadi DC , ini sebuah tantangan.. saat ini sudah
banyak background dari perpustakaan yang menjadi DC di sebuah project yg dikerjakan oleh
suatu perusahaan
Dari Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Document Controller sebagai sebuah profesi
sangat menjanjikan dan masih terbuka luas terutama bagi yang mempunyai background ilmu
kearsipan maupun perpustakaan bahkan dari segi penghasilanpun bisa lebih sejahtera dan
tidak kalah dengan seorang arsiparis maupun pustakawan yang bekerja di instansi
pemerintahan
Jadi Document Controller bisa menjadi alternative pilihan buat background ilmu kearsipan
maupun perpustakaan bagi yang belum beruntung di terima bekerja sebagai PNS di Instansi
pemerintah.

Berikut salah satu contoh lowongan kerja Document Controller yang salarynya tidak kalah
sama arsiparis di Instansi pemerintah
Haloo Mas Anto :D
Wah rasanya seneng banget ketemu sama blog ini. Ku kira Document
Controller cuma sekedar sebutan yg berbeda aja buat di lingkungan kerja
swasta. Tapi ternyata asalnya juga beda ya, hehe. Makasih banyak Mas udah
mau berbagi ilmu! Im Document Controller wanna be :D

Hi Mas Agus, setuju sama artikel nya mas Agus. Kebetulan saya DC juga nih,
lintas project, bener bgt pernyataan DC yang mesti nguasain project secara
teoritis dan juga softskill (aktif memantau, dll).

Kebetulan tahun ke tahun, saya punya beberapa industri yg beda beda, mulai
dari General Admin di HO, Industrial Project, Oleochemical Project, sampai
Properti (Highrise).

Semua background pendidikan bisa kok jd DC. Asalkan bisa menyesuaikan

sama kebutuhan project, dan tidak pasif. Susah deh klo orang yg Pasif mau jd
DC, hehehe.

Pak Wijayanto, boleh berdiskusi lebih lanjut mengenai dokumen kontrol?

kebetulan saya saat ini baru diminta untuk menghandle dokumen kontrol di
instansi tempat saya bekerja, namun saya masih bingung terkait beberapa hal
..

saya akan sangat berterima kasih jika bapak berkenan :)

silahkan bu henny..dengan senang hati apa yg bisa saya bantu..ini email saya
:gs.wijayanto@gmail.com

pak wijayanto, saya ini baru diterima sebagai DC diperusahaan dibidang

kontruksi 2 minggu ini,
saya harus masih banyak belajar mengenai profesi ini, dan ini pengalaman
pertama saya,
kalau boleh sharing mengenai CD, peran penting seorang dalam profesi DC ini
apa. sehingga

Yth.Pak Riki
Peran DC sangat penting pak karena posisiya sebagai pusat Informasi apalagi
di project yang sedang berjalan karena posisi DC sebagai pintu keluar
masuknya dokumen baik dr kontraktor maupun Client..DC lah yg memonitor
perkembangan dokumen yg akan di review sampai dengan hasilnya akhir
review statusnya apa apakah sudah di approved atau belum..DC jg harus
mengetahuikronologis dr suatu dokumen tersebut dan harus siap teraedia
informasi yang di butuhkan oleh User(engineer) jadi bisad bayangkan posisi DC
tidak ada maka otomatis tidak ada yg menghandle dokumen jika dokumen tidak
dikelola maka akan sulit kita mendapatkan informasi yg d butuhkan dan
akibatnya jika di suatu project yg sdg berjalan maka jalannya project pasti akan
terganggu.
 MENGAPA MENERAPKAN DOKUMEN KONTROL?
December 30, 2015 - Uncategorized

Pertanyaan ini sering muncul mengenai document control

 Mengapa diperlukan document control?

 Mengapa menerapkannya?
 Tidak bisakah karyawan / engineer kita melakukan pengarsipan dokumen sendiri?
 Mengapa saya harus menginvestasikan waktu, tenaga dan uang di sini?


Dokumen kontrol bukan hanya sekedar pengarsipan dokumen

Banyak perusahaan yang bekerja tanpa dokumen kontrol profesional mengalami

kesulitan dalam tracking dokumen. Bayangkan jika setiap karyawan mencari
dokumen atau informasi selama 15 menit per hari (bisa dikatakan 15 menit, saya
sebenarnya cukup optimis … coba hitung berapa banyak waktu yang Anda curahkan
setiap hari untuk mencari dokumen atau informasi, sendiri … Anda akan terkejut).

Dokumen kontrol akan membantu Anda mengambil informasi yang benar lebih cepat.
Dengan kata lain, tidak ada waktu yang terbuang untuk mencari dokumen, atau
informasi. Dokumen kontrol memungkinkan untuk mendapatkan kontrol atas
dokumentasi. Karena dalam dokumen kontrol, ada kata … “control”. Mendapatkan
dokumen kontrol (termasuk modifikasi dokumen, pembaruan, penarikan, dll.) Berarti
Anda akan yakin bahwa informasi yang ada paling banyak adalah informasi terbaru.

Dengan Document Control, Anda akan yakin bahwa semua revisi dokumen disimpan,
dokumen yang ada saat ini adalah yang terbaru (terbaru).

Dokumen control sangat penting untuk memastikan tracking dokumen

Siapa yang mengirim dokumen ini kepada siapa, kapan, dan dengan konten teknis
atau komersial apa?

Kenapa kamu butuh ketelusuran / tracking? Karena itu memastikan bahwa Anda tidak
akan pernah kehilangan jejak apa yang terjadi pada dokumen / proyek Anda / di
departemen Anda.

Document Control membantu melindungi kepentingan perusahaan. Penting bagi anda

untuk dapat mengambil dokumentasi terbaru atau diupdate terakhir untuk
mengambilnya dengan cepat.

Tanpa document control yang tepat yang diterapkan di Perusahaan Anda, Anda akan
mengalami banyak kesulitan untuk melakukannya.

Document Control mendukung auditability

Tanpa dokumen kontrol profesional, Anda mungkin tidak dapat memberikan informasi
yang diperlukan kepada auditor (internal atau eksternal) pada waktunya.

Dokumen kontrol memastikan konsistensi

Dalam perusahaan yang sama (atau dalam proyek yang sama, departemen yang
sama, dll), dokumen kontrol berarti bekerja dengan standar yang sama, membuat
dokumentasi standar, dan mematuhi peraturan industri dan persyaratan hukum.

Document Control memberikan informasi penting mengenai status proyek

Dokumen kontrol profesional sehari-hari akan memungkinkan Anda mengetahui,
kapan saja, status kiriman proyek.

Dokumen sangat penting untuk keamanan informasi

Dengan membantu mendefinisikan aturan untuk mengakses dokumen (siapa yang
dapat mengakses dokumen, siapa yang dapat membacanya, memodifikasinya, dll)
dan dengan menerapkan peraturan ini baik pada jaringan, atau dalam perangkat
lunak dokumen kontrol / dokumen. Oleh karena itu, pengendalian dokumen akan
menghindari perubahan dokumen yang tidak terkendali, dan juga akses yang tidak
diizinkan ke dokumen.

Di sisi lain, dengan mendefinisikan peraturan untuk mengakses dokumen, juga akan
memastikan bahwa setiap orang yang perlu memiliki akses ke dokumen, benar-benar
akan memiliki akses terhadap dokumen tersebut.

Dokumen kontrol sangat penting untuk bisnis apa pun

Kesimpulannya, menerapkan pengendalian dokumen dan investasi pada pengendali
dokumen profesional yang terampil (lebih pada peran dan tugas Pengawas Dokumen
adalah cara untuk melindungi perusahaan Anda, serta memastikan aksesibilitas,
pengendalian, kontrol dan keamanan untuk dokumen dan informasi Anda