PERTEMUAN 5

PENGORGANISASIAN DAN
REVISI PESAN BISNIS
 PENGORGANISASIAN
PESAN-PESAN BISNIS

▪ Setelah merencanakan pesan, langkah selanjutnya

menuangkan pesan tersebut.
▪ Khususnya dalam bentuk tulisan, dapat pula
diterapkan untuk komunikasi lisan.
▪ Dimulai dengan menyusun kata-kata, kalimat,
paragraf serta menentukan ilustrasi dan keterangan
yang dapat membantu mengekspresikan ide pokok.
PENYEBAB PESAN TIDAK
TERORGANISASI

Bertele-tele
Memasukkan bahan-bahan
yang tidak relevan
Menyajikan ide-ide secara tidak logis

Informasi penting kadangkala tidak

tercakup dalam pembahasan.
 Cara Mengorganisasi Pesan-Pesan Bisnis
yang Baik

1. Pastikan subjek & tujuan jelas.

2. Semua informasi berhubungan dengan subjek &
tujuan.
3. Ide-ide dikelompokkan & disajikan dengan cara
yang logis.
4. Semua informasi penting sudah tercakup.
 Manfaat Pengorganisasian
Yang Baik

1. Membantu audiens memahami suatu pesan

(kognitif).
2. Membantu audiens menerima suatu pesan
(afektif).
3. Menghemat waktu audiens.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
 PENTINGNYA ORGANISASI PESAN
YANG BAIK
1. Pengorganisasian pesan yang baik
membantu penerima memahami pesan anda

2. Pengorganisasian Pesan yang baik

membantu audience menerima pesan ANda

3. Pengorganisasian yang baik akan

menghemat waktu Audience
 PENGORGANISASIAN PESAN
MELALUI OUTLINE
Susunan suatu outline secara garis besar terdiri
dari tiga tahap:

1. Mendefinisikan & Mengelompokkan ide-ide

pokok
2. Menentukan urutan dengan rencana
organisasional
3. Memilih rencana organisasional yang
paling tepat
 Identifikasi & Pengelompokkan Ide

Ide Pokok

1. Alasan 2. Alasan 3. Alasan

Umum Umum Umum

Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti

 Menentukan Urutan Dengan Rencana
Organisasional
Pendekatan yang digunakan:
1. Pendekatan langsung (direct approach) /
deduktif
▪ Ide pokok muncul paling awal kmd diikuti
dengan bukti-bukti pendukung
▪ Reaksi audiens cenderung positif &
menyenangkan.
2. Pendekatan tidak langsung (indirect approach)
/ induktif
▪ Bukti-bukti pendukung muncul terlebih dahulu
kemudian diikuti dengan ide pokok
▪ Reaksi audiens cenderung negatif atau tidak
menyenangkan
 Jika Jika agak Jika Jika tidak Jika tidak Jika
Senang Tertarik Netral Tertarik Senang Bermusuhan

PENDEKATAN PENDEKATAN
LANGSUNG TIDAK LANGSUNG

-----------
Berita baik--------------
Atau ide utama---------
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
--------------
--------------
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
Berita Buruk------------
Atau ide utama---------
-----------------------------
-------------
 Kelebihan/keunggulan Pendekatan

Direct Approach (Deduktif) Indirect Approach (Induktif)

Menghemat waktu Menghargai perasaan
pembaca. audiens.
Menetapkan bingkai berpikir Mendorong penerimaan
yang tepat. yang baik.
Mencegah frustasi. Meminimalkan reaksi
negatif.
 DIRECT or INDIRECT APPROACH??

• Saudara sebagai manajer meminta karyawan

bekerja lembur untuk memenuhi tenggat waktu yang
penting.

• Manajer Saudara mempromosikan Saudara dari staf

manajer SDM menjadi wakil manajer SDM.

• Saudara meminta cuti kepada bos Saudara karena

harus menghadiri pernikahan adik Saudara.
 Memilih Rencana Organisasional
Direct Approach (Deduktif) Indirect Approach (Induktif)

1. Direct Request 1. Pesan Bad News

▪ Memo ▪ Mengumumkan penolakan
▪ Surat klaim, surat pesanan, suatu lamaran.
surat undangan, surat ▪ Perampingan karyawan.
kredit ▪ Penurunan pangkat
▪ Penolakan kredit
2. Pesan Rutin, Pesan Good 2. Pesan Persuasif
News, Goodwill ▪ Pesan untuk tindakan
▪ Informasi rutin. ▪ Pesan persuasif untuk
▪ Pengumuman naik jabatan klaim dan penyesuaian
▪ Informasi potongan harga ▪ Pesan persuasif dalam
▪ Ucapan selamat, duka cita penjualan
▪ Penghargaan
 PEMILIHAN ALTERNATIF ANTARA
PENDEKATAN LANGSUNG & PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG

Jenis Reaksi Pen- Pem-

Isi Penutup
Pesan Penerima dekatan bukaan

Pesan Tutup dg komentar

yg ramah, rujukan
rutin, Mulai dg
Senang gagasan pokok, Memberikan rincian
pada berita baik,
good Langsung pertanyaan atau yang perlu
atau pertanyaan
atau netral mengenaio tindakan
news, berita baik
spesifik yg
goodwiill dikehendaki

Mulai dg Berikan alasan utk

pernyataan membenarkan
Pesan bad Tidak Tak netral yg
berfungsi sbg
jawaban negatif.
Nyatakan atau
Tutup dg
news senang langsung perpindahan ke tunjukkan berita ramah.
alasan berita buruk dan buat
buruk saran positif

Tidak Mulai dg Menimbulkan minat

Pesan Tertarik Tak pernyataan atau
pertanyaan
penerima mengenai
subyek. Bina
Meminta
persuasif atau Tidak Langsung yang menarik Keinginan penerima Tindakan.
perhatian. untuk mengikuti.
mau
1. Menetapkan Gagasan Pokok

adalah adalah
subyek luas membuat
dari suatu pernyataan
pesan mengenai topik.
 2. Menggunakan Gaya dan Nada
Percakapan
▪ Gaya adalah : cara Anda menggunakan kata-kata
untuk mencapai nada (tone) tertentu, atau kesan
keseluruhan.
▪ Dapat dipilih beberapa gaya baik dalam
penyusunan kalimat maupun penggunaan kata-
kata, untuk menunjukkan apakah pesan yang dikirim
bersifat personal atau umum, kedengaran memaksa
atau pasif.
▪ Dewasa ini komunikator bisnis pada umumnya
menggunakan nada percakapan yang terdengar
praktis tanpa terlalu formal dan membosankan.
▪ Tetapi perlu diingat untuk menghindari hal-hal
berikut :
1. Keintiman,
2. Humor,
3. Berkhotbah, dan
4. Sombong
 Contoh Pengorganisasian Pesan Bisnis

Terima kasih atas surat anda tertanggal 10 April

2006 yang bermaksud agar kami mengganti sepatu
yang anda pesan dengan model sepatu yang lain.
Perlu anda ketahui bahwa kami menganjurkan
kepada konsumen untuk mencoba mengenakan
sepatu yang baru dibelinya untuk berjalan beberapa
saat guna memastikan kesesuaian ukuran dan
merasakan kenyamanannya. Apabila anda
menghendaki model dan ukuran yang berbeda, kami
segera mengirimkannya setelah sepatu yang kurang
sesuai dikembalikan.
 Pada sepatu yang anda kembalikan kami
mendapati noda lumpur pada solnya dan goresan
pada haknya. Seandainya sepatu yang anda
kembalikan kami terima tanpa noda tersebut, kami
bersedia menggantinya. Oleh karena itu, dengan
menyesal kami tidak dapat memenuhi permintaan
anda.
Model Black Stancy merupakan sepatu produk
kebanggaan kami dengan kualitas terbaik yang
terjamin terbuat dari kulit pilihan, tahan lama, dan
nyaman dipakai.
.
Meskipun kami tidak dapat memenuhi permintaan
anda, kami harap anda dapat memahami alasan kami,
dan kami berharap anda tetap bersedia membeli
produk-produk kami yang lain pada waktu yang akan
datang. Bersama ini kami sertakan kupon diskon yang
dapat anda gunakan apabila anda membeli sepatu di
toko pengecer resmi produk kami
ALASAN REVISI PESAN DIPERLUKAN

▪ Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis

yang telah direncanakan dan dibuat dapat ditinjau
ulang atau disempurnakan untuk antisipasi
kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga
sesuai dengan maksud & tujuan pesan.

▪ Hanya sedikit penulis yang bisa menghasilkan

sebuah tulisan yang memuaskan pada versi
pertama.
 Inti Revisi Pesan Bisnis

1. Keterampilan merevisi.
2. Memilih kata-kata yang tepat.
3. Membuat kalimat yang efektif.
4. Mengembangkan paragraf.
 Keterampilan Merevisi

1. Menulis dengan ringkas

a. Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu
KOMBINASI YG PERLU KATA PADANAN YG
DIHINDARI EFISIEN
Untuk sejumlah dari Untuk
Dalam peristiwa bahwa Bila
Pada kejadian dari Pada
Sebelum memulai dari Sebelum
Dalam waktu dekat Segera
Mempunyai kemampuan untuk Dapat
Pada saat sekarang ini Sekarang
Karena kenyataan bahwa Karena
b. Gunakan kata pendek dan hilangkan kata yang
berlebihan

KATA–KATA BERLEBIHAN KATA-KATA PENDEK

▪ Dalam tahun ▪ Tahun lalu perusahaan

sebelumnya, perusahaan mempercepat operasi.
mempercepat operasi
produktif.

▪ Tindakan itu berdasarkan ▪ Tindakan itu didasarkan

pada asumsi bahwa pada keyakinan bahwa
perusahaan beroperasi perusahaan merugi.
dengan defisit keuangan.
2. Menggunakan gaya penulisan yang efektif
a. Memisahkan kalimat yang terlalu panjang

TIDAK BAIK LEBIH BAIK

Majalah itu akan terbit
tanggal 1 Januari, dan saya
lebih baik memenuhi batas
tenggatnya bila saya ingin
artikel saya dimuat.
Majalah itu akan terbit
tanggal 1 Januari. Saya
lebih baik memenuhi batas
tenggatnya bila ingin artikel
saya dimuat.
b. Nyatakan gagasan paralel dalam bentuk paralel
Jika mempunyai dua atau lebih gagasan yang serupa
(paralel) untuk diutarakan,cobalah menggunakan
konstruksi paralel. Gunakan pola tata bahasa yang sama.

Kalimat yang kurang baik Kalimat yang baik

”Daripada Menggunakan” ”Lebih BaikMenggunakan”

”Untuk membantu kami ”Untuk memenuhi pesanan

memproses pesanan ini, kami Anda dengan cepat, tolong
harus meminta satu algi kirimkan satu salinan
salinan permintaan” permintaan lagi”
”Dengan bangga kami ”Sekarang setiap jam Anda
mengumumkan jadwal dapat terbang dari Jakarta ke
penerbangan kami yang baru New York”
dari Jakarta ke New York
c. Menghindari bahasa yang ketinggalan zaman dan
berlebihan
Ketinggalan Zaman
In due course (batas waktu
yang ditetapkan).
Permit to saya that (ijinkan
saya untuk mengatakan
bahwa ..)
Kindly advise (tolong
kabarkan)
Mutakhir
Today/hari ini, ”tomorrow/
besok
Permission is not
necessary, just say what
you wish/ijin tidak
diperlukan, utarakan saya
yang Anda ingin katakan
Please let us know (beri
tahu kami)
d. Menghindari kalimat yang mengambang/ambigu

TIDAK BAIK LEBIH BAIK

Saya yakin bahwa catatan Catatan pengalaman
pengalaman kerja Pak kerja Pak Johnson
Johnson tampaknya menunjukkan bahwa dia
menunjukkan bahwa dia mampu menduduki posisi
mungkin mampu menduduki itu.
posisi itu
e. Menghindari penggunaan bahasa yang berlebihan

Buruk Diperbaiki

Setelah mengadakan Saya akan memenuhi

pasokan tambahan, saya pesanan Anda bila saya
akan mulai memenuhi sudah menerima pasokan
pesanan Anda lagi
Pemeriksaan catatan
menunjukkan defisit yang
Catatan menunjukkan
cukup besar untuk periode
kerugian perusahaan tahun
pembukuan sebelumnya
lalu karena penggunaan
yang diakibatkan dari
peralatan tua.
penggunaan mekanisme
yang sudah kuno.
 Hilangkan kata yang berlebihan
Contoh :
” terlihat dengan mata”
” mengelilingi dari semua sisi”
”Fundamental dasar”
”Menurunkan ke bawah”
”Bebas dan longgar”
Hilangkan petunjuk yang membingungkan
Hindarilah kata-kata seperti :
”Seperti yang disebutkan dia atas”
”yang sudah disebut”
”yang terdahulu”
”yang kemudiaan”
3. Menggunakan teknologi untuk menyusun
dan merevisi pesan

▪ Perangkat lunak pengolah kata (microsoft word)

adalah alat dominan untuk menciptakan
dokumen tercetak.
▪ Merevisi teks dengan fasilitas cut dan paste.
▪ Menggunakan autocorrect. Fungsi ini membuat
Anda dapat menyimpan kata-kata yang biasa
salah Anda ketik atau salah eja.
▪ Menambahkan grafik dan suara
 CONTOH REVISI

Kami bermaksud menyelenggarakan konferensi

tahunan di hotel Rose Garden dalam bulan depan.
Sehubungan dengan hal tersebut kami berharap
dapat memperoleh informasi tentang ketersediaan
kamar untuk 350 peserta konferensi. Selain itu, kami
juga memerlukan informasi tentang konsumsi dan
kendaraan yang memadai untuk antar-jemput dari
bandara ke hotel dan sebaliknya.
 Hasil Revisi

Asosiasi Manajemen Wirausaha Indonesia

merencanakan konferensi nasional bertempat di hotel
Rose Garden dari tanggal 25-30 April 2007.
Sehubungan dengan rencana tersebut kami
memerlukan informasi yang terinci sebelum kami
menetapkan keputusan akhir. Kami berharap pihak
manajemen dapat memberikan jawaban atas
beberapa pertanyaan berikut:
1. Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang
untuk tanggal-tanggal tersebut diatas (dengan
perkiraan tiga perempat dari peserta lebih
menyukai single room)?
2. Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar?
3. Dapatkan disediakan tiga ruang pertemuaan yang
besar pada tanggal-tanggal tersebut (setiap ruang
berkapasitas 125 orang?
4. Kami lebih menyukai makan bersama dalam
bentuk prasmanan untuk makan pagi, siang, dan
malam. Dapatkah hal tersebut dipenuhi?Kami juga
memerlukan informasi tentang menu dan harga.
5. Apakah hotel Rose Garden memiliki kendaraan
yang representatif untuk antar-jemput peserta dan
dari hotel/airport?