Management Representative

Dalam proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Seorang wakil manajemen
(mangement representative) merupakan tokoh sentral yang akan menentukan berhasil atau
tidaknya penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan Anda. Dengan tanpa mengabaikan
keterlibatan seluruh karyawan, seorang management representative dengan kebijaksanaan,
komitmen, dan ketegasan yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level
organisasi untuk tetap fokus dan berkomitmen penuh dalam menjalankan sistem manajemen
mutu. Oleh karana itu, sangat penting bagi sebuah organisasi untuk menunjuk orang yang
tepat sebagai wakil manajemen.

Standar ISO 9001:2008 klausul 5.5.2 menyebutkan bahwa:

5.5.2. Wakil Manajemen.

Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen organisasi yang diluar
tanggung jawab lain, harus mempunyai tanggung jawab dan wewengang yang meliputi :

a) memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan,
dilaksanakan dan dipelihara,

b) melaporkan pada manajemen puncak mengenai kinerja SMM ( system manajemen

mutu) dan setiap kebutuhan untuk koreksi, dan

c) memastikan promosi kepedulian mengenai persyartan pelanggan di seluruh organisasi

Catatan : Tanggung jawab wakil manajemen dapat meliputi hubungan dengan pihak
eksternal mengenai hal-hal yang berhubungan dengan SMM ( sistem manajemen mutu).

Dari klausul 5.5.2 ISO 9001 dapat diketahui bahwa seroang management representative
haruslah orang yang berasal dari internal perusahaan yang ada pada jabatan manajerial
(Kepala Bidang, Kepala Bagian, Manager, dsb) yang memiliki kewajiban memastikan
seluruh persyaratan ISO 9001 diterapkan.

Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative

Pada dasarnya, seorang MR bertanggung jawab atas pelaksanaan 6 prosedur wajib yang
meliputi prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur
pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan
pencegahan, dan prosedur audit internal. Berikut kami sajikan tugas dan tanggung jawab
management representative :

Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi

Mewakili manajemen selama sertifikasi dan audit surveillance
Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan
Menyiapkan dan merevisi dokumen SMM (Manual yaitu Kualitas, Prosedur sistem
mutu dan dokumentasi lainnya).
Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2000.
Mempersiapkan Tinjauan Manajemen Jadwal Pertemuan dan melakukan Rapat
Management Review
 Mempersiapkan jadwal Audit, Melakukan Audit Internal menyiapkan laporan audit,
Menulis laporan Ketidaksesuaian ..
Berkomunikasi dengan Top Management pada isu-isu Kualitas / Ketidaksesuaian &
laporan Audit
Mengukur & Mengawasi kinerja proses.
Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan.
Membuat ISO / kesadaran Kualitas untuk rekan dengan pelatihan internal.
Review Kebijakan mutu secara berkala
Waktu ke waktu meninjau semua fungsi, untuk memeriksa pelaksanaan yang efektif
dari sistem Manajemen Mutu.

Pada praktek di lapangan, penunjukkan management representative harus dilengkapi dengan

surat penunjukan resmi (Surat Keputusan, Surat Penunjukkan Kerja, dsb) dari top
manajemen sebagai dasar pemberian wewenang kepada management representative agar
dihormati oleh anggota organisasi yang lainnya. Untuk efektifitas penerapan, sebaiknya
management representative adalah orang yang paling memahami keseluruhan proses dan
paling disegani oleh para karyawan di perusahaan Anda. Ini untuk memastikan komunikasi
berjalan lancar dan saran perbaikan didengar dan dilaksanakan.

Kriteria Seorang Management Representative

Seorang management representative sekurang-kurangnya harus memiliki kriteria sebagai

berikut:

1. Pengetahuan yang kuat tentang persyaratan ISO 9001

Management representative setidaknya hanrus mengikuti 2 training; training pengenalan dan

pemahaman klausul ISO 9001 dan training audit internal. Ini untuk memastikan seluruh
persyaratan yang tertuang dalam klausul ISO 9001 diterapkan.

2. Pengetahuan yang luas tentang operasi perusahaan dan sistem manajemen mutu

Management representative harus memahami proses bisnis organisasi secara menyeluruh. Ini
penting untuk memastikan seluruh critical point yang ada dalam proses dapat dikendalikan

3. Kemampuan untuk mendengarkan dan mempengaruhi

kemampuan ini juga diperlukan mengingat, penerapan ISO 9001 bukanlah pertunjukkan satu
orang one man show tapi harus melibatkan peran aktif seluruh level organisasi. Pendekatan
bottom up juga penting untuk memastikan sistem yang kita terapkan memudahkan
pekerjaan mereka alih-alih membebani mereka dengan pekerjaan baru tanpa diskusi
sebelumnya

4. Kemampuan untuk meringkas informasi dan berkomunikasi secara efektif

Seluruh masukan yang datang dari anggota organisasi harus ditindak lanjuti dan dianalisis
untuk kemudian disosialisasikan tindak lanjutnya untuk memastikan perbaikan yang
berkesinambungan. Tanpa kemampuan ini, management representative hanya berhenti pada
level penerima laporan dan tidak akan ada perbaikan sama sekali.
5. Manajemen proyek dan keterampilan organisasi

Seorang management representative harus mampu bekerja dalam tim, memimpin tim,
membagi tugas dengan baik dan membuat perencanaan yang matang dengan seluruh tim.

Versi bahasa inggris

Management Representative

In the process of implementing the quality management system ISO 9001: 2008. A
management representative (mangement representative) is the central figure that will
determine the success or failure of the implementation of quality management systems in
your company. Without ignoring the involvement of all employees, a management
representative with wisdom, commitment and decisiveness owned able to give the command
for all levels of the organization to stay focused and fully committed in implementing quality
management systems. The paddock is very important for an organization to appoint the right
person as the representative of management.

Standard ISO 9001: 2008 clause 5.5.2 states that:

5.5.2. Management Representative.

Top management must appoint a member of the organization's management that is beyond
other responsibilities, shall have responsibility and wewengang that include:

a) ensuring that processes needed for the quality management system is established,
implemented and maintained,

b) reporting to top management on the performance of the QMS (quality management

system) and any need for correction, and

c) ensuring the promotion of awareness of the customer across the organization persyartan

Note: The responsibility of a management representative can include relationships with

external parties on matters related to QMS (quality management system).

Clause 5.5.2 of ISO 9001 can be seen that seroang management representative should be
someone who comes from internal sources that exist in managerial positions (Head of
Division, Head of Department, Manager, etc.) which have an obligation to make sure all the
requirements of ISO 9001 is applied.

Duties and Responsibilities Management Representative

Basically, an MR is responsible for the implementation of the six mandatory procedures that
include document control procedures, quality control procedures recording, control
procedures nonconforming product, corrective action procedures, preventive action
procedures, and internal audit procedures. Here we present the tasks and responsibilities of
the management representative:

Coordinate with the Certification Agency

Representing management during certification and surveillance audits

Promote awareness of customer requirements

Prepare and revise the document QMS (ie Quality Manual, quality system procedures and
other documentation).

Ensure compliance with all functions in accordance with ISO 9001: 2000.

Preparing Management Review Meeting Schedule and conduct meetings Management

Review

Prepare a schedule Audit, Internal Audit Conduct prepare audit reports, Write reports
Incompatibility ..

Communicating with Top Management on issues of Quality / Non-compliance & audit

report

Measuring and Monitoring the performance process.

Perform corrective and preventive actions are required.

Creating ISO / Quality awareness for associates with internal training.

Review quality policy regularly

Time to time review of all functions, to check the effective implementation of the Quality
Management System.

On the practice field, appointment management representative must be equipped with the
official appointment letter (Decree, Letter of Appointment Work, etc.) of top management as
the basis for giving authority to the management representatives in order to be respected by
the other members of the organization. For effective application, should management
representative is the person who most understand the whole process and the most respected
by the employees in your company. This is to ensure that communication runs smoothly and
improvement suggestions are heard and implemented.

Criteria A Management Representative

A management representative should have at least the following criteria:

1. Strong knowledge of the requirements of ISO 9001

Management representative at least hanrus follow 2 training; training recognition and
understanding of the clauses of ISO 9001 and internal audit training. This is to ensure that all
the requirements set forth in ISO 9001 clause applied.

2. Extensive knowledge of the company's operations and quality management systems

Management representative must understand the business processes throughout the

organization. It is important to ensure that all critical points in the process can be controlled

3. The ability to listen to and influence

This ability is also necessary to remember, the implementation of ISO 9001 is not a one man
show "one man show" but must involve the active role of all levels of the organization.
Bottom - up approach is also important to ensure that we apply the system facilitate their
work instead of burdening them with new job without any previous discussion

4. Ability to summarize and communicate information effectively

The entire input coming from members of the organization should be followed up and
analyzed for later socialized follow-up to ensure continuous improvement. Without this
capability, management representative just stop at the level of recipient reports and there will
be no improvement at all.

5. Project management and organizational skills

A management representative should be able to work in a team, lead a team, delegate well
and make careful planning by the entire team.