Pengorganisasian Pesan

 Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan penyusunan

kata, kalimat, dan paragraf.
 Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan
paragraf yang digunakan adalah sederhana, mudah
dimengerti, dan dapat dilaksanakan.
 Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka
pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon audien
tidak seperti yang diharapkan
Surat di bawah ini ditulis oleh Jill saunders dari perusahaan Boswell and sons, bermaksud
untuk mengembalikan Drive CD Rom yang telah dibeli dari “Toko Komputer “

Bapak Boswell presien direktur kami mengalami kecelakaan tahun lalu dan
kejadian tersebut sangat mempengaruhi bisnis kami sehingga anggaran kami tidak sebesar
biasanya. Namun kedua anak Pak Boswell bekerja keras dan tidak lama lagi Pak Boswell akan
kembali bekerja.
Boswell and Son’s melakukan bisnis dengan Computer Time sejak saya masuk
enam tahun yang lalu. Pada waktu itu gedung Anda lebih kecil dan terletak di sudut Federal
Avenue. Pak Boswell membeli printer laser pertama kami di sana. Saya masih ingat pada
hari itu, saya menulis cek dengan jumlah yang cukup besar. Tentu saja setelah beberapa
tahun saya menjadi terbiasa membeli barang yang lebih mahal.
Kami mempunyai tujuh orang karyawan. Walaupun semuanya tidak terlibat
langsung dalam menghaslkan peta yang kami jual, mereka harus menghidupkan komputer
sehingga dapat menyelesaikan tugasnya. Drive CD-ROM yang kami beli untuk asisten saya,
Suzane bermasalah. Kami telah membawanya untuk diperbaki tiga kali dalam tiga bulan ke
pusat perbaikan dan Suzane amat berhati-hati menggunakan mesinnya dan tidak pernah
menyalahgunakannya. Dia suka games petualangan interaktf saat istirahat makan siang.
Drive CD-ROM itu masih tidak bekerja dengan benar. , dan dia sudah lelah berulang kali
membongkar pasang. Kami semua bekerja lebih lama untuk mengejar ketertinggalan
selama Pak Boswell tidak disini, dan tidak seorang pun diantara kami yang mempunyai
banyak waktu luang.
Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi
dengan Baik
 Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144).
Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat menyebabkan
pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik.
1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga akan
mempersulit penerima dalam memahami maksud pesan
2. Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga
mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu untuk
membacanya.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi
pesan sulit dipahami.
4. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian
terpusat pada penyadian ide pendukung dan pelengkap
Cara pengorganisasian pesan

Untuk mencapai pengorganisasian yg baik

diperlukan tiga langkah yaitu:
1. Menetapkan ide/gagasan pokok.
2. Mengelompokkan ide/gagasan
3. Memutuskan pola/pendekatan urutan
gagasan. (Dewi, 2007:66)
 Perkenalkan saya Shanti dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis
UNWIKU. Saya sebagai panitia seminar nasional tahun ini
mempertimbangkan hotel ASTON sebagai salah satu tempat
penyelenggaraan. Saya tahu bahwa bulan Juli peak season
untuk hotel, namun kami tetap akan menyelenggarakan
seminar pada bulan tersebut karena sudah dijadwalkan.
Apakah hotel ASTON dapat menampung 350 orang tamu
selama empat malam ? Apakah hotel ASTON mempunyai tiga
ruang rapat besar sehingga kami dapat mengadakan pelatihan
paralel ? Bagaimana dengan fasilitas makan ? Disamping itu
ada pemikiran untuk menjemput peserta dari dan ke Stasiun.

Jika Anda jadi customer service hotel,

bagaimana tanggapan Anda ?
 Menetapkan Ide Pokok
⚫ Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan
khusus.
⚫ Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis
dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu pernyataan
spesifik mengenai topik pesan. (lihat gambar 4.1)
⚫ Bila pesannya panjang dan kompleks maka perlu dibuat
outline yang berfungsi:
⚫ Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian
lainnya.
⚫ Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan
efektif.
⚫ Susunan suatu outline digolongkan menjadi.
⚫ Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan
⚫ Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok
⚫ Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.
 Tabel 4.1. Mendefinisikan Topik dan Ide Pokok

Tujuan Umum Tujuan Khusus Topik Ide Pokok

Memberi Memberitahu cara Klaim Penyimpanan berkas yang
informasi membuat berkas asuransi tepat akan menghemat
klaim asuransi waktu dan uang perusahaan

Membujuk Meminta Manajer Anggaran Para pesaing membelanja-

menyetujui litbang kan dana yang lebih banyak
kenaikan anggaran untuk litbang daripada
perusahaan kita
litbang

Kolaborasi Menghimpun ide- Pembayaran Mengkaitkan gaji dengan

ide untuk sistem insentif laba, memotivasi karyawan
insentif yang meng- dan mengurangi kompen-
sasi di tahun-tahun sulit.
kaitkan gaji dengan
laba.

Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis

Mengelompokkan ide
 Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide
pendukung.
⚫ Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks
maka perlu dibuat outline yang berfungsi:
⚫ Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan
bagian lainnya.
⚫ Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien
dan efektif.
⚫ Susunan suatu outline digolongkan menjadi.
⚫ Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan
⚫ Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok
⚫ Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.
 Memilih Pendekatan
▪ Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah
menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.
▪ Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:
1. Pendekatan langsung atau deduktif
 Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-
ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan
bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.
2. Pendekatan tak langsung atau induktif
 Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal
lalu diikuti ide pokok
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan
bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima
pesan
 Gambar 4.2. Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung.

Pendekatan Pendekatan tidak langsung

langsung
Reaksi Ingin sekali/terta- Tidak senang Tidak tertarik/ tidak
penerima rik/senang/netral mau
Pembukaan Memulai dengan ide Mulai dg pernyataan netral Mulai dg pernyataan
pesan pokok, permintaan, sbg transisi ke alasan atau pertanyaan yg dapat
atau berita baik untuk berita buruk menarik perhatian

Isi pesan Berikan detail-detail Berikan alasan untuk Bangkitkan minat

yang perlu menjelaskan jawaban negatif. penerima . Bangun
Sampaikan berita buruk dan keinginan utk
berikan saran positif mengikuti

Penutupan Tutup komentar yang Tutup dengan ramah Mintalah utk me-
pesan menyenangkan lakukan tindakan
Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat
bentuk organisasi pesan
1. Permintaan Langsung (Direct request)
 Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian
nya langsung pada poin yang dituju.
 Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran
produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsung
2. Pesan rutin, good news atau good will
 Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutin
 Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang
menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan
pendekatan langsung
3. Pesan bad news
 Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi
menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan
kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung
4. Pesan persuasif
 Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan
tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak
langsung
Memformulasikan pesan
 Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan
naskah bisnis.
 Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang
perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya
dan nada.
 Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan
paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara
keseluruhan.
 Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang
sesuai dengan peristiwa.
PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
 Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik
secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan
hal-hal yang berikut;
a. Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim
digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan
pengalaman audiens
b. Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan
pesan bisnis
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan
multitafsir.
MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

 Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk

mencapai daya informasi yang tepat dan baik
 Terdapat tiga jenis kalimat yaitu;
 Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk
kalimat (satu subyek dan satu predikat)
 Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen,
dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapi
 Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu
atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat.
 Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan
sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan
kedua kalimat sederhana.
 Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih
rendah, maka gunakan kalimat kompleks.
Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu

Gunakan kata pendek dan hilangkan kata yang berlebihan

CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF
 Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu
paragraf yaitu;
 Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru dibuat
kesimpulan
 Pendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti alasan-
alasannya
 Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan;
 Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokok
 Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaan
 Pembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada alasan-
alasan mengenai sesuatu.
 Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa kategori
spesifik.
 Pembahasan pemecahan masalah.

 Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan

harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh.
Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung
antar kalimat.
MEREVISI PESAN BISNIS
 Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan penerima
pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan
beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu:
 Perencanaan pesan,

 Pengorganisasian pesan, dan

 revisi pesan
Revisi pesan berhubungan dengan:
• Keterampilan revisi pesan-pesan bisnis
• Membuat kalimat yang efektif
• Mengembangkan paragraf
Revisi Pesan Bisnis (Tertulis)

1. Penyuntingan Pesan (Editing)

Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali dengan
penulisan draf, kemudian ditelaah ulang (review) dan
diperbaiki lagi baik dari sudut isi, maupun gaya
bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnya
▪ Mengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali dengan
membaca secara cepat (skimming) dengan memusatkan
perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan.
▪ Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan
2. Menulis /membaca ulang pesan
 Hindari tanpa melakukan penulisan ulang dan mengirim
dokumen pada saat terakhir dibutuhkan
 Ketika menulis ulang perhatian pada setiap kata dan
kalimat.
 Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus
3. Memproduksi pesan yang menarik dan efektif
 Pemakaian desain yang konsisten untuk elemen desain
yang muncul berulang spt; marjin, jenis huruf, keseimbangan
ruang antara teks, gambar dsb
 Sederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu
banyak sentuhan dekoratif.
4. Mencetak dan mendistribusikan pesan
 Lewat print preview di layar komputer sudah WYSWYG
(What You See is What You Get) namun pastikan margin,
nomor halaman, gambar, margin sdh benar.
 Setelah dicetak baru distribusikan.