ADMINISTRATION DIVISION HEAD SERVICE

(ADH SERVICE)
1.Pengertian
a. Kepala administrasi yang bertanggung jawab dalam
pelaksanaan sistem administrasi perusahaan
sesuai ketentuan yang berlaku.
b. Sebagai kepala finance dan membawahi semua staf
administrasi divisi sales & service.
C. Sebagai wakil dari kepala cabang
2. Fungsi
Fungsi utama ADH di cabang adalah PENGAWASAN
Dalam menjalankan fungsi pengawasan dan fungsi
administrasinya, ADH harus memberikan contoh dan teladan yang baik
kepada semua karyawan di cabang, baik mengenai
disiplin waktu, disiplin kerja, disiplin dalam penampilan
Selain itu ADH juga harus mempunyai :
Sense of belonging ( rasa memiliki )
Konsistensi kerja
Tanggung jawab
3. Tanggung jawab ADH
FUNGSIONAL : Manajemen Pusat & Kabag ADH ( ADH PUSAT ) = Membantu manajemen
pusat untuk mengontrol dan menjaga agar SOP dapat berjalan dengan baik di cabang
OPERASIONAL : Kepala Cabang Masing-masing = Membantu kepala cabang dalam hal
kedisiplinan dan kerapian administrasi & keuangan cabang
4. STAFF ADMINISTRASI CABANG YANG DIBAWAHI ADH
a. Kasir
b. Administrasi
c. Service Counter
d. Part Counter
e. Mekanik
f. OB (Office Boy)

5. 3. Hal utama yang dikontrol oleh ADH adalah

a. kas cabang
b. stock
c.
piutang
Ketiga hal diatas dikontrol jangan sampai terjadi kebocoran / penyimpangan dengan
cara menjalankan sistem sesuai ketentuan yang berlaku
6. Tugas-tugas ADH
a. Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan administrasi cabang supaya berjalan sesuai
sistem yang ada, dan tidak terjadi kebocoran
b. Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan semua staff di cabang
c. Melakukan pemeriksaan dan pengawasan terhadap :
Laporan harian penjualan, piutang, stock motor, stock spare part, kas kecil, kas besar,
BG masuk dan BG keluar
Pembayaran atas pembelian barang-barang, stock dari supplier (di toko yang sudah
ditunjuk)
Semua tagihan ke pihak luar beserta pembayaran (harus up date pembayarannya/ tidak
boleh ditunda)
Penerimaan dan pengeluaran uang harus ada acc pusat, dan sisa kas besar harus
disetor ke bank setiap hari kecuali sabtu, minggu & hari libur
Motor diserahkan ke konsumen jika uang muka sudah masuk dan harus sesuai dengan
faktur penjualan
Mengontrol dan menghitung gaji dan bonus semua personil cabang, dan wajib
mengajukan ke pusat untuk di acc
Mengontrol penerimaan dan pengeluaran uang harus langsung terima/ bayar di kasir
dan kasbon harus ditandatangani di depan kasir oleh personil ybs (tidak boleh
dititipkan/ diwakilkan)
Wajib melakukan perawatan terhadap barang barang inventaris di cabang & tidak
boleh dipinjamkan / disewakan kecuali ada acc tertulis dari GM (Aso)
Mengajukan pembayaran pajak mobil,Kir mobil, pajak motor inventaris 2 bulan sebelum
jatuh tempo
Kontrol keberadaan racun api, harus digantung di dinding dan dipasang ditempat yang
mudah terjangkau, dan kontrol masa kadaluarsanya.
7. ADH juga bertanggung jawab atas :
o Kebersihan showroom
o Kerapian & kelengkapan semua arsip dan kelengkapan inventaris
di cabang beserta semua buku kontrol yang wajib ada di cabang
o Kelengkapan & kebenaran semua data yang di kirim ke pusat (harus
tepat waktu
o Kelengkapan personil cabang

Melatih staff admin yang tidak bisa kerja & jika yang bersangkutan tetap tidak bisa, ADH
cabang dengan persetujuan kacab berhak memberhentikan ybs dan wajib mencari
calon penggantinya. Setelah calon pengganti ada ADH harus ajukan ke pusat untuk di
interview dan di acc.

8. Kontrol Harian ADH terhadap pekerjaan staff

Pemeriksaan fisik kas setiap sore
Pemeriksaan (paraf) kartu piutang setiap hari
Sampling SPK ada di gantung di motor / tidak
Mengisi form checklist kebersihan
Mengontrol kedisiplinan semua karyawan ( seragam, sepatu dll )
Mengontrol pemakaian bensin mobil dan motor inventaris
Mengontrol BG masuk dan BG keluar
Mengontrol penjualan antar cabang
Membuat prediksi dana di computer
9. PENGAJUAN-PENGAJUAN KE PUSAT

Pengajuan gaji karyawan kontrak Suwito setiap tanggal 1 ke bagian gaji

Pengajuan gaji karyawan kontrak Mahakam setiap tanggal 15 ke bagian gaji
Pengajuan insentif setiap awal bulan ke bagian gaji
Pengajuan pembelian / perbaikan inventaris setiap saat ke adm back up
Pengajuan pembukaan BG ke bagian BG
Pengajuan release ke bagian piutang pusat
Pengajuan perbaikan hardware computer ke bagian IT
Pengajuan penambahan SC ke bagian adm back up

PROSEDUR KONTROL KAS CABANG

A. POINT-POINT PENTING DALAM PENGECEKAN LAPORAN KAS CABANG

FISIK KAS
KASBON + LAMPIRAN
SLIP SETORAN
LAPORAN-LAPORAN KAS
BUKU REKENING SC
DATA-DATA BON GANTUNG (JIKA ADA)
BUKU KONTROL KAS

1. Prosedur Pengontrolan Kas Cabang

Mengecek fisik uang kas
Mengecek semua penerimaan & pengeluaran di kasir
Penerimaan kas harus ada nama,ttd penyetor dan paraf, cap kasir
Pengeluaran kas harus mengetahui ADH & Kacab , harus ada lampiran/ nota, nama &
ttd penerima uang, dan paraf kasir
Mengecek slip setoran & validasi setoran ke bank
Mengecek saldo di rekening SC (jika ada)
Mengecek & mengontrol data2 bon gantung (jika ada)
Mengecek pengisian buku2 kontrol kas harian

2. Flowchart pemeriksaan laporan harian cabang

3. Flowchart pemeriksaan laporan bulanan cabang

PEDOMA KONTROL DANA CABANG

(KONTROL CASH FLOW CABANG)
A. PEDOMAN KERJA ADH DALAM PENGONTROLAN DANA
1. Fungsi Kontrol Dana
ADH bisa mengetahui kondisi keuangan cabang secara rill
ADH bisa memprediksikan kondisi keuangan cabang di masa yang akan datang
ADH bisa segera mengambil tindakan jika terjadi kekurangan dana di cabang
2. Pedoman Kerja

Membuat laporan kontrol dana / prediksi dana harian

Mencatat setiap penerimaan & pengeluaran transaksi bank ke buku

kontrol bank per rekening

Mencatat setiap penerimaan & pengeluaran giro ( BG & cek ) ke buku

kontrol BG

Kontrol setiap penerimaan/pencairan dana dari pihak lain (piutang

cabang)

Kontrol setiap pembayaran ke AMS / pihak luar (hutang cabang)

Cek saldo riil di bank harian, bandingkan posisi saldo dana di bank
dengan total BG BG yang akan jatuh tempo secara rutin.
ADH harus mengecek saldo dana cabang di bank, jika dana tidak cukup
untuk melewatkan BG BG bayar yang akan JT, tindakan yang diambil :

Konfirmasi ke Kacab u/ meningkatkan penjualan (konsumen/cabang

lain)

ADH cek dan follow up piutang2 cabang (lcabang lain)

B. POINT-POINT PENTING DALAM PREDIKSI DANA CABANG
1.
2.
3.
4.
5.

PENANGGALAN ( TGL, BULAN & TAHUN )

TOTAL PENERIMAAN / BG-BG TERIMA ( PER TGL JT )
TOTAL PENGELUARAN / BG-BG BAYAR ( PER TGL JT )
SETORAN TUNAI ( PER TGL )
SALDO PREDIKSI DANA PER HARI

ADH CABANG HARUS INPUT SETIAP PENERIMAAN MAUPUN PENGELUARAN ( TUNAI /

GIRO ) DENGAN TELITI & KONSISTEN.

C. SISTEM KERJA KONTROL DANA CABANG

D. RESIKO DARI KELALAIAN KONTROL DANA

ADH wajib kontrol dana di cabang, jika tidak kontrol
resiko yang terjadi adalah :
Cabang kekurangan/ tidak punya dana untuk melewatkan BG bayar yang JT
Cabang akan dikenakan sanksi denda atas BG bayar yang tidak bisa lewat tersebut
ADH dikenakan sanksi berupa surat teguran ( ST )
ADH & kasir harus konsisten cek data BG masuk & BG keluar yang diemail pusat setiap
hari !!

CARA KONTROL HUTANG PIUTANG CABANG

A. PENGONTROLAN HUTANG PIUTANG CABANG
1) Setiap transaksi yang terjadi yang menimbulkan hutang/ piutang Cabang, leasing, AMS
harus dicatat supaya cabang bisa kontrol pembayaran hutang ke pihak luar dan kontrol
penagihan piutang agar cash flow cabang berjalan lancar
2) Untuk piutang2 cabang yang belum cair dan sudah melewati batas waktu yang ditentukan,
ADH harus pro aktif untuk konfirmasi & follow up piutang yang belum cair tersebut kepada
pihak yang berkaitan
3) Konfirmasi ke Kacab untuk hutang piutang cabang yang bermasalah !!

PEMAHAMAN PROSES
POSTING & UNPOSTING
1) PENGERTIAN POSTING
MENUTUP SEMUA DATA KASBON YANG TELAH DIINPUT & MENGUMPULKANNYA DALAM LAPORAN
LAPORAN KAS & PERIODE TERTENTU

Point - point penting yang harus diperhatikan sebelum Posting

Cek dan periksa kembali semua data kasbon yang telah diinput.
Edit kesalahan input data ( jika ada )
2) PENGERTIAN UNPOSTING
MEMBUKA KEMBALI SEMUA INPUTAN DATA KASBON YANG TELAH DIPOSTING
SEBELUMNYA SAMPAI PERIODE TERTENTU

unposting
4

ADH
CABANG

2
3

BAGIAN
ACCOUNTING

LAPORAN & BUKU KONTROL

A. LAPORAN-LAPORAN YANG HARUS DIBUAT ADH

Laporan absensi (jika masih absen manual) > Bulanan

Laporan posisi karyawan > Bulanan
Tunjangan absensi > bulanan
Tunjangan pulsa, dll > bulanan
Daftar giliran masuk > bulanan
Laporan kehadiran karyawan > Harian
Laporan prediksi dana > Harian
Laporan forecast SC > Bulanan (u/ pengajuan penambahan SC)
Laporan realisasi SC > Bulanan
Laporan uang masuk bank > Bulanan
Laporan kontrol alokasi motor > Bulanan

B. BUKU KONTROL ADH

Buku kontrol BBM inventaris

Buku kontrol asuransi & pajak inventaris
Buku kontrol stock ATK/ cetakan
Buku kontrol piutang karyawan
Buku kontrol hutang piutang cabang
Buku kontrol barang bekas & spart bekas
Buku kontrol BA karyawan
Buku kontrol kontrak karyawan
Buku kontrol cek semesteran fisik listrik
Checklist kebersihan
Buku kontrol pengajuan & pembayaran asuransi konsumen
Buku kontrol pembelian spart & pembayaran ke supplier
Buku kontrol stock keperluan bengkel (pilox, amplas, ddl)

C. KETENTUAN-KETENTUAN
1. JAMINAN & PERSYARATAN KARYAWAN
a) Jika ada persyaratan dan jaminan karyawan yang belum lengkap, maka gaji dan
insentif karyawan tersebut yang pertama kali tetap dibayar, untuk gaji ke-2 kali dan
belum lengkap gaji & insentif tidak boleh dibayarkan lagi
b) Personalia tembusan data untuk daftar karyawan yang belum lengkap tsb ke bagian
gaji :
Suwito
: Max tanggal 10 setiap bulan
Jawa
: Max tanggal 25 setiap bulan
Mahakam
: Max tanggal 17 setiap bulan

c) Berdasarkan daftar tersebut bagian gaji tahan pembayaran gajinya sampai syarat
dilengkapi oleh ybs. Jika syarat sudah lengkap, gaji akan dibayar pada periode
berikutnya. Contoh : syarat lengkap tgl 18 Mar 2013, maka gaji akan dibayar tgl 15
Apr 2013 ( Suwito ), 01 Mei 2013 ( Mahakam ), 01 Apr 2013 ( Jawa )
d) Syarat dianggap ok jika semua asli dan sudah diterima oleh personalia pusat
( kecuali Jaminan khusus karyawan Jawa, cukup email tanda terima jaminan oleh
ADH )
2. JAMINAN BPKB
Semua karyawan yang saat ini diwajibkan jaminan ijazah akan diganti dengan jaminan
BPKB, jika tidak ada jaminan BPKB maka bisa pakai sistem jaminan BA
BA akan diambil dari gaji sebesar Rp 150.000/ bulan hingga saldo Rp 6.000.000
( tanggung jawab divisi kontrol gaji potong tiap bulan dan setor ke rekening BPR
masing-masing )
BA yang dipotong akan disetor ke BPR dengan nama rekening masing-masing
Karyawan ( bunga tabungan menjadi milik karyawan )
BA ini dapat dicairkan jika checklist gaji terakhir sudah diAcc
Jadi tidak ada lagi jaminan ijazah dari karyawan, yang ada hanya jaminan BA dan
BPKB, sesuai bagian yang telah ditentukan
Untuk menghindari terjadinya kehilangan jaminan karyawan, maka setiap dua bulan
sekali bagian personalia harus melakukan cross check dengan keuangan
Flowchart kerja cross check adalah sbb :

FLOWCHART DAN SISTEM KERJA

PEMBUATAN LAPORAN UANG MASUK CABANG

SANKSI ABSENSI
A. KETENTUAN & FLOWCHART SANKSI ABSENSI

Untuk cabang yang masih menggunakan kartu :

Cabang kirim kartu absensi bersamaan dengan laporan absensi, surat sakit,
Cuti, izin, surat dokter ke personalia pusat paling telat tgl 5 setiap bulan

Untuk cabang yang sudah menggunakan finger print :

Staff personalia pusat tarik data absensi finger setiap awal bulan
ADH harus buat laporan harian finger print untuk karyawan yang sakit, izin, alpa, cuti, turun
lapangan, mati lampu dll mengetahui Kacab ( laporan dibuat harian, toleransi 2 hari )
contoh : laporan tanggal 2, paling telat diterima personalia tgl 4, diemail, yang asli arsip di
cabang. Surat2 lampiran boleh menyusul awal bulan paling telat tanggal 5
Personalia pusat rekap penilaian absensi bulanan untuk sanski ST/ SP/PK Tembusan ke
Ka. Divisi masing2 dan diajukan ke manajemen untuk di ACC
Rekap penilaian absensi bulanan yang sudah di ACC akan dikembalikan ke Ka.Divisi
masing2 untuk diteruskan ke cabang
Personalia pusat tidak menerbitkan surat resmi perorangan untuk ST/ SP/ PK abensi,
hanya menggunakan rekapan yang diserahkan ke Ka.Divisi masing-masing

MOHON DIPERHATIKAN
Kriteria penilaian absensi :
Lupa absen & terlambat
: 3 5 kali = ST, > 5 kali = SP
Alpa
: 1 kali = ST, > 1 kali = SP
Saling mengabsenkan
: surat peringatan untuk kedua-duanya
Untuk yang sudah kena ST, berikutnya adalah SP1, ke SP2 dan PK (putus kontrak)
ST1 ke SP1 ke SP2 ke PK

 Untuk PK maximal 20% dari jumlah keseluruhan karyawan cabang ( Sales, Service,
ULY ) : Contoh : bulan Desember yang masuk kriteria PK adalah 5 orang, total karyawan
adalah 20 orang. Maka 20% dari 20 orang adalah 4 orang maka akan diambil 4 orang
absensi terjelek yang akan di PK
Khusus untuk Jawa : Tunjangan absensi akan digabung ke gaji (mulai 01/09/12), tetap ada
Potongan absensi Rp 10.000/kasus. Kesalahan absensi akan ditambah sanksi ST/ SP/ PK
Sanksi penilaian absensi berlaku 6 bln (kadaluarsa di bulan ke 7) : Contoh : A kena sanksi
penilaian ST (lupa 2x, telat 1x) bln Jan13. Selama 6 bln dari Feb Jul13 absen si A
bagus. Jika bln Agust13 ybs telat 2x & lupa 1x maka ybs akan mendapat ST ( tidak lanjut
SP karena ST bln Jan13 tidak dihitung lagi, lewat dari 6 bln )
Untuk yang pegang kunci harus buka pintu 15 menit sebelum jam masuk kerja. Jika telat
dan menyebabkan karyawan telat juga, maka ybs akan mendapat sanksi ST/ SP/ PK
Untuk yang mendapatkan sanksi penilaian absensi (ST/ SP) tidak boleh diajukan promosi
Khusus untuk cuti melahirkan harus diajukan 1 bulan sebelum tgl perkiraan melahirkan
Untuk karyawan yang tidak masuk 5 hari berturut2 tanpa keterangan, langsung dianggap
SPD ( ADH buat surat keterangan berhenti, mengetahui Kacab, tgl berhenti per tgl terakhir
ybs absen
Sanksi penilaian tidak berlaku surut ( jika pertama dapat SP, berikutnya SP 2, tidak bisa
turun ke ST meskipun kesalahan absensi adalah ST)
Sanksi penilaian absensi murni yang dinilai adalah absensi ybs.Tidak melihat jabatan,
masa kerja prestasi kerja, dll
Uang makan hari minggu/ libur Rp 10.000. ADH buat pengajuan uang makan, nominal &
jumlah hari dikosongkan
B. KETENTUAN ABSENSI FORTUNA GROUP
1. Hari kerja dan jam kerja diatur sbb :
Senin Sabtu
: 08.00 17.00
Istirahat
: 12.00 13.00
Minggu
: 08.00 13.00
2. Sakit :
1 hari, surat keterangan sakit tertulis
> 1 hari secara berturut-turut wajib ada surat dokter (tanpa ada
surat dokter dianggap alpa) Surat tidak boleh dicoret/ tip-x /
penebalan pen dll
3. Izin :
1 2 hari ACC Kacab & ADH ( keperluannya harus jelas )
Lebih dari 2 hari ajukan tertulis ke pusat ( pakai form izin/ cuti ), isi
lengkap wajib ACC Kacab & ADH dulu
4. Lupa absen : Tidak boleh ACC dengan alasan apapun, setiap pelanggaran denda Rp 10.000,5. Alpa : Potong cuti, setiap kali pelanggaran denda Rp 10.000,-

6. Terlambat : Tidak boleh ACC dengan alasan apapun, setiap kali pelanggaran denda Rp
10.000,7. Jabatan yang tidak perlu absen istirahat adalah : Salesman, Supervisor, Kacab, Supir
8. DILARANG SALING MENGABSENKAN !!!
9. ABSENSI BERPENGARUH TERHADAP PENILAIAN GAJI/ PROMOSI DLL !!
10. KACAB & ADH KONTROL SANKSI DENDA KARYAWAN, JIKA LALAI MAKA AKAN
DIBEBANKAN KE KACAB & ADH !!
11. UANG HASIL SANKSI DENDA KARWAYAN DISETOR KE KAS PERUSAHAAN !!
12. Setiap bulan ADH wajib kirim kartu absensi (untuk yang belum menggunakan finger print),
laporan absensi, bukti setor ke bagian personalia pusat
13. Karyawan yang izin sebentar pada pagi hari, diatur sbb :
izin 1 jam : tidak potong cuti (absen sebelum jam 09.00 )
izin > 1 jam : potong cuti hari ( absen diatas jam 09.00 )
14. Kacab yang keluar untuk dinas dan tidak absen cukup paraf mengetahui ADH (jika
menggunakan kartu absen), atau
masuk dalam laporan karyawan tidak masuk harian (jika menggunakan finger print)
C. SERAH TERIMA KARYAWAN YANG MUNDUR
Karyawan yang mengundurkan diri harus ada serah terima yang jelas dengan karyawan
penggantinya. ( kecuali OB & salesman motor tidak perlu serah terima )
Pihak keluarga kandung harus buat pernyataan tertulis
Pihak keluarga kandung harus mendampingi saat stock opname untuk serah terima
Jika pihak keluarga kandung tidak mau, maka minta RT/ Lurah setempat untuk dampingi
serah terima dan jika terdapat manipulasi akan dilaporkan ke polisi
Jika sudah dilaporkan ke polisi, masih tidak mau datang, maka manajemen akan
mengiklankan yang bersangkutan ke koran
Karyawan yang mundur tanpa serah terima dianggap indikasi manipulasi

Personil yang tanggung jawab kontrol serah terima karyawan yang mundur :

NO LEVEL
DICABANG
Dibawah ADH Cabang &
1
Ka.Ops
ADH Cabang
2

Level Ka.Ops / ADH

Cabang

Orang Pusat

DIPUSAT
PIC kontrol serah terima sesuai
tabel

PIC kontrol serah terima sesuai

Turunkan orang pusat
( Audit/ Back Up/ Territory tabel
)
Atasan masing-masing sesuai
tabel
PIC kontrol

JATAH PULANG KARYAWAN

Jatah pulang untuk Ka. Ops & ADH Cabang :

Biaya perjalanan dinas yang ditanggung :

- Biaya transport (PP)
- Uang makan 2 hari (uang makan selama di perjalanan)
- Tidak ada uang nginap

Jika pulang ke Pontianak tidak boleh memakai mobil/ motor inventaris

Jika pulang di luar jatah yang ditentukan, biaya ditanggung pribadi (harus sudah di ACC
atasan masing2)
Personil yang berwenang Acc PD jatah pulang adalah Yulia / Rosdiana (harus mengetahui
atasan masing2) Ka.Ops harus mengetahui Territory / Koord Ka.Ops. ADH harus mengetahui
Effendi / Sanna
KETENTUAN IZIN KARYAWAN

Karyawan cabang ( Kacab, ADH, Kasir , Analist, Korwil ) yang ingin izin harus acc PIC
pusat terlebih dahulu
PIC pusat yang ACC untuk izin, diatur sbb :

Untuk PIC yang menggantikan kasir selama izin/ cuti akan diatur sbb : Dalam kota & luar
kota, jika izin / cuti 7 hari : ADH cabang, jika izin / cuti > 7 hari : Kasir Off
JATAH CUTI TAHUNAN

Setiap karyawan yang sudah bekerja 1 th berhak atas cuti

Jatah cuti yang diberikan sebanyak 12 hari kerja dalam satu tahun
Jatah cuti dapat diambil tanpa melihat tanggal masuk kerja, yang penting
dalam 1 tahun (Januari Desember)
Jarak waktu pengambilan cuti antara cuti yang satu dengan yang selanjutnya minimal
harus 6 bulan
Cuti harus diambil pada tahun berjalan, jika tidak diambil dianggap hangus dan tidak ada
istilah tabung cuti
Cuti staff harus diatur, jangan sampai terjadi kekosongan karena semua staff cuti pada
waktu yang bersamaan.

TABEL TANGGUNG JAWAB KEBERSIHAN SHOWROOM

ST DAN SP KARYAWAN
A. Untuk karyawan yang melakukan kesalahan, ditindaklanjuti dengan tahap sbb :
I. Teguran Lisan
II. ST
III. SP I
IV. SP II
V. PHK/ Mutasi/ Demosi
B. KHUSUS UNTUK MANIPULASI LANGSUNG PHK
C. Prosedur pemberian ST / SP
a. Untuk kesalahan yang tidak sama ,
Cth : Kesalahan A > ST
Kesalahan B > Jika masih dalam jangka waktu 6 bulan dari
kesalahan A langsung SP
Jika sudah lebih dari 6 bulan tetap ST
b. Untuk kesalahan yang sama, jika sudah pernah ST, ulangi lagi
langsung SP ( tidak terikat waktu )
SETIAP ST DAN SP DIFORUMKAN

FLOWCHART
PEMELIHARAAN BANGUNAN / SARANA INVENTARIS

a. Jika ada bangunan/ sarana inventaris di cabang yang rusak tanggung jawab Kacab & ADH
ajukan perbaikan/ pengganti ke bagian umum, max 3 hari ( untuk supplier setempat ) &
max 2 minggu ( untuk supplier luar )
b. Jika bangunan/ sarana rusak yang didapat saat audit umum turun, maka audit umum harus
tegur orang cabang & segera ajukan perbaikan , max 3 hari ( untuk supplier setempat ) &
max 2 minggu ( untuk supplier luar )
c. Untuk pengajuan perbaikan gedung maka harus minta tukang untuk cek keseluruhan /
detail. Contoh : jika ada atap bocor 1 titik, maka tukang harus cek apakah masih ada
kemungkinan bocor di tempat lain. Yang mengarahkan & mendampingi tukang adalah ADH
d. Pengajuan perbaikan diemail ADH ke divisi umum. Staff umum harus cek kembali
pengajuan tsb, dan ajukan ACC ke bagian keuangan max 2 hari dari tanggal terima
pengajuan
e. Bagian keuangan cek harga & tawar harga, ACC sesuai wewenang :
Bagian keuangan ajukan ke manajeman untuk putuskan sarana inventaris tsb perlu/
tidak diperbaiki atau ganti baru
Untuk pengajuan rutin max 3 hari dari tanggal terima pengajuan sudah di-acc
Untuk pengajuan tidak rutin, max 5 hari dari tanggal terima pengajuan sudah di-acc
f. Acc diserahkan kembali ke bagian umum untuk follow up perbaikannya ( konfirmasi ke
cabang untuk segera perbaikan )
g. Setelah diperbaiki, ADH & Kacab buat laporan dan kirim foto ke bagian umum.

KUNCI TELEPON INTERLOKAL

1) Fix phone di cabang tidak diperbolehkan untuk pemakaian interlokal
2) Fix phone harus dikunci interlokal nya oleh ADH (kunci dipegang ADH). Khusus untuk mesin
fax tetap dikunci, baru boleh buka kunci interlokalnya pada saat mau fax, setelah pemakaian
tetap dikunci kembali interlokalnya
3) Untuk pemakaian fix phone > Rp 300.00,- maka ADH harus print out rincian pemakaian dari
telkom dan kirim ke accounting paling lambat tgl 30 bulan berikutnya
4) Accounting akan cek apakah terdapat pemakaian telepon untuk interlokal. Jika terdapat
pemakaian interlokal, maka biaya tersebut akan dibebankan ke ADH 100%.

FLOWCHART KARYAWAN SAKIT/ KECELAKAAN

KETENTUAN :
1) ADH/ Kacab/ Atasan langsung/ Ka. Divisi ajukan pembayaran gaji karyawan sakit/
kecelakaan yang tidak masuk kerja 14 hari ke personalia
2) Personalia pusat ajukan ke manajemen untuk ACC pembayaran gaji ybs
3) Jika sudah di ACC akan dikembalikan ke personalia
4) Personalia akan meneruskan ke bagian gaji ( untuk diteruskan ke cabang )
PENGAMANAN DATA DI CABANG

Dicabang harus ada ruangan khusus penyimpaan data yang terkunci

Data yang penting jangan simpan di cabang
Diruang kerja ADH & administrasi tidak boleh simpan data
Komputer & semua file yang ada di cabang harus dipasang password (folder file jangan
dimunculkan di layar windows)

KETENTUAN AQUA GELAS DI CABANG

Aqua gelas di cabang hanya untuk tamu/ konsumen

Pembelian aqua gelas di cabang harus sesuai dengan tabel di bawah ini :

Merk minuman gelas yang boleh dibeli adalah :

Untuk Kal-Bar : Produk minuman Kal-Bar
Untuk Jawa : Produk minuman Jawa ( diluar Aqua )
Jika pembelian aqua gelas over dari standard, maka akan dibebankan pada personil
sbb :

FLOWCHART DAN SISTEM KERJA CLAIM AKI SOAK DI CABANG

KETENTUAN :
a. Aki cabang yang soak direkap secara bulanan, dikirim ke Miau Suan
b. Cabang boleh claim aki soak ke gudang perbulan max 3 pcs. Jika lebih dari 3 pcs, claim
dari cabang akan tetap dipenuhi oleh gudang, tapi selisih dari 3 AKI tsb dibebankan ke
personil cabang (Kacab, ADH, Sales Counter)
c. Jika SOP AKI tidak jalan dan menyebabkan AKI soak di cabang, tapi personil cabang ada
melaporkan ke pusat, maka tidak akan dibebankan ke personil tsb. Cth : ADH melaporkan
di cabangnya ada Sales Counter & Kacab tidak menjalankan SOP pengecasan & sistem
FIFO AKI. JIka terdapat AKI soak, maka tidak dibebankan kepada ADH. Lapor ke : Tjhui
Liang (0811 566 650) / Miau Suan (0852 2046 8879)
d. Pada saat audit cek di cabang terdapat AKI soak, maka dibebankan ke Kacab, ADH, Sales
Counter

FLOWCHART DAN SISTEM KERJA SISTEM FIFO DAN PENGECASAN AKI DI

CABANG
CABANG 3S

AKI yang datang dari gudang diterima oleh Sales Counter dan dicek dengan surat jalannya
Aki yang sudah diterima disimpan di gudang, dipisahkan antara aki kering & aki basah. Aki
kering dipisahkan antara yang sudah diisi air aki & yang belum diisi air aki penyimpanan aki
sistem FIFO, yang datang duluan keluar duluan, perhatikan tanggal di aki tsb
Aki yang diterima dari gudang, khusus untuk aki kering yang ada gel nya harus dicek
tanggal cas terakhir. Untuk aki yang umur pengecasan lebih dari 2 bulan harus dicas

kembali. Setiap sebulan sekali sales counter cek stock aki di cabang untuk pengecasan aki
tsb. NB : Pengecasan aki oleh mekanik cabang/ OB cabang
Ketika PDI motor sebelum aki dipasang ke motor, sales counter cek dulu tanggal
pengecasan terakhir :
Jika umur pengecasan > 2 bulan, aki wajib dicas sebelum PDI minimal setengah jam
Jika aki beli dari cabang lain/ dari pihak luar, dan tidak tertulis tanggal pengecasan
terakhir, aki wajib dicas juga sebelum PDI minimal setengah jam
Aki di cabang akan dicek oleh tim audit untuk :
Sistem penyimpanan & keluar Aki FIFO atau tidak
Pengecasan aki tsb :
Aki yang sudah dicas ada dituliskan tanggal pengecasan terakhir di kotak atau
tidak ?
Umur pengecasan aki di cabang ada tidak yang sudah melebihi 2 bulan dan tidak di
cas
Jika terdapat aki soak karena tidak dikontrol sesuai ketentuan, maka sepenuhnya tanggung
jawab Sales counter & Kacab

KETENTUAN & FLOW CHART KONTROL BA KARYAWAN

ROTASI ADH & KASIR

ADH cabang & kasir cabang dalam 1 wilayah yang sama akan dirotasi 1 tahun sekali
PIC yang tanggung jawab rotasi ADH & kasir sesuai jadwal adalah Efendi/ Sanna/ Miau
Suan ( sesuai wilayah masing2 )
Untuk wilayah yang ADH & kasir nya tidak bisa rotasi, akan dilakukan cek kas & cek stock
2 bulan sekali oleh ADH cabang yang ditunjuk
Untuk ADH cabang yang ditunjuk sebagai PIC yang cek kas & Cek stock 2 bulanan, akan
diberikan tunjangan Rp 50.000,- per cabang per 1 kali cek kas & cek stock
Biaya PD untuk cek kas & cek stock sesuai ketentuan yang ada
Jika dari hasil cek kas & cek stock ADH cabang, ada temuan manipulasi & terbukti benar,
maka ADH cabang tersebut akan diberikan reward, sbb :

Ketentuan tunjangan & reward hanya berlaku untuk ADH cabang yang ditunjuk untuk cek
kas & cek stock, jika yang melakukan cek kas & cek stock adalah orang pusat, tidak ada
tunjangan & reward
Jika ada penyimpangan kas atau stock tetapi tidak ditemukan oleh ADH cabang yang
ditunjuk untuk cek kas & stock, maka ADH cabang tersebut akan diberikan surat teguran
( ST )

PELANGGARAN SOP & MANIPULASI

Setiap pelanggaran SOP di cabang yang menyebabkan kerugian perusahaan, maka

kerugian tsb akan dibebankan kepada personil yang melanggar dan personil yang kontrol
SOP/ tanggung jawab bagian tsb.
Besarnya persentase pembebanan kerugian adalah sbb :
Personil yang melanggar SOP : 70% dari total kerugian
Personil yang kontrol SOP : 30 % dari total kerugian