ABSENSI DAN LANGKAH PENGAJUAN

PADA APLIKASI TALENTA

Dibuat Oleh:
Rendy Budiana
HR Manager

Megavision – Starnet – Corpnet

2022

i
 DAFTAR ISI

A. Aktivasi Aplikasi Talenta........................................................................................... 1

B. Absensi (Live Attendance) ........................................................................................ 2
C. Cuti Tahunan (Request Time Off) ............................................................................. 5
D. Cuti Istimewa (Request Time Off) ............................................................................ 7
E. Sakit (Request Time Off)........................................................................................... 10
F. Izin (Request Time Off) ............................................................................................. 11
G. Karyawan Lupa Absen (Request Attendance) .......................................................... 13
H. Lembur di Hari Kerja (Request Overtime) ................................................................ 15
Contoh Kasus 1: Lembur setelah jam pulang kerja .................................................. 17
Contoh Kasus 2: Lembur setelah jam pulang kerja tetapi ada jeda istirahat .......... 18
Pertanyaan mengenai Lembur di Hari Kerja setelah jam pulang kerja
dari Contoh Kasus 1 dan Kasus 2 ............................................................................. 19
Contoh Kasus 3: Lembur sebelum jam masuk kerja ................................................ 20
Contoh Kasus 4: Lembur sebelum jam masuk kerja tetapi ada jeda istirahat ......... 21
Pertanyaan mengenai Lembur di Hari Kerja sebelum masuk kerja
dari Contoh Kasus 3 dan Kasus 4 ............................................................................. 22
I. Lembur di Hari Libur/Istirahat dan Libur Nasional (Request Overtime) .................. 24
Contoh Kasus 1: Lembur di hari libur/istirahat atau libur nasional
lamanya lebih dari 8 jam .......................................................................................... 25
Contoh Kasus 2: Lembur di hari libur/istirahat atau libur nasional
lamanya kurang dari 8 jam....................................................................................... 26
Pengisian Schedule In dan Schedule Out harus memperhatikan AM dan PM ......... 27
Pertanyaan mengenai Lembur di Hari Libur/Istirahat atau Libur Nasional
dari Contoh Kasus 1 dan Kasus 2 ............................................................................. 28
J. Perubahan Jadwal (Request Change Shift) .............................................................. 29
K. Menghitung Pph 21 (Pajak Penghasilan) ................................................................. 31
L. Mengaktifkan Fitur Fingerprint ................................................................................ 33
M. Approval Oleh Atasan .............................................................................................. 34
N. Cek Pengajuan Sudah Disetujui Atau Belum ............................................................ 35
O. Pembuatan Jadwal Shifting...................................................................................... 39
P. Slip Gaji .................................................................................................................... 39
Daftar Pustaka ................................................................................................................ 40

ii
A. Aktivasi Aplikasi Talenta
1. Setiap karyawan akan menerima email seperti di bawah ini lalu klik activate your
account

Nama Lengkap Karyawan

2. Karyawan diwajibkan melakukan download aplikasi “Talenta” di Google Playstore

(Android) atau Apps Store (iOS):

3. Kemudian karyawan diwajibkan melakukan perubahan profile picture dan password

dengan
Langkah ganti profile picture via apps: Profile Picture Apps
*Foto harus pas foto atau selfie wajah jelas tanpa masker, muka menghadap ke kamera
*Isi deskripsi: Profile picture (Nama Lengkap)
Langkah ganti password via apps : Ganti Password

4. Setelah langkah-langkah di atas karyawan melanjutkan untuk melakukan upload data.

Langkah upload data via apps : Upload Data
Data yang perlu diupload : Identity (KTP), NPWP, Sertifikat Vaksin 1 dan 2

1
B. Absensi (Live Attendance)
Talenta - Help Center - Live Attendance

Poin no 4, setiap karyawan dapat melihat riwayat absensi

pada view log. Harap karyawan pun melakukan
pengecekan view log secara berkala untuk menghindari
lupa melakukan absensi yang akan berpengaruh pada
perhitungan gaji.

2
2
 dan wajib melakukan selfie setiap melakukan absensi “clock in” maupun “clock out”

“Clock In” “Clock Out”

Clock in/out

3
7. Karyawan juga dapat melakukan “self reminder clock in and clock out” (pengingat
melakukan absensi masuk dan absensi pulang) yang terdapat pada aplikasi Talenta

Masuk ke menu:

1. Account →
Reminder Clock
In/Clock Out.
2. Aktifkan fitur
Clock In dan Clock
Out. Serta
sesuaikan hari
apa saja ingin ada
notifikasi.
3. Klik Save

*Dengan adanya
fitur ini tidak ada
alasan lagi untuk
lupa absen.

4
C. Cuti Tahunan (Request Time Off)
Talenta - Help Center - Request Time Off Pada Talenta Mobile

Tipe cuti: cuti tahunan

Tanggal pengajuan cuti

Alasan mengambil cuti

Opsional: jika yang mengajukan merupakan staff

maka kosongkan saja, jika supervisor/manager
delegasi ini bisa diberikan kepada atasannya.

Opsional: Lampiran pengajuan cuti, jika tidak ada

lampiran kosongkan saja.

5
 Dapat melakukan pengecekan
history pada menu ini

Karyawan yang mengajukan cuti harus memastikan bahwa cuti yang diajukan sudah
disetujui oleh atasan masing-masing. Sebelum melakukan cuti harap memastikan bahwa
cuti sudah disetujui. Jika tidak maka akan berpengaruh ke perhitungan gaji.

6
D. Cuti Istimewa (Request Time Off)
Talenta - Help Center - Request Time Off Pada Talenta Mobile

2. Pengajuan cuti istimewa ada beberapa, sebagai gambaran berikut cuti-cuti istimewa:

3. Pengajuan pada aplikasi Talenta dapat dilakukan scroll ke bawah untuk memilih jenis
cuti istimewanya

7
4. Pengisian cuti istimewa
Karyawan akan melakukan cuti menikah selama 3 hari maka pengisiannya adalah
sebagai berikut:

Tipe cuti: Cuti Menikah

Tanggal pengajuan cuti

Alasan mengambil cuti

Opsional: jika yang mengajukan merupakan staff

maka kosongkan saja, jika supervisor/manager
delegasi ini bisa diberikan kepada atasannya.

Lampiran pengajuan cuti, misalnya undangan

pernikahan.

Misalnya cuti hamil: melampirkan

dokumen/pernyataan kehamilan.
Jika cuti tahunan maka kosongkan saja.

Klik Request

5. Pengisian tanggal pada “When” dapat dilakukan beberapa hari sekaligus

8
 Dapat melakukan pengecekan
history pada menu ini

Karyawan yang mengajukan cuti harus memastikan bahwa cuti yang diajukan sudah
disetujui oleh atasan masing-masing. Sebelum melakukan cuti harap memastikan bahwa
cuti sudah disetujui. Jika tidak maka akan berpengaruh ke perhitungan gaji.

9
E. Sakit (Request Time Off)
Talenta - Help Center - Request Time Off Pada Talenta Mobile

2. Pengajuan sakit terdapat 2 macam yaitu “Sakit Dengan Surat Dokter” atau “Sakit
Tanpa Surat Dokter”

Tentukan tipe sakit dengan surat

atau tanpa surat

Tanggal sakit

Diagnosa

Opsional: jika yang mengajukan merupakan staff maka

kosongkan saja, jika supervisor/manager delegasi ini bisa
diberikan kepada atasannya.

Lampirkan surat dokter, jika tidak ada surat maka akan

terpotong gajinya.

Klik Request

10
F. Izin (Request Time Off)
Talenta - Help Center - Request Time Off Pada Talenta Mobile

2. Pengajuan izin terdapat 2 macam yaitu izin “Full Day” atau “Half Day”
a. Full Day (Izin Seharian)

Pilih Izin

Pilih “Full Day” jika izin seharian

Tentukan tanggal izin

Misalnya urusan pribadi menemani orang tua yang sakit

Opsional: jika yang mengajukan merupakan staff maka

kosongkan saja, jika supervisor/manager delegasi ini bisa
diberikan kepada atasannya.

Akibat contoh izin seharian di atas karena menemani

orang tua sakit maka karyawan dapat melampirkan bukti
bahwa orang tua sedang sakit.

11
b. Half Day (Izin Setengah Hari)
Izin Setengah Hari yang dimaksud jika karyawan memiliki kepentingan urusan pribadi yang
harus diselesaikan. Paling lama izin setengah hari adalah 2-3 jam, jika lebih dari itu maka
karyawan diharapkan mengambil izin seharian (Full Day).

Pilih Izin

Pilih “Half Day” jika izin setengah hari

Tentukan tanggal izin

Izinnya sebelum istirahat (Before Break) atau

sesudah istirahat (After Break)

Misalnya before break, izin sampai pukul

10.00. Sehingga karyawan akan masuk pada
pukul 10.00 dengan melakukan “Clock In”
selfie dan pulang sesuai jadwal pada pukul
17.30. Jika izin after break tetap “Clock Out”.

Misalnya izin karena perpanjang SIM yang

sudah habis masa berlakunya
Opsional: jika yang mengajukan merupakan
staff maka kosongkan saja, jika
supervisor/manager delegasi ini bisa diberikan
kepada atasannya.

Akibat contoh izin setengah hari di atas karena

ingin perpanjang SIM, dapat melampirkan foto
bukti SIM yang akan habis masa berlakunya.
Disarankan untuk segala urusan pribadi
karyawan dapat menyelesaikannya pada hari
libur (day off).

3. Klik “Request” maka pengajuan sudah dilakukan dan menunggu approval atasan.
Karyawan yang mengajukan izin harus memastikan bahwa izin yang diajukan sudah
disetujui oleh atasan masing-masing. Sebelum melakukan izin harap memastikan bahwa
izin sudah disetujui. Jika tidak maka akan berpengaruh ke perhitungan gaji.

Note: Izin sebelum istirahat (Before Break) ketika masuk kerja harus Clock In!
Izin sesudah istirahat (After Break) ketika pulang kerja harus Clock Out!

12
G. Karyawan Lupa Absen (Request Attendance)
Talenta - Help Center - Request Attendance Pada Talenta Mobile

Tanggal pengajuan

Jam kerja seharusnya pada tanggal tersebut

Jam masuk di hari tersebut (jika lupa clock in)

Jam pulang di hari tersebut (jika lupa clock out)

Deskripsi: lupa absen

3. Jika sudah klik “Request”, maka pengajuan akan masuk ke Supervisor. Setelah
Supervisor melakukan approval akan masuk ke Manager.

13
Langkah atasan melakukan approval:
Talenta - Help Center - Menyetujui Atau Menolak Request Attendance Pada Talenta Mobile Untuk
Karyawan

4. Karyawan yang melakukan request akan menerima notifikasi bahwa pengajuan sudah
disetujui, jika tidak menerima notifikasi harap bertanya kepada atasan. Jika tidak
dilakukan approval akan berpengaruh kepada perhitungan gaji karyawan yang
mengajukan.

Cek pengajuannya di menu ini:

Kemudian lihat history pengajuannya:

Sebelum tanggal 20 harus sudah dilakukan approval oleh atasan.

Pengajuan ini tidak disarankan karena seharusnya karyawan tidak lupa untuk melakukan
“clock in” dan “clock out”. Lihat poin B mengenai absensi pada poin terakhir supaya tidak
ada alasan lupa lagi.

14
 H. Lembur di Hari Kerja (Request Overtime)
Talenta - Help Center - Pengajuan Lembur (Request Overtime)

Lembur di Hari Kerja adalah lembur yang dilakukan oleh karyawan sebelum masuk
kerja atau setelah pulang kerja. Langkah-langkahnya di bawah ini:

Tanggal pengajuan lembur

Jadwal kerja
Memilih di tanggal
jadwal tersebut
kerja di tanggal tersebut

Opsional: apakah ada lembur sebelum jam

1 masuk kerja? Jika tidak ada maka kosongkan
* Lembur setelah jam pulang kerja selama
berapa jam?
2 Opsional: Jika kolom 1 diisi, apakah selama
lembur ada
Opsional: waktu
Jika istirahat?
kolom 1 diisi, apakah selama
lembur ada
Opsional: waktu
Jika istirahat?
kolom 2 diisi, apakah selama
lembur ada waktu istirahat? Cth: jika ada
istirahat 30 menit maka isi dengan 30 menit

Untuk keterangan atau alasan pengajuan lembur

diisi secara detail pekerjaan apa yang dilakukan

Opsional: bisa diisi atau tidak diisi, jika tidak ada maka kosongkan saja
*Mandatori: harus diisi, lembur umumnya dilakukan setelah jam pulang kerja
Kolom no 2: diisi dengan total kerja selama berapa jam setelah jam pulang kerja, bukan dari jam masuk

15
Pengajuan lembur ini harap membaca beberapa contoh kasus yang akan dijelaskan di
halaman selanjutnya:
• Contoh Kasus 1: Lembur setelah jam pulang kerja
• Contoh Kasus 2: Lembur setelah jam pulang kerja tetapi ada jeda istirahat
• Pertanyaan mengenai Lembur di Hari Kerja setelah jam pulang kerja dari Contoh Kasus 1 dan
Kasus 2
• Contoh Kasus 3: Lembur sebelum jam masuk kerja
• Contoh Kasus 4: Lembur sebelum jam masuk kerja tetapi ada jeda istirahat
• Pertanyaan mengenai Lembur di Hari Kerja sebelum masuk kerja dari Contoh Kasus 3 dan
Kasus 4

• Contoh Kasus 1: Lembur di hari libur/istirahat atau libur nasional lamanya lebih dari 8 jam
• Contoh Kasus 2: Lembur di hari libur/istirahat atau libur nasional lamanya kurang dari 8 jam
• Pengisian Schedule In dan Schedule Out harus memperhatikan AM dan PM
• Pertanyaan mengenai Lembur di Hari Libur/Istirahat atau Libur Nasional dari Contoh Kasus 1
dan Kasus 2:

16
Contoh Kasus 1:
Lembur setelah jam pulang kerja
Karyawan bernama Reza Sureza memiliki jadwal kerja di tanggal 3 Januari 2022 dari pukul
08.30 – 17.30. Tetapi atasannya memintanya untuk melakukan lembur setelah jam pulang
kerja selama 3 jam, maka Reza Sureza harus membuat “Request Overtime” seperti ini:

Tanggal pengajuan lembur

Jadwal kerja di tanggal tersebut

Isikan “Overtime after duration” selama 3

jam seperti contoh pada gambar ini lainnya
kosongkan saja

Untuk keterangan atau alasan pengajuan lembur

diisi secara detail pekerjaan apa yang dilakukan

Klik “Request” maka pengajuan lembur sudah

dilakukan dan menunggu approval atasan

Jika sudah dilakukan approval oleh atasan maka Reza Sureza diberi waktu 3 jam untuk lembur.
Maka lembur berakhir pada pukul 20.30 dan Reza harus melakukan “Clock Out”.

17
Contoh Kasus 2:
Lembur setelah jam pulang kerja tetapi ada jeda istirahat
Karyawan bernama Reza Sureza memiliki jadwal kerja di tanggal 4 Januari 2022 dari pukul
08.30 – 17.30. Tetapi atasannya memintanya untuk melakukan lembur pada pukul 19.00 –
20.00. Artinya terdapat jeda dari pukul 17.30 – 19.00 maka Reza Sureza harus membuat
“Request Overtime” seperti ini:

Tanggal pengajuan lembur

Jadwal kerja di tanggal tersebut

Isikan “Overtime after duration” selama 2

jam 30 menit karena lembur sampai pukul
20.00

Isikan “Break after duration” selama 1 jam

30 menit karena pekerjaan dilakukan pada
pukul 19.00 sehingga selama 1 jam 30
menit karyawan beristirahat terlebih
dahulu

Untuk keterangan atau alasan pengajuan lembur

diisi secara detail pekerjaan apa yang dilakukan

Klik “Request” maka pengajuan lembur sudah

dilakukan dan menunggu approval atasan

Jika sudah dilakukan approval oleh atasan maka Reza Sureza diberi waktu 1 jam untuk lembur
dari pukul 19.00 – 20.00. Maka lembur berakhir pada pukul 20.00 dan Reza harus melakukan
“Clock Out”.

18
Pertanyaan mengenai Lembur di Hari Kerja setelah jam pulang kerja dari Contoh Kasus 1
dan Kasus 2:
1. Bagaimana jika Reza lupa melakukan Clock Out?
Maka lembur tidak akan terhitung, maka dari itu jangan lupa Clock Out!
Jika terlanjur lupa lihat poin E (Karyawan Lupa Absen).
2. Bagaimana jika Reza sudah melakukan Clock Out pada pukul 17.30?
Lakukan Clock Out lagi setelah selesai lembur.
3. Jika pekerjaan sudah diselesaikan sebelum pukul 20.30?
Maka lakukan Clock Out setelah pekerjaan diselesaikan, misalnya sudah selesai dari
pukul 19.45. Lakukan Clock Out dari pukul 19.45 tanpa menunggu pukul 20.30.
4. Apakah karyawan bisa melakukan lembur terlebih dahulu dan pengajuannya
dilakukan setelah lembur?
Bisa asalkan selama periode tanggal 20 – 19 dan dilakukan approval oleh atasan
sebelum tanggal 23. Lebih baik jika ada pengajuan lembur langsung dibuat
pengajuannya selambat-lambatnya besoknya dan dilakukan approval oleh atasan
supaya langsung terhitung secara sistem.
5. Berapa jam maksimal lembur boleh dilakukan di hari kerja?
4 jam dalam 1 hari mengikuti aturan pemerintah dan maksimal total lembur 18 jam
dalam 1 minggu.
6. Bagaimana jika sudah “Request Overtime” tetapi tidak jadi melakukan lembur?
Tidak apa-apa, minta atasan untuk tolak pengajuannya. Jika sudah dilakukan approval
pun tidak masalah karena tidak akan terhitung.
7. Kapan lembur akan hangus?
Jika tidak dilakukan pengajuan atau approval dari atasan dari setiap tanggal cut off (20
– 19). Misalnya saat ini bulan Februari 2022 maka lemburan dari tanggal 20 Januari
2022 – 19 Februari 2022 harus segera dilakukan pengajuan dan approval oleh atasan
sebelum tanggal 23 Februari 2022.

19
Contoh Kasus 3:
Lembur sebelum jam masuk kerja
Karyawan bernama Reza Sureza memiliki jadwal kerja di tanggal 3 Februari 2022 dari pukul
18.00 – 03.00. Tetapi atasannya memintanya untuk melakukan lembur sebelum jam masuk
kerja selama 4 jam. Artinya bekerja dari pukul 14.00, maka Reza Sureza harus membuat
“Request Overtime” seperti ini:

Tanggal pengajuan lembur

Jadwal kerja di tanggal tersebut

Isikan “Overtime before duration” selama 4

jam seperti contoh pada gambar ini lainnya
kosongkan saja

Untuk keterangan atau alasan pengajuan lembur

diisi secara detail pekerjaan apa yang dilakukan

Klik “Request” maka pengajuan lembur sudah

dilakukan dan menunggu approval atasan

Jika sudah dilakukan approval oleh atasan maka Reza Sureza diberi waktu 4 jam untuk lembur.
Maka lembur dimulai pada pukul 14.00 dan Reza harus melakukan “Clock In” pada saat
memulai lembur.

20
Contoh Kasus 4:
Lembur sebelum jam masuk kerja tetapi ada jeda istirahat
Karyawan bernama Reza Sureza memiliki jadwal kerja di tanggal 4 Februari 2022 dari pukul
18.00 – 03.00. Tetapi atasannya memintanya untuk melakukan lembur sebelum jam masuk
kerja selama 4 jam dari pukul 13.00 - 17.00. Artinya ada jeda istirahat dari pukul 17.00 – 18.00
maka Reza Sureza harus membuat “Request Overtime” seperti ini:

Tanggal pengajuan lembur

Jadwal kerja di tanggal tersebut

Isikan “Overtime before duration” selama 5

jam seperti contoh pada gambar ini karena
lembur dimulai dari pukul 13.00

Isikan “Break before duration” selama 1 jam

karena pekerjaan selesai pada pukul 17.00
sehingga selama 1 jam karyawan
beristirahat terlebih dahulu (17.00 – 18.00)

Untuk keterangan atau alasan pengajuan lembur

diisi secara detail pekerjaan apa yang dilakukan

Klik “Request” maka pengajuan lembur sudah

dilakukan dan menunggu approval atasan

Jika sudah dilakukan approval oleh atasan maka Reza Sureza diberi waktu 4 jam untuk lembur
dari 13.00 – 17.00. Maka dimulai pada pukul 13.00 dan Reza harus melakukan “Clock In” pada
pukul 13.00.

21
Pertanyaan mengenai Lembur di Hari Kerja sebelum masuk kerja dari Contoh Kasus 3 dan
Kasus 4:
1. Bagaimana jika Reza lupa melakukan Clock In?
Maka lembur tidak akan terhitung, maka dari itu jangan lupa Clock In!
Jika terlanjur lupa lihat poin E (Karyawan Lupa Absen).
2. Bagaimana jika Reza sudah melakukan Clock In pada pukul 13.00?
Tidak masalah, sekalipun lembur dimulai pukul 14.00 (contoh kasus 3).
3. Jika pekerjaan sudah diselesaikan sebelum pukul 17.00?
Misalnya sudah selesai dari pukul 15.00. Maka isi “Break before duration” diisi selama
3 jam. Artinya lembur dimulai 5 jam sebelum jam masuk kerja tetapi ada istirahat
selama 3 jam sebelum masuk kerja.
4. Apakah karyawan bisa melakukan lembur terlebih dahulu dan pengajuannya
dilakukan setelah lembur?
Bisa asalkan selama periode tanggal 20 – 19 dan dilakukan approval oleh atasan
sebelum tanggal 23. Lebih baik jika ada pengajuan lembur langsung dibuat
pengajuannya selambat-lambatnya besoknya dan dilakukan approval oleh atasan
supaya langsung terhitung secara sistem.
5. Berapa jam maksimal lembur boleh dilakukan di hari kerja?
4 jam dalam 1 hari mengikuti aturan pemerintah dan maksimal total lembur 18 jam
dalam 1 minggu.
6. Bagaimana jika sudah “Request Overtime” tetapi tidak jadi melakukan lembur?
Tidak apa-apa, minta atasan untuk tolak pengajuannya. Jika sudah dilakukan approval
pun tidak masalah karena tidak akan terhitung.
7. Kapan lembur akan hangus?
Jika tidak dilakukan pengajuan atau approval dari atasan dari setiap tanggal cut off (20
– 19). Misalnya saat ini bulan Februari 2022 maka lemburan dari tanggal 20 Januari
2022 – 19 Februari 2022 harus segera dilakukan pengajuan dan approval oleh atasan
sebelum tanggal 23 Februari 2022.

22
Note:
• Jika lembur sebelum masuk kerja harus “Clock In!”
• Jika lembur setelah pulang kerja harus “Clock Out!”
• Harap mengisi overtime dengan sejelas-jelasnya
• Perhatikan jenis lembur:
o Apakah lembur setelah pulang kerja?
Contoh kasus 1 dan 2
o Apakah lembur sebelum masuk kerja?
Contoh kasus 3 dan 4
*Kesalahan pengisian lembur murni kesalahan karyawan, maka dari itu harap
diperhatikan dengan benar
• Setiap pengajuan lemburan ini harus didasarkan pada permintaan atasan
untuk melakukan lembur
• Setiap atasan berhak menolak pengajuan lembur terutama jika karyawan
tersebut melakukan lembur tanpa perintah dari atasan

23
 I. Lembur di Hari Libur/Istirahat dan Libur Nasional (Request
Overtime)
Talenta - Help Center - Pengajuan Lembur (Request Overtime)

Lembur di Hari Libur (day off/National Holiday) adalah lembur yang dilakukan oleh
karyawan pada hari di mana karyawan seharusnya libur/istirahat atau libur nasional
(resmi dari . Langkah-langkahnya di bawah ini:

2. Jenis hari libur/istirahat atau libur nasional

Hari Libur/Istirahat : ketika karyawan mendapatkan jadwal libur/istirahat (day off)
Hari Libur Nasional : libur yang sudah ditentukan oleh pemerintah (tanggal merah
di kalender kecuali Minggu)

3. Pengisian lembur pada Hari Libur/Istirahat dan Libur Nasional pada aplikasi Talenta
memperhatikan beberapa hal di bawah ini:

24
Contoh Kasus 1:
Lembur di hari libur/istirahat atau libur nasional lamanya lebih dari 8 jam
Karyawan bernama Reza Sureza diminta lembur oleh atasannya pada tanggal 5 Februari 2022
ketika jadwal day off. Lamanya bekerja dari pukul 08.30 AM – 05.30 PM1. Pengisian pada
aplikasi Talenta seperti ini:

Tanggal pengajuan lembur

Jadwal kerja di tanggal tersebut seharusnya day off

Isikan jadwal masuk kerja lembur di hari libur

Contoh kasus 1: 08.30 AM

Isikan jadwal pulang kerja lembur di hari libur

Contoh kasus 1: 05.30 PM

Isikan “Overtime Duration” selama 9 jam

karena bekerja dari 08.30 – 17.30

Isikan “Break Duration” selama 1 jam karena

bekerja lebih dari 8 jam

Untuk keterangan atau alasan pengajuan lembur

diisi secara detail pekerjaan apa yang dilakukan

Klik “Request” maka pengajuan lembur sudah

dilakukan dan menunggu approval atasan

Jika sudah dilakukan approval oleh atasan maka Reza Sureza diberi waktu 8 jam untuk lembur
dari 08.30 – 17.30. Maka lembur dimulai pada pukul 08.30 dan Reza harus melakukan “Clock
In” pada pukul 08.30 dan “Clock Out” pada pukul 17.30.

1 Perhatikan perbedaan AM dan PM lihat halaman 27

25
Contoh Kasus 2:
Lembur di hari libur/istirahat atau libur nasional lamanya kurang dari 8 jam
Karyawan bernama Reza Sureza diminta lembur oleh atasannya pada tanggal 5 Februari 2022
ketika jadwal day off. Lamanya bekerja dari pukul 08.30 AM – 12.00 PM2. Pengisian pada
aplikasi Talenta seperti ini:

Tanggal pengajuan lembur

Jadwal kerja di tanggal tersebut seharusnya day off

Isikan jadwal masuk kerja lembur di hari libur

Isikan jadwal pulang kerja lembur di hari libur

Isikan “Overtime Duration” selama 3 jam 30

menit karena bekerja dari 08.30 AM – 12.00 PM

Isikan “Break Duration” selama 0 jam karena

tidak ada waktu istirahat

Untuk keterangan atau alasan pengajuan lembur

diisi secara detail pekerjaan apa yang dilakukan

Klik “Request” maka pengajuan lembur sudah

dilakukan dan menunggu approval atasan

Jika sudah dilakukan approval oleh atasan maka Reza Sureza diberi waktu 3 jam 30 menit
untuk lembur dari 08.30 – 12.00. Maka lembur dimulai pada pukul 08.30 dan Reza harus
melakukan “Clock In” pada pukul 08.30 dan “Clock Out” pada pukul 12.00.

2 Perhatikan perbedaan AM dan PM lihat halaman 27

26
Pengisian Schedule In dan Schedule Out harus memperhatikan AM dan PM

Note:
• Lembur di hari libur/istirahat atau libur nasional wajib
“Clock In!” ketika mulai lembur dan “Clock Out!” ketika selesai lembur
• Harap mengisi overtime dengan sejelas-jelasnya
• Perhatikan jenis lembur:
o Apakah lembur lebih dari 8 jam?
Contoh kasus 1
o Apakah lembur kurang dari 8 jam?
Contoh kasus 2
*Kesalahan pengisian lembur murni kesalahan karyawan, maka dari itu harap
diperhatikan dengan benar
• Setiap pengajuan lemburan ini harus didasarkan pada permintaan atasan
untuk melakukan lembur
• Setiap atasan berhak menolak pengajuan lembur terutama jika karyawan
tersebut melakukan lembur tanpa perintah dari atasan

27
Pertanyaan mengenai Lembur di Hari Libur/Istirahat atau Libur Nasional dari Contoh Kasus
1 dan Kasus 2:
1. Bagaimana jika Reza lupa melakukan Clock In atau Clock Out?
Maka lembur tidak akan terhitung, maka dari itu jangan lupa Clock In dan Clock Out!
Jika terlanjur lupa lihat poin E (Karyawan Lupa Absen).
2. Bagaimana jika Reza sudah melakukan Clock In pada pukul 07.00?
Tidak masalah, sekalipun lembur dimulai pukul 08.30 AM (contoh kasus 1).
3. Apakah karyawan bisa melakukan lembur terlebih dahulu dan pengajuannya
dilakukan setelah lembur?
Bisa asalkan selama periode tanggal 20 – 19 dan dilakukan approval oleh atasan
sebelum tanggal 23. Lebih baik jika ada pengajuan lembur langsung dibuat
pengajuannya selambat-lambatnya besoknya dan dilakukan approval oleh atasan
supaya langsung terhitung secara sistem.
4. Berapa jam maksimal lembur boleh dilakukan di hari libur/istirahat atau libur nasional?
9 jam (1 jam istirahat seperti contoh kasus 1).
5. Bagaimana jika sudah “Request Overtime” tetapi tidak jadi melakukan lembur?
Tidak apa-apa, minta atasan untuk tolak pengajuannya. Jika sudah dilakukan approval
pun tidak masalah karena tidak akan terhitung.
6. Kapan lembur akan hangus?
Jika tidak dilakukan pengajuan atau approval dari atasan dari setiap tanggal cut off (20
– 19). Misalnya saat ini bulan Februari 2022 maka lemburan dari tanggal 20 Januari
2022 – 19 Februari 2022 harus segera dilakukan pengajuan dan approval oleh atasan
sebelum tanggal 23 Februari 2022.

28
J. Perubahan Jadwal (Request Change Shift)
Talenta - Help Center - Request Change Shift

Tanggal pengajuan perubahan shift

Jadwal kerja seharusnya pada tanggal tersebut 1

Shift baru yang ingin diganti
2
Alasan melakukan perubahan.
Misalnya : perintah atasan

Note: dari jadwal no 1 dirubah menjadi

jadwal no 2

3. Klik “Request” maka pengajuan sudah dilakukan dan menunggu approval atasan.
Karyawan yang mengajukan perubahan shift harus memastikan bahwa shift yang diajukan
sudah disetujui oleh atasan masing-masing. Sebelum melakukan perubahan shift harap

29
memastikan bahwa perubahan shift sudah disetujui. Jika tidak maka akan berpengaruh ke
perhitungan gaji.

Contoh Kasus 1:
Karyawan bernama Reza Sureza libur di hari Senin (day off), masuk lagi seharusnya pada
hari Selasa. Namun karena satu dan lain hal atas permintaan atasannya Reza diminta
untuk masuk di hari Senin dan libur di hari Selasa. Sehingga Reza harus mengajukan
perubahan shift 2 kali dengan cara:

Request Change Shift 1 di hari Senin:

Hari Senin → Shift day off menjadi masuk shift 08.30 – 17.30

Request Change Shift 2 di hari Selasa:

Hari Selasa → Shift 08.30 – 17.30 menjadi shift day off

Note:
• Tetapi jika memungkinkan jika kasusnya seperti di atas lebih baik jika tidak
usah menggunakan request change shift, lebih baik ketika day off dan diminta masuk
oleh atasan dijadikan lembur saja (Request Overtime).

Contoh Kasus 2:
Karyawan bernama Reza Sureza libur di hari Senin (day off), masuk lagi seharusnya pada
hari Selasa. Namun temannya bernama Dicky memintanya untuk tukar shift dengannya
(sedangkan Dicky berkebalikan dengan Reza jadwalnya). Kemudian hal ini pun sudah
diketahui oleh atasan. Sehingga Reza dan Dicky harus mengajukan perubahan shift 2 kali
dengan cara:

Reza Request Change Shift 1 di hari Senin:

Hari Senin → Shift day off menjadi masuk shift 08.30 – 17.30

Reza Request Change Shift 2 di hari Selasa:

Hari Selasa → Shift 08.30 – 17.30 menjadi shift day off

Dicky Request Change Shift 1 di hari Senin:

Hari Senin → Shift 08.30 – 17.30 menjadi shift day off

Dicky Request Change Shift 2 di hari Selasa:

Hari Selasa → Shift day off menjadi masuk shift 08.30 – 17.30

Note:
• Jika seperti ini tidak apa-apa jika disetujui oleh kedua belah pihak dan disetujui
oleh atasannya.

30
K. Menghitung Pph 21 (Pajak Penghasilan)
Cara mengetahui bagaimana perhitungan Pph 21 di sini: Ortax - Kalkulator PPh Pasal 21

Pilih memiliki NPWP atau tidak

Pilih status Kawin: jika belum menikah (TK)

Jika sudah menikah (K)
Jumlah tanggungan (anak)

Isi total gaji

Pengurang iuran BPJS

31
Klik “Hitung” maka perhitungan akan secara otomatis terhitung. Pada contoh di atas no 23.
Pph pasal 21 terutang bulanan adalah nihil (0).

32
L. Mengaktifkan Fitur Fingerprint

Masuk ke menu Account. Klik PIN, masukkan PIN terlebih dahulu → Jika PIN sudah
dimasukkan maka akan muncul menu Fingerprint. Setting fingerprint menjadi on, maka
fitur fingerprint sudah dapat digunakan.

33
M. Approval Oleh Atasan
Talenta - Help Center - Menyetujui Atau Menolak Request Attendance Pada Talenta Mobile Untuk
Karyawan

Harap para atasan memperhatikan inbox untuk melakukan approval:

1. Cek Inbox
2. Perhatikan Time Off sampai dengan Change Shift
3. Approval oleh atasan harus sudah dilakukan maksimal tanggal 23 setiap bulannya
sudah dilakukan approval oleh atasan masing-masing karena jika tidak dilakukan
approval akan mempengaruhi gaji staff yang mengajukan.

34
N. Cek Pengajuan Sudah Disetujui Atau Belum
Karyawan pun harus melakukan pengecekan secara berkala mengenai pengajuan-
pengajuan yang sudah diajukan. Apakah pengajuan tersebut sudah disetujui atau belum?
Setiap tanggal 20 setiap bulannya karyawan diharapkan melakukan pengecekan ini. Jika
terdapat pengajuan yang belum dilakukan approval itu menjadi tanggung jawab karyawan.

1 2 3 4

5 6

1. Time Off

Jumlah cuti yang dapat

digunakan

• Apakah ada pengajuan cuti yang belum dilakukan approval oleh atasan? Jika ada
maka statusnya pending dan harap melakukan follow up kepada atasan.
• Cuti tahunan akan hangus setiap 18 bulan
(cuti tahun 2021, akan hangus pada bulan Juli 2022 jika tidak digunakan)

35
 2. Live Attendance

• Cek live attendance pada view log untuk mengetahui apakah ada absensi yang
terlewat atau tidak?
• Pastikan ketika
Masuk kerja: Clock In
Pulang kerja: Clock Out
Jika terdapat kesalahan misalnya masuk kerja dan pulang kerja salah klik sehingga
keduanya Clock In, maka jam pulang tidak terlihat oleh sistem. Silahkan ajukan
request attendance3

3. Overtime

List lemburan yang diajukan oleh karyawan,

jika masih ada status pending/menunggu
harap follow up kepada atasan masing-masing.
3 Perhatikan poin E halaman 9
36
 4. My Files

Langkah-langkah segala
pengajuan di aplikasi Talenta

Berisi data-data pribadi karyawan seperti NPWP, KTP (Identity), sertifikat vaksin 1 dan
2. Jika sewaktu-waktu dibutuhkan data-data di atas namun karyawan tidak melakukan
upload maka menjadi tanggung jawab karyawan4.
5. Attendance

List pengajuan karyawan lupa melakukan absensi.

4 Lihat halaman 1 poin no 4

37
6. Calendar

Jumlah cuti yang dapat

digunakan

Melihat beberapa event yang

ada di dalam kalender

38
 O. Pembuatan Jadwal Shifting
PIC yang membuat jadwal shifting harus memperhatikan beberapa hal di bawah ini:
1. Jika libur nasional5, karyawan yang masuk di libur nasional harus dihitung lembur.
Setiap karyawan yang masuk pada hari libur nasional silahkan melakukan request overtime.
2. Setiap karyawan harus memiliki jadwal kerja 5 hari kerja, 2 off (libur)
Tidak boleh karyawan dirapel hari kerjanya misalnya kerja 10 hari tanpa libur, liburnya
menjadi 4 setelah kerja 10 hari berturut-turut.

Jika terdapat karyawan yang merasa jadwalnya tidak sesuai ketentuan di atas silahkan
melapor kepada HR.

P. Slip Gaji

Slip gaji dapat dilihat pada fitur My Payslip. Fitur ini dapat dibuka setiap tanggal 25,
maksimal pukul 17.00 gaji setiap bulan dapat dilihat pada fitur ini.

5 Lihat halaman 20
39
 DAFTAR PUSTAKA

Talenta - Help Center

Ortax - Kalkulator PPh Pasal 21

40