Oleh

Untung Widodo, SE, MM

Tahap-tahap dalam komunikasi
tertulis
 Perencanaan
 Tujuan yang ingin dicapai
 Mengevaluasi penerima pesan
 Mencari info
 Penulisan
 Dalam bentuk kalimat/paragraf
 Beri ilustrasi dan keterangan yang mendukung
 Revisi
 Pemeriksaan kembali
Menganalisa tujuan dan
penerima pesan
 Memberi informasi
 Membujuk
 Membina kerja sama dengan penerima pesan
Pertimbangan mengevaluasi tujuan
pesan
 Apakah tujuan kita realistis ?
 Apakah saat ini adalah waktu yang tepat ?
 Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat ?
 Apakah tujuan yang ingin dicapai dapat diterima oleh
perusahaan ?
Menganalisa audien
 Mengembangkan dan menganalisa karakter audien;
 Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audien
 Siapakah audien kita ; atasan, bawahan, teman sejawat
atau publik
 Bagaimana kira-kira reaksi audien terhadap isi pesan ?
 Bagaimana kira-kira tingkat pemahaman audien
terhadap topik ?
Lanjutan….
 Memuaskan audien dengan informasi yang
disampaikan
 Berusaha mengetahui informasi apa saja yang ingin
diketahui oleh audien.
 Menyiapkan jawaban terhadap pertanyaan yang
diperkirakan akan diajukan oleh audien
 Menyiapkan informasi yang akurat
 Menekankan isi pesan terhadap hal-hal yang paling
menarik perhatian audien
Lanjutan….
 Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan
kondisi audien, karena;
 Mempunyai waktu sedikit
 Mungkin merasa terganggu
 Mungkin hanya memberikan prioritas rendah terhadap
pesan
Menentukan ide utama
 Untuk membatasi topik pembahasan
 Topik merupakan tema pesan secara umum
 Ide utama merupakan pernyataan tentang topik
Metode-metode untuk
mengembangkan ide utama
 Menggunakan teknik brainstroming
 Menggunakan metode story teller’s tour
 Membuat list secara rendom
 Membuat lajur-lajur yang memuat penemuan fakta,
kesimpulan dan rekomendasi
 Pendekatan jurnalistik yang dilakukan dengan jalan
menjawab 5W +1 H
 Dengan menggunakan perspektif audien, maka
disusun suatu hubungan tanya jawab
Pemilihan channel dan media
 Media tertulis yang digunakan;
 Surat
 Memo
 Laporan
 proposal
Klasifikasi surat dan memo
 Permintaan langsung
 Informasi rutin
 Menyampaikan berita buruk
 Menyampaikan informasi yang bersifat membujuk
Pengorganisasian dan penyusunan
pesan bisnis
 Karakteristik pesan ;
 Mempunyai tujuan dan topik yang jelas
 Semua informasi yang dimuat dalam pesan
berhubungan dengan tujuan dan topik
 Ide-ide harus dikelompokkan dan dipresentasikan
dengan cara yang logis
 Pesan harus memuat informasi secara lengkap
Struktur organisasi pesan
Ide
utama

Ide
pendu
kung

bukti bukti bukti

Alasan penting pesan harus
diorganisir
 Dapat membantu audien untuk memahami isi pesan
 Dapat membantu tercapainya tujuan pengiriman
pesan
 Dapat menghemat waktu yang diperlukan audien
untuk memahami isi pesan
Pengorganisasian Pesan
 Penentuan dan pengelompokan ide
 Menentukan ide utama 56
 Menyatakan poin-poin pendukung 57
 Memberi ilustrasi melalui bukti-bukti 57
 Urut-urutan penyampaian ide pendek
 Berita rutin, berita baik dan pesan goodwill
 Berita buruk
 Pesan persuasif
 Urut-urutan untuk pesan panjang
Terimakasih….
 Semoga bermanfaat
Soal latihan
 Jelaskan langkah-langkah didalam merencanakan
pesan bisnis !
 Mengapa penting bagi seseorang yang akan mengirim
pesan secara tertulis untuk menentukan terlebih
dahulu tujuan yang ingin di capai ?
 Jelaskan langkah-langkah dalam menentukan dan
mengelompokkan ide !
 Pesan bisnis dapat diklasifikasikan menjadi ;
permintaan langsung, pesan rutin / berita baik, berita
buruk dan pesan persuasif. Jelaskan maksud dari
masing-masing pesan tersebut !
Lanjutan….
 Apakah kita perlu menggunakan pendekatan yang
berbeda untuk mengirim pesan yang berisi berita
buruk dengan pesan yang berisi berita baik ? Jelaskan
jawaban anda !
 Mengapa pesan tertulis penting dalam bisnis ?
Jelaskan kelebihan dan kekurangan pesan tertulis
dibandingkan dengan pesan lisan !
 Mengapa ide utama harus didukung oleh rincian yang
spesifik ?
Lanjutan….
 Buatlah surat untuk membalas salah seorang
konsumen yang meminta ganti rugi atas jasa
pelayanan yang diberikan oleh perusahaan anda .
Perusahaan anda bergerak di bidang catering dan anda
tidak dapat memberikan ganti rugi tersebut karena
bukan kesalahan perusahaan.
 Buatlah surat kepada bagian pengadaan fasilitas untuk
meminta perbaikan komputer anda yang sedang rusak
 Anda diminta oleh atasan anda untuk membuat surat
peringatan penagihan kepada konsumen perusahaan
yang terlambat membayar cicilan .
LATIHAN
 BUATLAH TULISAN SATU PARAGRAF
 TENTANG KEGIATAN BISNIS
 DENGAN :
 Menentukan topik
 Ide utama
 Audien masyarakat kampus
 Menarik
 Akurasi informasi
 membujuk
Latihan lanjutan
 Buatlah surat penawaran barang sbb :
 Anda mempunyai toko komputer, mau menawarkan
komputer kepada STIE PENA dengan ketentuan :
 Harga apabila beli lebih dari 10 unit dapat potongan 20 %
 Pembayaran dapat diangsur
 Ada pelayanan purna jual
 Cantumkan spesifiksi barang
 Dari data tersebut buatlah surat penawaran barangnya.