MAKALAH

[TENTANG PESAN RUTIN & PESAN POSITIF]

OLEH :

· ANDI HEFRI ANDRIAWAN (016-01-016)

· SURIADI (016-01-067)

· IRWAN YUSRI (016-01-018)

· RISDA (016-01-071)

· ASTUTI WIDYANINGSI (016-01-020)

· NURUL AULIA (016-01-073)

· MARDIANA (016-01-022)

· HERWIN (016-01-075)

· SARIFUDDING (016-01-062)

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan puja
dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada
kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ilmiah tentang pesan-pesan rutin dan pesan-pesan
positif dan semoga makalah ini dapat memberikan manfaatnya bagi para pembaca dan untuk
masyarakat.
 Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dengan mengerahkan semua tenaga dan
pengetahuan dari anggota kelompok kami, agar makalah ini dapat tersusun secara semaksimal mungkin.

Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi
susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala
saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini. Akhir kata kami
berharap semoga makalah ilmiah tentang pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif dapat memberikan
manfaatnya untuk masyarakan dan dapat menjadi inpirasi bagi para pembaca.

JUMAT,07 APRIL
2017

Penyusun :

KELOMPOK 4

DAFTAR ISI :

Kata Pengantar ………………………………………………………..2

BAB 1 Pendahuluan

1.1. Latar Belakang…………………………………………………… 4

1.2. Rumusan Masalah ………………………………………………5

1.3. Tujuan …………………………………………………………..5

BAB II Pembahasan

2.1. Pengertian Pesan-Pesan Rutin …………………………………..6

2.2. Keunggulan Dan Kelemahan Pesan Rutin ……………………..7

2.3. Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin ………………………………7

2.4. Contoh Pesan-Pesan Rutin ……………………………………...8

2.5. Pengertian Pesan Positif ………………………………………...8

2.6. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif …………………………9

2.7. Contoh Pesan-Pesan positif ……………………………………..9

BAB III Penutup

3.1. Kesimpulan ……………………………………………………...10

3.2. Saran ……………………………………………………………..10

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………11

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi tertulis dalam organisasi bisnis akan menjadi bagian aktifitas organisasi yang utama.
Kamunikasi yang bersifat rutin akan dihadapi anggota organisasi. Pesan-pesan rutin tersebut meliputi :
pesan rutin, permintaan rutin, pesan-pesan positif, pesan kabar buruk,dan pesan-pesan pendek lainnya.

Hampir setiap hari kita menuliskan pesan permintaan rutin kepada pemasok kita supaya kegiatan
produksi dan pemasaran dapat berjalan dengan baik. Juga pesan-pesan positif, mulai dari ucapan
selamat sampai menulis akan kabar baik kepada pelanggan ataupun mitra organisasi. Disamping itu kita
harus melakukan pesan-pesan pendek lainnya dan merespon terhadap pesan kabar buruk. Seperti klaim
dari pelanggan. Semua itu menjadi tantangan bagaimana organisasi mengelola pesan-pesan pendek
yang bersifat harian.
Penguasaan dalam menulis pesan-pesan pendek akan sangat membantu efektifitas anggota organisasi
secara keseluruhan, mengingat pesan-pesan tersebut bersifat rutin dan harus dilakukan sehari-hari.

Penguasaan penulisan pesan-pesan rutin dengan baik, termasuk permintaan rutin, pesan kabar dan
bahkan penanganan penulisan pesan kabar buruk yang mungkin harus dilakukan akan meningkatkan
citra organisasi dan juga efektifitas organisasi.

Dalam kegiatan bisnis setiap hari anda akan menyusun banyak banyak pesan-pesan rutin, atau berita
baik,dan pesan-pesan positif lainnya. Sebenarnya komunikasi karyawan yang paling umum adalah
mengenai masalah rutin: pesanan, informasi, klaim, dan penyesuaian, kredit karyawan, produk, operasi
dan seterusnya.

Kadang-kadang anda secara lisan menyampaikan pesan ini, pada saat yang lain membuatnya dalam
bentuk tulisan. Apapun bentuk saluran komunikasi yang anda pilih memahami cara mengorganisasikan
dan menulis pesan rutin merupakan suatu hal yang paling penting.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apakah pesan-pesan rutin itu?

2. Apakah keunggulan dan kelemahan pesan-pesan rutin itu?

3. Bagaimana bentuk-bentuk permintaan rutin?

4. Bagaimana contoh pesan-pesan rutin?

5. Apakah pesan-pesan positif itu?

6. Bagaimana strategi penulisan pesan-pesan positif?

7. Bagaimana contoh pesan-pesan positif?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui pengertian dari pesan-pesan rutin.

2. Untuk mengetahui keunggulan dan kelemahan dari pesan-pesan rutin.

3. Untuk mengetahui bentuk-bentuk permintaan rutin.

4. Untuk mengetahui contoh dari pesan-pesan rutin.

5. Untuk mengetahui pengertian dari pesan-pesan positif.

6. Untuk mengetahui cara penulisan dari pesan-pesan positif.

7. Untuk mengetahui contoh dari pesan-pesan positif.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian pesan-pean rutin

1. Pesan-pesan rutin

Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang
berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan
pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan,
rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.
Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas. Seperti :

A. (Pembuka)

1.Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan personal spesifik dan tepat.

2.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda

B. (Isi).

1.Beri alasan bahwa permintaan anda penting.

2.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.

3.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan. 4.Mintalah dilakukan tindakan

spesifik

C. (Penutup)

1.Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.

2.Ekspresikan rasa terima kasih Anda

3.Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007)

2.2 Keunggulan dan Kelemahan

Keunggulan:

Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu
pesan.

Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.

Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut
dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang
tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola
pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

2.3 Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin

· Permintaan untuk pihak internal. Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan,
namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling
umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

· Permintaan untuk pihak eksternal –Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan,
klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu
iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

2.4 Contoh Pesan-Pesan Rutin

TOKO SUMBER REZEKI

Jl. Mayjen Haryono 163 Malang

Nomor : 123/TR/2/2013
Hal : Pesanan Yth. Direktur Pemasaran

Malang, 12 Oktober 2013

PT Mekar Elektrik Jl. Siwalan 56 Mojokerto Sehubungan dengan surat penawaran Saudara nomor
25/PB/X/2013 tanggal 10 Oktober 2013, kami bermaksud memesan beberapa barang elektronik sebagai
berikut; 1. Mesin cuci 7 kg 10 unit warna putih 2. Televisi 21 inchi 9 unit warna silver 3. Pompa air Sanyo
1 unit - Sedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongan harga serta garansi sesuai dengan
penawaran Saudara. Kami berharap agar pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 27
Oktober 2013 Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.

Hormat kami

Edy Marpaung SAB

2.5 Pengertian Pesan-Pesan Positif

Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain,
yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif
menggunakan pendekatan langsung (deduktif ).

· Pesan kabar baik (good news), adalah surat yang Contoh : menginformasikan kabar baik atau
berita yang menyenangkan. good news tentang pekerjaan, Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan Contoh
good dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari raya (THR) news tentang Produk , Pemberian diskon ,
Layanan purna jual , Garansi ,Persetujuan kredit

· Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan
bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan,
pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak
langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

2.6 Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill,
seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena
pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting
dalam penulisan pesan-pesan positif:

a. Ide-ide pokok yang jelas

 b. Penjelasan rinci

c. Penutup surat

2.7 Contoh Pesan-Pesan Positif

Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi latar belakang
pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai
Sales Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp. 4.000.000 per bulan. Kami ingin anda
mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember 2013. Silahkan datang ke kantor saya pukul 09.00
pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai
tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda. Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke
bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab anda sebagai Sales
Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013 Menyampaikan pesan
positif dengan nada bersahabat dan menyambut Menjelaskan semua detail yang diperlukan.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dengan mempelajari lebih dalam tentang pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif kita lebih tau
tentang dunia bisnis dan memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis serta membawa
dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan membangun citra perusahaan dimata masyarakat.

Pada kegiatan menulis makalah ini, dikembangkan karakter tekun, cermat, taat, dan kejujuran. Agar
Mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka pengelolaan bisnis dan
menciptakan interaksi atau hubungan dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan
konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta lingkungan sehingga
tercipta hubungan harmonis yang akan makin meningkatkan pertumbuhan bisnis.

3.2 Saran

Dengan mempelajari makalah tentang komunikasi bisnis diharapakan para pembaca dapat
mengambil aspek-aspek penting seperti cara menulis pesan rutin dan pesan positif sehingga saat
pembaca terjun kedunia bisnis sang pembaca tidak kewalahan saat menghadapi masalah yang dijelaskan
dalam makalah ini.
DAFTAR PUSTAKA

Hanif Simon. 2015. Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya.