A. Direct Request
Direct request atau permintaan langsung
suatu kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau suatu organisasi (bisnis
maupun nonbisnis) kepada pihak lain
(seseorang/individu atau organisasi)
Contoh : informasi tentang produk baru,
menggunakan faks, e-mail, telepon dsb.
Pembukaan
Pada kalimat permulaan Anda harus menyatakan
permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan
pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi
surat.
II. Penjelasan Rinci
Jika permintaan Anda lebih dari satu jenis, Anda
sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara
berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya.
III. Penutup
Sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa
tanggapan khusus Lengkap dengan batas waktunya.
Unutk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa
informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja dan
petugas yang dapat dihubungi.
Dengan hormat,
Perkenalkan saya Joana Lamora, mahasiswa bapak di MDP business school program studi
sistem informasi dan sudah wisuda bulan Maret lalu. Saya baru saja lolos seleksi tahap
wawancara di PT X. PT X meminta surat rekomendasi dari dosen sewaktu kuliah. Bolehkah saya
meminta rekomendasi dari bapak justin ? Mengingat Bapak Justin adalah Ketua Program Studi
Sistem Informasi.
Jika Bapak berkenan, surat rekomendasi tersebut harus diterima oleh Bapak Blackmon di
bagian HRD paling lambat tanggal 30 Mei 2011. Untuk itu saya sertakan juga alamat dan
amplop beserta perangko.
Saya sangat menghargai waktu dan usaha Bapak untuk surat rekomendasi ini. Atas
perkenannya saya ucapkan banyak terima kasih.
Hormat saya,
(Nama..)
Nonfinansial
Kenaikan gaji
Promosi jabatan
Tanda penghargaan
Insentif
THR
Contoh goodwill :
1. Ucapan Selamat (Congratulations)
Ucapan selamat dilakukan untuk memberikan
ucapan selamat kepada perusahaan atau individu
yang berhasil meraih suatu penghargaan tertentu.
2. Ucapan penghargaan (messages of appreciation)
Dalam perusahaan adalah penting untuk mmeperhatikan
apa yang telah diberikan karyawan secara individual
terhadap perusahaan. Siapa pun yang secara khusus
membantu Anda atau organisasi Anda harus menerima
ucapan terima kasih secara tertulis. Di bawah ini contoh
penghargaan yang ditujukan kepada pemasok :
Contoh goodwill :
3. Ucapan belasungkawa (condolence)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap
perusahaan atau individu yang menerimanya.
Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan
pernyataan kalimat yang menunjukkan rasa simpati. Di
bagian tengah, sebutkan sifat baik atau kontribusi
positif / hikmah yang dapat diambil. Kemudian ditutup
dengan harapan, seperti referensi untuk masa depan
yang lebih cerah.
Good news :
1. Surat persetujuan kredit
Bagian pembuka berisi ide-ide pokok yang
berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit
mencakup beberapa hal
a. batas maksimal jumlah kredit yang diberikan.
b. tanggal rekening dikirim,
c. beban administrasi dan bunga
d. tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi
lainnya yang berkaitan dengan kredit tsb.
Hormat kami,
(Nick Oshinski)
Manajer HRD
C. Bad News.
Strategi Pengorganisasian Pesan bad News :
1. Menciptakan Audience centered tone
2. Memilih pendekatan organisasional
a. Pendekatan langsung :
. Pembuka
. Alasan
. Bad news
. Penutup
C. Bad News
b. Pendekatan tidak langsung
Suatu pendekatan organisasional direct approach
dapat diterapkan jika :
1.
Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke
poin yang dituju.
2. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil
terhadap si penerima pesan.
3. Pesan disampaikan secara empati.
BeritaBuruk
Nyatakan berita buruk di depan
Alasan
Jelaskan alasan berita buruk. Tawarkan
beberapa alternatif bila memang ada
Penutup Positif
Tutup dengan pernyataan positif,
sesuatu yang bermaksud untuk
menenangkan pembaca.
C. Bad News
Mengkomunikasikan informasi dan jawaban
negatif.
1. Bad news tentang produk ,
Kenaikan harga produk, penarikan kembali produk,
kadaluwarsa produk, produk rusak atau cacat.
2. Penolakan undangan.
3. Penolakan kerja sama
BAD NEWS
Menolakundangan
undangandan
danpermintaan
permintaanbantuan
bantuan
1.1. Menolak
Bacalah contoh surat yang menolak permintaan bantuan
PT.CITRA NIAGA
JL. Dr. Sutomo Nomor 2 Yogyakarta
Kepada Yth.
Ibu Sri Ekanti
Ketua Panitia Lomba Lukis dan mewarnai
Jl. Palagan Tentara Pelajar No. 1
Dengan hormat,
Lomba yang akan Saudara diadakan untuk anak-anak Play Group, Taman Kanak-Kanak
dan Sekolah Dasar tersebut tampaknya menarik dan memberikan kegiatan yang positif.
Namun demikian, sebagaimana Saudara ketahui, perusahaan kami adalah perusahaan
bisnis dengan bidang usaha perdagangan farmasi dan obat-obatan. Dengan demikian
lomba tersebut kurang mengena bagi perusahaan kami. Untuk itu kami menyesal tidak
dapat membantu Saudara.
Kami doakan semoga lomba yang akan Saudara adakan berlangsung dengan sukses.
Hormat kami,
Ttd
Bintang Dini Hari
Direktur
C. Bad News
Penyampaian bad news ke pelanggan
1. Bad news tentang pesanna
2. Penolakan surat pengaduan dan keluhan.
3. Mengganti produk
4. Tidak memenuhi pesanan.
Bad News tentang orang
5. Penolakan menulis surat rekomendasi
6. Penolakan lamaran pekerjaan
7. Surat penolakan kredit.
D. Pesan Persuasif
Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif.:
1. Analisis Audiens
2. Pertimbangan perbedaan budaya
3. Memilih pendekatan organisasional
Mengembangkan pesan-pesan persuasif :
1. Menetapkan kredibilitas
2. Kerangka argumentasi, kebanyakan pesan
persusif mengikuti rencana organisasional AIDA
D. Pesan Persuasif
AIDA :
A = Attention (perhatian)
I = Interest ( Minat)
D = Desire (hasrat)
A = Action (tindakan)
Memilih daya pemikat :
1. Pemikat emosional
2. Pemikat logika
3. Pertimbangan etika
D. Pesan Persuasif
Contoh pesan persuaif
HOST MARRIOT SERVICES
INTERNAL MEMORANDUM
To : Larry Paige, Controller
From : Randy Hunt, Manajer pembelian
Tgl : 20 Mei 2011
Subyek : Pemotongan bahan baku plastik.
Sebagai mana diketahui,perusahaan setiap tahun membeli lima ton bahan baku plastik.
Harga polyeti terus mengalami fluktuasi seperti harga BBM. Bapak meminta saya untuk
segera mencari jalan untuk memotong biaya pembelian bahan baku plastik. Dalam
memo saya sebelumnya saya menyarankan untuk membeli dalam jumlah besar bahan
baku plastik selama musim dingin ketika harga BBM turun. Saya telah mengestimasi
penghematan yang dicapai sebesar 10% per tahun.
Biaya untuk membuat plastic container perusahaan terlalu tinggi ($ 2juta). Ditambah lagi
kami menerima banyak surat pelanggan yang mengeluh tentang minimnya program
daur ulang perusahaan. Saya telah melakukan penelitian awal dan muncul beberapa ide
sebagai berikut :
1. Menyediakan recycling container di semua restotan bandara Host Marriot
2. Menawarkan insentif keuangan untuk maskapai penerbangan yang memisahkan
kontainer berbahan plastik
3. Bekerja sama dengan Batt Wate Management.
Saya telah melampirkan laporan rinci tentang biaya-biaya. Pengehmatan yang dapat
dicapai $ 500.000,-